Een pragmatische aanpak

Bredere inzetbaarheid voor alle medewerkers

De gemeente Bronckhorst voert een actief toekomstbestendig personeelsbeleid. Hiervoor hanteert zij de uitgangspunten van strategische personeelsplanning enerzijds en de uitdagingen en vraagstukken waar de gemeente voor staat, anderzijds. Duidelijk is dat over ongeveer vier jaar een toename in de natuurlijke uitstroom valt te verwachten. Gezien deze ontwikkelingen kan de gemeente de medewerkers baanzekerheid gegeven, maar daarbij is het nodig dat men zich flexibel opstelt en makkelijk inzetbaar is op de te verwachten veranderende taken. Het management heeft daarbij een visie ontwikkeld (Toekomstig Bestendig Personeelsbeleid) en hanteert een pragmatische invalshoek: ‘we gaan het gewoon doen, monitoren de voortgang en leren van de ontwikkelingen die zich gaandeweg voordoen’.

Dit geldt voor alle medewerkers. Ook de buitendienstmedewerkers begrijpen dat flexibiliteit en bredere inzetbaarheid belangrijk is: voor de organisatie èn voor zichzelf: stel dat je werk vervalt (of dat je het vanwege fysieke klachten niet meer kunt doen) wat dan? Het loont om zich breder te oriënteren.

Wat betekent dit voor de buitendienstmedewerkers?

Het team Uitvoering heeft circa vijfenveertig medewerkers. In de praktijk zijn er twee teams : team Grijs en Groen en team Algemeen. Daarnaast is er een ondersteunend cluster Service. Bronckhorst is een grote plattelandsgemeente en het management beseft dat de buitendienstmedewerkers een belangrijke schakel zijn tussen de burgers en de gemeente. Zij zijn vaak, vanwege hun werkzaamheden het eerste aanspreekpunt voor de burgers en horen en zien ontwikkelingen vaak uit de eerste hand. Deze informatie is een waardevolle bijdrage voor de uitvoering van haar eigen werkzaamheden maar kan ook zinvol zijn voor de beleidsmakers van de gemeente. De buitendienstmedewerkers zijn als het ware de linking pin, een rol die in het huidige tijdsgewricht steeds belangrijker wordt. Dat vraagt specifieke vaardigheden. Vanwege deze belangrijke rol is in 2012 is voor de buitendienstmedewerkers een ontwikkeltraject in gang gezet waar het vooral ging om kennis, communicatie, vaardigheden en kijken met verschillende brillen.

Training

Er is gestart met een training die uit zes bijeenkomsten op MBO-niveau bestond. De training had twee hoofdonderdelen: Communicatie (zoals luisteren, doorvragen, samenvatten, inleven, doorverwijzen) en het verkrijgen van inzicht in de werkzaamheden van de beleidsmakers op het stadhuis en hoe dat verband houd met hun werk. Hierdoor kregen de buitendienstmedewerkers een beter beeld van de doorverwijzingsmogelijkheden aan de burger. En met deze kennis kunnen ze de geleerde gesprekstechnieken nog beter inzetten richting de burger. Tijdens de training werd gebruik gemaakt van rollenspelen. Aanvankelijk waren de medewerkers sceptisch: ‘moet dit?’.

Achteraf bleek dat de training een positieve uitwerking op de buitendienstmedewerkers had: Zo is er een betere samenwerking tot stand gekomen tussen de binnendienst en de buitendienst. Dat heeft een sneeuwbaleffect en dat is pure winst. De buitendienstmedewerkers ervaren dat de gemeente hun belangrijk vindt. Daardoor kregen ze meer zelfvertrouwen, zijn ze kansen gaan zien en durven ze het aan om zich te gaan ontwikkelen, in sommige gevallen ook buiten het eigen functiegebied. De gemeente Bronckhorst is volop in beweging en ziet veel ontwikkelingen op zich af komen. Het zien van kansen door de buitendienstmedewerkers is een win-win situatie.

