De fases

De ontwikkelde toolkit bestaat uit een aantal fases met daarbij verschillende stappen die je kunt ondernemen om het Generatiepact voor jouw gemeente te implementeren. Per fase zie je welke stappen er te nemen zijn. Veelal draait het om het maken van keuzes. De tools helpen je daarbij. Ze bieden alle informatie om met elkaar in gesprek te gaan en onderbouwde, bewuste keuzes te maken.

Het resultaat van jullie keuzes leg je vast in een regeling. Een handreiking voor een regeling met een complete tekst zorgt ervoor dat je niets kunt overslaan.

Stappenplan

FASE 1
Initiatie
Een goed begin is het halve werk. Of jouw organisatie baat heeft bij een Generatiepact hangt helemaal af van de situatie in jullie gemeente. In deze fase ga je informatie verzamelen. Je spreekt met elkaar over de wenselijkheid van een Generatiepact op basis van feiten, cijfers, ervaring van anderen en argumenten die voor jullie waardevol zijn. Misschien kom je tot een intentieverklaring.
  • Stap 1: Onderzoek de behoefte aan een generatiepact

    Probeer inzicht te krijgen in de behoefte onder medewerkers en managers d.m.v. bijvoorbeeld: enquêtes en het organiseren van themabijeenkomsten.

    FACTSHEET
    Rollen, taken en wijze van samenwerken van HR, Werknemersorganisaties, OR en bestuurders

    Deze factsheet beschrijft de taakverdeling en praktische werkwijze op basis van rollen, taken en wijze van samenwerken tussen HR-adviseurs, GO-leden, OR-leden en bestuurders. Het doel van de factsheet is duidelijkheid te geven over de verschillende rollen in dit proces.

    FACTSHEET
    Vraag en antwoord - argumentatie Generatiepact

    Rondom het generatiepact leven veel vragen bij HRM-adviseurs, bestuurders en OR-leden. De meest voorkomende hebben we bij elkaar gebracht en voorzien van een antwoordsuggestie.

    STAPPENPLAN
    Dialoogroute 1: Bedoeling van het Generatiepact (organisatie)

    Een generatiepact sluit je af met het oog op jongere medewerkers én voor de oudere collega’s. Je hebt er vertrouwen in dat een Generatiepact kan bijdragen aan een vitale, toekomstbestendige organisatie en werkplek. Het Generatiepact raakt alle medewerkers direct, er zijn dus veel belangen mee gemoeid.

    Om goed zicht te krijgen op wat de belangen, verlangens en dilemma’s zijn, helpt het om ‘een stukje te lopen in de schoenen van de ander’. De dialoogroutes helpen daarbij. Je kunt ze doornemen, met elkaar bespreken, kijken of de beschreven route voor jou herkenbaar is of gebruiken als input voor presentaties aan én raadpleging van medewerkers. Vul ze aan, verander, schrap wat je niet aanspreekt, als het maar helpt om helder te krijgen wat voor jullie écht belangrijk is.

    STAPPENPLAN
    Dialoogroute 2: Bedoeling van het Generatiepact (medewerker)

    Een generatiepact sluit je af met het oog op jongere medewerkers én voor de oudere collega’s. Je hebt er vertrouwen in dat een Generatiepact kan bijdragen aan een vitale, toekomstbestendige organisatie en werkplek. Het Generatiepact raakt alle medewerkers direct, er zijn dus veel belangen mee gemoeid.

    Om goed zicht te krijgen op wat de belangen, verlangens en dilemma’s zijn, helpt het om ‘een stukje te lopen in de schoenen van de ander’. De dialoogroutes helpen daarbij. Je kunt ze doornemen, met elkaar bespreken, kijken of de beschreven route voor jou herkenbaar is of gebruiken als input voor presentaties aan én raadpleging van medewerkers. Vul ze aan, verander, schrap wat je niet aanspreekt, als het maar helpt om helder te krijgen wat voor jullie écht belangrijk is.

