Geef Harry Coumans (gemeentesecretaris) en John Seetsen (afdelingshoofd personeel, organisatie, informatiebeleid en bestuursdienst) de mogelijkheid om over verandering, vernieuwing en ‘Grip op Loslaten’ te praten en er volgt een gepassioneerd verhaal. Harry: “Hier spreek ik ook echt met plezier over. Dit voelt goed, ik merk iedere keer dat ik er energie van krijg. Omdat we echt vinden dat het ertoe doet.” John: “De energie die wij erbij voelen, zit ook in die groep. Ondanks de werkdruk.”

Ruim een jaar geleden hield de gemeente Kerkrade- samen met Vaals- een verhaal voor het A&O Fonds. Dat verhaal is -in de zesenhalf jaar dat Harry gemeentesecretaris is- opgebouwd en stoelt op zes termen. Een korte samenvatting met een paar quotes van Harry als context:

  • 1. Organisch: “Niet beginnen met een reorganisatie en structuurveranderingen, maar experimenteren en kijken wat werkt”
  • 2. Natuurlijk moment: “Het gaat heel simpel over de juiste man en vrouw op het juiste moment op de juiste plek”.
  • 3. Co-creatie: “We moeten het niet bedenken in de torenflat waar ambtenaren zitten te broeden op plannen en dan naar buiten gaan. We moeten eerder de deur uit.”
  • 4. Zelfredzaamheid: “Je bent regisseur van je eigen leven, architect van je eigen carrière, pak die handschoen op en wij als organisatie willen jou daarbij helpen.”
  • 5. Tevoorschijn: “Laat je zien, durf buiten de lijntjes te tekenen.”
  • 6. Onzekerheid: “Hier gaat het over de dynamiek van deze tijd, het gaat allemaal hartstikke snel. Het is niet meer van deze tijd om op je plek te blijven zitten en te denken dat je dat nog tien jaar kan doen.”

Beweging

Tijdens dat gesprek werd duidelijk dat het A&O Fonds bezig was met de pilot ‘Grip op Loslaten’. Het project bleek naadloos aan te sluiten op het verhaal van Kerkrade en toen heeft de gemeente meteen gezegd dat ze meededen. Daarmee waren ze de eerste. Harry: “Voor ons was Grip op Loslaten precies wat we nodig hadden in de verdere ontwikkeling, want je kunt mooie woorden hebben en een goed verhaal, maar je moet een instrument hebben om die volgende beweging te maken.”

John: “We waren natuurlijk al langer bezig met onderwerpen waar veel gemeenten mee worstelen, zoals het sectorale denken, de verkokering en de participatiemaatschappij. Het goede aan ‘Grip op Loslaten’ is dat het samenhang brengt. Je haalt op meerdere plekken informatie, je gaat het erover hebben en dan ga je kijken wat je ermee gaat doen. Dat is denk ik de kapstok die wij hebben gekregen. Los van het feit dat leidinggevenden ook anders leiding gaan geven. Ze moeten echt met partijen, medewerkers en instanties aan de slag.”

Harry: Als we een beweging in de organisatie krijgen die niet meer stopt, dan ben ik een heel tevreden mens.”

Voor ons was Grip op Loslaten precies wat we nodig hadden in de verdere ontwikkeling, want je kunt mooie woorden hebben en een goed verhaal, maar je moet een instrument hebben om die volgende beweging te maken.

Harry Coumans, Gemeentesecretaris

Dwarsdoorsnede

In Kerkrade doen zowel leidinggevenden als OR leden mee aan ‘Grip op Loslaten’. Harry: “We hebben gekeken naar een dwarsdoorsnede van de organisatie vanuit alle sectoren. We wilden ook beleidsmedewerkers, maar het moeten wel mensen zijn die de kar kunnen trekken, die de drive hebben en de kwaliteit om anderen op sleeptouw te nemen. Zowel richting de directie als collega’s op de eigen afdeling. Ze moeten ruggengraat hebben om die veranderingen en ontwikkelingen door te voeren. Ook hebben we de Ondernemingsraad een positie geven, dat is niet onbelangrijk. Het moet zo langzamerhand iets worden wat in de organisatie wordt besproken en gedragen.”

Inmiddels is er in het stadskantoor een ‘vibe room’ ingericht, onder meer voor ‘Grip op Loslaten. John: “De vibe room was een voormalig traditionele vergaderruimte en die hebben we omgeturnd tot een informele ruimte waar iedereen kennis kan nemen van het materiaal dat wordt gebruikt bij grote projecten. En er wordt ook vergaderd. Daar bespreken mensen daadwerkelijk de dingen die ertoe doen. En dat is in een ambtelijke setting even wat anders.”

