Enthousiaste verschilmakers - zo kun je Lars van Boxel en Fardis Americaan zeker noemen. Bij de gemeente Arnhem zetten zij een succesvolle Gemeentepool op die inmiddels landelijk bekend is. In plaats van te solliciteren op een vaste functie, reageren kandidaten op een uitnodiging om te werken voor de gemeente.
Als hun competenties, motivatie en drijfveren passen bij de organisatie, zoeken we samen een passende rol. Lars: "Durf te proberen, dat is onze belangrijkste tip."
Tijdens de Dag van de Arbeidsmarkt in 2024 presenteerden Lars en Fardis wat nog stond te gebeuren met de eerste lichting. In het kader onderaan dit artikel vind je praktische informatie over hoe de werving in elkaar zit. Inmiddels draait de eerste ronde van de Gemeentepool volop mee in de organisatie. Hoe dat in de praktijk werkt, vertellen ook Wendy, Rodi en Laurie in dit artikel. Zij zijn Gemeentepoolers uit de eerste lichting.
Op 5 juni aanstaande zijn Lars en Fardis ook op de Inspiratiedag van de Veranderende Arbeidsmarkt en vertellen daar hun verhaal. Aanmelden voor deze dag kan tot 28 mei aanstaande.
Verschilmakers op de Arbeidsmarkt
Dit verhaal hoort bij onze verhalenseries over de verschilmakers bij gemeentelijke organisaties. A&O fonds Gemeenten helpt gemeenten bij de ontwikkeling en professionalisering als werkgever en bij de ontwikkeling en groei van medewerkers. A&O is er voor de verschilmakers.
Die jongens van de recruitment
Lars en Fardis werken op het Stadskantoor van de gemeente Arnhem. Binnen de organisatie en daarbuiten staan ze bekend als “die jongens van de Gemeentepool”. Lars: "Het grappige is dat we elkaar al veel langer kennen, al sinds onze studie Bedrijfskunde en HRM op de HAN. Behalve collega's zijn we ook goed bevriend."
Andere doelgroep aanboren
Lars startte in 2023 als projectleider van de Gemeentepool: "Op dat moment vulden we al bijna alle vacatures zelf in. Doel van het project was dus niet om meer vacatures in te vullen, maar om een andere doelgroep aan te boren". Fardis: "Om de Gemeentepool bekend te maken bij veel verschillende groepen mensen, gingen Lars en ik een halfjaar lang bijna wekelijks langs allerlei maatschappelijke partners."
We vroegen daarbij ook wat de kandidaten uit hun netwerk nodig zouden moeten hebben om succesvol te solliciteren. Met die informatie hebben we vervolgens onze procedure ingericht. Bij de werving maakten we onderscheid tussen twee richtingen: medewerker en adviseur. Niet voor een vaste functie, maar als uitgangs- en startpunt om samen te verkennen waar iemand binnen de organisatie het beste tot zijn recht komt.
Het mooiste is dat de meesten niet eens werkzoekenden waren. De Gemeentepool bleek aantrekkelijk voor mensen met heel verschillende loopbanen en omstandigheden.
Drijfveren en competenties testen
In september 2024 gingen de eerste 15 mensen in de pool van start bij de gemeente Arnhem. Lars: "Die hebben we geselecteerd uit 655 sollicitaties. De sollicitatie bestond uit een drijfverentest, een paar vragen gericht op competenties en een persoonlijke motivatie. Dat mocht in elke vorm die ze wilden. We kregen brieven, video's, maar ook een rap en zelfs een kookboek."
Het mooiste is dat de meesten niet eens werkzoekenden waren. Wat verrassend was dat veel sollicitanten een baan hadden en zich aangesproken voelde door het idee achter de Gemeentepool. Sollicitanten werkten in het bedrijfsleven, onderwijs en publieke dienstverlening. De Gemeentepool bleek aantrekkelijk voor mensen met heel verschillende loopbanen en omstandigheden. Voor sommigen was dit de eerste keer dat ze echt het gevoel hadden binnen te kunnen komen én zich te kunnen ontwikkelen binnen een organisatie als de gemeente Arnhem.
Hier kan ik echt iets betekenen. Het werk is precies wat ik voor ogen had toen ik bij de gemeente wilde gaan werken.
Naast de kandidaten zitten
Lars legt uit wat de Gemeentepool hierin anders maakt: “We willen vanaf het eerste moment een gelijkwaardige benadering bieden. Kandidaten krijgen vooraf al tips en uitleg over onze werkwijze via de website, zodat ze goed voorbereid zijn. Daarnaast bieden we ruimte voor een (digitaal) koffiemoment, en bij een uitnodiging voor een gesprek volgt altijd eerst een contactmoment waarin we uitleggen wat ze kunnen verwachten. Zo’n gesprek is spannend genoeg, dus het helpt als je weet wat er komt. We willen dat kandidaten het gevoel hebben dat we naast hen staan, niet tegenover hen. Soms doen we dat zelfs letterlijk: dan zitten we gewoon naast elkaar aan tafel tijdens de sollicitatie.”
