Talentontwikkeling met oog voor levensfasen

De gemeente Berkelland combineert bezuinigingen met organisatieverandering. Dit wil zij hand in hand laten gaan met natuurlijk verloop en het in de markt zetten van uitvoerende werkzaamheden. Haar streven is om in 2029 een slanke, flexibele en daadkrachtige Buitendienst te hebben gerealiseerd. Daarbij is zij transparant en heeft zij als uitgangspunt dat er geen gedwongen ontslagen zullen vallen (gegarandeerd tot 1-1-2015). Alle medewerkers van de gemeente zijn aangesteld in algemene dienst waardoor de mogelijkheden tot bredere inzetbaarheid toenemen. Ook strategische personeelsplanning laat voldoende kansen zien.

De gemeente Berkelland wil, als onderdeel van haar bedrijfsmatige aanpak, sturen op talent en taken zodanig invullen dat die talenten tot hun recht komen. Daarbij heeft zij oog voor de levensfasen die ieder mens, dus ook medewerkers van de gemeente Berkelland, doorloopt. Zo snijdt het mes aan twee kanten: de medewerkers worden zich bewust van hun veranderende mogelijkheden en capaciteiten, passend bij hun levensfase. De bedrijfsmatige aanpak van de organisatie kan daar op inspelen zodat de taken zo goed mogelijk worden gedaan. Hoe zorg je ervoor dat abstracte begrippen als levensfasebewust personeelsbeleid en talentontwikkeling tot leven komen en herkenbaar en uitnodigend worden voor de medewerkers?

Levensfasebeleid

Om dit te bereiken is aan de hele organisatie een ontwikkeltraject aangeboden: ‘leef je levensfase’. Dit werd uitgevoerd door Adviesbureau De Sleutel. Het traject voor de medewerkers bestond uit een workshop van een halve dag en vervolgens één trainingsdag. Er zijn meerdere parallelle workshops aangeboden waarvan één workshop specifiek voor de buitendienst is georganiseerd. De medewerkers werden hiervoor ingeroosterd. Kern van de workshop was om deelnemers kennis te laten maken en bewust te laten worden met levensfasebeleid: ieder mens doorloopt diverse op elkaar volgende levensfasen: talenten, mogelijkheden en motivatie veranderen gedurende je leven meerdere keren. In welke levensfase je ook verkeert, iedere levensfase is gericht op het NU: wat is nu belangrijk zowel in het werk als privé. Wat is nodig om deze fase goed in te richten zodat je vitaal en energiek bent en blijft. Hoewel ieder mens zichzelf in een bepaalde levensfase kan onderbrengen, is ieders persoonlijke situatie ook uniek. Gewaakt moet worden dat niet in hokjes gedacht wordt. Iemand van zestig jaar hoeft zich nog geen oudere senior te voelen. Het is maatwerk. Ieders situatie om tot optimale inzetbaarheid te komen is verschillend.

De workshop

De workshop gaf veel eyeopeners. Zo was het voor een deel van de medewerkers een ontdekking dat er überhaupt levensfasen zijn en dat aan iedere levensfase betekenis gegeven kan worden. Men kreeg er oog voor dat iemand van dertig jaar anders met zijn uren en inzet omgaat dan zijn of haar collega van 45 jaar. Men begrijpt beter waarom dit zo is. Ook is men zich zelf meer de vraag gaan stellen ‘wat wìl ik?’ naast de vraag ‘wat kàn ik?’. Ook als je dertig bent kun je al terugblikken op hoe je je tot dan toe hebt ontwikkeld. Je kunt praten over hoe je bent veranderd en je hebt ontwikkeld in de afgelopen vijf jaar. Je kunt daarover in gesprek gaan met je collega. Ook al doet deze hetzelfde werk, het kan totaal verschillend zijn voor iedereen afzonderlijk. Dat geldt ook voor wat betreft de vraag ‘wat kost me energie en wat geeft me energie?’. De verschillende oefeningen in de workshop leidde tot bewustwording over de eigen persoonlijke ontwikkeling maar ook de onderlinge samenwerking heeft hiermee een impuls gekregen.

De trainingsdag

Deze workshop kreeg een vervolg van één trainingsdag. De buitendienst werd nu verspreid over de diverse groepen. Op deze dag werd aandacht besteed aan vragen als: wat kan ik? Wat wil ik? Wat past bij mij? Om hier inzicht in te krijgen vulde men vooraf online een vragenlijst in van ongeveer twintig minuten, wat het Insights Discovery Profiel opleverde. Hiermee kreeg men zicht op de eigen talenten en kwaliteiten en welk werk bij je past. De resultaten werden op speelse wijze in de trainingsdag besproken. Later op de dag werd de vraag besproken ‘wat wil ik met mijn profiel gaan doen? Mensen konden zich opgeven voor de training, indien men dit liever niet in een groep wilde bespreken, bestond de mogelijkheid om dit in een apart gesprek met Adviesbureau De Sleutel te doen. Er zijn 250 medewerkers in dienst bij de gemeente Berkelland. Daarvan hebben 150 medewerkers vrijwillig meegedaan, een mooie opkomst. Bij de buitendienst viel op dat vooral de jongere medewerkers de test hebben ingevuld.

