Waarderend vernieuwen en de Ontwikkelcheque

Gemeente Amsterdam-Oost

In 2011 volgden vele ambtenaren van Stadsdeel Amsterdam-Oost, waaronder OR-lid Marije van Wees en Teammanager bouwvergunningen Tessa Meijer, een workshop Waarderend Onderzoeken. Een stroom ideeën kwam los. Enkele medewerkers verzonnen de ontwikkelcheque: €500 per jaar voor ieders persoonlijke ontwikkeling. In januari 2012 organiseerde P&O-adviseur Esther Banen een loopbaanmarkt, waarop de ontwikkelcheque werd gelanceerd. Drie maanden later had de helft van de medewerkers een plan ingediend. Oost bruist; mede dankzij de filosofie van Stadsdeelsecretaris Frank van Erkel dat huidige burgers vragen om zelfstandig handelende ambtenaren. Daarom krijgen medewerkers alle ruimte voor ideeën om zichzelf en het stadsdeel te ontwikkelen.

Tip: download de brochure en bekijk de filmpjes

O&M activiteiten Stadsdeel Amsterdam-Oost

In 2011 volgden alle leidinggevenden van Stadsdeel Amsterdam-Oost een driedaagse workshop Waarderend Onderzoeken. Men leerde positief te kijken: wat gaat goed en hoe kan het nog beter? Na afloop bruiste iedereen van de ideeën. Ook veel medewerkers volgden daarna de workshop. Tijdens één van die workshops kregen enkele medewerkers het idee om een ontwikkelcheque te introduceren: €500 per jaar voor ieders persoonlijke ontwikkeling. Deze werd gelanceerd tijdens een loopbaanmarkt die Esther Banen, P&O-adviseur, voor het kantoorpersoneel organiseerde. Een tweede loopbaanmarkt voor de buitendienst volgde. Dankzij de markten en de ontwikkelcheque – die op intranet en in werkoverleg volop werd gepromoot – gingen medewerkers leren en zich oriënteren op werk en loopbaan. Drie maanden na introductie van de cheque had de helft van alle medewerkers een plan ter besteding van het ontwikkelbudget ingediend. Bijvoorbeeld voor de rijopleiding BE (auto met aanhanger), want dan mag je strooidiensten rijden. Een straatveger volgde een opleiding om uiteindelijk voorman te worden. Een vergunningenmedewerker volgde een cursus kickboksleraar en geeft nu les aan – onder andere – dak- en thuisloze jongeren in Oost. Een aantal medewerkers veegde hun ontwikkelbudgetten bijeen en kocht samen een coach-cursus in. Zij zijn nu interne coaches, waardoor Oost bespaart op externe. Dergelijke ontwikkelverhalen deelt men via interviews, te lezen op intranet. Dat werkt besmettelijk.

Netwerken gebeurt tijdens maandelijkse “prOOST! Borrels”, waar medewerkers in 20 minuten uitleggen waar ze trots op zijn. Tijdens kennislunches nodigen ze externe sprekers en gasten uit, zoals buurtbewoners toen het over social media ging. Tessa moedigt medewerkers aan om uitnodigingen van buiten te accepteren, bijvoorbeeld als ergens een ‘eerste paal’ wordt geslagen: “Eerst vroeg ik het, nu gaan mensen uit zichzelf.” Een baan zoeken en een loopbaanstap maken zijn bij Amsterdam-Oost logische gevolgen van ontwikkelingen die medewerkers doormaken. Er zijn vele stappen gezet, zoals iemand van Informatiebeheer die voor een lange periode bij Burgerparticipatie ging werken. Stimulerend zijn de open gesprekken die leidinggevenden met medewerkers voeren. Tessa: “Eén van mijn medewerkers zat niet meer op zijn plek. Samen met hem keek ik waar zijn kracht lag. Hij is geswitcht naar een andere functie waar hij perfect tot zijn recht komt.”

Waartoe leiden de O&M activiteiten van Stadsdeel Amsterdam-Oost?

Er zijn vele loopbaansuccessen, zoals een vastgoedmedewerker die nu met plezier bij Communicatie werkt. Medewerkers van de Financiële Administratie, die er al jaren werken, oriënteren zich nu ook op andere plekken door middel van snuffelstages. Medewerkers zijn inzetbaar: de meesten zitten goed op hun plek en voelen zich verbonden met alle organisatieonderdelen. Esther: “Er komt een reorganisatie aan. Medewerkers van Oost zijn al gewend na te denken over waar ze goed in zijn en hoe ze hun talent kunnen inzetten. Dat vergroot het zelfvertrouwen, waardoor men de reorganisatie als kans ziet.” Op Tessa’s afdeling is het vakmanschap hoog: “Mensen weten wat er van hen verwacht wordt, en verbreden zich volop.” Bevlogenheid blijkt uit alles, bijvoorbeeld uit de velen initiatieven die medewerkers nemen. Verloop is laag, aan verzuimreductie wordt hard gewerkt.

gemeente Amsterdam oost praktijkverhaalVan links naar rechts: Esther Banen, Marije van Wees, Frank van Erkel en Tessa Meijer

Wat ligt ten grondslag aan de O&M-praktijken van Stadsdeel Amsterdam-Oost?

