Nieuwe missie

In 2012 heeft de gemeente Simpelveld een organisatieverandering doorgemaakt waarbij de missie: ‘naar een flexibele en omgevingsgerichte organisatie’ het uitgangspunt werd. Aan deze missie is een aantal kernwaarden verbonden met bijbehorende competenties. Hierdoor is er duidelijkheid over concreet gedrag dat bij die competenties hoort. Zo is de organisatieverandering hand in hand gegaan met een cultuurverandering. Ook voor de buitendienst brengt dit gestaag de nodige verandering in cultuur met zich mee.

De buitendienst

Het zwaartepunt van de werkzaamheden van de buitendienst ligt bij het afhandelen van de diverse meldingen zoals deze bij het KlantenContactCentrum binnenkomen, en bij het groenonderhoud. Ook voert de buitendienst onderhoudswerkzaamheden aan de begraafplaats uit. In de wintermaanden is een belangrijke taak het bestrijden van de gladheid. In totaal werken elf mensen bij de buitendienst, waarvan twee medewerkers de functie voorman/werkvoorbereider hebben. Er zijn acht allround medewerkers en één ondersteunend medewerker. De gemiddelde leeftijd bij de buitendienst is 54 jaar. Mensen worden ouder en moeten nu, ook in fysiek zwaar werk, doorwerken tot 67 jaar. Dat is één van de redenen, zoals bij veel gemeenten, om diverse opties te onderzoeken. Zo kan bijvoorbeeld de samenwerking met zes omliggende gemeenten worden onderzocht. Dit kan voor variatie in het werk en bredere inzetbaarheid zorgen hetgeen de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers bevordert.

Een andere optie is uitstroom via natuurlijk verloop en uiteindelijk een aantal medewerkers behouden voor calamiteiten. Een eigen buitendienst heeft voordelen: er kan zelf gestuurd worden en de gemeente blijft flexibel: De buitendienstmedewerkers hebben rechtstreeks contact met de burger en zij zien veel van wat er gebeurd in de openbare ruimte. Zij zijn de ambassadeurs van de gemeente. Zo kan bijvoorbeeld adequaat ingespeeld worden op meldingen.

Nieuwe gesprekscyclus

Eén van de veranderingen door de reorganisatie bestond uit het structureel invoeren van personeelsgesprekken waarbij persoonlijke ontwikkeling een expliciet gespreksonderdeel is. Dit is dit jaar, 2013, ingevoerd. Alle medewerkers hebben nu minimaal drie gesprekken per jaar: Een resultaat & ontwikkelgesprek, een voortgangsgesprek en een beoordelingsgesprek.

Er is véél en met grote zorgvuldigheid gecommuniceerd over de reorganisatie en de gesprekscyclus. Zo is er een algemene personeelsbijeenkomst geweest die geleid werd door de directeur en de portefeuillehouder P&O . Daarin is ruim aandacht besteed aan de bedrijfsfilosofie en de nieuwe opzet van de personeelsgesprekken. Ook is uitleg gegeven over het bijbehorende formulier . Benadrukt werd om medewerkers uit te nodigen het als een kans te zien en dat de organisatie wil helpen en in overleg met de medewerker wil kijken hoe dat het beste kan. Ook werd benadrukt dat er vooralsnog niet bezuinigd hoeft te worden op fte’s.

Hoe werkt het?

Medewerkers vullen vooraf het betreffende formulier in, daarna geeft de leidinggevende zijn of haar mening. In het gesprek wordt besproken wat de medewerker nodig heeft aan ondersteuning, training of anderszins, wat bijdraagt aan zijn ontwikkeling: welke kennis en ervaring heeft iemand nodig in zijn huidige functie en moeten daar speciale afspraken over gemaakt worden? En is het eigen werk nog leuk en uitdagend? Wat is je ambitie over drie jaar? En hoe zie je je werkzame toekomst voor je, om tot 67 jaar fysiek zwaar werk te doen? Bij het doorlopen van het formulier kwam vaak de vraag naar voren, die medewerkers zich eerder niet zo gesteld hadden: ‘wat wil ik eigenlijk?’ Daar is in het gesprek met de leidinggevende echt de tijd voor genomen. En ook: Wat verwacht men van elkaar en hoe kun je elkaar daar bij helpen?

Cruciaal: de dialoog

De wijze van ondersteuning door de leidinggevende is hierbij cruciaal. Hij gaat de dialoog aan en stelt vragen op een coachende wijze. Het eerste gesprek duurde vaak twee uur. De leidinggevende nam de tijd en heeft uitgelegd wat de bedoeling ervan is. Er werd zorgvuldig gekeken of iedere medewerker de bedoeling begreep en hetzelfde beeld voor ogen heeft. De leidinggevende heeft de medewerkers duidelijk kunnen maken dat het ècht voor de medewerker is bedoeld en dat geldt ook voor het beoordelingsgesprek: Hoe kunnen we je als organisatie helpen in je groei?

