Ontwikkeling  en Opleiden in de Buitendienst en afdeling Documentaire InformatieVoorziening: zes good practices

Bij de buitendienst en Documentaire Informatie Voorziening (DIV) zijn veel veranderingen gaande. Fusies en herindelingen, digitalisering en outsourcing zorgen voor het veranderen maar ook ontstaan en verdwijnen van functies. Van medewerkers worden ontwikkel- en loopbaanstappen gevraagd. Hoe kunt u deze medewerkers stimuleren en ondersteunen om in beweging te komen? Zes gemeenten hebben hier al goede ervaringen mee. Tijdens een bijeenkomst van het A+O fonds Gemeenten vertelden deze gemeenten over hun aanpak. Op deze pagina leest u hun verhaal, vindt u presentaties en contactgegevens van deze gemeenten. Ga ook aan de slag!

Buitendienst

Medewerkers in de buitendienst hebben vaak jarenlang dezelfde functie.  Er  is weinig mobiliteit, versterkt doordat er meestal weinig contact is met de ‘binnendienst’ van de gemeente. De fysieke belasting daarentegen is hoog. Veranderingen in het werk vereisen andere competenties van een buitendienstmedewerker. Extra aandacht voor vitaliteit is daarom nodig. De gemeenten Zaanstad, Oss en Aalten enthousiasmeerden hun medewerkers om in beweging te komen.

Zaanstad
Door het faciliteren van loopbaanbudget, de Zaanse school en leerlijnen, wil Zaanstad de medewerker stimuleren eigen verantwoordelijkheid te nemen voor zijn ontwikkeling. Meer dan dertig medewerkers van de buitendienst hebben deelgenomen aan de ‘Baas in eigen Loopbaan’ training. Dit zijn de medewerkers die voorop  lopen als het gaat om persoonlijke ontwikkeling, de koplopers. Door op deze groep te focussen, gaat de rest van de organisatie uiteindelijk ook mee. De training zorgt voor een goede basis om het gesprek met de leidinggevende aan te gaan. Meer informatie vindt u in de presentatie van Zaanstad.

Wilt u meer weten over Zaanstad? Neem dan contact op met Lutz Mischke: l.mischke@zaanstad.nl

Oss
Was mobiliteit vroeger ook in de gemeente Oss iets voor ‘kneuzen’, tegenwoordig wordt het gezien als een secundaire arbeidsvoorwaarde. Voor medewerkers is het een recht om aan hun ontwikkeling en mobiliteit te werken. De gemeente Oss ging aan de slag. En met succes. Door middel van inspirerende voorbeelden, maatwerk (iedere medewerker is anders), een goed netwerk (voor het eventueel kunnen plaatsen van medewerkers in een andere organisatie) en leidinggevenden en de OR die het thema dragen binnen de organisatie, kwamen medewerkers in beweging. Maar houd rekening met vragen, verwachtingen en valkuilen. Communicatie is daarom minstens zo belangrijk. Alle tips van Oss vindt u in de presentatie.

Er is een artikel gewijd aan het voorbeeld van Oss. Deze vindt u hier.

Wilt u meer weten over Oss? Dan kunt u contact opnemen met Karin Vos: k.vos@oss.nl

Aalten
In Aalten kregen alle medewerkers in de buitendienst het aanbod een EVC-traject te volgen, als middel om een goed beeld te krijgen van de competenties en als ondersteuning bij het werken in zelfsturende teams. Vanwege het succes is het traject aangeboden aan de hele organisatie, op basis van vrijwilligheid. Een aantal buitendienstmedewerkers is inmiddels bezig het certificaat om te zetten in een erkend diploma. Lees hier alles over de aanpak van gemeente Aalten.

