Wat maakt dat een wijkteam goed functioneert? En wat staat succes juist in de weg? Belangrijke vragen voor veel gemeenten, maar niet eenvoudig te beantwoorden. Bram Steijn, hoogleraar aan de Rotterdams Erasmus Universiteit, deed er onderzoek naar. Hij onderzocht 158 wijkteams over hun prestaties en de context waarin ze die leveren. De gemeenten Hellevoetsluis en Amsterdam deden mee aan dat onderzoek, én deden er hun voordeel mee.

Onderzoek doen naar wijkteams valt niet mee. Met zoveel verschillende opdrachten en organisatievormen in al die verschillen gemeenten, zijn er eigenlijk geen objectieve indicatoren om prestaties te meten. Steijn: “Daarom vroegen we mensen naar hun eigen mening over hun presteren. Met alle mitsen en maren is die zelfevaluatie het beste wat we hebben. En professionals kunnen gelukkig prima een redelijke inschatting maken van het team-functioneren. Dat blijkt ook wel uit de duidelijke verschillen in de uitkomsten.”

De grootste ergernissen? Bureaucratie en overbodige regeltjes.

Bram Steijn, hoogleraar aan de Rotterdams Erasmus Universiteit

Verschillen binnen gemeenten

“Een van de meest interessante dingen die we vonden, was dat de verschillen binnen gemeenten groter zijn dan tussen gemeenten. Verrassend, want gemeenten doen het allemaal anders qua aansturing, organisatie en dienstverband. Maar blijkbaar is de wijze waarop een team zichzelf organiseert, nog belangrijker. Daarbij is vooral een bepaalde mate van autonomie, van zelfmanagement heel belangrijk. Je moet van professionals geen ambtenaren maken, zo blijkt.”

Leidinggevenden met visie

“Ook niet te onderschatten is de rol van een leidinggevende. Die moet niet alleen aansturen en ondersteunen, maar ook richting geven, een visie uitdragen. Dat heeft direct invloed op het teamgevoel. En we zien heel duidelijk dat een team dat echt een team is, beter presteert dan een team waarin het eer ieder voor zich is. Daarbij speelt ook de omvang van zo’n team een rol: grotere teams zijn moeilijker op de rails te houden. Dat wordt nog wel eens onderschat.”

“De grootste ergernissen die we vonden, gingen over bureaucratie, overbodige regeltjes en een gebrek aan helderheid. Dat kant natuurlijk niet. Een belangrijk idee achter wijkteams is dat de professional in de lead is. Dan is het logisch dat dat soort zaken tot frustratie leiden. De impact op de prestaties lijkt niet heel groot te zijn, maar op de lange termijn kan dat wel toenemen natuurlijk. Dat geldt ook voor faciliteiten die niet op orde zijn. Sommige wijkteams hadden geen spreekkamers tot hun beschikking, andere geen wifi. En ook daarin bestonden verschillen tussen teams in dezelfde gemeente.”

Rapporteren op teamniveau

Samenvattend zijn het selecteren van geschikte teamleiders en het creeren van een echt teamgevoel de belangrijkste voorwaarden voor een succesvol wijkteam. Faciliteiten, helderheid en stabiliteit hebben ook invloed, maar minder. Steijn: “We zijn nu met een tweede ronde van ons onderzoek bezig en zien dat er in sommige teams enorm veel verloop is geweest. Dat is zorgelijk, maar we kunnen nog niet vooruitlopen wat het effect daarvan is op de prestaties. Wat wél goed lijkt te zijn voor het functioneren van een team, is af en toe reflecteren. De teams die meedoen aan ons onderzoek, krijgen ook een rapportage op teamniveau. En vaak geven ze aan daar ook echt baat bij te hebben: het helpt ze knelpunten te bespreken en aan te pakken.”

AO Sociaal Domein Hellevoetsluis

Hellevoetsluis

Hellevoetsluis is geen grote gemeente. Eén gebiedsteam van twintig man bedient alle inwoners, en die van buurgemeente Westvoorne erbij. Dat team deed mee aan het onderzoek van Bram Steijn en trok waardevolle lessen uit de uitkomsten. Wethouder Frans van der Velde en Procesregisseur Fraukje Harder vertellen erover.

Van der Velde: “We hebben in Hellevoetsluis bewust gekozen voor een zelfsturend gebiedsteam, zonder teamleider of coördinator. De gedachte was: we betrekken er allemaal professionals uit professionele organisaties bij. Die kunnen prima zelf die samenwerking handen en voeten geven. En dat blijkt ook. We haalden, als je het vergelijkt met andere teams, goede scores in het onderzoek. Qua betrokkenheid van de medewerkers zelfs bijzonder goed. Maar andere dingen komen minder goed van de grond. De teamreflectie bijvoorbeeld. Dat hadden we zelf al wel gezien, maar het onderzoek bevestigde dat nog eens – en onderstreepte het belang ervan.”

Niet alles platslaan

Harder: “Vanaf het begin in 2015 hebben we gezegd: we willen niet alles in regeltjes platslaan. Onze partners zijn professioneel, dan moeten we ook professional laten zijn. We sturen als gebiedsteam op die expertise. We willen geen generalisten, we willen experts die samen met een integrale blik kunnen kijken. Daar investeren we ook in, door als team te reflecteren op casussen en door te zorgen dat we geregeld op één locatie bij elkaar zijn. Daarnaast hebben we geregeld overleggen op managementniveau. Je merkt dat professionals zichzelf prima kunnen blijven ontwikkelen en hun verantwoordelijkheden nemen. Maar ook dat ze minder vaak tijd nemen voor teamreflectie. En dat daardoor het echt verder ontwikkelen van het team als geheel minder snel gaat dan we vooraf hoopten.”

