Hoe Doetinchem van 7 naar 4% verzuim ging

Je moet medewerkers zien

"Eén van de managers was bezorgd over het hoge verzuim. Zij was een goede ingang bij het MT. Eerst ging ik met veel mensen in gesprek, deed een verzuimanalyse en maakte een visie op gezond werken die werd onderschreven door het MT. 

Het kernpunt is dat medewerkers zelf regie nemen op hun vitaliteit, in mentaal, sociaal en fysiek opzicht. Het team en de teamleider zijn daarbij belangrijk, je moet medewerkers zien. In het beleid is het verzuimprotocol van belang; wat verwachten we van je bij verzuim? Dit hebben we consequent uitgedragen en ingevoerd in de organisatie."

Leidinggevenden krijgen verzuimtraining

We zijn gaan werken met een andere arbodienst, een die onze visie ondersteunt. De leidinggevenden krijgen elk jaar verzuimtraining. Zij voeren met medewerkers FIT-gesprekken, daarin gaat het niet enkel over functioneren, maar ook over inzetbaarheid en talent. 

Als verzuim complex dreigt te worden, adviseer ik de leidinggevende hoe je kunt omgaan met zo’n situatie. Wanneer er opvallende dingen zijn, overleggen we, of we lopen alle verzuimcasussen door met de adviseur inzetbaarheid van de Arbodienst, de manager en iemand van HR. 

Het beste is als medewerkers zelf met een plan komen. We hebben bijvoorbeeld een collega met jonge kinderen wiens partner een zware operatie moest ondergaan. Hij vroeg ons te helpen met aanvullende mantelzorg en schoonmaakhulp, zodat hij gedeeltelijk kon blijven werken.

Je bent zelf verantwoordelijk voor je loopbaan en vitaliteit

"Het wordt steeds meer onderdeel van de cultuur dat je niet enkel verantwoordelijk bent voor de werkinhoud, maar ook voor je loopbaan en je vitaliteit. De teamleiders kennen hun mensen en onderling is er oog voor elkaar. 

Ook krijgen medewerkers preventief medisch onderzoek, daarbij is leefstijl een onderwerp, ook al is het gevoelig of bemoeienis daarmee gewenst is. Maar medewerkers die ervoor openstaan, kunnen hulp krijgen. 

Komend jaar doen we weer een medewerkerstevredenheidsonderzoek, de uitkomsten worden in elk team en overkoepelend besproken. Als er vraagstukken van sociale veiligheid zijn, stimuleren we dat mensen erover in gesprek gaan. Een open sfeer in teams, dat gaat doorgaans goed."

Elke afdeling heeft een ambassadeur vitaliteit

"Wat helpt is onze Arbocommissie, die bestaat uit een teamleider, een MT-lid, een OR-lid en iemand van de OR. Dit is een denktank waarin we het jaarplan bespreken. Zo hebben we vorig jaar de leidinggevenden getraind op hoe je het gesprek voert over frequent kort verzuim. Elke afdeling heeft een ambassadeur vitaliteit, die dit zelf invulling geeft, de een bijvoorbeeld met hardloopgroepje, de ander met aandacht voor sport en voeding. 

Wat kan er nog beter?

Je krijgt niet alle medewerkers mee, sommigen vinden vitaliteit een privéonderwerp, anderen vinden het lastig om zaken zoals de werk-privébalans te bespreken. Ik wil medewerkers graag nog meer trainen op het zelf regie nemen. Daar wil ik komend jaar mee aan de slag."

Tips voor andere gemeenten

• Begin met een goede verzuimanalyse: waar wringt de schoen?
• Baseer je plannen op onderzoek, de verzuimcijfers, het PMO en MTO. 
• Werk op basis van een visie, ga niet lukraak werken met losse activiteiten, bijvoorbeeld stoelmassage. 
• Organiseer draagvlak in het MT, zonder de leiding lukt het niet.