Gemeentesecretarissen roepen op tot gezamenlijk personeelsbeleid

Gert-Willem van Weel is Gemeentesecretaris van de gemeente Alphen-Chaam en ook directeur van de ambtelijke samenwerking met Gilze Rijen en Baarle Nassau (ABG-organisatie) waar Annemiek Visser HR-adviseur is. Net als Gemeentesecretaris Jeroen Heerkens en HR-adviseur Kirsten Rondeel van Oost Gelre zijn zij continu aan het zoeken naar middelen en mensen.

Echt samenwerken bij werving van medewerkers

“Onze ambtenaren zijn in dienst van de ABG-organisatie”, aldus Gert-Willem. “Dat betekent dat we drie colleges met burgemeesters en wethouders hebben en één ambtelijke organisatie. Dat maakt onze positie in de arbeidsmarkt ook bijzonder, want werken voor drie bestuurders vraagt nu eenmaal maximale flexibiliteit en wendbaarheid.

Het is complex en dynamisch en daar blijken mensen bewust voor te kiezen, maar er zijn ook mensen die 'gillend weglopen' van het idee zo te moeten werken. Je moet het leuk vinden." In Oost Gelre ziet Jeroen dat vooral ‘afstand’ een factor is: “Dit is één organisatie met één personeelsbestand. Wij staan in de regio bekend als één van de drie gemeenten waar men graag wil werken en waar men dat ook lang wil blijven doen.

Onze uitdaging zit erin dat de Achterhoek, en specifiek wij, minder bereikbaar zijn via het openbaar vervoer waardoor het voor veel mensen 'ver weg' kan voelen. Om mensen te vinden, wordt het dan voor een organisatie belangrijker om secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een mobiliteitsbudget te kunnen bieden."

Vacatures invullen

Annemiek gaat in op de aanpak van vacatures in de ABG-regio: "In 2022 konden we van de 72 vacatures er 55 invullen. Er staan er nu nog zeventien open. Daarvoor willen we vooral jong talent aantrekken.

Dat is belangrijk vanwege de vaardigheden die nu gevraagd worden. Daarbij brengen jonge mensen energie en kennis mee en ook dat is welkom.” Gert-Willem voegt eraan toe dat er een speciale opleiding 'Bestuurlijk en ambtelijk samenspel' is voor medewerkers om de complexiteit binnen de ABG-gemeenten goed te doorzien.

In Oost Gelre geeft Kirsten aan dat er momenteel met een grote flexibele schil wordt gewerkt maar dat het wel zorgen geeft. “Er is een flink aantal vacatures en daarom moeten we wel inhuren. Bij werving zetten we niet bewust in op een bepaalde leeftijdscategorie, het gaat erom de mensen te werven met de juiste vaardigheden. In onze organisatie zijn we bezig met een doorontwikkelingstraject waarbij we de collega’s onder meer meenemen in het meer 'van buiten naar binnen' kijken en daarbij inzetten op groei en ontwikkeling. Het gaat dan om de vaardigheden die daarvoor nodig zijn en dan maakt het niet uit of iemand oud of jong is, al langer bij ons werkt of nieuw is.”

Verborgen verzuim

Het terugdringen van verzuim krijgt veel aandacht. Jeroen: "Wij zitten onder het landelijk gemiddelde wat verzuim betreft. Het is denk ik zo'n vier à vijf procent terwijl het landelijk richting de acht procent gaat. Tegelijkertijd zit daar ook mijn zorg: zit er geen 'verborgen verzuim' in? Bijvoorbeeld dat er nog werkdruk is, maar dat mensen zich niet ziek durven te melden. Is de loyaliteit naar de organisatie toe zo groot dat men niet durft te erkennen - ook niet naar de collega's - dat het te veel wordt? Overigens bevestigt onze bedrijfsarts dat dit niet speelt. Ook de kwaliteit van het geleverde werk staat niet onder druk. De wijziging van onze organisatiestructuur, met de keuze voor meer leidinggevenden dichtbij de medewerker, leidt tot meer rust bij de medewerker met als mogelijk gevolg dat mensen de ruimte voelen om uit te kunnen uitvallen.”

Gert-Willem: "Wat verzuim betreft zaten we in 2021 rond de 4,5 procent. Als je dan dieper graaft bleek daarvan 3,9 procent extreem lang verzuim, dus het reguliere verzuim lag rond maar de één procent. Dat is erg laag en dan moet je er alert op zijn dat medewerkers te lang doorgaan. Wat je wel ziet door het huidige verloop is dat er gaten vallen in de organisatie. Daarover wil ik twee dingen zeggen.