"Hier kan ik echt iets betekenen"
Haar spreken we ook. Wendy Walcott vertelt haar verhaal: "Mensen zoals ik vinden hun weg niet zo snel naar de gemeente. Daarom wilde ik juist bij de gemeente werken. Ik had daarover al eerder contact met Lars, die me tipte toen de pool van start ging. Mijn eerste klus binnen de gemeente was het ondersteunen van 3 programmamanagers in het programma Arnhem-Oost. Sinds maart ben ik adviseur ervaringsdeskundige bestaanszekerheid. Ik hoop dat ze over een jaar niet meer om me heen kunnen en dat ik dit werk mag blijven doen. Hier kan ik echt iets betekenen. Het werk is precies wat ik voor ogen had toen ik bij de gemeente wilde gaan werken."
"Ik wilde iets maatschappelijks doen"
Ook Rodi Shiho is een van de Gemeentepoolers. Rodi: "Na een paar jaar bij ABN Amro, kwam ik bij de IND te werken. Daar wilde ik doorgroeien naar het innovatieteam, maar daarvoor moest ik naar Den Haag en dat wilde ik niet. Ik kwam hier bij de gemeente vooral omdat ik iets maatschappelijks wilde doen. Ik help nu met innovatie en automatisering van de werking van de pool, zoals het intern matchen aan opdrachten, urenregistraties etc. en zou wel iets op het gebied van economie willen doen, zodat we Arnhem meer als aantrekkelijke stad kunnen neerzetten."
Na een paar jaar bij ABN Amro, kwam ik bij de IND te werken. Ik kwam hier bij de gemeente vooral omdat ik iets maatschappelijks wilde doen.
Wel mensen, geen vacatures
Toen de gemeente 15 nieuwe collega's had aangenomen, begon het werk eigenlijk pas, vertelt Fardis: "We hadden wel de mensen, maar nog geen vacatures. Onze gemeentesecretaris geloofde meteen in deze methode en ondersteunde de aanpak, was ook ambitieus en wilde wel 100 kandidaten aannemen." Lars vult aan: "Met 200 vacatures per jaar en 150 inhuuropdrachten, is 15 collega's aannemen helemaal niet zo spannend. Via P&O hebben we we achtereenvolgens aan de geinteresseerdeteammanagers gevraagd om hun capaciteitsvraagstukken aan te melden.
Samen met P&O en de leidinggevenden zijn er gesprekken gevoerd om de gemeentepoolers binnen de organisatie te plaatsen We bespraken uitgebreid waar hun behoefte precies lag en konden daardoor veel Gemeentepoolers plaatsen op plekken die we anders extern zouden inhuren. Zo blijft kennis behouden binnen de organisatie en bouwen we aan duurzame inzetbaarheid en ook (onvervulde) vacatures voorkomt, dat is natuurlijk meegenomen Uiteindelijk is de ambitie om via de Gemeentepool de helft van onze vacatures in te vullen, dus zo'n 100 per jaar."
Om de Gemeentepool bekend te maken bij veel verschillende groepen mensen, gingen Lars en ik een halfjaar lang bijna wekelijks langs allerlei maatschappelijke partners.
Met elkaar in contact blijven
Om de collega’s in de Gemeentepool duurzaam aan de organisatie te binden, is goede begeleiding essentieel, vertelt Lars: “Net als onze andere collega’s, doorlopen ook de Gemeentepoolers een versneld en intensief introductieprogramma, om snel breed inzetbaar te zijn. Daarnaast krijgen ze allemaal een buddy in de organisatie. Iemand die je de weg wijst, heel praktisch in het gebouw en om mee te sparren.
Toen we met de pool begonnen, heb ik een stapeltje posters opgehangen in het gebouw. Na die ene oproep hadden we veel meer buddy’s dan we nodig hadden. Mooi dat collega’s zo bereid zijn om te helpen. Daarnaast hebben de Gemeentepoolers elke week een overleg met elkaar en elke 6 weken een informele kampvuursessie, zoals we dat noemen. Fardis en ik hadden bedacht dat ze dan met elkaar konden gamen, bijvoorbeeld. Maar ze pakken het veel serieuzer aan, als een soort intervisie.”
“Ze keken hier naar wat ik kán”
Laurie Steenhuis is de derde Gemeentepooler die we spreken: “Het maakte bij deze sollicitatie niet uit wat ik eerder gedaan had. Ze keken naar wat ik kán. Heel fijn voor iemand die een studie Kunst & Economie heeft gedaan, korte tijd wilde ik bakker worden, maar toch bleek ik meer een conceptontwikkelaar te zijn. Ik neem denk ik van alle Gemeentepoolers de meeste tijd voor mijn eigen ontwikkeling, naast de opdrachten die ik doe. We krijgen die ruimte dus daar maak ik graag gebruik van. Door de variatie in klussen, van dierenwelzijn tot de jongerenraad, heb ik de gemeente heel snel leren kennen. Het lijkt me ook heel interessant om zelf mee te denken over de doorontwikkeling van de pool.”