Contactpersoon:  Gert-Jan van Vliet , hoofd afdeling Bestuur & Openbare ruimte, g.vanvliet@aalten.nl

Documentaire Informatie Voorziening (DIV)

Op de afdeling DIV zijn veel veranderingen gaande. Door de digitalisering en het zaakgericht werken,  verandert het werk van de DIV-medewerkers. Digitale archieven vervangen de papieren archieven. Post komt tegenwoordig meestal digitaal de gemeente in en door, en in de nieuwe systemen is de rol van de DIV-medewerker vaak veranderd van uitvoerend naar begeleidend en controlerend. Standaard processen worden gedigitaliseerd, functies verdwijnen, nieuwe functies ontstaan en veel functies veranderen. Dit vraagt om andere competenties van de medewerkers. De gemeente Utrecht, Apeldoorn en Overbetuwe zijn voor deze medewerkers een ontwikkeltraject gestart.

Utrecht
De verhuizing naar het nieuwe kantoor op het centraal station van Utrecht was de aanleiding: bij de gemeente Utrecht ging men zo digitaal als mogelijk werken. Dat zorgde ook voor grote veranderingen bij DIV, waarbij een groot aantal medewerkers boventallig werd verklaard. Bij Utrecht draait alles om de individuele aanpak. Door al deze medewerkers individueel te begeleiden, werd het traject een groot succes. In onderstaand figuur is het traject op een illustratieve manier op papier gezet.

DIV illustratie Utrecht

In het ontwikkelveld werd nagedacht over wat een medewerker kan en wil. Een actieplan ontstaat, met als belangrijke vraag: Waar moet mijn volgende baan of werk aan voldoen? Om op deze manier een nieuwe functie voor de medewerker te vinden die bij hem past en voldoet aan zijn voorwaarden.

Meer weten? Neem contact op met Dick de Maa, tegenwoordig manager Informatievoorziening gemeente Amsterdam, D.de.maa@amsterdam.nl

Tip: lees het artikel uit Binnenlands Bestuur

Apeldoorn
In Apeldoorn werkt men in een platte organisatie: het management bepaalt wat, de medewerker bepaalt hoe. Met de kernwaarden betrokken, uitdagend en slagvaardig, zetten ze deze verandering in. Door met elkaar in gesprek te gaan over verantwoordelijkheden en veranderingen in het werk, creëer je medewerkers die eigen verantwoordelijkheid en regie over hun  loopbaan hebben. Aan de hand van een programma, zorgt Apeldoorn ervoor dat alle medewerkers meegaan in de verandering. Dit programma en andere tips vindt u terug in de presentatie.

Voor meer informatie, kunt u contact opnemen met Martin Jochems, Teammanager Documentaire Informatievoorziening, g.m.jochems@apeldoorn.nl

Overbetuwe
In Overbetuwe maakt men geen gebruik van specifieke instrumenten of aanpakken om de beweging of mobiliteit te stimuleren. De manier van leidinggeven is daarbij van doorslaggevend belang. Met eigen kennis en talenten, het uitgaan van eigen kunnen, zorgen zij er met elkaar voor dat het werk gedaan wordt. Hoe? Door mensen continu vragen te stellen. ‘Hoe zou jij dit aanpakken? Wat denk jij dat de beste oplossing is?’  Door vragen te stellen, stimuleert Overbetuwe de persoonlijke en professionele ontwikkeling van de medewerkers en daarmee die van de organisatie.

Presentatie Overbetuwe (volgt)

Wilt u meer weten? Neem contact op met Jaap van der Heide, teammanager Informatie, j.vanderheide@overbetuwe.nl

Meer over vakmanschap en ontwikkeling

Bij deze zes gemeenten maken een loopbaanoriëntatie, ervaringscertificaat (EVC) en opleidingen deel uit van de aanpak.

Hier vindt u meer informatie over wat EVC voor u kan betekenen. Geïnteresseerd in loopbaanoriëntatie? Verken de mogelijkheden van de TalentSpiegel, Baas in Eigen Loopbaan en introduceerwww.meesterinjewerk.nl aan uw medewerkers.

Voor opleidingen werkten deze gemeenten vaak samen met de opleidingsinstituten SOD (voor DIV), SPA (voor de Buitendienst) en met de NVRD voor het sector plan AMBOR. Via het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid kunnen gemeenten aandacht geven aan het vergroten van de taalvaardigheid van medewerkers. Zo deed Bergen op Zoom dit met een taalakkoord.

Aanbevolen voor u