Loopbaancommissie Emmen matcht vacatures met ruim 300 loopbaankandidaten

Gemeente Emmen

Gemeente Emmen ontwikkelde loopbaanbeleid ‘van onderop’, met input van medewerkers, en met steun ‘van bovenaf’ in de persoon van gemeentesecretaris Arjen Mewe. Henk Gozefoort, loopbaanadviseur, Klaas de Weerd, destijds projectleider loopbaanbeleid, en Ina Schuttrups, beleidsadviseur HRM, vormden een projectgroep. Hun doel: het ontwikkelen van levend beleid in plaats van een papieren nota. Draagvlak bij mensen als Saskia de Vette (OR-voorzitter), Inge van der Hart, Femke Kuik en Wim Stam (leidinggevenden), Rolf Sloots (afdelingsmanager directiestaf), en medewerkers was cruciaal voor het welslagen van het loopbaanbeleid. De projectgroep betrok hen via benen-op-tafel-sessies, presentaties en een klankbordgroep. In 2009 startte een pilot met 130 deelnemers. De pilot werd geëvalueerd en het beleid aangescherpt. Inmiddels werken ruim 300 medewerkers als loopbaankandidaat aan hun ontwikkeling. Sommigen veranderen van functie. Een loopbaancommissie matcht vacatures en kandidaten. Managers hebben invloed maar beslissen niet. Zo krijgt iedereen een kans, op basis van kwalificaties en motivatie. Het resultaat? Verbeterde doorstroom van medewerkers.

O&M activiteiten gemeente Emmen

Het loopbaanbeleid van de gemeente Emmen kent een aantal stappen. Het start met een dialoog tussen medewerker en leidinggevende over het volgen van een loopbaantraject. Bij akkoord vult de medewerker een digitaal portfolio in. De leidinggevende maakt een potentieelprofiel. Ze bespreken hun inzichten. Daarna stelt de medewerker een loopbaanplan op en houdt in een logboek de gezette stappen bij. Een loopbaanadviesbureau ondersteunt de loopbaankandidaten, o.a. met loopbaanoriëntatiescans, persoonlijkheidstesten, capaciteitstesten, ontwikkelassessments, workshops en advies-op-maat. Via een interne vacaturebank oriënteren medewerkers zich op vacatures. Een interne vacature- en sollicitatieprocedure geeft loopbaankandidaten voorrang op andere sollicitanten. Het selectie- en plaatsingsproces ligt in handen van een loopbaancommissie. Die maakt een zorgvuldige afweging langs drie sporen: belang van de medewerker, afdeling en organisatie. Zo vinden loopbaankandidaten binnen de gemeente Emmen een nieuwe functie of baan. Het loopbaanbeleid leidde al tot vele geslaagde loopbaanstappen. Zo werkt Klaas de Weerd nu als adviseur bedrijfsvoering. Femke Kuik maakte een overstap van teamleider zwembaden naar teamleider sportservice. Ook de nieuwe teamleider zwembaden komt van binnenuit. Wim Stam kreeg drie nieuwe medewerkers via het loopbaantraject. En loopbaanadviseur Henk Gozefoort begeleidde een medewerker die op zijn 62e nog een loopbaanstap maakte.

Gemeente Emmen investeert veel in leren en ontwikkelen. Zo is er bijvoorbeeld een speciale leergang voor senior beleidsadviseurs, en een MD traject voor leidinggevenden. Deze opleidingen bieden deelnemers de gelegenheid om intern te netwerken. Loopbaancafés, borrels en netwerkclubs, bijvoorbeeld voor jonge ambtenaren, dragen hier ook aan bij, evenals de nieuwe inrichting van het gemeentehuis. “Werkvlekken” in plaats van werkplekken stimuleren informeel overleg.

Gemeente emmen praktijkverhaalV.l.n.r.: Arjen Mewe (gemeentesecretaris/algemeen directeur), Femke Kuik(teamleider Sportservice), Ina Schuttrups (beleidsadviseur HRM en organisatie), Klaas de Weerd (adviseur bedrijfsvoering), Saskia de Vette (voorzitter Ondernemingsraad), Rolf Sloots (afdelingsmanager Directiestaf), Wim Stam (teamleider Informatievoorziening).

Waartoe leiden de O&M activiteiten van de gemeente Emmen?

Het loopbaanbeleid van de gemeente Emmen leidt tot loopbaansucces. De samenstelling van de groep loopbaankandidaten is divers. Sloots en De Vette schatten in dat het aandeel specialisten, beleidsvoorbereiders en groen/grijs medewerkers wel wat achter blijft. Het ontwikkelbewustzijn bij medewerkers van de gemeente is gegroeid, en de inzetbaarheid van de loopbaankandidaten vergroot. Kuik: “Veel medewerkers zwemonderwijs oriënteren zich via het loopbaantraject op een loopbaanstap. Voor hen gaat dan letterlijk een wereld open. Zij kunnen bijvoorbeeld stage lopen in het gemeentehuis. Daar komen ze anders nooit.” Met het vakmanschap van de loopbaankandidaten zit het wel snor. “Hun motivatie is groot” aldus Wim Stam. Hij is tevreden over zijn drie nieuwe medewerkers. O.a. met de leergang strategisch beleidsadvies zet de gemeente in op het versterken van de ambtelijke professionaliteit. Mede door die leergang en het loopbaanbeleid zijn steeds meer medewerkers trots op hun werk als ambtenaar. Dit zou je bevlogenheid kunnen noemen, aldus de nuchtere Drenten. Het ongewenste verloop is laag. Dit heeft ook te maken met de huidige crisis. Het verzuim daalde de afgelopen jaren. “Het is nu zaak om dit zo te houden, ondanks bezuinigingen, doorontwikkeling van de organisatie en de recessie”, zegt Rolf Sloots.

