De maatschappij is voortdurend in beweging en gemeentelijke organisaties moeten blijven innoveren om mee te bewegen. De afgelopen jaren heeft A&O fonds gewerkt met 3-2-1-Co!: het innovatie laboratorium. We werkten daarbij met gemeenten aan projecten van morgen door ze te helpen om hun ideeën te vertalen naar de praktijk.
Wat is 3-2-1-Co!?
Als het gaat om vernieuwende ideeën blijken gemeenten zeer actief. De uitdaging zit 'm in de vertaling van deze ideeën naar de praktijk. Bij 3-2-1-Co! zochten we samen met een gemeente uit wat werkt. Tijdens drie bijeenkomsten gingen professionals van verschillende gemeenten aan de slag. We werkten daarin samen met Ynnovate.
Duurzame inzetbaarheid
In 2020 hebben gemeenten gekozen voor het thema 'Duurzame inzetbaarheid'.
De deelnemende gemeenten
De volgende vier gemeenten (Den Haag, Den Helder, Deventer en Het Hogeland) zijn ieder met hun eigen ideeteam aan de slag gegaan rondom het thema duurzame inzetbaarheid. Iedere gemeente met zijn eigen vraagstuk.
- Den Haag richtte zich op generatie Y (jonge medewerkers) die hun energie verliezen doordat ze binnen de organisatie tegen muren aanlopen van procedures en bureaucratie. Hierdoor verlaten ze vaak snel de organisatie en maken ze niet de grootst mogelijke impact met hun nieuwe ideeën en frisse blikken.
- Den Helder: Hoe zorgen we ervoor dat zowel teamcoaches als medewerkers verantwoordelijkheid nemen om lang actief te zijn en een bijdrage te blijven leveren aan de organisatie.
- Deventer: Duurzame inzetbaarheid van medewerkers rond de 60 jaar.
- Het Hogeland: Hoe maken we aan medewerkers duidelijk wat duurzame inzetbaarheid eigenlijk is.
Ynnovate-methode
Naast de vier deelnemende gemeenten - elk met een ideeteam van vijf medewerkers - namen er ook enthousiaste meedenkers deel aan 3-2-1-Co!.
We gingen aan de slag volgens de Ynnovate-methode. Een methodiek die je in een aantal stappen meeneemt in de concrete aanpak van een innovatieproces. Er wordt gebruik gemaakt van creatieve technieken, die zowel leiden tot veel energie en plezier, als tot een snel en goed resultaat. De frisse meedenkers zijn daarbij ontzettend belangrijk! Die leren je op een andere manier naar je vraagstuk kijken en helpen je buiten jouw gebaande paden te treden. Dat levert nieuwe oplossingen!
Wat we willen bereiken met 3-2-1-Co!?
Eén van de taken van het A&O fonds is het stimuleren van innovatie bij gemeenten. Met 3-2-1-Co! hebben we vernieuwende projecten opgestart rond belangrijke vraagstukken in de gemeentelijke sector. Voor de deelnemende gemeente leverde dit een levensvatbaar project op voor een actueel vraagstuk. Voor de sector levert 3-2-1-Co! innovatieve en inspirerende oplossingen voor vraagstukken waar veel gemeenten mee te maken hebben. Tegelijkertijd biedt de werkwijze in het 3-2-1-Co! laboratorium de kans om kennis te maken met innovatieve werkvormen die ook op andere vraagstukken ingezet kunnen worden.
Wil je meer weten over de projecten van Den Haag, Den Helder, Deventer en Het Hogeland? Lees dan verder op de volgende tab: praktijkverhalen.
Projectleider Fred Jansen vertelt in onderstaande video wat we met het project 3-2-1-Co! beogen.
Subsidie en Expertise
Heb je een mooi projectidee en wil je meer weten over subsidies en expertise? Kijk dan op de knop: Dat wil ik ook!
Hier vind je uiteenlopende verhalen van ervaringsdeskundigen met het innovatielab 3-2-1-Co!
Eveline Vat van A&O fonds Gemeenten ging (digitaal) langs bij de deelnemers aan 3-2-1-Co! om te vragen hoe het nu gaat én om hen ter inspiratie het boek Let's Ynnovate te geven om hen verder te helpen op de ingeslagen weg.
Maarten Proost, Het Hogeland
Maarten Proost, HR-adviseur van gemeente Het Hogeland vertelt over deelname aan het 3-2-1-Co! traject. “Aanleiding om deel te nemen aan 3-2-1-Co! was dat we serieus werk wilden maken van duurzame inzetbaarheid. De uitnodiging om met meerdere gemeenten over dit thema te sparren en samen inhoud te geven aan duurzame inzetbaarheid maakte ons enthousiast.”
Deelname aan 3-2-1-Co! heeft ons naast een aantal goede ideeën ook een veel bredere kijk op duurzame inzetbaarheid opgeleverd.
