Virtual Reality (VR) inzetten bij een Yellowbelt training klinkt misschien wat vergezocht. De gemeente Leeuwarden deed het en met succes en behulp van een subsidie van A&O fonds Gemeenten. “Via een VR-bril begeef je je meteen in een andere wereld terwijl je fysiek in je eigen, veilige omgeving blijft”, zegt Thomas Attema, trainee klimaatadaptatie bij de gemeente Leeuwarden.
Een groot voordeel vindt Thomas, die kennismaakte met de VR-techniek tijdens een regionale Jonge Ambtenarendag. Voor het hele verhaal spreken we ook met de initiatiefnemer van VR-simulatie binnen de gemeente Leeuwarden, Jasper Ronda, en Yellowbelt-trainer Astrid Kuipers. Want hoe werkt VR-simulatie nou eigenlijk en wat zijn de voordelen?
Hoedjes
Het was voorjaar 2021 toen Jasper Ronda, senior-adviseur bedrijfsvoering & verbeteren shared servicecentrum, het idee opvatte om VR-simulatie in te zetten bij trainingen van de gemeente Leeuwarden. “Door de coronapandemie konden we niet meer fysiek training geven”, vertelt Jasper, “en een belangrijk deel van de Yellowbelt-training is het doorlopen van een proces, zodat je ervaart waar knelpunten zitten.”
Jasper geeft als voorbeeld het maken van een papieren hoedje. Deelnemers knippen en plakken letterlijk papieren hoedjes. Eenmaal klaar, beoordelen zij de hoedjes en of deze voldoen aan de vraag. Jasper: “En dan ontdekken deelnemers dat zij helemaal niet hebben nagedacht over de vraag, maar enthousiast hoedjes zijn gaan maken. Een dergelijke oefening wilden we ook digitaal kunnen geven. VR-simulatie leek daar de geschikte techniek voor.”
De lastigste stap in het proces was het reviewen van alle simulatie-video’s. Daar is heel veel tijd in gaan zitten.
Leerdoelen en leereffect
Astrid Kuipers, secretarieel adviseur shared servicecentrum en Yellowbelt-trainer, leek het ook een goed idee om VR-techniek te gebruiken, maar hoe? “Jasper had al contact gelegd met een VR-bedrijf en uitgelegd wat we zochten”, licht Astrid het proces toe. “Zij raadden ons aan te kijken naar onze leerdoelen en het beoogde leereffect, en ons niet blind te staren op het maken van papieren hoedjes. We kwamen uiteindelijk uit op processimulatie en dat betekende geen virtuele hoedjes.” In onderling overleg werden twee processen verder uitgewerkt:
- de aanvraag en toekenning van een vergunning voor buurtfeest met ontheffing voor alcohol en
- de aanvraag en levering van een laptop aan medewerkers.
Droste-effect
De volgende stap in het proces was misschien wel de lastigste volgens Astrid en Jasper: het schrijven van het script. Een onderdeel dat zij nu anders zouden aanpakken. Jasper: “Per proces hebben we drie varianten ontwikkeld: een processimulatie met proces-verspillingen zoals wachten en dubbel werk, een ideale situatie met de perfecte flow en een variant waarbij de deelnemer zelf keuzes moet maken die het verloop van het proces bepalen.
Hier is ontzettend veel tijd in gaan zitten terwijl we achteraf gezien hadden kunnen volstaan met alleen de derde variant. Want mensen leren het meest door hen zelf te laten kiezen. Zo kreeg de ontwikkeling van het simulatieproces een leuk Droste-effect en werd het een verbeterproces op zichzelf.”
Het voordeel van VR-simulatie is dat je te allen tijde in je eigen veilige omgeving blijft.
Net echt
Hoe vond Thomas het om met de VR-bril op een processimulatie mee te maken? “Heel bijzonder”, antwoordt hij. “Je hebt ook een koptelefoon op en een controller in je hand waarmee je via laserstralen gaandeweg keuzes maakt. Het leuke van de processimulaties is dat ze bij ons op kantoor zijn gefilmd, je staat dus echt bij ons loket. De collega’s zijn wel vervangen door acteurs, maar verder is alles net echt.” Wat is het verschil met een rollenspel en is het niet makkelijker om daarvoor te kiezen?
Thomas vindt van niet. “Het voordeel van de VR-simulatie is dat je je in je eigen veilige omgeving bevindt. Een rollenspel wordt altijd gespeeld ten overstaan van andere deelnemers. Bij een VR-simulatie is dat niet het geval, als je dan een foute keuze maakt, zijn de gevolgen alleen voor jou merkbaar. Ik vind dat zelf comfortabeler.”
