Toevallig startte in 2019 A&O met een pilot e-coaching via email en nu, na bijna twee jaar, blijkt deze online vorm van loopbaancoaching waardevoller dan ooit. Door corona is er nu namelijk veel behoefte aan online begeleiding, zeker in de vorm van email. Lees hier de geleerde lessen.

Nu veel mensen thuiswerken en face-to-face coaching lastiger is, is de ervaring die we de afgelopen twee jaar hebben opgedaan, zeer waardevol. Daar komt nog bij dat ook na corona er voldoende aanleiding is om met e-coaching bij gemeenten te starten.

E-coaching is een fijne manier om doelgericht met een vraag bezig te zijn. In een aantal weken laat je coach de verschillende invalshoeken van de vraag zien. Omdat het via mail gaat, word je gedwongen om zelf scherp te formuleren. Daarbij is het fijn dat je alles terug kan lezen.

Deelnemer e-coachingstraject

Loopbaancoaching efficiënter

De pilot e-coaching is in het leven geroepen om een efficiëntieslag te maken voor zowel loopbaancoaches, medewerkers als werkgevers. Naast het feit dat e-coaching goed past bij deze tijd, sluit het ook naadloos aan op de modules van onze loopbaanwebsite allesuitjezelf.nl. Daarnaast is er ook behoefte aan laagdrempelige coaching, tijdbesparing en een verhoogde mate van betrokkenheid. Coaching per e-mail voorziet in deze behoeften.

Coachen via e-mail

Er zijn veel vormen van coaching op afstand, zoals telefonisch, via beeldbellen en via chats. Waarom is email, hoewel dit best afstandelijk lijkt, toch efficiënter? De 8 redenen op een rij:

  • Schrijven: schrijven helpt de coach bij het structureren en reflecteren.
  • Tijd- en plaats onafhankelijk: reistijd wordt bespaard en de coach kan de opdrachten uitvoeren op het moment dat het het beste uitkomt.
  • Financieel voordelig: doordat het minder tijdsintensief is, is er ook een lagere financiële investering nodig.
  • Laagdrempelig en sociale anonimiteit: het is eenvoudiger om een hulpvraag in te sturen en er is geen afleiding door omgevingsfactoren. Mensen durven opener te zijn op afstand.
  • Eigen verantwoordelijkheid & betrokkenheid: doordat je als coach vooral de coach helpt zelf een oplossing te vinden, wordt de eigen verantwoordelijkheid en betrokkenheid van de coach vergroot.
  • Snel tot de kern: na een paar mailwisselingen en de juiste vragen kun je als coach al snel de vraag achter de vraag vinden en daar passende opdrachten bij geven.
  • Zwart op wit: door de e-mail conversatie bouw je automatisch een verslag op. Dit zorgt voor transparantie en coaches hebben altijd de mogelijkheid tot nalezen.
  • Creatieve opdrachten: digitaal zijn veel creatieve mogelijkheden voor opdrachten. Van het laten zien van filmpjes, foto-opdrachten, coachkaarten tot het opzoeken van je eigen naambetekenis.

In onze pilot hanteerden we een e-coachingstraject van zes weken, waarin een medewerker twee keer per week via e-mail contact heeft met een e-coach. Het type vragen die we ontvangen liepen sterk uiteen. Hieronder staat een overzicht (klik op de +).

Vragen deelnemers

  • omscholing richting Jeugd
  • vervolgstap passend bij kwaliteiten
  • wil coachingtraject doen passend bij persoonlijk profiel om zelf te verbeteren
  • wil graag ontwikkelen richting gebiedsmakelaar
  • voelt zich vast zitten door leeftijd, wil uitzoeken hoe ze succesvol van baan kan wisselen na 25 jaar gemeente Amsterdam
  • wil ontwikkelen en de uitdaging blijven vinden
  • toe aan een nieuwe uitdaging
  • op zoek naar de volgende stap in haar carrière
  • heeft veel vrijheid om de functie vorm te geven, wil graag meer regie, grip en controle hierop.
  • is bezig met een cursus om zicht te krijgen op talent en ziet de e-coaching als een vervolg hierop baan houdt op per 1 januari 2025.
  • wil naar een andere functie binnen de gemeente, heeft eerder traject met een loopbaancoach gehad, niet verder gekomen
  • werkt als externe bij de gemeente, en wil uitzoeken of ze op de juiste plek is omdat ze
  • ondanks beloftes niet in dienst wordt genomen
Computer man gemeente 1000

E-coaching is voor iedereen, mits taalvaardig

In principe kan iedereen de bovenstaande voordelen halen uit e-coaching. Wel is het belangrijk dat je als coach taalvaardig bent. Als je moeite hebt je verhaal op papier te zetten, dan is dit een lastige vorm van coaching. Maar, daar zijn alternatieven voor te verzinnen, bijvoorbeeld door te werken met een serie foto’s. Over het algemeen haal je als deelnemer het meeste uit een e-coachingstraject als je goed kunt reflecteren, zelfstandig opdrachten uit kunt voeren, gemotiveerd bent en het durft om jezelf open te stellen en nieuwe dingen uit te proberen.

Aan de pilot deden deelnemers mee met uiteenlopende vragen over hun loopbaan. Waar de één uit noodzaak, vanwege boventalligheid of ontslag, meedoet, heeft de ander de behoefte om zichzelf te ontwikkelen, om een volgende stap te maken in zijn/haar carrière, om teamleider te worden of iets totaal anders te gaan doen. Maar eigenlijk kun je ook gewoon meedoen als je alleen al een heel globale vraag hebt, zoals ‘moet ik mij met mijn loopbaan bezighouden?’.