Wat ligt ten grondslag aan de O&M-praktijken van gemeente Emmen?

Concrete aanleiding om loopbaanbeleid te ontwikkelen was een medewerkertevredenheidsonderzoek, waarin medewerkers aangaven meer doorstroommogelijkheden te willen. Jonge medewerkers wensten meer doorgroeikansen. Tegelijkertijd wilde de organisatie flexibeler en dynamischer opereren. “Lange dienstverbanden zijn geen bezwaar; vastlopen wel”, aldus gemeentesecretaris Mewe. Loopbaanbeleid verenigt belangen, door het bieden van ontwikkelmogelijkheden aan individuen en het verbeteren van de inzetbaarheid van het totale personeelsbestand. “De strategie van de gemeente Emmen is erop gericht om medewerkers regisseur van hun eigen loopbaan te maken”, aldus Ina Schuttrups. De organisatie ondersteunt hen daarbij, o.a. met loopbaan- en ontwikkelingsbeleid. “Maar het begint bij jezelf: bij het opstellen van je portfolio waarin je opschrijft wie je bent, wat je kunt en wat je wilt”, vertelt De Weerd. Gemeente Emmen verwacht een actieve houding van medewerkers. “Je kunt niet meer zeggen: ze moeten me maar kansen bieden”, aldus Rolf Sloots. Hij ziet, evenals Mewe, dat mensen zich daadwerkelijk meer als regisseur over hun eigen loopbaan gaan gedragen. OR-voorzitter Saskia de Vette prijst de houding van de gemeente ten aanzien van ontwikkeling. “Het loopbaanbeleid laat zien dat de gemeente wil investeren in mensen”. Tegelijkertijd waarschuwt zij voor het creëren van te hoge verwachtingen bij medewerkers. De gemeentesecretaris deelt deze zorg. Het is een uitdaging om het loopbaanbeleid een synoniem voor ontwikkeling in plaats van promotie te laten zijn. De geïnterviewde leidinggevenden benadrukken het belang van een goede dialoog tussen hen en de medewerkers. Loopbaanontwikkeling moet “een normaal gespreksonderwerp” worden.

Engelen en beren

De positief-kritische houding van de OR, de steun van de gemeentesecretaris en de hechte samenwerking tussen de leden van de projectgroep, fungeerden als engelen voor de ontwikkeling van het loopbaanbeleid. Introductie ervan tijdens het MD-traject, bleek een gouden greep om alle klokken gelijk te zetten. Het succes van de pilot vormde de benodigde ‘quick win’. Een potentiële beer is de economische crisis. Bezuinigingen trekken aandacht weg van het loopbaanbeleid. Een andere beer is de rol van de leidinggevende. “Als leidinggevende heb je in het selectie- en plaatsingsproces geen beslissende rol meer. Dat is wennen. Je moet bij plaatsing van een vacature goed weten wat je zoekt, anders raak je teleurgesteld”, aldus Inge van der Hart.

Reflectie van de onderzoeker

De gemeente Emmen ontwikkelde loopbaanbeleid op een sociaal-innovatieve manier: zowel van boven- als onderaf en met betrokkenheid van alle partijen. Ze namen de tijd voor uitvoering en evaluatie van een pilot. De keuze voor een loopbaancommissie die vacatures met kandidaten matcht, is gewaagd, onorthodox en leidt tot resultaten. Kortom: een succesvolle start. Nu is het zaak om de aandacht voor het loopbaanbeleid vast te houden. De voorrangspositie van loopbaankandidaten bij interne vacatures is voor sommige medewerkers de enige reden om zich in te schrijven als loopbaankandidaat. Mogelijkerwijs schiet dit het doel van het loopbaanbeleid voorbij: duurzame ontwikkeling van mensen.

Kengetallen gemeente Emmen

  • Gemeente Emmen: 109.000 inwoners
  • Circa 1.250 medewerkers; 304 ervan zijn loopbaankandidaat (cijfers t/m 2011)
  • Gemiddelde leeftijd: 46,5 jaar
  • Verdeling medewerkers over schalen: 3-5 = 194 = 15,8 % / 6-8 = 483 = 39,4 %, 9-11a = 481 += 39,2 % 12 en hoger = 69 = 5,6%
  • Ziekteverzuim: 5,64% is verzuimpercentage over 2011

Serie fraaie voorbeelden Ontwikkeling en Mobiliteit

Dit praktijkverhaal is onderdeel van een serie fraaie voorbeelden op het gebied van Ontwikkeling en Mobiliteit. De serie is uitgevoerd door Factor Vijf in opdracht van het A+O fonds Gemeenten en gebundeld in de publicatie ‘Zo kan het ook!’. De fotografie is verzorgd door Kees Winkelman.

Aanbevolen voor u