Geleerde lessen
“Ynnovate heeft de stappen in het creatieve proces nauwkeurig uitgedacht. Het proces zit zodanig goed in elkaar dat het zeker tot resultaat leidt”, aldus Maarten. “De tussentijdse interviews met medewerkers in de eigen organisatie waren verhelderend. Medewerkers gaven aan niet te weten wat duurzame inzetbaarheid inhield. Dit creatieve proces gaan we toepassen om meer ideeën uit te werken.“
Het Hogeland neemt een aantal geleerde lessen mee:
- Creatief denken
- Stel je oordeel uit
- Ideeënkillers identificeren
Wat is de volgende stap?
“Onze uitdaging zit in duurzame inzetbaarheid tussen de oren van de medewerkers krijgen. Het 3-2-1-Co! traject heeft ons oplossingen opgeleverd die we de komende tijd verder gaan uitwerken en inzetten. We gaan in ieder geval aan de slag met een aantal 21 dagen ‘challenges’ en daarnaast gaan we onderzoeken hoe we technische middelen zoals een VR-bril kunnen inzetten. Over een half jaar hebben we ons programma ‘Vitaal blij!(ven) werken in Het Hogeland’ uitgerold. De meeste medewerkers weten wat we aanbieden en doen mee aan het programma. Om daar te komen organiseren we onder andere workshops, een vitaliteitscan en zetten we preventiecoaches in.”
Geslaagd
“Voor ons is het project geslaagd als over twee jaar alle medewerkers duurzame inzetbaarheid tussen de oren hebben. Dat betekent dat ze de content over dit thema op ons intranet lezen, meegedaan hebben aan de vitaliteitscan, een workshop of een challenge én dat duurzame inzetbaarheid bewust ‘be- en geleefd’ wordt door 80% van de medewerkers.”
Meer weten?
Wil je meer weten over de aanpak van Het Hogeland? Neem dan contact op met Maarten via m.proost@hethogeland.nl.
Eva Rodenburg van den Brom, Den Haag
Eva Rodenburg vertelt: “De aanleiding om deel te nemen aan het 3-2-1-Co! traject was de uitkomsten van ons eigen onderzoek naar de veerkracht van jonge collega’s. Jongeren raken snel uitgeput binnen de gemeente of verlaten de gemeente. Bij de gemeente is het besef dat er geïnvesteerd moet worden in deze generatie om ze te binden, boeien en laten bloeien.”
Impact maken is één van de energiegevers voor jongeren.
Geleerde lessen
“Het doel is om jongeren meer impact te laten maken in de organisatie. Impact maken is één van de energiegevers voor jongeren. De methodiek van Ynnovate om naar dit doel toe te werken, vind ik heel waardevol. Net als het samenwerken met de doelgroep. We zijn met elkaar aan de slag gegaan en de ideeën blijven zich verder ontwikkelen.”
Volgende stap
“We zijn volop bezig, samen met de doelgroep, met het verder doorontwikkelen van de oplossingen die uit het 3-2-1-Co! traject zijn voortgekomen. Waaronder een bingokaart en een discovloer die we graag in het nieuwe huisvestingsconcept willen meenemen.
Geslaagd
“Het project is geslaagd wanneer duurzame inzetbaarheid van jongere collega’s door andere collega’s wordt omarmt en als jonge collega’s hier zelf leiderschap in tonen. En het zou mooi zijn wanneer ik straks van collega’s een bingokaart krijg om te gebruiken. Zo van ‘die bingokaart is zo leuk, die zou jij ook eens moeten gebruiken’…”
Meer weten?
Wil je meer weten over de aanpak van Den Haag? Neem dan contact op met Eva via eva.rodenburg@denhaag.nl.
Irma Vermeulen, Deventer
Irma Vermeulen, Verandermanager Gemeente Deventer, vertelt: “We hebben een vraagstuk op duurzame inzetbaarheid van medewerkers die de 60 inzicht hebben of gepasseerd hebben. Veel van deze medewerkers, die hartstikke veel kennis hebben, kunnen of willen niet allemaal mee in het tempo maar zijn wel van onschatbare waarde voor onze organisatie. Hoe kunnen we nu een win-win creëren voor medewerker en organisatie? We hebben goede ervaringen met eerdere 3-2-1-Co! edities en daarom was dit jaar meedoen voor ons 1 + 1 = 3.”
We hebben geleerd om onze managers eerder in het proces een actievere rol te geven om een ‘P&O feestje’ te voorkomen.
Geleerde lessen
“Van te voren hadden we een andere aanpak bedacht dan dat nu uit de deelname aan het traject is komen rollen. Dat komt mede door input van collega’s, andere inzichten en een kritisch geluid. Ook hebben we geleerd om onze managers eerder in het proces een actievere rol te geven om een ‘P&O feestje’ te voorkomen. Verder heeft testen met een testpanel ons veel opgeleverd.”
De volgende stap
“We gaan aan de slag met een ontwikkelprogramma en we onderzoeken nog de mogelijkheden voor jobcarving. Dit gaan we de komende tijd verder uitwerken en intern aanscherpen met zowel managers als medewerkers.”