Happy professional

Sinds eind november is er een onderwerp gekozen voor de opdracht door de tien deelnemers uit Kerkrade. John: “We hebben een interne focus. Dat is een bewuste keuze, omdat het dan ook dicht bij de OR leden staat. We zijn in onze opdracht op zoek naar de ‘happy professional’: wat leidt ertoe dat je talenten van medewerkers zo inzet dat je vitale en gezonde ‘happy professionals’ krijgt? Als je dat bereikt, ben je in staat om de opgaves die er liggen op een verantwoorde manier te realiseren. Zo krijg je uiteindelijk een wendbare organisatie. Dan ga je met mensen nog meer op zoek naar wat zij toe kunnen voegen. En daar voelen ze zich goed bij! Als leidinggevenden komen wij steeds meer in de rol van facilitator.”

Hoewel deze opdracht intern is, realiseren Harry en John zich ook dat je iedereen mee moet nemen in deze andere manier van werken. Ook bestuurders, gemeenteraad, inwoners en maatschappelijk middenveld. Harry: “In een overleg met de burgemeesters en wethouders P&O van Kerkrade en Vaals over ‘Grip op Loslaten’ kwam naar voren dat we het ook in de externe omgeving kunnen doen. Er ligt nu een aanbod van het A & O Fonds- en ik hoop dat dat doorgaat- om in een nieuw samengestelde werkgroep met externe partijen samen te werken in een groot project over vitaliteit en gezondheid in de regio. Hierdoor kunnen we andere gemeenten, de provincie en andere externe partijen ook weer besmetten met het virus waar we mee bezig zijn. Dan moeten we natuurlijk ook zorgen voor de verbinding met onszelf in dat traject. Als we dat nu naast die interne projecten voor elkaar zouden krijgen in de komende twee jaar, dan krijg je zo’n positieve beweging met heel veel mensen die op een andere manier naar ontwikkelingen kijken. Daardoor zullen de resultaten verbeteren.”

Gesprekken

Bij een andere manier van werken is een veilige omgeving belangrijk en daar hoort vertrouwen bij. In de trainingen van het A & O Fonds krijgen de deelnemers handreikingen om in interviews vertrouwen te kweken. John: “Collega’s hebben moeten leren met welke vraagstelling je dat doet. Het woord interview wil ik eigenlijk niet gebruiken, het gaat om gesprekken. De handreikingen die we in de trainingen hebben gekregen, kunnen ervoor zorgen dat je een goed gesprek kunt voeren. Daarbij is het belangrijk om je gesprekspartner goed aan te voelen en in te zoomen op zijn beleving. Vooral goed luisteren! Dan komen er ook gesprekken die ertoe doen.”

Harry: “Zelf doe ik niet mee met het hele traject, maar ben er wel een paar keer bij geweest. En wat ik merkte is dat je goed moet stilstaan bij de verkenning waar je het echt over wilt hebben. Met elkaar. Niet alleen maar zenden, maar openstaan in die vertrouwde, veilige sfeer. Ik denk dat dat ontzettend belangrijk is.”

John: “En mensen kunnen daar echt in terecht komen, omdat je het ook vooral hebt over hun eigen beleving. Tegelijkertijd geef je de boodschap: ‘we hebben het niet over DE organisatie, over DE ontwikkeling, nee we hebben het erover wat het JOU doet met JOUW talent’.”

AO Organisatieontwikkeling Kerkrade

Kanteling

Er zitten ook risico’s aan deze manier van organisatieverandering. Er komen lokaal, regionaal en landelijk veel opgaves, zoals de Omgevingswet, op gemeenten af. En dat brengt werkdruk met zich mee. Harry: “De mensen die je nodig hebt bij je normale werk, die heb je ook nodig in die kanteling. De investering die we doen in ‘Grip op Loslaten’ is echt fors. Dat zeg ik ook tegen mijn collega’s van andere gemeenten. Als je de planning ziet en wat medewerkers ervoor moeten doen, dan denken we: ‘dat krijgen we niet voor elkaar. Ik wil wel, maar ik kan niet.’ Dat is een risico.”

John: “Het is ook de kunst om het niet als een project te zien. Het is ook niet iets wat je moet neerzetten als ‘we gaan nu aan de slag met ‘Grip op Loslaten’’. Je moet het niet groter brengen dan het is. We willen mensen zoveel mogelijk aan laten haken.”

Harry: “Dat anderen het gaan zien dat het ertoe doet om in dit traject te investeren. Niet John en ik moeten dat dadelijk zeggen, maar het fijnste zou zijn dat de medewerkers aan het einde van het proces zeggen: ‘Dit is mooi! Dat we het op deze manier hebben aangepakt en dit heeft ons weer geholpen om in die nieuwe wereld te komen.”

Feiten

Inwoners:
ongeveer 45 duizend
Aantal medewerkers:
460
Deelnemers ‘Grip op Loslaten’:
10 (uit Kerkrade), 7 (uit Vaals)
Soort deelnemers:
leidinggevenden, OR leden

Grip op Loslaten

Meer over het leerprogramma Grip op Loslaten en het project Wij Werken? Klik hieronder om meer te lezen.

Misschien vind je dit ook interessant