Hoe 3 gemeenten samen digitale vaardigheden verbeteren

Opleidingsadviseur Wilma van Dinther is één van de trekkers van de gezamenlijke aanpak. Ze worstelt zelf soms ook met haar computer. ‘Vorige week nog stond ik een kwartier in de wacht bij ICT omdat niet het niet lukte m’n laptop op de Wifi te krijgen op kantoor. De oplossing was te klikken op vergeet dit netwerk en het opnieuw proberen. Dat had ik eigenlijk ook zelf kunnen bedenken.’

Boost van digitale vaardigheden

De drie gemeenten ontwikkelden samen de website Digivaardig in de gemeente waarop een trainingsaanbod voor de meest gebruikte software bij elkaar is gebracht, zoals Microsoft Teams, Word, Excel, OneNote, en trainingen voor gezond en veilig werken. De initiatiefnemers hadden allemaal de wens om de digitale vaardigheden van medewerkers een boost te geven. De samenwerking kwam in de versnelling toen ze elkaar tegenkwamen bij een bijeenkomst van DigiDuurzaam, het programma van A&O fonds Gemeenten om administratief medewerkers te ondersteunen in hun digitale ontwikkeling.

Digivaardig in de gemeente is gericht op alle medewerkers, van (v)mbo’ers tot wetenschappelijk opgeleiden. Bij een enquête van HRM scoorden de gemeenteambtenaren van Groningen hun basis digitale vaardigheden met een 7, vertelt Wilma. ‘Dat is weliswaar voldoende, maar gezien het toenemend belang van digitalisering houdt het niet over.’

Intergemeentelijke werkgroepen

Eén van de collega’s uit Assen wist dat er een project Digivaardig in de zorg bestond. Het was haar idee dit ook voor de gemeente op te zetten. Wilma en de collega’s uit gemeente Westerkwartier waren meteen enthousiast. Ze haalden er andere collega’s bij en ze stelden intergemeentelijke werkgroepen in voor de ICT, financiën en communicatie.

Kunnen we subsidie krijgen van A&O fonds Gemeenten? vroegen ze zich af. De aanvraag kwam terecht bij Marieke de Feyter van A&O fonds Gemeenten. Ze vond het een mooi initiatief. ‘Ik zie dat dit overal speelt bij gemeenten, digitale vaardigheden zijn belangrijk en ze vragen meer aandacht. De ervaringen van de drie gemeenten met het platform zijn relevant voor andere gemeenten. Zo wordt Wilma geregeld benaderd met vragen over hun aanpak. Uit deze gesprekken ontstaan ook nieuwe ideeën.’

Vier digicoaches

Hoe zit in Groningen het project Digivaardig in elkaar? Naast de website Digivaardig is er een sleutelrol voor de vier digicoaches. Dit zijn medewerkers die zelf handig zijn met software en die het leuk vinden collega’s daarmee te helpen. Ze kregen een training van het bureau dat ook digicoaches in de zorg opleidt. De coaches hebben elk hun eigen aanpak. De één helpt als collega’s het komen vragen, de ander organiseert trainingen in ‘klasjes’. Eén van de coaches richt z’n aandacht speciaal op de medewerkers in de buitendienst, waar veel digitale achterstand is.

Nu het platform staat, gaat de aandacht meer naar het bereiken van alle medewerkers en het stimuleren van het gebruik van de mogelijkheden. Met uitproberen vinden ze manieren die werken. Zo plaatsen de digicoaches elke week een digitale tip op intranet. Dat is een zeer succesvol element van de aanpak, vertelt Wilma. De digitale tip leeft in de organisatie, medewerkers vertellen dat ze het uitproberen en dat het vaak een eyeopener voor ze is.

"De kracht zit in de eenvoud; het is één klein ding dat je eventjes kunt doen. In de hectiek van alledag kunnen mensen daar wel tijd voor vrijmaken. Wij hopen dat de digitale tip nieuwsgierigheid aanwakkert, en meer zin om te werken aan digitale vaardigheden." Andere middelen die Wilma en haar collega’s daarvoor inzetten zijn de Digitale Dinsdagen en de Zomeracademie met een divers aanbod van thema’s en trainingen. In de zomerperiode gaan de digicoaches open spreekuren houden, vanuit de gedachte dat medewerkers in de vakantiemaanden meer tijd hebben om aan digitale vaardigheden te werken.

Digitaal rijbewijs

In Groningen zijn een aantal dingen verplicht gesteld voor het werken met de gemeentelijke systemen. Medewerkers moeten een Digitaal Rijbewijs halen, een e-learning en training om te waarborgen dat ze werken volgens de digitale veiligheidseisen.

Rol leidinggevenden

Leidinggevenden kunnen een grotere rol spelen om medewerkers te stimuleren met hun digitale vaardigheden aan de slag te gaan. Ze doen dit nog niet op grote schaal, Wilma wil er meer aandacht aan gaan geven. Een deel van het trainingsaanbod van Digivaardig is in Groningen geplaatst in de omgeving van Groningen Leert, de lokale academie. De reden is dat de leidinggevenden in dit systeem kunnen zien welke trainingen medewerkers hebben afgerond. Dit heeft voordelen, al weet Wilma achteraf niet of ze het een volgende keer weer zo zou doen. ‘Het maakt ‘t ook onduidelijk omdat niet meer alles bij elkaar staat. We weten eigenlijk ook niet of leidinggevenden gebruik maken van deze informatie.’ Het is dus belangrijk om van te voren goed na te denken over de inrichting en opzet.

Geleerde lessen

Dit brengt Wilma op lessen van Digivaardig die interessant voor andere gemeenten. ‘Wij dachten dat Digivaardig zichzelf zou verkopen. Maar dat doet het niet. Sinds de lancering, afgelopen winter, hebben 170 mensen er gebruik van gemaakt, op een totaal van 3000 medewerkers. De zoektocht is: hoe gaan mensen gebruiken wat we te bieden hebben?’ Dit is de belangrijkste vraag bij de evaluatie die binnenkort plaatsvindt. Wilma wil achterhalen waar medewerkers behoefte aan hebben, wat ze weerhoudt en of leidinggevenden een rol kunnen spelen. Zo overweegt ze een promotieronde te maken langs de diverse werkoverleggen. ‘Het lanceren van een goed aanbod is nog maar het begin. De echte opgave is zorgen dat de mensen ermee aan de slag gaan.’

Meer weten?

Opleidingsadviseur Wilma van Dinther is bereid haar ervaringen met Digivaardig te delen met geïnteresseerde andere gemeenten. Heb je vragen? Stuur dan een mail naar Wilma.van.Dinther@groningen.nl.