Het voortgangsgesprek

Om het levensfasebeleid in de organisatie structureel vorm te geven is in het voortgangsgesprek ruimte ingebouwd om hieraan aandacht te besteden. Nu bij alle medewerkers de talenten in beeld waren gekomen met behulp van het Insights Discovery Profiel, werden hierover zo’n vier à vijf vragen in het voortgangsgesprek gesteld, b.v. in welke levensfase zit je? En welke talenten zijn bij jou veranderd? Of bijvoorbeeld bij een zestigjarige: wat zijn je sterke punten, wat doe het liefst en wat wil je nog? Wat zijn je persoonlijke voorkeuren? Wanneer de medewerker daar duidelijkheid over heeft gekregen probeer je als organisatie daar iets bij te zoeken en daar afspraken over te maken.

Ook zijn er medewerkers waar ontwikkelafspraken mee gemaakt worden, in hun huidige functie of daarbuiten. Bij de buitendienst kan bijvoorbeeld gedacht worden aan iemand waarbij duidelijk is geworden dat hij gevoel voor details heeft. Qua werk wat bij deze persoon zou kunnen passen, valt te denken aan functies als planner of werkvoorbereider. Dit geeft de medewerker een impuls om breder en functie-overstijgend over zijn loopbaan na te denken. Ook kan blijken dat het inzetten van EVC’s iemand verder kan brengen in zijn loopbaan. De leidinggevenden hebben hierdoor meer handvatten om het gesprek aan te gaan en medewerkers komen sneller zelf tot actie om meer met hun talenten te gaan doen.

Wat betekent dit voor de buitendienst?

Bij de buitendienst werken op dit moment dertig medewerkers die breed inzetbaar zijn. Zij zijn samengekomen door de samenvoeging van vier gemeenten. De buitendienst richt zich vooral op klachten en meldingen en datgene wat het best in eigen hand gehouden kan worden van de gemeente. Daarnaast richt zij zich op controle langs wegen, kleinschalig onderhoud aan wegen, bomen langs de weg, maaien van wegbermen, vegen van de wegen in de centra en de vliegende brigade. De overige werkzaamheden worden uitbesteed. Gestreefd wordt om in 2029 met circa vijftien medewerkers deze taken te realiseren. De taken zullen dan hoofdzakelijk servicegericht zijn, zoals klachten en meldingen afhandelen. De zogenaamde productietaken zijn dan in principe af gestoten.

Ook voor de buitendienstmedewerkers was het concept levensfase een nieuwe manier van denken over je loopbaan. Sommigen waren in eerste instantie afwachtend en hadden de nodige scepsis: hun leven is in balans en men was beducht voor de kans dat dit overhoop gegooid zou worden en men ongewild risico’s moest gaan lopen. Langzaamaan ging men er toch over na denken. Dit werd duidelijk door het type vragen die men ging stellen: ‘ik word ouder, mijn lichaam wil niet meer wat ik wil. En ik moet doorwerken tot 67 jaar. Dat is opeens vier jaar langer dan voorheen de vut-leeftijd. Ik word gedwongen om na te denken wat ik met deze situatie aan moet’. Men vraagt zich af: ‘wanneer ik het werk niet volhoud, wat kan ik dan nog wel? En wat zijn de mogelijkheden?’. Ook vraagt men zich af wat de gevolgen zijn van de visie op de ontwikkeling van de buitendienst. Wat betekent dat voor mij?

Levensfasebeleid is een serieus onderwerp geworden in het voortgangsgesprek. Als leidinggevende is het de kunst om hier goed op in te gaan. Want voor veel mensen is het spannend en stond dit lange tijd ver van hun af. Gezien al deze ontwikkelingen is het belangrijk dat mensen zich tijdig gaan ontwikkelen en niet stil blijven staan. De gemeente Berkelland stimuleert mensen om zichzelf te motiveren dit op vrijwillige basis te gaan doen. In de afgelopen jaren hebben medewerkers van de buitendienst hierdoor kansen en mogelijkheden gezien en benut: sommigen zijn een eigen bedrijf begonnen. Anderen hebben zich ontwikkeld naar een functie binnen of buiten de gemeente Berkelland, zoals BOA ( buitengewoon opsporingsambtenaar) of een functie bij WMO (Wet maatschappelijke ondersteuning).