De buitendienstmedewerkers gaven blijk dat ze het speciaal vinden dat er aandacht voor ze is en ze ervaren de gesprekken als positief. Voor de leidinggevende vraagt dit een andere stijl van gespreksvoering. Deze hebben zij zich eigen gemaakt doordat zij nauw betrokken waren bij het opstellen van de bedrijfsfilosofie en hoe de personeelsgesprekken vorm en inhoud moesten krijgen. Daarin hebben zij een grote bijdrage geleverd. In het totale verandertraject is in nauwe samenwerking en met de managers en leidinggevenden veel aandacht besteed aan de kernwaarden, de bijbehorende competenties en hoe hier op gecoacht kan worden.

Beweging

Een aantal buitendienstmedewerkers gaf aan iets anders te willen, bijvoorbeeld voorman of werkvoorbereider. Een andere medewerker is geïnteresseerd in iets heel anders, buiten het eigen functiegebied. Er is met de medewerkers gesproken over wat er bij komt kijken om de genoemde wensen te realiseren. Men kan een opleiding volgen of een ander passend ontwikkeltraject. Een garantie dat men een nieuwe functie kan vervullen binnen de eigen organisatie kan daarbij niet worden gegeven: De mogelijkheden binnen de eigen organisatie zijn vaak beperkt, vooral als men zich wil ontwikkelen naar aanpalende functies zoals voorman of werkvoorbereider. Als een medewerker een ontwikkelwens heeft om een loopbaanstap te maken komt er een vervolggesprek: waarom wil je dit? Heb je daar de capaciteiten voor? Bij twijfel kan men een test of een assessment doen om teleurstelling te voorkomen, anders is alle motivatie weg. De uitkomst van zo’n test of assessment kan andere, passender ontwikkelingsstappen bieden die te overwegen zijn of waar iemand nog niet eerder aan had gedacht. Dat kan nieuwe perspectieven bieden.

Opleidingsbudget en bewustwording

Er is een ruim opleidingsbudget en medewerkers worden gestimuleerd om werk-gerelateerde opleidingen te volgen. Hen wordt de vraag voorgelegd: wat zou je willen? Buitendienstmedewerkers waren open in hun reactie en hun wensen. Zo kan men bijvoorbeeld een loopbaanscan doen of een gesprek met iemand aanvragen. Duidelijk werd dat zij, die geen fysieke klachten hebben, zich minder bewust zijn dat dit in de toekomst misschien wel een rol kan gaan spelen en dat ze hierop kunnen anticiperen. Zij gaan vrolijk verder in hun eigen werk. Daar komt bij dat men beseft dat de arbeidsmarkt nu niet best is. Ook zijn er medewerkers die graag hun eigen werk willen blijven doen. Dat is prima.

Groeitraject en reflectie

De nieuwe gesprekscyclus is nu nog in een groeitraject. De medewerkers, inclusief de buitendienstmedewerkers, zijn niet gewend om in de spiegel te kijken en te reflecteren op competenties. Het is een nieuwe manier van denken. De leidinggevende helpt in het gesprek om deze manier van denken te ervaren en eigen te maken. Ook dat is nieuw voor de medewerkers: eerder luisterde je naar je leidinggevende, maar nu moet je het zelf bedenken. Buiten kijf staat dat dit een goede basis is voor een dialoog. En een dialoog is cruciaal voor een gedeelde verantwoordelijkheid rondom de duurzame inzetbaarheid van de buitendienstmedewerker. Het doel is dat je er samen over eens bent waar de medewerker zich kan ontwikkelen. En dat is altijd maatwerk.

Pure winst

Zodra de eerste gesprekscyclus is afgerond zal dit worden geëvalueerd. Duidelijk is nu al dat er veel open gesprekken hebben plaatsgevonden die er anders nooit zouden zijn geweest. Ook is nu reeds duidelijk dat medewerkers geïnteresseerd zijn om opleidingen te volgen, meer dan voorheen. Alleen dat al is pure winst voor de medewerker, de organisatie en de burger.

Wilt u meer weten over deze best practice?

Dan kunt u contact opnemen met Cécile Vluggen, beleidsadviseur bedrijfsvoering: c.vluggen@simpelveld.nl . Auteur: Jeannet Engelen, Engelen Consult.

Aanbevolen voor u