    STAPPENPLAN
    Dialoogroute 3: Ik sta achter het Generatiepact (organisatie)

    Een generatiepact sluit je af met het oog op jongere medewerkers én voor de oudere collega’s. Je hebt er vertrouwen in dat een Generatiepact kan bijdragen aan een vitale, toekomstbestendige organisatie en werkplek. Het Generatiepact raakt alle medewerkers direct, er zijn dus veel belangen mee gemoeid.

    Om goed zicht te krijgen op wat de belangen, verlangens en dilemma’s zijn, helpt het om ‘een stukje te lopen in de schoenen van de ander’. De dialoogroutes helpen daarbij. Je kunt ze doornemen, met elkaar bespreken, kijken of de beschreven route voor jou herkenbaar is of gebruiken als input voor presentaties aan én raadpleging van medewerkers. Vul ze aan, verander, schrap wat je niet aanspreekt, als het maar helpt om helder te krijgen wat voor jullie écht belangrijk is.

    STAPPENPLAN
    Dialoogroute 4: Ik sta achter het Generatiepact (medewerker)

    Een generatiepact sluit je af met het oog op jongere medewerkers én voor de oudere collega’s. Je hebt er vertrouwen in dat een Generatiepact kan bijdragen aan een vitale, toekomstbestendige organisatie en werkplek. Het Generatiepact raakt alle medewerkers direct, er zijn dus veel belangen mee gemoeid.

    Om goed zicht te krijgen op wat de belangen, verlangens en dilemma’s zijn, helpt het om ‘een stukje te lopen in de schoenen van de ander’. De dialoogroutes helpen daarbij. Je kunt ze doornemen, met elkaar bespreken, kijken of de beschreven route voor jou herkenbaar is of gebruiken als input voor presentaties aan én raadpleging van medewerkers. Vul ze aan, verander, schrap wat je niet aanspreekt, als het maar helpt om helder te krijgen wat voor jullie écht belangrijk is.

    STAPPENPLAN
    Dialoogroute 5: Duurzame inzetbaarheid (medewerker)

    Een generatiepact sluit je af met het oog op jongere medewerkers én voor de oudere collega’s. Je hebt er vertrouwen in dat een Generatiepact kan bijdragen aan een vitale, toekomstbestendige organisatie en werkplek. Het Generatiepact raakt alle medewerkers direct, er zijn dus veel belangen mee gemoeid.

    Om goed zicht te krijgen op wat de belangen, verlangens en dilemma’s zijn, helpt het om ‘een stukje te lopen in de schoenen van de ander’. De dialoogroutes helpen daarbij. Je kunt ze doornemen, met elkaar bespreken, kijken of de beschreven route voor jou herkenbaar is of gebruiken als input voor presentaties aan én raadpleging van medewerkers. Vul ze aan, verander, schrap wat je niet aanspreekt, als het maar helpt om helder te krijgen wat voor jullie écht belangrijk is.

    STAPPENPLAN
    Dialoogroute 6: Financieel (medewerker)

    Een generatiepact sluit je af met het oog op jongere medewerkers én voor de oudere collega’s. Je hebt er vertrouwen in dat een Generatiepact kan bijdragen aan een vitale, toekomstbestendige organisatie en werkplek. Het Generatiepact raakt alle medewerkers direct, er zijn dus veel belangen mee gemoeid.

    Om goed zicht te krijgen op wat de belangen, verlangens en dilemma’s zijn, helpt het om ‘een stukje te lopen in de schoenen van de ander’. De dialoogroutes helpen daarbij. Je kunt ze doornemen, met elkaar bespreken, kijken of de beschreven route voor jou herkenbaar is of gebruiken als input voor presentaties aan én raadpleging van medewerkers. Vul ze aan, verander, schrap wat je niet aanspreekt, als het maar helpt om helder te krijgen wat voor jullie écht belangrijk is.

    FACTSHEET
    Rol van de OR in de Initiatiefase

    Hoewel het samenstellen van een Generatiepact grotendeels aan de GO-tafel plaatsvindt, kan de OR wel degelijk een belangrijke rol vervullen bij het agenderen van het onderwerp. In deze factsheet lees je meer.