Het maakte bij deze sollicitatie niet uit wat ik eerder gedaan had. Ze keken naar wat ik kán.
Anders kijken naar werving
Over hoe de Gemeentepool financieel in elkaar zit, krijgen ze de meeste vragen van andere gemeenten. Lars: "Het is natuurlijk altijd de vraag wie vanuit de pool in welk team terechtkomt en wie dat betaalt. Deze methode wordt gelukkig breed gedragen in de organisatie, en de gemeentepoolers worden proactief aangenomen en betaald vanuit bestaande vacature- of inhuurruimte."
Het is ook maar net hoe je ernaar kijkt, vertelt Lars: "Als je op de klassieke manier naar werving blijft kijken, kom je niet op nieuwe ideeën. We hadden een gemeentepooler met veel motivatie en de juiste competenties voor een bepaalde rol, maar volgens de klassieke route zou zij eerst een aanvullende opleiding moeten volgen (of gevolgd hebben). We hebben toen voorgesteld om haar gewoon te laten beginnen en te laten zien wat ze kon. Binnen korte tijd bleek dat ze het werk uitstekend oppakte en de opleiding bleek helemaal niet nodig. De competentie- en motivatiegerichte selectie werkt dus.
Behouden binnen de gemeente
Ze stimuleren de organisatie om anders te kijken naar werving: niet vanuit bestaande functieprofielen, maar vanuit wat er écht nodig is. Lars: “Bij werving en selectie gaan we met leidinggevenden in gesprek over hun werkelijke behoefte, en zoeken binnen de interne arbeidsmarkt, waaronder de Gemeentepool, naar een passende match. Natuurlijk is het niet altijd meteen een perfecte match, maar dat geldt ook bij gerichte externe werving. Dankzij de gemeentepool werkwijze kunnen mensen flexibel instromen en doorgroeien, ook als een eerste opdracht niet helemaal blijkt te passen. Ze blijven verbonden aan de organisatie en bouwen gaandeweg aan hun plek. Inmiddels zijn veel leidinggevenden overtuigd: ze benaderen ons zelf met de vraag of we iemand kennen die past.
De procedure in beeld
- Een kandidaat reageert op een of meerdere functieprofielen: medewerker, adviseur A of B. Een sollicitatie bestaat uit een motivatie, waarin de competentiegerichte vragen worden beantwoord (de vorm is vrij) en gevalideerde drijfverentest.
- De resultaten van de drijfverentest wegen voor een derde mee en de competentietest voor twee derde. Met 3 recruiters beoordelen ze alle reacties. De hoogst scorende kandidaten nodigen ze uit. Dat waren er 45 in de eerste ronde.
- Ook de afwijzing is transparant en de mensen horen persoonlijk waarom ze niet uitgenodigd worden. Ook is er transparantie over het aantal sollicitanten, de procedure én is er een handreiking om nogmaals te solliciteren en aan te melden bij recruitment.
- De 15 aangenomen kandidaten krijgen een jaarcontract met de intentie om dat na een jaar om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd. De arbeidsvoorwaarden zijn voor alle gemeentepool medewerkers en adviseurs gelijk, onafhankelijk van ervaring.
- Pas ná de procedure worden de nieuwe collega’s gematcht op werk. Er is óf direct een match op de juiste plek, of mensen stromen na een korte of langere periode door naar een andere opdracht. Binnen 2 jaar vindt iedereen vaste plek, dat is het doel.
Ook werk maken van een Gemeentepool? Deze tips geven ze mee vanuit Arnhem
- Grote of kleine gemeente, ga het gewoon doen! De werving en selectie zoals op deze manier levert echt iets op. Voor je organisatie, voor je teams en voor de mensen die instromen. Het vraagt van HR/ Recruitment tijd en inzet om te werven en goed te selecteren. Maar laat dat je niet tegenhouden.
Heb je een klein recruitmentteam of zelfs helemaal geen recruiters? Dan kun je de selectie van kandidaten ook samen oppakken met collega's uit andere afdelingen. Met een korte training of duidelijke richtlijnen kunnen zij waardevol bijdragen. En het mooie is: je deelt dan de betrokkenheid en het enthousiasme ook nog eens met meer mensen binnen de organisatie. - Wees transparant en geef aan de voorkant aan waar je mensen op selecteert. Je werft niet voor een functie, maar kijkt echt of iemand bij de organisatie past en wat die kan. In een krappe arbeidsmarkt loont het om breder te kijken dan alleen naar de rollen die je nu hebt staan. Daarbij kennen we de functies van over drie jaar nog niet eens. Dit concept helpt daarbij, we hebben ‘skills van de toekomst’ alvast verwerkt in onze werving en selectie en maken onze organisatie daarmee wendbaarder.
- Het belangrijkste is: gewoon doen. Durf te proberen en draai eens een pilot met een paar mensen. Kijk naar de grootte van je organisatie om te bepalen hoeveel mensen je wilt werven. In Arnhem kwam dat voor de eerste ronde neer op 15 mensen in een organisatie van zo'n 1.400 medewerkers, in de recente wervingsrond zijn er nog 19 collega’s aangenomen.