Een andere groep medewerkers heeft de leeftijd van zestig jaar bereikt en ziet geen mogelijkheid om nog te veranderen of te switchen qua werkveld. Toch betekent dit niet dat alle zestigplussers stil blijven zitten: onlangs bleek een oudere medewerker actief aan de slag te zijn gegaan om toch nog een volgende loopbaanstap te onderzoeken. De medewerkers zijn vrij om de resultaten van hun Insights Discovery Profiel in te brengen in het voortgangsgesprek. Dat kan globaal maar ook de hiertoe gestandaardiseerde vragen in het voortgangsgesprek kunnen voor medewerkers voldoende zijn. Soms neemt men het boekje van Adviesbureau De Sleutel erbij want daar staan per levensfase praktisch toepasbare vragen in, zowel voor de werknemer als voor de werkgever. Ook wordt soms de A+O-ontwikkelscan ingezet. Deze scan biedt de mogelijkheid zich te oriënteren op functies bij de overheid. Wanneer men onvoldoende opleiding in een bepaalde richting heeft kan een EVC-procedure ingezet worden. Essentieel is dat er een vertrouwensband is met de leidinggevende.

Door de workshop en de trainingsdag over talenten benutten en het levensfase beleid is binnen de buitendienst een positieve wijze van communiceren ontstaan. De afstand tussen de binnen- en de buitendienst verkleind. Medewerkers realiseren zich dat elk mens talenten en valkuilen heeft.

De rol van de leidinggevenden

De leidinggevenden zijn nauw betrokken geweest in de aanloop naar- en voorbereiding op de invoering van het leeftijdsfasebeleid en het benutten van talenten. Voorafgaand aan de workshops en de trainingsdag is een open sessie georganiseerd waarin nut en noodzaak van deze koersverandering aan de orde kwamen. Dit bood de leidinggevenden de gelegenheid om een visie te ontwikkelen en hoe als leidinggevende hiermee om te gaan. Daarnaast hebben leidinggevende deelgenomen aan de workshop waardoor zij hun visie verder konden ontwikkelen en in concreet gedrag konden omzetten. Zij zagen het effect op hun mensen. Zo konden zij hun rol als leidinggevende en hun aandeel in het voortgangsgesprek daarop aanpassen.

De rol van P&O

Alle P&O-medewerkers zijn door Adviesbureau De Sleutel opgeleid, met name op het gebied van persoonlijke ontwikkeling en loopbaancoaching van de medewerkers. Daarbij gebruiken zij de resultaten die uit het Insights Discovery Profiel naar voren zijn gekomen. Ze hebben geleerd hoe ze deze moeten lezen. Vanuit deze invalshoek en hun kennis van de mogelijkheden op de arbeidsmarkt gaan ze met de medewerkers in gesprek. Bijvoorbeeld over welke activiteiten daarvoor het beste ondernomen kunnen worden. Daarbij maken ze gebruik van hun mobiliteitsplatform ‘Werken in de Achterhoek’. Door dit platform is een levendig detacheringsklimaat ontstaan.

De organisatie

De gemeente Berkelland heeft de afgelopen periode mogelijkheden gecreëerd om mensen kansen te geven, andere dingen te gaan doen of te switchen van werkveld. Je kunt spreken van een voorbeeldgemeente. Zij stimuleert iedere medewerker na te denken waar hij of zij goed in is en welk werk bij de persoon past. Vrijwel alles is mogelijk: opleidingen, stages, detacheringen om de talenten van de medewerkers optimaal tot hun recht te laten komen. De gemeente stelt daarbij een mobiliteitsbudget beschikbaar voor ontwikkeling buiten de eigen functie.

De duurzame inzetbaarheid en het benutten van talenten is iets wat continue aandacht vraagt. Momenteel wordt onderzocht welke vervolgstappen het meest passend zijn bij de fase waarin de organisatie nu verkeerd. Want duurzame inzetbaarheid is geen project: het is continue blijven sturen op talenten en mogelijkheden. Daarbij spelen ook de aankomende verkiezingen in 2014 een rol. Voor veel medewerkers speelt dan de belangrijke vraag of op de ingeslagen weg door wordt gegaan.

Meer informatie?

Meer weten over deze best practice? Dan kunt u contact opnemen met: Jan Homrighausen, beleidsmedewerker en P&O-adviseur gemeente Berkelland: J.homrighausen@gemeenteberkelland.nl

Auteur: Jeannet Engelen / Engelen Consult

Aanbevolen voor u