  • Stap 2: Verzamel feiten en cijfers

    Verzamel kwantitatieve en kwalitatieve informatie. Denk bijvoorbeeld aan leeftijdsopbouw van het personeel, ziekteverzuim bij verschillende leeftijdsgroepen, vitaliteit, duurzame inzetbaarheid, behoefte aan veranderkracht, invulling van taakstellingen of competentieontwikkelingen. Informatie uit SPP is natuurlijk helemaal nuttig.

    CHECKLIST
    Inzicht in lokale situatie en argumenten

    De keuze voor een Generatiepact vraagt om stevig bestuurlijk draagvlak, gebaseerd op de specifieke situatie in jouw gemeente. Op welke manier je een generatiepact wil inrichten hangt nauw samen met de situatie in jouw organisatie. Het is daarom belangrijk dat je betrouwbare en actuele gegevens verzamelt, waarop je je keuzes en adviezen kunt baseren. Deze checklist geeft suggesties voor relevante informatie.

  • Stap 3: Bekijk hoe een generatiepact kan bijdragen aan de doelen van het strategisch HR-beleid

    Onderzoek de relatie met andere onderdelen van het strategisch HR beleid. Kijk hoe een generatiepact een onderdeel kan zijn van een breder pakket aan afspraken.

  • Stap 4: Onderzoek het draagvlak in de organisatie voor een generatiepact

    Betrek vroegtijdig (vertegenwoordigers van) alle betrokkenen: managers, medewerkers van alle leeftijden, bestuurders en de politiek. En besteed aandacht aan de beeldvorming over het generatiepact, de behoeften van verschillende betrokkenen en manage de verwachtingen.

  • Stap 5: Stel een elevator pitch samen

    Haal de juiste argumenten voor de juiste doelgroep op. What is in it for them?

  • Stap 6: Stel een businesscase op

    Bepaal o.b.v. de resultaten van fase 1 welke doelstellingen worden nagestreefd met de invoering van het Generatiepact. Onderbouw het met feiten, cijfers én euro's.

  • Stap 7: Generatiepactonderzoek: ja of nee?

    Stel met elkaar vast of er voldoende basis is om de mogelijkheden voor een generatiepact verder te onderzoeken. Zo ja? Leg het vast in bijvoorbeeld een intentieverklaring en begin aan fase 2!

FASE 2
Ontwerp
In de Initiatiefase werd duidelijk wat de bijdrage van een Generatiepact aan de strategische (HR)doelen van jullie organisatie moet zijn. In de volgende stappen bepaal je op hoofdlijnen de keuzes voor jullie Generatiepact. Zo werk je toe naar een principe-afspraak.
  • Stap 1: Verdeel de rollen en taken

    Stel een team samen en spreek met elkaar af wie wat doet. Houdt hierbij rekening met interesses, talenten en bevoegdheden.

    Tip: Check met elkaar of je als team een heldere opdracht hebt, waar iedereen mee uit de voeten kan.

    FACTSHEET
    Rollen, taken en wijze van samenwerken van HR, Werknemersorganisaties, OR en bestuurders

    Deze factsheet beschrijft de taakverdeling en praktische werkwijze op basis van rollen, taken en wijze van samenwerken tussen HR-adviseurs, GO-leden, OR-leden en bestuurders. Het doel van de factsheet is duidelijkheid te geven over de verschillende rollen in dit proces.

     

  • Stap 2: Benoem de uitgangspunten van de gewenste regeling

    Deze stap bestaat uit een aantal onderdelen. We hebben deze onderdelen overzichtelijk weergegeven in de tool ‘Overzicht Ontwerpfase, stap 2’. De overige tools onder deze stap bieden de inhoudelijke informatie die je nodig hebt om met de onderdelen uit dit overzicht aan het werk te gaan.

    STAPPENPLAN
    Ontwerpfase stap 2

    Schets de contouren van de gewenste regeling aan de hand van de vier categorieën en de bijbehorende tools.