Inmiddels zijn er al tal van mooie voorbeelden te noemen:

Beweging

Een nieuwe werkomgeving: de binnendienst

Binnen het team Uitvoering is in 2012 een nieuw cluster gestart: cluster Service. Dit cluster verricht ondersteunende administratieve taken en versterkt de schakel tussen de binnendienst en de buitendienst. Het cluster omvat vier fte. Deze zijn alle vier door medewerkers uit de buitendienst ingevuld waarbij de coördinator van het cluster voorheen een leidinggevende in de buitendienst was.

Op dit moment wordt een ontwikkeling waargenomen dat buitendienstmedewerkers in deeltijd voor klussen/projecttaken worden ingezet bij de binnendienst. Het gaat veelal om tijdelijke werkzaamheden of om achterstanden weg te werken. Deze medewerkers leren een scala aan nieuwe vaardigheden die hun bredere inzetbaarheid en zelfvertrouwen vergroot: hoe is het om binnen te werken? Hoe gaan ze daar met elkaar om? Hoe organiseer ik twee banen? Wat houdt ‘administratief werk’ eigenlijk in en is dat misschien iets wat ik in de toekomst zou willen en kunnen gaan doen? Hoe nauwkeurig moet je zijn? Flexibiliteit, sociale vaardigheden, op een nieuwe manier informatie verwerken, computervaardigheden en nauwkeurigheid zijn geleerde vaardigheden in een nieuwe werkcontext.

Vangnetconstructie

Een andere buitendienstmedewerker heeft op eigen initiatief en geheel zelfstandig gesolliciteerd op een interne vacature in de binnendienst. Hij was al zeer vaardig op de computer en hij is op de functie aangenomen als gegevensbeheerder cluster civiel. De organisatie was zich bewust van de grote stap die deze medewerker zette en gaf hem een terugkeergarantie van een half jaar. Dit bracht de medewerker rust waardoor hij zonder spanning aan zijn nieuwe baan begon. De terugkeergarantie bleek na dat halve jaar niet aangewend te hoeven worden en hij werkt met veel plezier in deze functie.

Reïntegreren

Eén medewerker ontwikkelde chronische schouderklachten. Huisarts en bedrijfsarts waren het er over eens dat de medewerker in dit werk zijn pensioen niet zou gaan halen. Voor de medewerker was dit een grote teleurstelling en tegelijkertijd maakte hij zich zorgen: ik moet nu ander werk gaan zoeken maar ik zou niet weten wat voor ander werk ik kan gaan doen. Wat kan ik eigenlijk? Door de zorgen die hij zich maakte, bood hij veel weerstand. Vanuit de organisatie is veel met hem gepraat waardoor hij vertrouwen in zichzelf èn de organisatie ontwikkelde. Hij heeft een aantal tests gedaan waaruit naar voren kwam dat hij zeer dienstverlenend is ingesteld.

Dit leidde ertoe dat hij tijdelijk intern aan het werk ging als bode. Dat beviel hem goed. Zó goed dat hij de opleiding facilitair medewerker is gaan volgen in de avonduren. Omdat de werkzaamheden tijdelijk waren kon hij niet op deze functie benoemd worden. De medewerker zette daarom zijn zoektocht voort. Nu is hij inmiddels al bijna één jaar parkeerwachter in de gemeente Doetinchem. Daar heeft hij ook het BOA-diploma voor behaald. Deze baan past goed bij zijn lichamelijke klachten en over het halen van zijn pensioen hoeft hij zich geen zorgen meer te maken. Door de gezamenlijke inspanningen van de organisatie en de, na enige tijd, gemotiveerde en enthousiaste inzet van de medewerker kan hier gesproken worden van een succesvol reïntegratietraject.

Opleiding maakt flexibel

Twee medewerkers zijn op eigen initiatief de opleiding van Opzichter-Voorman aan het volgen. De opleiding wordt door de gemeente vergoed. Een baangarantie kan niet worden afgegeven. Maar allen zien het belang van de persoonlijke ontwikkeling in: het leidt hoe dan ook tot bredere inzetbaarheid.

