De transitie mee-maken

Het cluster Werk, Participatie en Inkomen (WPI) van de gemeente Ede heeft zich vorig jaar uitgebreid voorbereid op de nieuwe taken en decentralisaties die sinds 1 januari 2015 een feit zijn. Het cluster ontwikkelde een nieuwe visie en ontwierp het hoofdproces opnieuw. Dat betekende ook een nieuwe manier van werken. De stap van ‘denken’ naar ‘doen’ was dan ook een heel belangrijke. Een live pilot werd opgezet om medewerkers voor te bereiden op die nieuwe manier van werken en om ervoor te zorgen dat het cluster op 1 januari ‘3D-proof’ zou zijn.

Doel

Het doel was het bieden van inzicht in de manier waarop de gemeente medewerkers voorbereidde op de nieuwe taken en rollen die zij per 2015 moesten uitvoeren, zodat de implementatie binnen de gestelde termijn op een adequate manier gerealiseerd kon worden. De nieuwe werkwijze is officieel sinds 21 april een feit, maar men is nog altijd aan de slag met het goed inrichten en verder verbeteren van deze werkwijze. Dit is een continue proces.

Doelgroep

De doelgroep van dit project bestond uit medewerkers van het cluster Werk, Participatie en Inkomen. Hieronder vallen de medewerkers van de afdelingen Inkomen & Schuldhulpverlening, Werk & Participatie en de Wmo – de zogenaamde vakafdelingen. Daarnaast behoorden ook de ondersteunende afdelingen Informatie & Kwaliteit en Administratie, Terugvordering & Verhaal tot de doelgroep.

Aanpak

De gemeente Ede heeft gekozen voor een integrale intake aan de poort. Dit betekent dat een klant een intakegesprek krijgt (waarin verschillende levensdomeinen worden besproken) en vervolgens een regisseur krijgt toegewezen. Deze regisseur wordt de vaste contactpersoon van de klant. Dat was een grote verandering ten opzichte van de oude manier van werken.

Om medewerkers van het cluster WPI hierop voor te bereiden, zijn er verschillende werkgroepen georganiseerd waarin de nieuwe werkprocessen en werkmethodieken samen met medewerkers werden uitgewerkt. Op basis daarvan is de pilot ’Kop van het proces’ in gang gezet. Tijdens deze pilot werd het nieuwe hoofdproces van WPI ‘live’ getest: nieuwe aanvragen van klanten werden in de maand november van 2014 op de nieuwe manier behandeld: met een screening, integraal intakegesprek en overdracht naar een regisseur.

De intakers en regisseurs die deelnamen aan de pilot (ongeveer 20 personen) werden hiervoor tijdens een tweedaagse training opgeleid. Aan de klanten die hiermee in aanraking kwamen, is gevraagd om dit proces na afloop te beoordelen. Op deze manier kon de gemeente al vroeg evalueren. De intakers en regisseurs die niet hebben deelgenomen aan de pilot, hebben de betreffende training begin 2015 gevolgd.

Meer weten

Meer weten over de aanpak van de gemeente Ede? Neem contact op met Kirsten Ypma: kirsten.ypma@ede.nl

*Dit project is mede mogelijk gemaakt door de Innovatieve projectenregeling van het A+O fonds Gemeenten. Bekijk meer projecten.

Aanbevolen voor u