    INVULDOCUMENT
    Handreiking Generatiepact VERLOFvariant

    Deze handreiking dient als basis voor het opstellen van een maatwerkregeling Generatiepact voor jouw organisatie. In deze handreiking tref je de elementen die essentieel zijn. Deze zijn in normale zwarte tekst weergegeven. Daarnaast zijn er een aantal optionele onderwerpen en artikelen opgenomen. Je kunt er dus voor kiezen deze onderdelen wel of niet een plaats te geven in je regeling. Deze teksten staan in een blauw blok. Tot slot komt het voor dat je in de tekst een aantal keuzes krijgt aangeboden, waaruit je er in elk geval één moet kiezen. Deze zijn weergegeven met vinkboxjes. Zo weet je zeker dat je geen belangrijke keuzes over het hoofd ziet en de mogelijkheden voor maatwerk optimaal benut!

    INVULDOCUMENT
    Toelichting handreiking Generatiepact VERLOFvariant

    Deze toelichting verduidelijkt de handreiking Generatiepact VERLOFvariant.

    CHECKLIST
    Uitgangspunten voor de principe-afspraak

    In deze checklist vind je een opsomming van alle belangrijke onderdelen voor een principeakkoord. HR Adviseurs en GO leden kunnen aan de hand van deze lijst controleren of alle onderdelen besproken zijn en keuzes zijn gemaakt.

    FACTSHEET
    Criteria doelgroep

    Om de doelgroep voor de regeling te omschrijven, kun je van verschillende criteria gebruik maken. Sommige sluiten elkaar uit, andere zijn te combineren. Dit document geeft HR-adviseurs en GO-leden een overzicht van de mogelijke criteria en een korte toelichting op de (on)mogelijkheden en consequenties.

    FACTSHEET
    Financiële kaders

    Deze factsheet geeft informatie over de verschillende financiële kaders die aan bod (kunnen) komen bij het tot stand komen van het generatiepact. Op basis van de juiste informatie en het stellen van de juiste vragen, worden financiële kaders gevormd die als basis dienen voor de conceptregeling.

    FACTSHEET
    Mogelijke arrangementen

    Deze factsheet geeft informatie over het begrip arrangementen, welke variabelen mogelijk zijn en wat de gevolgen kunnen zijn van deze variabelen.

    FACTSHEET
    Werkdruk

    Deze factsheet biedt handvatten bij het bespreken van het thema werkdruk, zowel vanuit het perspectief van de deelnemers als vanuit het perspectief van de collega’s die niet deelnemen.

    FACTSHEET
    Herbezetting

    Deze factsheet geeft informatie over hoe de herbezetting van uren door jongeren te realiseren is en welke aspecten daarbij extra aandacht verdienen. De factsheet biedt tips over het maken van SMART afspraken die aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie en het evalueren hiervan.

    FACTSHEET
    Pensioenopbouw en premieverdeling

    Deze factsheet geeft informatie over de verschillende opties voor pensioenopbouw en premieverdeling voor werkgevers en werknemers in het Generatiepact.

    CHECKLIST
    Inzicht in lokale situatie en argumenten

    De keuze voor een Generatiepact vraagt om stevig bestuurlijk draagvlak, gebaseerd op de specifieke situatie in jouw gemeente. Op welke manier je een generatiepact wil inrichten hangt nauw samen met de situatie in jouw organisatie. Het is daarom belangrijk dat je betrouwbare en actuele gegevens verzamelt, waarop je je keuzes en adviezen kunt baseren. Deze checklist geeft suggesties voor relevante informatie.

    INVULDOCUMENT
    Handreiking Generatiepact ONTSLAGvariant

    Deze handreiking dient als basis voor het opstellen van een maatwerkregeling Generatiepact voor jouw organisatie. In deze handreiking tref je de elementen die essentieel zijn. Deze zijn in normale zwarte tekst weergegeven. Daarnaast is een aantal optionele onderwerpen en artikelen opgenomen. Je kunt er dus voor kiezen deze onderdelen wel of niet een plaats te geven in je regeling. Deze teksten staan in een blauw blok. Tot slot komt het voor dat je in de tekst een aantal keuzes krijgt aangeboden, waaruit je er in elk geval één moet kiezen. Deze zijn weergegeven met vinkboxjes. Zo weet je zeker dat je geen belangrijke keuzes over het hoofd ziet en de mogelijkheden voor maatwerk optimaal benut!