Geslaagd
“Voor mij is het project geslaagd als over een half jaar wordt gestart met de implementatie van het programma en de eerste mensen gebruik kunnen maken van de mogelijkheden die we ze gaan bieden om blij en fit aan het werk te blijven.”
Meer weten?
Wil je meer weten over de aanpak van Deventer? Neem dan contact op met Irma via imf.vermeulen@deventer.nl.
Leila van Zaal, Den Helder
Leila van Zaal vertelt: “We hebben al een aantal jaar beleid op duurzame inzetbaarheid. Er zijn zoveel instrumenten in beschreven en toch merkten we dat deze instrumenten best onbekend zijn in de organisatie en niet altijd worden gebruikt. Terwijl we er voor ons gevoel heel veel over communiceerden.
We konden zelf onze ‘blinde vlek’ niet goed vinden en waren erg op zoek naar hoe we onze medewerkers konden helpen om het wel zo onder de aandacht te brengen dat het voor effect zou zorgen. Dat medewerkers zelf hun keuzes kunnen maken op duurzame inzetbaarheid omdat ze weten wat het inhoudt, wat zij nodig hebben en welke tools er zijn. Dat past ook beter bij onze organisatievisie waarin we medewerkers veel meer eigen regie geven.”
Met onze activiteiten laten we zien dat iets doen aan duurzame inzetbaarheid niet groot en ingewikkeld hoeft te zijn. Kleine activiteiten zijn ook al goed.
“Het jaar 2020 was onze ambitie om echt iets te doen aan duurzame inzetbaarheid. De oproep van 3-2-1 Co kwam daarom als geroepen. Met een frisse blik, experts en andere collega’s aan de slag. Dat zou wel echt verschil kunnen maken! Het zorgde er ook voor dat er een stok achter de deur was, want zodra deze trein zou rijden, zou hij niet meer stoppen.”
Geleerde lessen
“We hebben gemerkt dat het echt belangrijk is om te zorgen dat de techniek op orde is bij digitale sessies. Dat kan zo’n verschil maken! Verder is het belangrijk om goed te kijken hoe het met een ieder gaat in de groep. Een mooie bijkomstigheid is ook dat meer mensen nu bekend zijn met de Ynnovate-werkwijze, dat maakt het makkelijker om vaker met deze methoden aan de slag te gaan.”
Na de eerste dag waren we niet tevreden met de uitkomst van de sessie. Het was best lastig om dat toe te geven, net als de keuze om de dag opnieuw te doen. Vooral het delen met de collega’s die ons zo geholpen hadden vonden we lastig. We zijn daarin heel open geweest en hebben gedeeld waar we tegenaan liepen. Daar kregen we fijne reacties op! Door de dag opnieuw te doen kregen we de energie terug in het project, er ontstonden goede ideeen en we hadden een uitkomst die nu wel aansloot bij de vraag. Wat we hieruit meenemen is dat het goed is om kritisch te blijven en durven opnieuw te beginnen. En hierover open communiceren. Kortom: het mislukt niet, het gaat hooguit anders dan verwacht!”
“Tot slot is onze tip: zorg voor breed draagvlak bij het management. Los van budget heb je hen ook hard nodig als ambassadeurs in de organisatie.”
Wat is de volgende stap?
“We bespreken op dit moment zo smart mogelijk wat er allemaal moet gebeuren. We gaan voor die verschillende activiteiten ook collega’s vragen om te helpen. Zo snijdt het mes aan twee kanten: er worden meer collega’s betrokken én we maken gebruik van de kwaliteiten en energie die mensen willen inzetten. Dat alleen al is bezig zijn met duurzame inzetbaarheid.”
“Verder vragen we raad bij organisaties die al ervaring hebben met soortgelijke projecten. Zo hebben we met jullie, A&O fonds Gemeenten, gesproken en krijgen we binnenkort de ervaringen van Den Haag te horen.”
Geslaagd
“Ik zou het heel mooi vinden als zo’n 20% van ons personeel deelneemt aan de twee projecten. Dan hebben ruim 100 mensen echt die keuze gemaakt om een activiteit in het kader van duurzame inzetbaarheid te doen!”
Meer weten?
Wil je meer weten over de aanpak van Den Helder? Neem dan contact op met Leila via l.van.zaal@denhelder.nl.
Praktijkervaringen uit Lochem
Met 3-2-1 Co! hielpen we gemeenten om hun ideeën te vertalen naar de praktijk. Zo ook de gemeente Lochem met hun vraagstuk: Hoe kunnen we zorgen dat de organisatie bruist van de mogelijkheden om talenten in te zetten? Met behulp van 3-2-1-Co! is de app Tinder for Talent bedacht. Projectleiders Friso Veltkamp en Astrid Tai vertellen op het A&O fondsen Festival 2020 over deze app waarbij vraag naar en aanbod van talent samenkomt.
