"Collega’s die ziek zijn, vacatures die niet ingevuld worden, deadlines en veel werk; bij veel teams is werkdruk een probleem. In de gemeentelijke sector zien we helaas al jaren dat werkdruk verzuimoorzaak nummer één is. Het is deze week de Week van de Werkstress dus genoeg aanleiding om voor jullie de vijf stappen op een rij te zetten voor een effectieve aanpak van werkdruk bij gemeenten."
Fieke Horsten is projectleider Vitaliteit bij A&O en blogt over wat haar opvalt bij gemeenten. Fieke wilt ook van je weten: Waarmee zou A&O fonds Gemeenten jou, je team of organisatie kunnen helpen met werkstress? Vul de poll in onderaan deze pagina.
Tijd maken voor een werkdrukaanpak in combinatie met hoog verzuim en krapte op de arbeidsmarkt is noodzakelijk. Ook al is grip krijgen op werkdruk ingewikkeld.
Energievreters en energiegevers
In je aanpak kan je het hebben over werkdruk en werkplezier, werkdrukbronnen en energiebronnen en/of energievreters en energiegevers. Ik kies graag voor de termen energievreters en energiegevers omdat die het meest duidelijk zijn.
Voor mij is een belangrijke factor in tijden van te hoge werkdruk juist ook aandacht te hebben voor energiegevers. Zo neem ik tussen de middag bijna altijd tijd om (met collega’s) te lunchen of even naar buiten te gaan.
Uitgebreide informatie over de 5 stappen kun je lezen in Werkdruk wegwijzer TNO en de Arbocatalogusgemeenten over werkdruk.
Stap 1: Herken de Signalen | Is er sprake van werkdruk?
Om de signalen van werkdruk op tijd te herkennen, is het belangrijk om regelmatig informatie daarover te verzamelen en te analyseren. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld de standaard RI&E (Risico-Inventarisatie & -Evaluatie) met een werkdrukmodule en/of een korte, periodieke MTO (Medewerkers Tevredenheidsonderzoek) gebruiken. Ook kan de checklist signalen van Werkdruk en Werkplezier handig zijn.
Ook in mijn projectteam staan we stil bij energiegevers en energienemers. Laatst heeft iedere collega zijn energiegevers en energienemers gedeeld met het team. Goed om van elkaar te weten en expliciet bij stil te staan, zodat je daar elkaar op kunt steunen.
Stap 2: Weet je waar de werkdruk door komt? | Ga in Gesprek
In een gesprek met een individuele medewerker kan je energievreters en –gevers goed achterhalen. Op team- en organisatieniveau kun je bijeenkomsten organiseren en/of vragenlijst-onderzoek doen. Voor een dieper inzicht in de patronen zijn gesprekken en bijeenkomsten effectiever dan vragenlijst onderzoek.
Bekijk daarvoor ook eens het Voorbeeldprogramma Teambijeenkomst Werkdruk en Werkplezier. De uitkomst is een top 5 van de belangrijkste knelpunten. Je kan ervoor kiezen dit soort bijeenkomsten te laten begeleiden door een facilitair om ook 'lastigere' knelpunten op tafel te krijgen.
Veel medewerkers zijn (standaard-)enquêtes en vragenlijsten beu. Wees daarom zorgvuldig en spaarzaam in het verzamelen van informatie en zoek naar creatieve onderzoeksmethodes. Wellicht is het ook voldoende om aan het eind van een bijeenkomst je mening te geven door deze op een flap te schrijven. Of kun je interviews benutten om én terug te kijken én informatie voor de volgende fase te verzamelen.
Stap 3: Wat kun je aan werkdruk doen? | Zoek naar Passende en Haalbare Maatregelen
Het is belangrijk zowel maatregelen rond energievreters als rond energiegevers te bedenken. Hoe pak je energievreters aan?
Houd in de teambijeenkomst een brainstorm om tot maatregelen te komen. Soms zijn logische maatregelen niet haalbaar of realistisch. Bijvoorbeeld als er geen gekwalificeerde medewerkers beschikbaar zijn. Dan kan het verstandig zijn om de energievreter bewust los te laten en te aanvaarden. Daarmee kan de lading en stress van de energievreter afvallen en er ruimte komen om gezond en prettig te werken.