    INVULDOCUMENT
    Toelichting handreiking Generatiepact ONTSLAGvariant

    Deze toelichting verduidelijkt de handreiking Generatiepact ONTSLAGvariant.

    FACTSHEET
    Leeftijdsdiscriminatie

    Onderscheid maken naar leeftijd, mag dat? Het antwoord op deze vraag is eenvoudig; nee, dat mag niet. Wettelijk is vastgelegd dat zowel direct als indirect onderscheid naar leeftijd, arbeidsduur of vast/tijdelijk arbeidscontract niet is toegestaan, tenzij daarvoor een objectieve rechtvaardiging is. In deze factsheet leest u daarover meer.

  • Stap 3: Stel een principe-afspraak op voor het GO

    Leg de contouren en kaders voor de regeling vast in een document, waarin je ook toelicht waarom je welke keuzes hebt gemaakt (in relatie tot de doelstellingen en de business-case). Leg dit document voor aan het GO. Heb je van het GO groen licht, dan kun je verder naar fase 3.

FASE 3
Uitwerking
Nu de hoofdlijnen vastliggen in een principeafspraak, kun je deze verder uitwerken. Het ‘handwerk’ begint. Je krijgt te maken met rechtspositionele, pensioentechnische en juridische aspecten. Houd met elkaar jullie doelstelling(en) voor ogen; je kompas voor het nemen van lastige beslissingen en het afwegen van belangen. Met behulp van de handreiking stel je een concept Regeling Generatiepact op.
  • Stap 1: Verdeel opnieuw de rollen en taken

    Verdeel opnieuw de rollen en taken en kijk of de teamsamenstelling nog klopt. Stel de groep samen die de conceptregeling gaat opstellen. Bepaal met elkaar waar ieders expertise en interesse ligt en verdeel de taken.

    Tip: houd de werkgroep klein.

    FACTSHEET
    Rollen, taken en wijze van samenwerken van HR, Werknemersorganisaties, OR en bestuurders

    Deze factsheet beschrijft de taakverdeling en praktische werkwijze op basis van rollen, taken en wijze van samenwerken tussen HR-adviseurs, GO-leden, OR-leden en bestuurders. Het doel van de factsheet is duidelijkheid te geven over de verschillende rollen in dit proces.

     

  • Stap 2: Vertaal de uitgangspunten uit de ontwerpfase naar concrete artikelen

    Stel een conceptregeling samen. Maak hierbij gebruik van de invulregeling in deze toolkit.

    INVULDOCUMENT
    Handreiking Generatiepact VERLOFvariant

    Deze handreiking dient als basis voor het opstellen van een maatwerkregeling Generatiepact voor jouw organisatie. In deze handreiking tref je de elementen die essentieel zijn. Deze zijn in normale zwarte tekst weergegeven. Daarnaast is een aantal optionele onderwerpen en artikelen opgenomen. Je kunt er dus voor kiezen deze onderdelen wel of niet een plaats te geven in je regeling. Deze teksten staan in een blauw blok. Tot slot komt het voor dat je in de tekst een aantal keuzes krijgt aangeboden, waaruit je er in elk geval één moet kiezen. Deze zijn weergegeven met vinkboxjes. Zo weet je zeker dat je geen belangrijke keuzes over het hoofd ziet en de mogelijkheden voor maatwerk optimaal benut!

     

    INVULDOCUMENT
    Toelichting handreiking Generatiepact VERLOFvariant

    Deze toelichting verduidelijkt de handreiking Generatiepact VERLOFvariant.

    INVULDOCUMENT
    Handreiking Generatiepact ONTSLAGvariant

    Deze handreiking dient als basis voor het opstellen van een maatwerkregeling Generatiepact voor jouw organisatie. In deze handreiking tref je de elementen die essentieel zijn. Deze zijn in normale zwarte tekst weergegeven. Daarnaast is een aantal optionele onderwerpen en artikelen opgenomen. Je kunt er dus voor kiezen deze onderdelen wel of niet een plaats te geven in je regeling. Deze teksten staan in een blauw blok. Tot slot komt het voor dat je in de tekst een aantal keuzes krijgt aangeboden, waaruit je er in elk geval één moet kiezen. Deze zijn weergegeven met vinkboxjes. Zo weet je zeker dat je geen belangrijke keuzes over het hoofd ziet en de mogelijkheden voor maatwerk optimaal benut!

