Als gemeenteambtenaar staat je dag vaak in het teken van telefoontjes, vergaderingen en een constante stroom van e-mails. Denk je net klaar te zijn met je taken, staat er weer iemand aan je bureau met een 'spoedje'. Voor je het weet ben je weer uren verder, zonder een moment voor jezelf. Niet fijn voor jou en ook niet goed voor je welzijn! Gelukkig zijn er een aantal technieken om je tijd beter in te delen, waardoor jij weer baas wordt over je eigen agenda.

1. Stel prioriteiten
Begin je dag of week met het bepalen van je prioriteiten. Wat moet echt vandaag af? Wat kan wachten? En kan ik taken delegeren? Een handige manier om je taken te organiseren is de Eisenhower Box. Dit is een techniek waarmee je taken categoriseert in vier categorieën:
- Urgent en belangrijk
- Niet urgent, wel belangrijk
- Wel urgent, niet belangrijk
- Niet urgent en niet belangrijk
De taken uit categorie één komen als eerste in je planning te staan, gevolgd door taken uit categorie twee. De taken uit categorie drie delegeer je als dit kan. Lukt dat niet, dan handel je ze snel en efficiënt af. Taken uit de laatste categorie laat je weg uit je planning. Vergeet natuurlijk niet om in je planning ook tijd voor jezelf te reserveren!
2. Gebruik de Pomodorotechniek
De Pomodorotechniek is een populaire time management methode waarbij je werkt in blokken van 25 minuten, afgewisseld met pauzes van vijf minuten. Na vier werkblokken (ook wel ‘pomodoros’ genoemd), neem je een langere pauze van vijftien tot 30 minuten. Deze gestructureerde aanpak houdt je geest alert en betrokken, waardoor je minder geneigd bent taken uit te stellen. Op deze manier heb je meer tijd voor jezelf, terwijl je ook nog productiever werkt!
3. Hanteer de twee-minuten-regel
De twee-minuten-regel is een super simpele manier om je takenlijst snel te verkleinen. Het werkt zo: heb je een taak op je bordje liggen die minder dan twee minuten kost om te voltooien? Doe het dan meteen. Zo voorkom je dat kleine taken zich opstapelen en je to-do lijst onoverzichtelijk wordt.
4. Zeg ‘nee’
Een van de beste manieren om je agenda te bewaken is leren ‘nee’ zeggen. Wees kritisch bij nieuwe taken of plotselinge verzoeken van collega’s. Is het echt nodig dat dit nu gebeurt? Kan iemand anders dit ook oppakken? Mocht je het lastig vinden om direct ‘nee’ te zeggen, probeer dan eens ‘misschien’. Je hoeft niet altijd iedereen blij te maken met je antwoord. Jouw eigen welzijn is ook belangrijk!
5. Zorg dat je niet wordt afgeleid
Hoewel een kantoortuin vol collega-ambtenaren ontzettend gezellig is, kan het je ook storen in je concentratie. Zorg voor voldoende focus door afleiding te beperken. Regel een noise-cancelling koptelefoon, zet e-mailnotificaties uit en leg je privételefoon buiten bereik.
6. Evalueer en optimaliseer
Neem wekelijks of maandelijks de tijd om terug te kijken op je planning en prestaties. Wat werkte goed en wat kan beter? Door regelmatig je werkwijze te evalueren en verbeteren, blijven je time management technieken effectief.
Als verschilmaker binnen jouw gemeente is het van levensbelang om niet alleen aan de burgers te denken, maar ook aan je eigen welzijn. Met slimme time management technieken houd je niet alleen voldoende tijd over voor jezelf, maar werk je ook stukken efficiënter. Dus lieve gemeenteambtenaar, neem de controle over je tijd, zorg goed voor jezelf en blijf het verschil maken. Want jij bent nodig!