WMO een belasting of een uitdaging?

De gemeente Bronckhorst ziet, zoals alle Nederlandse gemeenten, de uitvoering van de WMO op zich af komen. Om deze werkzaamheden op te vangen worden creatieve oplossingen bedacht. Eén van die oplossingen is om buitendienstmedewerkers die hier geschikt en gemotiveerd voor zijn, in te zetten op werkzaamheden bij de mensen thuis. Zo gaan nu twee gebouwenbeheerders, die handig en sociaal vaardig zijn, aanpassingen verrichten bij de mensen thuis: handgrepen en beugels bevestigen, uitleg geven over de scootmobiel. Daaraan voorafgaand woonden de twee medewerkers een werkoverleg bij het cluster participatie bij. Vervolgens hebben ze één dag meegelopen met de participatieconsulenten. Ook moesten de twee medewerkers de veiligheidscode leren kennen. Hoewel het werk totaal anders is vinden de twee medewerkers het leuk om te doen en het verloopt zeer succesvol. Zó succesvol dat de gemeente het werkpakket rondom verstrekking van hulpmiddelen heeft uitgebreid. Nu kunnen meer mensen hierop ingezet worden.

Leren in de buitendienst

Met al deze ontwikkelingen (toename en afname van werkzaamheden) is er continue sprake van herschikking van taken in de buitendienst. Dit doet een nieuw beroep op de vaardigheden van de leidinggevenden en de medewerkers in de buitendienst. De leidinggevende legt de kwestie in de groep: ‘hoe gaan we dit organiseren?’ De medewerker kan zich hierdoor bewust worden van zijn mogelijkheden: ‘wat is mijn ambitie, wat kan ik, wat past bij mij?’.

Onderlinge samenwerking

Al deze voorbeelden laten zien wat het belang is van een goede onderlinge samenwerking op alle niveaus binnen de gemeente. Het management let goed op wat er gebeurd en welke ontwikkelingen op de gemeente afkomen en daar speelt ze met haar personeelsbeleid op in. ‘We gaan het gewoon doen en dat monitoren we’. Dit kan alleen op deze pragmatische wijze als er vertrouwen en veiligheid is. Sommige initiatieven, zoals de WMO, zijn vrij klein begonnen en hebben zich gaandeweg ontwikkeld. En zijn, met de benodigde monitoring, nog steeds in ontwikkeling. Al deze initiatieven die dwars door de organisatie heen kunnen lopen dragen bij aan een steeds kleiner wordende afstand tussen de binnendienst en de buitendienst. Er zijn medewerkers in de buitendienst die graag het werk willen blijven doen dat ze nu doen. Dat is geen probleem: deze medewerkers zorgen voor de continuïteit in het werk.

Nuchter en verfrissend

Om het toekomstbestendig personeelsbeleid voor de gehele organisatie te blijven ontwikkelen, is een project opgezet. Hieruit vloeien met enige regelmaat thema’s voort. Daar worden de buitendienstmedewerkers ook voor uitgenodigd. Soms hebben ze bij de start last van koudwatervrees maar dat wordt opgevangen door de binnendienstcollega’s en is daarmee snel verdwenen. Zo’n thema kan zijn ‘verbindend werken bij een terugtrekkende overheid: hoe kun je als ambtenaar de burgers en instanties met elkaar verbinden?’.

Dat is voor iedereen leerzaam, ook voor de buitendienstmedewerkers. Hun meerwaarde zit er vooral in dat ze vaak een nuchtere kijk op zaken hebben en dat werkt heel verfrissend.

Meer weten over deze best practice?

Dan kunt u contact opnemen met Claudia Blommers, afdeling Ontwikkeling, Personeel en Organisatie:
C.Blommers @bronckhorst.nl

Aanbevolen voor u