Onze colleges zijn de afgelopen tijd loyaal geweest naar de organisatie, met name op het domein Ruimtelijke Ordening. Men is heel duidelijk geweest door te stellen 'U kunt wel meer van ons vragen, maar we hebben gewoon niet meer te bieden'. Hierbij moet er wel ruimte en aandacht blijven voor de persoonlijke ontwikkeling van onze mensen in de organisatie. Die mag niet lijden onder de druk die erop wordt gelegd. Ruimte houden voor de persoonlijke ontwikkeling van mijn medewerkers is ontzettend belangrijk, naast meer planmatig werken door goede afspraken te maken met onze bestuurders.”

Ontwikkelen een must

Annemiek onderstreept het belang van ontwikkeling van medewerkers. “Daar gaat bij ons veel aandacht en zorg naar toe. Zo is recent de ABG-academie gelanceerd en we bieden ook coaching of mentorschap." Haar collega in Oost Gelre zet vooral in op het laten meedenken door medewerkers over de doorontwikkeling. Kirsten: "We proberen daarbij de focus te leggen buiten het eigen takenpakket. Zo stellen we nu teamcharters op waarin teams samen vastleggen wat het doel en de werkzaamheden zijn. Daarbij worden vragen gesteld, zoals ‘Wat is jouw aandeel? en ‘Wat is je rol?’. Maar ook ‘Waarin wil je groeien?’ en ‘Wat wil jij bijdragen?’.

Zo dagen we mensen uit breder te kijken, dus voorbij de dagelijkse dingen. In de aanloop naar de structuurwijziging organiseerden wij bijeenkomsten met een brede afspiegeling van de organisatie (onder andere de OR) waar het ging over wat voor een gemeente Oost Gelre wil zijn en wat we nodig hebben. Daar komen mensen heel energiek en enthousiast vandaan. Doorstromen binnen onze organisatie stimuleren we om te voorkomen dat iemand naar elders vertrekt.”

Netwerken en traineeships

“Bij ABG kijken we naar trainees en dat deden we ook in het verleden al voor functies die wat moeilijker invulbaar waren”, meldt Annemiek: "Bijvoorbeeld of we een opleiding konden bieden die ervoor zorgde dat iemand goed geplaatst kon worden. Zo proberen we creatief te kijken, ook naar de inzet van stagiaires. Door deze in de organisatie te brengen promoten we tegelijk het werken bij de gemeente en dus bij ABG."

Ook Kirsten wijst op de traineeships voor jong talent: “In 2022 werkten we daarvoor samen met Werken in Gelderland, een samenwerkingsverband van overheidsorganisaties voor optimale loopbaanmogelijkheden van medewerkers. Daarnaast doen we mee aan 'Gelders Talent’, een programma voor trainees. Wat ik daarbij merk, is dat de zittende mensen het heel leuk vinden om een trainee te begeleiden en mee te nemen in de vaardigheden die nodig zijn. Ook zetten we steeds meer in op aanwezigheid in netwerken en op events waar jong talent op af komt. Zo kunnen we mensen kennis laten maken met hoe het is om voor een gemeente te werken en goed aansluiten bij hun belevingswereld.

We proberen studenten dan echt 'bij de kraag te pakken' en maken duidelijk dat zij bij ons stage kunnen lopen." Jeroen merkt op dat de 'branding', de gemeente als merk belangrijk is. “Bedenk dat grote bedrijven op alle hbo's en uni’s aanwezig zijn om mensen weg te trekken! Als gemeenten komen we daar niet of veel te weinig. Ik zie enkele collega's nu wel wat hoorcolleges geven, maar het is nog lang niet genoeg.” Gert-Willem ziet dat veel gemeenten het wiel proberen uit te vinden. “De echte vraag is hoe we als gezamenlijke overheden ons sterk kunnen maken, want we staan immers allemaal voor dezelfde uitdaging.”

Samenwerken is de sleutel

Zowel Jeroen als Gert-Willem zien knelpunten bij de opstelling van landelijke en provinciale overheid: Jeroen: "Als de centrale overheid talenten nodig heeft, halen ze die weg bij de grote gemeenten. Dat heeft tot gevolg dat daar ook weer mensen naar doorschuiven vanuit kleinere gemeenten zoals wij zijn. Dat maakt het moeilijk om mensen op belangrijke plekken in onze organisatie vast te houden.” Gert-Willem beaamt dit en wijst erop dat je als kleine gemeente nu eenmaal een ‘opleidingsinstituut’ bent voor grotere gemeenten.

“Wij liggen tussen Tilburg en Breda in en kunnen de arbeidsvoorwaarden van grotere gemeenten niet bieden. Op die wijze worden onze medewerkers weggelokt zonder dat er sprake is - dat zou ik althans wensen - van een gezamenlijke visie. Dan doel ik op een visie voor de langere termijn van wat we als gemeenten of overheden willen zijn als werkgever. Het gaat er dus om echt samen op te trekken als overheid. In regionaal verband trekken we hier samen met de provincie nu wel meer samen op, maar ook dat blijft regionaal georiënteerd. Daar is nog een wereld te winnen.”