Relatieopbouw via e-mail is intensiever

Zeker sinds de eerste lockdown, merk je dat veel coaches zich ‘e-coaches’ noemen. Onze ervaren e-coaches uit de pilot waarschuwen daar wel voor: zorg dat je weet wat je doet, het is echt een vak apart. Eén van de grootste uitdagingen bij e-coaching is bijvoorbeeld het opbouwen van een goede relatie via e-mails. Dit is intensiever en anders dan wanneer je face-to-face coacht, waarbij je makkelijker kunt bijsturen en nuances aan kunt brengen. Bij schriftelijke communicatie komt het heel nauw hoe je iets brengt, omdat veel mensen geneigd zijn tussen de regels door iets negatiefs te lezen.

Doordat alles digitaal gaat heb je maximaal de ruimte om het traject aan te passen aan je eigen ritme. Het coachen op afstand vergt wel enige mate van discipline, zeker als je het maximale uit het traject wil halen.

Deelnemer e-coachingstraject

Gelukkig zijn er goede methodieken waarmee je dat kunt voorkomen. Als je je laat bijscholen tot e-coach leer je hoe je schriftelijk de verbinding legt. En hoe je ervoor zorgt dat de coach als het ware in gesprek gaat met zichzelf. Als e-coach begeleid je dat proces. Je laat iemand zelf reflecteren op de vraag en als je het goed doet als e-coach, komt er dus eigenlijk geen confrontatie aan te pas.

Ik had niet verwacht dat Anja (van der Vegte, e-coach bij A&O fonds Gemeenten) na een paar e-sessies de vinger op de zere plek kon leggen. En dat via de mail, zonder elkaar te hebben ontmoet. Bijzonder!

Deelnemer e-coachingstraject
Sittard-Geleen man lacht computer 1000

E-coaching als versterker

Je moet e-coaching niet zien als plaatsvervanger voor reguliere loopbaancoaching, die vaak nog face-to-face plaatsvindt. Verschillende vormen van coaching kunnen heel goed naast elkaar bestaan en elkaar versterken. Waar het voor de één beter werkt om fysiek menselijk contact te hebben, is de ander al heel goed geholpen met snel (online) contact en praktische opdrachten. En omdat het niet de coach, maar de coachee is die centraal staat, zou eigenlijk elke coach multi-inzetbaar moeten zijn.

Niet iedere coach is zomaar geschikt als e-coach, maar dat valt wel te trainen. Zeker in deze tijd kan dat waardevol zijn, omdat je locatie-onafhankelijk kunt werken en het ook financieel voordelig is. E-coaching is voor veel mensen nu nog nieuw. Onbekend maakt onbemind. Zelfs nu men zoveel aan het videobellen is, staan veel mensen nog wat skeptisch tegenover e-coaching. Maar dat duurt niet lang meer. Zeker gezien de positieve resultaten uit de pilot, verwachten we een grote opmars van e-coachingstrajecten. Zelf zijn we erg enthousiast over coaching via e-mail. Er zijn natuurlijk veel verschillende manieren, die allemaal op hun eigen manier goed kunnen werken.

Wil je meer informatie over deze pilot of e-coaching in het algemeen? Neem contact op met Lena Tiemersma via 06 58 83 41 67 of lena.tiemersma@aeno.nl.

Top 3 tips voor werkgevers, coaches en werknemers

Voor werkgevers:

  1. Bekijk van tevoren goed op welke manier e-coaching past binnen de strategie voor vitaliteit en inzetbaarheid.
  2. Bepaal welke middelen je naast e-coaching nog meer in wilt zetten. E-coaching staat niet op zichzelf, maar kan een prima aanvulling zijn op face-to-face loopbaancoaching.
  3. Zet vakbekwame en speciaal voor e-coaching opgeleide mensen neer. Anders dan face-to-face coaching gaat coaching via e-mail uit van het geschreven woord.

Voor loopbaancoaches:

  1. Zorg dat je vooraf duidelijke verwachtingen schept. Een e-coachingstraject is voor veel mensen nieuw en anders dan face-to-face. Er wordt aardig wat discipline van de coachee verwacht.
  2. Start niet zomaar met e-coaching, maar zorg dat je de juiste methodieken leert. Zie het als aanvulling op andere vormen van coaching en niet als plaatsvervanger.
  3. Blijf in contact met andere loopbaancoaches die hetzelfde doen, bijvoorbeeld via LinkedIn. Zorg dat je met elkaar reflecteert en kritisch bent op wat je onder ‘e-coaching’ verstaat.

Voor deelnemers:

  1. Sta open voor nieuwe manieren van coaching. Het hoeft niet altijd heel groots te zijn. Met een traject van 6-8 weken kun je al heel ver komen.
  2. Zorg dat je echt gemotiveerd bent voordat je aan een traject begint. Je zult zelf het werk moeten doen en tot een oplossing moeten komen. De coach begeleidt jou daarin.
  3. Overweeg ook eens e-coaching als je eigenlijk nog niet een heel specifieke loopbaanvraag hebt. Het is nooit te vroeg om vooruit te kijken!

E-coaching de tool voor ons?

Wil jij als loopbaanprofessional weten of e-coaching een tool is die kunt inzetten? A&O fonds Gemeenten heeft drie gecertificeerde e-coaches die jou hier alles over kunnen vertellen.

Meer weten? Neem contact op met Lena.Tiemersma@aeno.nl, projectleider loopbaanontwikkeling en e-coach.

Loopbaanontwikkeling

A&O ondersteunt loopbaanontwikkeling met een reeks aan instrumenten die speciaal voor de gemeenteprofessional zijn gemaakt. Daarnaast verzorgt A&O ook de website Allesuitjezelf.nl waarop de gemeentemedewerker zelf zijn of haar loopbaan kan vormgeven.

Misschien vind je dit ook interessant