“Jonge mensen kregen onvoldoende voeding binnen de organisatie, waardoor ze vaak snel weer vertrokken.” Een probleem waar Eric van der Graaf, HR Adviseur bij gemeente Veenendaal, en zijn collega’s graag iets aan wilden doen. Vandaar dat zij zich aanmeldden voor 3-2-1-Co! in de hoop een oplossing te vinden om meer aansluiting te creëren tussen jong en oud.

 

“Ik ben naar alle drie de sessies geweest en vond het ontzettend fascinerend om met al die enthousiaste mensen aan tafel te zitten, waaronder ook heel veel jongeren, en samen te brainstormen over de positie van jongeren bij gemeenten.” Leerzaam ook, want Eric en de vijf andere collega’s met wie hij aanwezig was bij 3-2-1-Co! keerden volop inspiratie en met een goed businessplan terug naar Veenendaal: “We wilden meer verbinding creëren binnen de organisatie met de focus op jong en oud.”

Wat is jong?

Het plan kreeg de veelbelovende naam ‘de Veense Verrassing’. “Het idee was eigenlijk vrij simpel: we wilden een aantal medewerkers verrassen door ze voor een dag aan een collega te koppelen en ze zo in tweetallen op pad te sturen voor een leuke en leerzame activiteit.” Oorspronkelijk was het, geïnspireerd door het jongerenthema van 3-2-1-Co!, de bedoeling om telkens een jongere medewerker te koppelen aan een oudere. “Maar dat idee hebben we eigenlijk al vrij snel weer losgelaten, want anders krijg je ook weer te maken met het puntje leeftijdsdiscriminatie en bovendien… wat is jong en wat is oud?”

Verrassing

De rest van het plan dat al tijdens de sessies ontstond, bleef grotendeels overeind. “We hebben alle medewerkers opgeroepen om zich 28 juni in de Raadzaal te verzamelen voor een verrassing en de opkomst was enorm. Niemand wist wat er te gebeuren stond, maar toch kwamen er zeker 250 collega’s op af.” Van tevoren had team Veense Verrassing de leidinggevenden benaderd om per afdeling twee medewerkers voor te dragen die die dag vrijgepland konden worden zonder dat zij daar zelf van op de hoogte waren, in totaal zestien personen. “Toen zij hun namen vervolgens opgeroepen hoorden worden, was dat voor hen natuurlijk de grootste verrassing, want wat gingen zij in hemelsnaam doen?”

Wanneer weer?

Alle acht de koppels kregen een knapzakje met eten en drinken uitgereikt, vergezeld van de boodschap: de rest van de dag zijn jullie vrij en jullie moeten nu daar en daar naartoe. En dat ‘daar’ bestond onder andere uit een rondleiding bij de brandweer, een middagje meehelpen op de Stadsakkers en werken op de werf. “Achteraf waren alle zestien collega’s die we als verrassing op pad hebben gestuurd ontzettend enthousiast. Net als de rest van de medewerkers trouwens, want we kregen al meteen de vraag wanneer we weer zo’n dag zouden organiseren.”

Behoorlijk wat regelwerk

Dat de Veense Verrassing een terugkerend iets wordt, is ook daadwerkelijk de bedoeling. “Misschien dat we het dit jaar nog één keer organiseren, maar in 2019 willen we dat toch echt vier keer doen en zo telkens andere collega’s aan elkaar koppelen en naar andere activiteiten sturen om afdelingoverschrijdend meer verbinding te creëren binnen de muren van ons gemeentehuis.” Zo enthousiast als iedereen is, zouden ze dit natuurlijk het liefst nog veel vaker doen. Maar hoewel het misschien een ‘simpel’ project lijkt van de buitenkant, gaat er volgens Eric toch heel wat tijd en werk in zitten. “Er moet immers van alles geregeld worden. Zo moeten er kandidaten worden voorgedragen die stiekem vrijgepland worden, de verrassingen moeten worden bedacht en geregeld en de knapzakjes moeten worden gevuld. En van dat alles mogen zo min mogelijk mensen op de hoogte zijn, dus we kunnen het maar met een heel klein clubje organiseren. Dat vormt nog eens een extra uitdaging. Maar het zorgde voor zo’n positieve boost én voor de beoogde verbinding, dat we dat er graag voor over hebben. De volgende keer zal het verrassingselement weliswaar iets minder zijn, doordat men nu weet wat de Veense Verrassing inhoudt, maar wie er dan geselecteerd is en wat ze gaat doen, blijft uiteraard wél een verrassing tot het laatste moment.”

Maak het niet te groot

Terugkijkend durft Eric hun deelname aan 3-2-1-Co! en de daaruit voortvloeiende ontwikkelingen dus wel een enorm succes te noemen. “Er was reuring, er was leven in de brouwerij, er was spanning én er was verbinding. De kracht van de Veense Verrassing is denk ik dat we het niet te grootschalig hebben gemaakt. Dat kan ik dan ook iedereen aanraden: maak het niet te groot, dan is het leuk en behapbaar om te organiseren en blijft het ook leuk om vaker te doen!”

 

Wat is 3-2-1-Co!

Aanbevolen voor u