Benchmark: Onzekerheid is een belemmering

In de strategische personeelsplanning (SPP) benchmark uit de personeelsmonitor wordt door veel gemeenten aangegeven dat ‘onzekerheid over de toekomst belemmerend werkt. Dat is logisch want alleen als je weet welke kant het met de gemeente opgaat, kun je iets zeggen over de competenties en vaardigheden die je in de toekomst nodig zult hebben. Een toekomstbeeld is dus een cruciaal ingrediënt van succesvolle strategische personeelsplanning.
Niet in alle gemeenten ligt een panklare toekomstvisie klaar die kan helpen bij het realiseren van een strategisch personeelsplan.

Goed Gesprek met Management

Dat het ontbreken van een “Visie Gemeente X” geen belemmering hoeft te zijn bleek ook tijdens de SPP Inspiratiemiddag op 14 juli 2014. Zowel Ede als Deventer lieten in hun bijdrage zien dat ze werken met compacte analyses per afdeling/directie. Met een korte vragenlijst gaan HR adviseurs van de gemeente in gesprek met managers om hen zèlf te laten nadenken over de toekomst van haar/zijn afdeling en de gevolgen die dat heeft voor de bezetting.
In beide gemeenten is deze aanpak zeer succesvol gebleken om:

  1. Het management te betrekken bij Strategische Personeelsplanning;
  2. Zicht te krijgen op relevante toekomstige ontwikkelingen;
  3. Voortgang te boeken bij SPP.

Wat verder opviel is dat Ede en Deventer (en ook Heerhugowaard) de tijdshorizon beperkt houden. Drie tot vijf jaar vooruitkijken is in eerste instantie genoeg.

Tien Vragen in Ede

De tien vragen die Ede gebruikt in de gesprekken over SPP tussen HR adviseur en management:

  1. Wat is de omvang van de reguliere personeelsformatie en de feitelijke personele bezetting van jouw afdeling?
  2. Als je eens door de oogharen kijkt hoeveel medewerkers zou je typeren als ‘problem childs’ (medewerkers met gering doorgroeipotentieel en met structureel lage/ onvoldoende prestaties)?
  3. Als je eens door de oogharen kijkt hoeveel medewerkers zou je typeren als ‘rising stars’ (talenten met hoog doorgroeipotentieel en structureel goede prestaties)?
  4. Kun je aangeven wat qua personeelsformatie naar verwachting (best guess) de kwantitatieve gevolgen zijn van de door de directie aangegeven ontwikkelingen 2013, 2014 en 2015?
  5. Wat zijn voor jou andere belangrijke relevante ontwikkelingen (intern of extern) die aanwijsbare gevolgen hebben voor de kwantitatieve opbouw van de personeels-formatie van jouw afdeling. Wat zijn daarvan de formatieve gevolgen in 2013, 2014 en 2015? N.B. kijk uit voor doublures!
  6. Welke gevolgen hebben naar verwachting (best guess) de aangegeven ontwikkelingen (4 en 5) voor de kwalitatieve personeelsformatie in 2015?
  7. Kun je aangeven welke natuurlijke uitstroom (aantal fte’s) is te verwachten in de periode 2013 tot en met 2015?
  8. Kun je aangeven welke vrijwillige uitstroom (aantal fte) is te verwachten in de periode 2013 tot en met 2015? Kijk eens terug naar de afgelopen jaren en extrapoleer.
  9. Wat is voor jou de ideale organisatievorm van jouw afdeling? Denk bijvoorbeeld aan de verhouding vast/flex, uitbesteden en zelf doen.
  10. Zijn we voor jou nog ander zaken die van invloed zijn op SPP?

Ontwikkelplan in Deventer

In de gemeente Deventer gebruikt men een zelfde soort checklist in het gesprek tussen HR Adviseur en managers over het Ontwikkelplan. In het ontwikkelplan geeft een teammanager aan hoe omgegaan wordt met ontwikkelingen binnen het team en welke maatregelen nodig zijn om die te realiseren.

De Tien vragen voor het Ontwikkelplan van Deventer

Talent Behoud Matrix

In aanvulling op de vragen twee en drie van de gemeente Ede (en vraag 6 van Deventer) is in dit verband mogelijk de “Talent Vasthouden Matrix” van Randstad interessant. Dat is een eenvoudige matrix waarin het potentieel van medewerkers kan worden beoordeeld.

SPP Matrix

Aanbevolen voor u