Blijven ontwikkelen

Van der Velde: “Dit onderzoek was voor ons heel belangrijk. Het was een perfecte gelegenheid om te beginnen met zelfreflectie. En het maakte duidelijk wat goed ging en waar we nog moeten verbeteren. Daar gaan we ook mee aan de slag. Niet door nu opeens wel een teamleider aan te stellen, wel door te kijken of we instrumenten kunnen inzetten die het voor het team makkelijker maken om tot zelfreflectie te komen. Zodat we blijven ontwikkelen. Dat moet, ook al is dit nooit af.”

Harder: “We vinden de aspecten expertise en integrale aanpak heel belangrijk, en zien dat dat ook deels de grote bevlogenheid en betrokkenheid van de medewerkers verklaart. Vanaf het begin hebben we zo helder mogelijk gemaakt wat de verwachtingen en verantwoordelijkheden waren. We zijn al een eind op weg, maar mede vanwege dit onderzoek is het heel helder dat er zeker nog verbeterpunten zijn. Daar gaan wij de komende periode mee aan de slag.”

Zelfreflectie is zó belangrijk, maar schiet er ook als eerste bij in

Fraukje Harder, Procesregisseur bij gemeente Hellevoetsluis
AO Fysiek Domein Amsterdam

Amsterdam

Ruim twintig Ouder- en Kindteams in Amsterdam deden in 2016 mee aan het onderzoek van Bram Steijn. Deze teams bestaan uit mensen uit verschillende organisaties én verschillen disciplines, zoals jeugdgezondheidszorg, welzijn, jeugdhulpverlening en jeugd geestelijke gezondheidszorg. Het onderzoek leverde signalen op waar ze graag mee verder gaan.

Koude start

Programmamanager Renske Emmelkamp: “We hebben eigenlijk een koude start gemaakt. In januari 2015 kwamen de teams voor het eerst bij elkaar. In 2016 stonden de teams in de basis: we deden ons werk, wisten elkaar te vinden en hadden de eerste ervaringen opgedaan met hoe je je kennis en ervaring het beste kunt inzetten voor gezinnen.” Amsterdam deed mee aan het onderzoek om antwoord te krijgen op een aantal vragen. Emmelkamp: “Hoe staat het met de transformatie en de houding en het gedrag die daarbij horen? En hoe tevreden zijn onze collega’s?”

Tevreden over de inhoud

De grote lijn van de uitkomst is dat er grote verschillen tussen teams zijn. Emmelkamp: “In het algemeen zijn mensen redelijk tevreden over de inhoud van hun werk en wat ze bereikt hebben. We zien wel een verschil tussen de jeugdgezondheidszorg en de andere disciplines. Jeugdgezondheidszorg heeft minder gevoel bij de transformatie. Dat is goed te verklaren. Jeugdgezondheidszorg is altijd een aparte organisatie geweest met een eigen wettelijk kader en een heel vast werkproces. Alles wat je vraagt kom erbij. Als we terugkijken, ligt het ook aan de aansturing: wij hebben bij de start van de samenwerking nog meer het verhaal moeten vertellen over waaróm we het zo gingen doen en hoe we teams konden ondersteunen. Daar zijn we nu heel hard mee bezig.”

Reflecteren met cijfers

In Amsterdam werd in elk team al gereflecteerd. Emmelkamp: “Want onze filosofie is er een van lerend ontwikkelen. Reflectie gebeurt op vaste momenten in diverse vormen en altijd gekoppeld aan het directe werk. Het eerste jaar was dat minder gestructureerd dan het nu aan het worden is. En we kijken nog steeds verder: wat zijn goede methodes, kunnen we die met andere teams delen? Het past in onze lijn dat je continu een dialoog voert over je werk, de kwaliteit en prestaties. Tussen teams, binnen teams, met netwerkpartners en ook met bestuurders en met de cijfers ernaast.”

De onderzoeksresultaten leveren volgens Emmelkamp op twee manieren meerwaarde. Ze faciliteren de dialoog én vormen de basis voor verder onderzoek. “Het onderzoek biedt bijvoorbeeld een haakje voor het overleg tussen de teamleiders. Daarin hebben we besproken: er zijn grote verschillen tussen teams, daar moeten we mee aan de slag.”

Vergelijking tussen gemeenten

Ook met verdieping wil Amsterdam verder. Emmelkamp: “Bram Steijn geeft signalen, hij doet geen aanbevelingen. De analyse is nu nog heel globaal. Terwijl in het onderzoekmateriaal meer zou kunnen zitten: de verklaring van verschillen bijvoorbeeld, of de relatie tussen onderdelen. Dat willen we nu oppakken. Ik hoop dat er dan ook meer jeugdteams van grote gemeenten meedoen, want dan kun je ook vergelijkingen tussen gemeenten maken.”

Reflecteer op vaste momenten in verschillende vormen

Renske Emmelkamp, Programmamanager bij gemeente Amsterdam

Misschien vind je dit ook interessant