Blog Esmeralda Popkema

Actief versus passief
Vanochtend moest ik een persbericht over een pilotproject maken. Om verschillende redenen kwam ik daar steeds maar niet aan toe. Gelukkig maar, want bij kritisch lezen van het betreffende stuk, las ik dat de provincie dit voor haar rekening zou nemen. Morgen maar even afstemmen.
Om 10.30 uur richting de collegevergadering gegaan. Ook voor deze week rolt daar weer een persbericht uit. Goede zaak om onze pers, en dus onze inwoners, actief te informeren. Met actief informeren bedoel ik, dat de gemeente het initiatief neemt om een bericht te versturen richting de pers. Wanneer je als gemeente zijnde de vragen afwacht en op je af laat komen, ben je meer bezig met een soort van ‘crisiscommunicatie’ –problemen proberen op te lossen: kost meer tijd én energie-, dan wanneer je als gemeente zelf initiatieven onderneemt.

Lichaamstaal dé informatiebron
Terug naar de collegevergadering. Sommige van mijn collega’s vragen me wel eens, of ik me nooit verveel tijdens deze B en W vergaderingen. Antwoord is nee. Kijk, ik probeer tijdens de vergadering vaak te voorspellen wie van onze collegeleden, welk standpunt inneemt. Vooral lichaamstaal is hierbij een handige informatiebron. Ongeveer vijfennegentig procent van onze communicatie is non-verbaal, niet gesproken dus. Best een belangrijk deel en het loont ook de moeite om deze non-verbale taal te proberen te verstaan. Naast het non-verbale vind ik het verbale ook nog erg leerzaam. De argumenten waarmee de collegeleden de verschillende (politieke of persoonlijke) opvattingen laten horen zijn interessant. Dus, eerlijk gezegd, heb ik me tijdens zo’n vergadering nog niet verveeld.

Over 'to do' of gewoon doen?
Na afloop van de B en W vergadering eerst gepauzeerd en vervolgens met een collega van Burgerzaken gesproken over een folder voor huwelijksparen. Hierin kunnen dan onze trouwlocaties, tarieven en babsen –buitengewoon ambtenaren burgerlijke stand- staan.
Verder het communicatieplan over de Visiethema's zo goed als afgemaakt. Ik wacht nog op twee offertes. Dinsdag komt het stuk dan in het college. Ben altijd benieuwd, welke keuze ze uiteindelijk maken.
Ik had een collega van Ruimtelijke Ordening nog toegezegd een aantal bestemmingsplannen op onze internetsite te plaatsen, maar ben hier vandaag helaas niet meer aan toegekomen. Dat staat morgen op nummer 1 van mijn 'to-do-lijstje'. Let wel, ‘n lijstje dat zich enkel in mijn hoofd bevindt. Zolang mijn geheugen nog functioneert zoals het nu doet, ben ik ook niet van plan om hier een papierenlijstje van te maken.

Hoe minder tot meer kan leiden
Twee weken geleden kregen we een organisatiebrede training waarin geadviseerd werd om voor jezelf meer te plannen. Maak een jaarplan, maandplan, weekplan en een dagplan. Het dagplan maak je gespecificeerd met hoeveel uren je aan een onderwerp denkt te besteden, wie je erbij nodig bent én hoeveel uren het uiteindelijk kostte. Voor mij een beetje teveel van het goede hoor. Heb een communicatiebeleid met prioriteiten erin. Daarnaast een afdelingsplan en mijn outlookagenda. Dat vind ik voorlopig wel voldoende. Hoewel de training op zich, me wel tot nadenken heeft gezet.
De trainer vertelde namelijk over het 80-20 principe. Dit Pareto Principe geeft aan dat een gering aantal oorzaken (beperkte input of moeite), verantwoordelijk is voor het merendeel van de resultaten (output of beloning). Letterlijk betekent dit bijvoorbeeld dat 80% van de resultaten die je met je organisatie realiseert, afkomstig is van slechts 20% van alle inspanningen. Iedereen kan zich ook, uitgaande van deze regel, bezinnen over zijn eigen werk. Zegt men niet dat 20% van je activiteit instaat voor 80% van je resultaten... en dat de resterende 20% van de resultaten 80% van je inspanningen kost! Of anders dat je 80% van je tijd nodig hebt om slechts 20% van het resultaat te boeken. Het observeren van het eigen werk en de eigen organisatie kan je in staat stellen om de eigen resultaten te verbeteren. Tja. Ik weet niet hoor. Had er nog een discussie over met de trainer. Stel dat maar 20% van mijn collega’s voor 80% het gemeentelijk werk verzetten! Kunnen we die overige 80% wel ontslaan. Op deze discussie wou hij helaas niet ingaan. Leek mij wel interessant. Moet toch dat boek maar ‘ns lezen:

Om 19.30 uur begon vanavond de raadsvergadering en deze duurde tot 22.30 uur. Vrij vlot nog dit keer. Soms zijn er zoveel punten –of hebben de partijen onderling zoveel te melden-, dat we dan vrolijk de woensdagavond door gaan. Morgenavond gelukkig een vrije avond!