    INVULDOCUMENT
    Toelichting handreiking Generatiepact ONTSLAGvariant

    Deze toelichting verduidelijkt de handreiking Generatiepact ONTSLAGvariant.

  • Stap 3: Doordenk de praktische consequenties en uitvoeringsaspecten

    Ga met elkaar na hoe de regeling (die je nu op hoofdlijnen hebt) in de praktijk zal uitpakken. Wat zijn praktische consequenties voor de organisatie en voor de deelnemers? Verwacht je onbedoelde bij-effecten? Let op zaken als: het voorkomen van een  RVU, omgaan met verlofstuwmeren, gevolgen voor pensioenopbouw en vroegpensioen en besteed aandacht aan actuele ontwikkelingen op fiscaal, pensioen- en juridisch vlak. Deze tool helpt je op weg.

    FACTSHEET
    Leeftijdsdiscriminatie

    Onderscheid maken naar leeftijd, mag dat? Het antwoord op deze vraag is eenvoudig; nee, dat mag niet. Wettelijk is vastgelegd dat zowel direct als indirect onderscheid naar leeftijd, arbeidsduur of vast/tijdelijk arbeidscontract niet is toegestaan, tenzij daarvoor een objectieve rechtvaardiging is. In de factsheet lees je meer over leeftijdsdiscriminatie.

     

  • Stap 4: Communiceer regelmatig met alle betrokkenen

    Besteed aandacht aan regelmatige terugkoppeling aan gemeentesecretaris, bestuurder, GO en OR over de voortgang en de keuzes die de werkgroep maakt. Communiceer met alle betrokkenen (medewerkers, management, politiek, medezeggenschap, etc.) over de voortgang van het proces en geef voorlichting op hoofdlijnen over nut, noodzaak en inhoud van een generatiepact.

  • Stap 5: Stel de conceptregeling vast in het GO
FASE 4
Besluitvorming
Het resultaat van de vorige fasen mag er zijn. Nu nog alle handtekeningen in de juiste volgorde eronder. Dat vraagt om geduld en zorgvuldigheid. Dit is essentieel voor het draagvlak van de regeling. Keuzes hoef je niet meer te maken, dus bij deze fase tref je geen nieuwe tools meer aan. Bij de voorbereiding van je (beleids)adviezen en de besluitvorming kun je nog wel veel profijt hebben van de verschillende tools die je in eerdere fases hebt gebruikt.
  • Stap 1: Laat de vastgestelde concept-regeling toetsen

    Laat de vastgestelde concept-regeling toetsen door APB, de regionale belastinginspecteur en je huisaccountant. Deze drie partijen doen elk een eigen toets. De één toetst aan het pensioenreglement (ABP), de ander aan belastingwetgeving (belastinginspecteur) en de derde aan financieel-administratieve aspecten. Na deze raadpleging mag je ervan uitgaan dat je regeling aan de laatste nieuwe wet- en regelgeving voldoet.

  • Stap 2: Stel een voorgenomen besluit op

    Dit document wordt gebruikt voor achterbanberaad  door OR en bonden en voor consultatie van het college door de bestuurder.

  • Stap 3: Vaststelling van de regeling door het GO

    Als het achterbanberaad en de consultatie van het college niet tot aanpassingen leiden, kan het GO akkoord geven.

  • Stap 4: Akkoord op het voorgenomen besluit door het GO
  • Stap 5: Formeel besluit over de regeling generatiepact

    Na het akkoord van het GO, kan het voorgenomen besluit worden omgezet in een formeel besluit.

  • Stap 6: Informeer het A+O fonds Gemeenten

    Stuur de definitieve regeling naar het A+O fonds Gemeenten. We voegen je regeling dan toe aan het overzicht op deze site en bewaren de tekst van de regeling voor onderzoek naar het Generatiepact. Je kunt het mailen naar info@aeno.nl. Hartelijk dank alvast!