Hilversum selecteert op basis van competenties in plaats van last in, first out

De gemeente Hilversum is een lerende organisatie, aldus gemeentesecretaris Inge de Vries. Sinds 2006 hebben 120 medewerkers het ontwikkeltraject MOVE gevolgd, aldus Edwin Loermans, OR-voorzitter. Velen hebben daarna een loopbaanstap gemaakt. Of hebben weer plezier in hun huidige baan. MOVE is onderdeel van de bloeiende Hilversum Academie, waar iedereen jaarlijks een cursus volgt, aldus Martin Eijsbouts van P&O. Momenteel reorganiseert Hilversum: een driejarige transformatie naar een slanke, hoogwaardige organisatie. Men selecteert op basis van competenties in plaats van last in, first out. Dit lukt omdat leidinggevenden open praten met boventalligen, die tijd en steun krijgen om nieuw werk te vinden.

O&M activiteiten gemeente Hilversum

Na een eerdere reorganisatie, in 2005, introduceerde Hilversum het ontwikkeltraject MOVE: een acronym voor Motiveren, Overtuigen, Veranderen en Evalueren, aldus Edwin Loermans, OR-voorzitter en ex-‘MOVER’. Elke letter van MOVE staat voor twee dagen training met huiswerkopdrachten. Bij iedereen treden confronterende ‘breekmomenten’ op, waardoor men zich intensief op werk en loopbaan gaat oriënteren. Vaak volgt daarop een loopbaanstap, of worden mensen opnieuw ‘verliefd’ op hun huidige baan, zoals een buitengewoon opsporingsambtenaar in de groep van afdelingshoofd Maarten Frenk: ‘Toen ik deze afdeling ging leiden, was het een verwaarloosde groep. Een aantal van hen heb ik naar MOVE gestuurd. Daardoor konden ze een verleden van ruzie maken afsluiten.’ Sinds 2006 hebben 6×20 medewerkers, dus totaal 120, MOVE gevolgd, waardoor een positieve impact op de organisatie merkbaar is. Oriënteren doen velen ook dankzij de wijze waarop Hilversum momenteel reorganiseert: een driejarige transformatie, waarbij men mensen op competenties selecteert in plaats van last in, first out. Dit lukt omdat leidinggevenden open praten met boventalligen, die tijd en steun krijgen om nieuw werk te vinden. Er zijn, naast MOVE, vele manieren waarop mensen leren, dankzij de Hilversum Academie, die op vraaggestuurde wijze vele, ook kort-en-krachtige, leermogelijkheden biedt. Iedereen volgt elk jaar een cursus naar behoefte, bijvoorbeeld over politieke sensitiviteit of creatief denken. Soms geven medewerkers zelf cursussen via de Hilversum Academie. Zo hebben twee juristen hun collega’s verteld over het nieuwe procesrecht bij de Rechtbank. Hilversum besteedt het dubbele van wat normaal is aan scholing, omdat de samenleving andere manieren van werken vraagt: minder nota’s schrijven, meer faciliteren van een zelfredzame samenleving. Een voorbeeld: Hilversum moet bezuinigen op cultuur. In plaats van zelf een nota schrijven, vraagt men aan culturele instellingen hoe zij zelf denken 8 ton te kunnen bezuinigen. Deze werkwijze vergt andere competenties. Dankzij MOVE en de huidige reorganisatie zijn velen bezig met baan zoeken en een loopbaanstap maken. Dit is geen doel op zich, maar een uitvloeisel van de lerende organisatie, waarin van medewerkers verwacht wordt dat ze hun loopbaan zelf sturen.

Waartoe leiden de O&M activiteiten van de gemeente Hilversum?

Vooral de eerste lichting MOVERS heeft veel, ook externe, loopbaanstappen gezet. Zoals een museummedewerkster die meer met kindereducatie wou doen, en nu in een museum in een andere gemeente werkt die daar vol op inzet, een fraai loopbaansucces. Voor alle MOVERS geldt dat het fraaie ‘visitekaartjes’ voor de Gemeente Hilversum zijn, aldus Martin Eijsbouts van P&O. Maarten Frenk, hoofd afdeling Vergunningen en Handhaven, merkt dat de lerende organisatie, waar medewerkers ruimte krijgen om binnen kaders hun werk zelf in te vullen, vruchten afwerpt voor inzetbaarheid: ‘Medewerkers handelen nu meer dan vroeger als professional, met veel verantwoordelijkheidsgevoel, dankzij leidinggevenden die coachen en faciliteren. Een voorbeeld is de manier waarop fietsoverlast is bestreden. In plaats van medewerkers werkinstructies te geven, vroeg de leiding: ‘Hoe zorgen we dat de fietsoverlast vóór een bepaalde datum is opgelost?’. Medewerkers bedachten zelf plannen en realiseerden resultaten: de pleinen zijn nu schoon. Dat maakt medewerkers trots en bevlogen. Ook MOVE draagt bij aan deze nieuwe houding van medewerkers, want biedt medewerkers zicht op sterke en zwakke punten, wat hun vakmanschap ten goede komt. Verzuim en ongewenst verloop zijn dan ook laag.