Juist in tijden van te hoge werkdruk is het ook belangrijk om aan werkplezier te werken! Wie veel energievreters ervaart, is namelijk geneigd om energiegevers en ontspanning te vergeten of te verminderen. Je gaat bijvoorbeeld pauzes, kletspraatjes met collega’s en sporten na het werk overslaan of vergeet helemaal wat er leuk is aan het werk. In de Checklist voor energiegevers vergroten vind je veel inspiratie.
Ik vind het ook altijd fijn om even te gaan wandelen met de hond. En een collega van mij gaat bij goede wind overdag het water op en dan 's avonds met nieuwe energie nog even werken.
Stap 4: Aan de slag! | Gedrag Veranderen
Sommige maatregelen kun je makkelijk doorvoeren. Voor andere maatregelen is een plan nodig en moet je ze aankondigen en duidelijk verwachtingen managen. Het aanpakken van werkdrukrisico’s vraagt vaak om een gedragsverandering van verschillende mensen en dat is niet makkelijk en kan weerstand oproepen.
Denk aan het gedrag van de werkgever, die de beslissing neemt over aanpassingen in het takenpakket van medewerkers, of over de manier waarop het werk georganiseerd is. Gedrag van lijnmanagers, die het goede voorbeeld moeten geven, steun en autonomie moeten bieden en in gesprek moeten gaan met medewerkers. En gedrag van medewerkers, die beschikbare regelruimte moeten benutten, grenzen moeten aangeven en het goede gesprek moeten aangaan. Dit is niet makkelijk en vraagt tijd en aandacht.
Verander bijvoorbeeld dingen in kleine stapjes of zorg dat je goede voorbeeldfiguren zoekt in je organisatie.
Stap 5: Heeft je aanpak succes? | Blijf Evalueren
Wil je zeker weten dat er iets verandert aan de werkdruk? Dan moet je geregeld evalueren of de maatregelen (nog steeds) het gewenste effect hebben. Als dat nodig is, kun je de maatregelen bijstellen. Veranderen is een doorlopend proces. Het is nooit ‘af’. Dit geldt zeker voor de aanpak van werkdruk. Blijf dus de vinger aan de pols houden en grijp waar nodig opnieuw in.
Ik wil graag van jou weten. Waarmee kan A&O fonds Gemeenten jouw organisatie helpen met de aanpak van werkdruk?
Er kan niet meer gestemd worden.
Uitslag:
Waarmee zou A&O fonds Gemeenten jou, je team of organisatie vooral kunnen helpen?
-
Praktijkverhalen van gemeenten met een succesvolle aanpak
3 Stemmen10% -
Campagne om aandacht te vragen voor belang van mentale gezondheid en werkdruk
2 Stemmen7% -
Tools voor medewerkers om om te gaan met werkdruk
7 Stemmen23% -
Begeleiden van teams met wat er binnen het team te verbeteren is
8 Stemmen27% -
Organisatie scan waarmee issues worden verzameld en verbeterplan wordt gemaakt
5 Stemmen17% -
Ondersteuning bij het uitvoeren van het verbeterplan
2 Stemmen7% -
Hulp bij het inzetten van korte, periodieke MTO
1 Stem3% -
Anders, mail het naar Fieke.Horsten@aeno.nl
1 Stem3% -
Weet niet
1 Stem3%
Totaal aantal stemmen: 30
Kan A&O fonds Gemeenten jouw organisatie helpen met de aanpak van werkdruk?
Mail mij op fieke.horsten@aeno.nl.
Fieke Horsten
Fieke Horsten is projectleider op het thema vitaliteit. Ze houdt zich naast de BRUIS campagne bezig met gezond, veilig en hybride werken. Haar ambitie is dat organisaties door aandacht en zorg voor elkaar die omstandigheden bieden waarin optimaal gewerkt kan worden. Ze gelooft dat dit zal resulteren in betere dienstverlening richting de klant.
Wil je op de hoogte blijven van alle activiteiten binnen het thema vitaliteit? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief.
Heb je vragen? Mail naar Fieke.horsten@aeno.nl.
