‘Digitaal solliciteren is momenteel zo goed als de enige manier om een nieuwe baan te krijgen’, schrijft de NOS. Maar hoe doe je dat nou zorgvuldig en met het hoogste rendement? Emile van Nassau, van gemeente Lingewaard, moest snel schakelen, laat hij A&O weten, nadat midden in zijn sollicitatieprocedure de coronamaatregelen werden ingevoerd. Hij nam het webinar video solliciteren van Aaltje Vincent van vorige week als uitgangspunt en voegde aan de checklist voor video solliciteren van haar, tips voor de gemeente toe.
Checklist video solliciteren
Video tools
Er zijn verschillende tools waarmee digitaal gesprekken gevoerd kunnen worden. Binnen veel gemeenten wordt Microsoft Teams gebruikt.
Waar moet ik op letten?
Benoem in de vacature dat de procedure volledig of deels (welke deel) digitaal verloopt.
Video solliciteren
De gesprekken worden digitaal gevoerd via Microsoft Teams. Overleg met je P&O adviseur en je secretaresse aan de voorkant hoe je de procedure wilt inrichten.
Uitnodiging
Benoem in de uitnodiging op welke manier en met welke tool de gesprekken gaan plaatsvinden. Benoem:
- Dat je met Microsoft Teams het gesprek wilt voeren en vraag of de kandidaat hierover beschikt
- Benoem wie er bij het gesprek zullen aansluiten, naam en functie
- Biedt de mogelijkheid om de tool te testen (1 of 2 dagen van tevoren). Dan kan de kandidaat vertrouwen opbouwen en het is voor ons een test of het goed werkt
- Geef aan dat wanneer de verbinding verbreekt jij opnieuw contact zoekt
- Wie kan de kandidaat bellen als het niet goed werkt?
Voorzieningen
- Laptop
- Telefoon
Omgeving
- Zorg voor een rustige omgeving met goede wifi-verbinding
- Sluit alle andere applicaties op je laptop of telefoon (vermijd kans op storing)
- Zorg dat je laptop en telefoon volledig opgeladen zijn of zijn aangesloten met het stroom netwerk
- Zorg voor een rustige achtergrond qua beeld en geluid
- Zorg voor een rustige werktafel
Omvang deelnemers
- Maak het aantal deelnemers niet te groot. Hoe meer deelnemers hoe lastiger het wordt om een goed gesprek te voeren.
- Probeer je te beperken tot 3 of 4 deelnemers.
Gesprek
- Kijk in de camera
- Stel de kandidaat gerust. Benoem eventueel ook dat het voor jou als manager spannend is om het op deze manier te doen
- Licht de procedure toe
- Stel duidelijk vragen, neem de tijd en houd oogcontact
- Maak aantekening op papier om typegeluid te voorkomen
- Gebruik de STAR methodiek (Situatie, Taak, Actie, Resultaat)
- Biedt de gelegenheid om vragen te stellen
- Geef de kandidaat voldoende tijd om ook de andere deelnemers van het gesprek te observeren. Geef iedere deelnemer de kans om vragen te stellen
- Houdt de tijd in de gaten!
- Stem vooraf goed met elkaar de structuur van het gesprek af
- Maak niet teveel bewegingen met je handen in verband met mogelijk vertraagd beeld
Secretariaat
Het secretariaat kan jou als teammanager ondersteunen bij de uitnodigingen en het voorbereiden van de digitale bijeenkomst.
Format uitnodiging
Beste Naam kandidaat,
Graag willen we jou uitnodigen op (datum en tijd) voor een video gesprek om nader kennis te maken. Wij maken gebruik van Microsoft Teams. In de bijlage is een handleiding toegevoegd die je kan gebruiken voor het installeren van dit programma. Mocht je er niet uit komen voel je dan vrij om contact op te nemen met (naam en telefoon). Wij kunnen je dan helpen met het installeren. Wij kunnen ons voorstellen dat je dit spannend vindt. We willen je daarom de mogelijkheid bieden om jezelf goed voor te bereiden.
Oefengesprek
Wij bieden je de mogelijkheid om vooraf te testen of alles goed werkt. Neem hiervoor contact op met (naam en functie en telefoonnummer).
Tips
- Kijk goed in de camera
- Zorg voor een rustige omgeving en achtergrond
- Wees jezelf!
Mocht je nog vragen hebben dan kan je contact opnemen met: naam medewerker, functie, telefoonnummer.
Aaltje Vincent
Aaltje Vincent, specialist in solliciteren, maakte vorige week een uitgebreid webinar over video solliciteren voor zowel de sollicitant als de recruiter.
Aaltje Vincent helpt sollicitanten slim en succesvol te solliciteren en werkgevers succesvoller, kandidaatgericht te werven. Vincent schreef meerdere boeken over solliciteren, zoals 'Sollicitatiegesprekken doe je zo' en 'Het grote sollicitatiewerkboek'.
Meer over haar weten? Lees een artikel op onze website Allesuitjezelf.nl, speciaal voor de gemeentemedewerker, over Aaltje Vincent. Of ga naar haar website.
Deel je ervaringen
Wil je net als Emile je ervaringen delen? Hoe pakt jouw gemeente het aan? Wat is er drastisch veranderd in je werk? En wat zijn jouw handige tips en tricks. Laat het ons weten via: redactie@aeno.nl.