Gemeente Hilversum praktijkverhaalOp de foto: Martin Eijsbouts (senior medewerker P&O), Edwin Loermans (voorzitter CRG[OR]), Maarten Frenk (hoofd afdeling V&H) en Inge de Vries (gemeentesecretaris).

Wat ligt ten grondslag aan de O&M-praktijken van de gemeente Hilversum?

Gemeentesecretaris Inge de Vries omschrijft de strategie van Hilversum: een lerende organisatie, die slank en hoogwaardig is en inspeelt op wat de samenleving vraagt: minder nota’s, meer faciliteren van een zelfredzame samenleving. Daarin past een meedenkende ondernemingsraad: MZ Samen. De attitude van de organisatie en veel van haar leidinggevenden, waaronder Maarten Frenk, is om medewerkers richting en ruimte te geven: binnen kaders geven zij zelf hun werkzaamheden vorm. Daar hoort bij dat medewerkers vertrouwen krijgen, dankzij open gesprekken. Want dan hoef je je niet ‘suf te verantwoorden over prestatie-indicatoren, maar stuur je op effecten van wat medewerkers doen’, aldus Inge de Vries. Een directe aanleiding voor MOVE en in mindere mate ook de Hilversum Academie en de huidige wijze van reorganiseren, was de reorganisatie in 2005. Toen al werd duidelijk dat de gemeente toe wil naar een slanke, hoogwaardige organisatie, waarin medewerkers projectmatig werken. Demografische factoren vormen geen aanleiding voor ontwikkelings- en mobiliteitsactiviteiten; een samenleving die andere eisen stelt, in combinatie met bezuinigingen, wel.

Engelen en beren

Dat Hilversum een lerende organisatie is, die bovengemiddeld investeert in leren en ontwikkelen, komt mede omdat de lokale politiek het belang van een lerende organisatie inziet en daarvoor ook de nodige middelen ter beschikking stelt; dit is de eerste engel. De reorganisatie of beter langjarige transformatie richting een slanke, hoogwaardige organisatie is een tweede. Die vormt een combinatie van dwang en verleiding waardoor mensen in beweging komen. Coachend leiderschap is een derde: Maarten Frenk en veel leidinggevenden met hem brengen dit in praktijk. Een vierde engel is dat Hilversum medewerkers perspectief biedt, zelfs als er in de gemeente geen plek meer voor hen is. Dan krijgen mensen ruimte en steun om nieuw werk te vinden. Een beer is dat her en der nog onvolwassen arbeidsrelaties zijn, met medewerkers die soms weerstand tegen veranderingen hebben en leidinggevenden die zaken willen opleggen. Een inmiddels overwonnen beer bij MOVE is dat in vorige lichtingen medewerkers gestuurd werden in plaats van vrijwillig deelnamen. In die gevallen pakte MOVE minder goed uit.

Reflectie van de onderzoekers

Mede dankzij de kleine omvang van de gemeente Hilversum en een bevlogen gemeentesecretaris, slaagt deze organisatie erin om een lerende organisatie te zijn, met volop tijd, geld en ruimte om te leren en waar medewerkers een bijzonder traject als MOVE, evenals vele andere cursussen, kunnen volgen. Ook toont de gemeente lef door niet op basis van last in, first out, maar op basis van geschiktheid te reorganiseren. Dat lukt alleen als organisaties de tijd nemen om te reorganiseren en de medezeggenschap daar volop bij betrekken.

Kengetallen gemeente Hilversum

  • Hilversum: 85.539 inwoners
  • 565 fte / 627 medewerkers : 297 vrouwen en 330 mannen (per 1 juli 2012)
  • Gemiddelde leeftijd: 47,5 jaar (per 1 juli 2012)
  • Verdeling medewerkers over schalen : 3-5 = 3,03% / 6-8 = 34,29%, 9-11a = 51,68%, 12 en hoger = 11,00% (per 1 juli 2012)
  • Ziekteverzuim: 2008 = 5,32%, 2009 = 6,50%, 2010 = 5,91%, 2011 = 4,88% (per 31 december van het betreffende jaar)
  • Gemiddelde duur dienstverband: 14,69 jaar (per 1 juli 2012)
  • Opleidingsbudget (concernbudget): 1.150 euro (afgerond) per fte.

Serie fraaie voorbeelden Ontwikkeling en Mobiliteit

Dit praktijkverhaal is onderdeel van een serie fraaie voorbeelden op het gebied van Ontwikkeling en Mobiliteit. De serie is uitgevoerd door Factor Vijf in opdracht van het A+O fonds Gemeenten en gebundeld in de publicatie ‘Zo kan het ook!’. De fotografie is verzorgd door Kees Winkelman.

Aanbevolen voor u