Stadsdeel Amsterdam-Oost transformeert naar een overheid die samen met burgers mooie dingen opzet. Samenwerken en publiek ondernemerschap vormen de strategie. Om die te realiseren, krijgen medewerkers volop handelingsruimte. Frank: “We maken weinig detailplannen. Wel is helder wat we willen bereiken. Onze antenne staat uit voor situaties die het toekomstbeeld dichterbij brengen”. Een voorbeeld is het festival Love Land on Ice, snel georganiseerd toen het vroor. Normaal duurt een vergunning aanvragen zes weken. Ditmaal, vanwege het vriesweer, handelden de vergunningenmedewerkers snel. Nog een voorbeeld is het nieuwe Magneetfestival, dat een locatie zocht. Er lag een zandvlakte braak. Vanwege de mooie visie achter het festival – alles duurzaam, leave no trace – werkten ambtenaren volop mee om het mogelijk te maken. De attitude die uit de strategie voortvloeit omvat eigen verantwoordelijkheid, vrijheid zonder vrijblijvendheid en leren van fouten. Soms is dat pittig. Zo kwam ooit een vrouw langs die haar hond in Park Frankendael had uitgelaten en enkele botjes te voorschijn haalde: menselijke resten. Het park werd met linten afgezet, AT5 filmde, de wethouder moest zich verantwoorden. Hoe dat kwam? Enkele ambtenaren hadden de drassige parkgronden laten ophogen met overtollig zand van de Nieuwe Oosterbegraafplaats, om transportkosten te besparen. De eerste neiging na zo’n fikse fout is om schuldigen aan te wijzen en regels op te tuigen. In plaats daarvan plaatste Frank een blog op intranet. Daarin waardeerde hij het staaltje samenwerken en ondernemen dat de betreffende ambtenaren hadden getoond, ook al was het flink fout gegaan; nu was het zaak er allemaal van te leren en alert te blijven. Aanleiding om een nieuwe manier van werken te introduceren was de fusie in 2010 van Oost-Watergraafsmeer en Zeeburg. Dat waren twee verschillende culturen. In negen maanden tijd hebben Frank en zijn medewerkers die twee culturen met succes weten samen te smelten tot één bruisend geheel.

Engelen en beren

Frank denkt in mogelijkheden, wat een engel is voor de huidige ontwikkelcultuur. Engelen zijn verder de mooie eigen verhalen over werk en loopbaan, die medewerkers met elkaar delen in verhalen en filmpjes op intranet. Die inspireren mensen zichzelf te blijven ontwikkelen. De huidige reorganisatie – alle stadsdelen worden samengevoegd tot één gemeente – benoemen de geïnterviewden als engel, omdat die loopbaankansen biedt. Toch kan de reorganisatie ook een beer zijn, als leidinggevenden hun verantwoordelijkheden straks niet goed oppakken.

Reflectie van de onderzoeker

Deze casus toont hoe krachtig een interventie als Waarderend Onderzoeken kan uitpakken – mits toegepast in een organisatie waar al speelruimte en vertrouwen is, zo vermoeden wij, en het dus aansluit bij ‘het grotere verhaal’. Mede dankzij Waarderend Onderzoeken voeren leidinggevenden en medewerkers positieve en eerlijke gesprekken, ook als mensen niet goed op hun plek zitten. In zo’n sfeer komen ideeën los, waardoor mensen zich als vanzelf gaan ontwikkelen. Als deze trend doorzet, dan valt in deze gemeente het onderscheid tussen werken en leren meer en meer weg. Dan is elk idee een kans om een gaaf, zelf-geïnitieerd, leerzaam project te doen – mits het aansluit bij organisatiedoelen. En komt mobiliteit vanzelf op gang.

Kengetallen Gemeente Amsterdam-Oost

  • Stadsdeel Amsterdam-Oost: 122.275 inwoners in 2012
  • 860 medewerkers in 2012
  • Gemiddelde leeftijd: 46,2 jaar
  • Verdeling medewerkers over schalen: 1-3: 56 (6,7 %); 4-6: 158 (18,8 %); 7-9: 292 (34,8 %); 10-12: 294 (35 %); 13 en hoger: 39 (4,6%)
  • Ziekteverzuim: 7,17% in 2012
  • Gemiddelde duur dienstverband: 2,5 jaar, maar dit cijfer is niet betrouwbaar. Meer dan 3 jaar komt niet voor in het systeem vanwege de fusie in 2010. Vanaf dat moment is lengte dienstverband van iedere medewerker op 0 gezet.

Contactgegevens

Esther Banen, e.banen@oost.amsterdam.nl , 020 2535062
Tessa Meijer, t.meijer@oost.amsterdam.nl, 020 2535269
Frank van Erkel, f.vanerkel@amsterdam.nl
Marije van Wees, m.van.wees@oost.amsterdam.nl

Serie fraaie voorbeelden Ontwikkeling en Mobiliteit

Dit praktijkverhaal is onderdeel van een serie fraaie voorbeelden op het gebied van Ontwikkeling en Mobiliteit. De serie is uitgevoerd door Factor Vijf in opdracht van het A+O fonds Gemeenten en gebundeld in de publicatie ‘Zo kan het ook!’. De fotografie is verzorgd door Kees Winkelman.

Aanbevolen voor u