Volgens Astrid worden de simulaties en de leerdoelen na afloop altijd klassikaal besproken. “Tijdens de VR-simulatie in de Yellowbelt-training splitsen we de groep altijd in tweeën: de ene helft doet de processimulatie aanvraag buurtfeest en de andere helft de laptopaanvraag. Na afloop delen we ervaringen en leereffecten.”
Procesverspilling
Een processimulatie is dus eigenlijk een korte film, opgenomen op de eigen werkplek, maar met acteurs. Wat heeft Thomas geleerd van zijn ervaring met VR-bril? “In de processimulatie laptopaanvraag moet je onder meer contact opnemen met een collega”, vertelt hij. “Je kunt daarbij kiezen uit bellen of mailen en ik koos voor mailen. De aanvraag duurde bij mij daardoor bijna twee keer zo lang! Wachten is een grote proces-verspilling dus tegenwoordig pak ik in mijn dagelijks werk sneller de telefoon. Een mailtje sturen is dan wel heel makkelijk, het kan ook enorm vertragend werken.”
Nog steeds zetten deelnemers vol verwondering de VR-bril op.
Fun factor
De gemeente Leeuwarden is nu ruim twee jaar de trotse bezitter van 10 VR-brillen. Worden de brillen ook voor andere doeleinden ingezet dan de Yellowbelt-training? Jasper: “De VR-brillen zijn nog steeds een hit. De fun factor van de brillen spreekt mensen erg aan en inspireert hen om te denken in de mogelijkheden van VR. Daarmee zetten we de brillen ook in voor verdere digitalisering via de Leeuwarder Digitale Agenda.” Astrid herkent Jaspers woorden. “Bij trainingen zie je dat deelnemers nog steeds vol verwondering de bril opzetten. Zij geven ook aan dat de kennis die wordt overgedragen via de processimulatie beter blijft hangen dan wanneer zij een 2D-film zouden bekijken.”
Een virtual reality-simulatie bekijken, levert een meeslepende immersive ervaring op. Je krijgt het gevoel even in een andere werkelijkheid te zijn. De processimulaties van de gemeente Leeuwarden worden naar de brillen gedownload vanaf een online platform. De gemeente kan voor andere doeleinden het aantal simulaties verder uitbreiden. Hiervoor moeten dan nieuwe scripts worden geschreven en opnieuw worden gefilmd.
Klimaatknelpunten oplossen
Als het aan Thomas ligt, weet hij wel wat de volgende VR-simulatie wordt: inwoners het effect laten ervaren van vergroening van de buitenruimte. Thomas: “Iedereen ervaart de openbare ruimte op zijn eigen manier. Toch ontkomen we niet aan vergroening van de buitenruimte van Leeuwarden. We ervaren steeds vaker periodes van extreme hitte en wateroverlast door heftige regenbuien. Dit vraagt om verandering in hoe wij de ruimte om ons heen gebruiken, dat wekt soms weerstand op. Door inwoners letterlijk het verschil te laten ervaren tussen bekende plekken in de stad met en zonder begroeiing, kunnen we in de toekomst meer draagvlak creëren voor een toekomstbestendige inrichting.
Meer over deze werkwijze?
Klik op de + en lees meer over deze werkwijze en de geleerde lessen.
Gemeente Leeuwarden: Virtual Reality Simulatie
Over de organisatie
Gemeente Leeuwarden experimenteert met digitale technieken als onderdeel van de Leeuwarder Digitale Agenda (LDA). Elk halfjaar start een experimentenronde met daarin vier à vijf experimenten op het gebied van digitale innovatie.
Werkvorm
De VR-simulatie wordt standaard toegepast als onderdeel van de Yellowbelt-training die gegeven wordt aan medewerkers van het Shared servicecentrum. De training ondersteunt de filosofie van het continu verbeteren van bedrijfsprocessen.
Lessons learned
- Het gebruik van VR-techniek is ingewikkelder dan gedacht, er gaat veel tijd zitten in het ontwikkelen van de simulaties.
- Doe uitgebreid onderzoek naar verschillende leveranciers en wees kritisch op het tijdspad.
- Stem script en opnamemomenten goed op elkaar af, stem ook het aantal scripts en VR-video's af op de (leer)doelen, meer V-video's is niet altijd beter
- De VR-techniek ontwikkelt zich snel waardoor functionaliteit VR-brillen snel verouderen.
Downloads
Community Leren en Ontwikkelen
Word nu lid van onze community Leren en Ontwikkelen. In deze online community leer je onder andere collega's van andere gemeenten kennen die ook met leren en ontwikkelen bezig zijn. Je kan vragen stellen maar ook andere helpen aan antwoorden en je deelt relevante vakinformatie.
We hebben je hulp nodig. We hebben een korte vragenlijst gemaakt om te meten wat de bezoekers van deze site vinden van de verhalen die we hier publiceren. Zou je onze enquête (5 minuten) willen invullen? Alvast hartelijk dank!
