Aftereventpagina 16 september | Van inzicht naar actie: leer van de verzuimaanpak van de gemeente Doetinchem

We hebben een arbocommissie met daarin o.a. een MT-lid. Het is een adviserend orgaan. Daar hebben we de visie geschreven. Dit MT-lid die sterk achter de visie stond heeft hem meegenomen naar het MT. Ik heb hem daar toegelicht. Het MT ging toen vrij snel akkoord.

Voordeel was dat de visie direct verbonden is met de kernwaarden van de organisatie. Die kernwaarden zijn: Verantwoordelijkheid – Initiatief – Samenwerken.

Draagvlak ontstond door:

• de visie te bespreken met alle medewerkers tijdens teamsessies n.a.v. MTO in 2021.
• tijdens de FIT-gesprekken komt hij ook steeds aan de orde. FIT = Functioneren, Inzetbaarheid, Talent, die gesprekken kwamen ipv onze functioneringsgesprekken.
• ambassadeurs gezond werken wijzen regelmatig op eigen verantwoordelijkheid van de medewerker t.a.v. dit thema.
• bij alle introductiebijeenkomsten voor nieuwe medewerkers leg ik uit wat de visie is en wat we van de medewerkers verwachten.

Dit alles maakt dat er meer een cultuur van eigen regie en openheid over vitaliteit is ontstaan.

Dat staat in de visie. Medewerkers zijn allereerst zelf verantwoordelijkheid voor inzetbaarheid, ontwikkeling, werkplezier. Maar dat kan nooit zonder team, teamleider. Tijdens FIT-gesprekken wordt altijd de inzetbaarheid besproken. We verwachten dat een medewerker vroeg signaleert en aankaart als het niet goed gaat. We verwachten dat een leidinggevende de mensen kent, aanspreekt, de vraag stelt: “wat doe jij om inzetbaar te blijven”.

HR adviseert de teamleiders, ook op dit thema hoe krijg je medewerkers meer in eigen regie. Arbodienst ziet (inmiddels) veel medewerkers die dreigen uit te vallen. Ze helpen de medewerker om zelf een plan te maken om uitval te voorkomen, dus om eigen regie te vertonen. Wat kun je nog wel, wat heb je nodig om het werk vol te houden.

Meerdere keren trainen, met de volgende thema’s:

• wat is je rol bij verzuim (bij lancering nieuw verzuimprotocol en visie op inzetbaarheid)
• Hoe ga je het gesprek aan met je medewerker over inzetbaarheid, welke interventies zijn mogelijk
• Wet Verbetering Poortwachter
• wat mag je wel/niet vragen
• hoe ga je gesprek aan met langdurig verzuimer
• hoe ga je in gesprek met een frequent verzuimer
• welke goede voorbeeld wil je zelf geven, welk effect heeft jouw gedrag op de medewerker
• hoe houd je goed contact met de zieke
• hoe voer je goede 3-gesprekken met de arbodienst of coach erbij.

Ook in bilateraal overleg met de HR-adviseur kan dit aangekaart worden (ivm individuele casuïstiek)

Verder hebben we 2x per jaar een SMO, sociaal medisch overleg, met de arbodienst erbij waar dit soort thema’s langs kunnen komen.

Omdat dat wat mij betreft het beste werkt om nieuw beleid of een nieuwe visie te laten landen. Dat begonnen met teamgesprekken (waar ik als arbo adviseur bij aansloot) n.a.v. het MTO 2021, en 2025 ook bij lancering niet verzuimprotocol. Heel intensief maar heel waardevol en effectief.

We hebben daar bijv. vroeg signalering besproken. Hoe merk jij het als het niet goed gaat en hoe merken collega’s dat aan jou. En wat doe je doen of wat wil je dat je collega dan doet. Idem wat betreft thema sociale veiligheid en werkdruk (n.a.v. uitslag MTO). Als je dat in alle openheid in een team bespreekt dan gaan er wel kwartjes vallen.

De vertrouwenspersonen maken regelmatig een ronde langs de teams om te spreken over sociale veiligheid.

Zie vooral vraag 2. Het gaat om blijven prikkelen van de medewerker, niet alleen op eigen regie t.a.v. inzetbaarheid, maar ook op ontwikkeling, werkplezier, loopbaan. Inzetbaarheid/vitaliteit moet geen apart losgezongen onderwerp zijn.

Tijdens frequent verzuim gesprekken prikkelen we medewerkers door te vragen: “hoe werk jij aan je gezondheid of wat doe jij om inzetbaar te blijven”.Ambassadeurs gezond werken gaan actief met collega’s in gesprek die minder vitaal lijken. Daarnaast doen we eens per 3 jaar een PMO waarin we medewerkers bewust maken van hun eigen gezondheid. Dat geeft vaak ook stimulans om bijv. naar een arts of coach te gaan of meer te gaan bewegen.

Mental coaching, psychologische zorg, bedrijfsfysio, bedrijfsmaatschappelijk werker. Als het nodig is vergoeden we ook minder reguliere interventies zoals zuurstoftherapie, coach voor rouwverwerking, coaching voor re-integratie na kanker.

Na een PMO geven we bewust aandacht aan thema’s die opvielen zoals overgewicht, overgangsklachten.

We hebben een beweegkalender die we regelmatig publiceren op ons intranet, met allerlei beweegactiviteiten zoals tafeltennistoernooi, zwemmen met korting, lunchwandelen, darten, hardloopgroepje, training regie op je werk, workshop sport en voeding, mindfullness. Deze activiteiten worden door eigen medewerkers georganiseerd en gegeven.

We doen mee aan landelijke of regionale evenementen zoals Swim2Fightcancer, Veldloop ambtenaren. Wethouders doen hieraan soms mee. Het geeft een goede vibe in de organisatie.

We bieden gratis fruit aan in het Werkcafe, hebben een vrij gezond en divers aanbod in ons Werkcafe.

Het gaat om doorlopend aandacht geven, door leidinggevenden, door de ambassadeurs, door de arbo adviseur. Maak het vooral ook leuk en ontspannen.

Ze hebben hier geen opleiding voor. Het is geen formeel vastgelegde rol. Wel organiseer ik 2x per jaar een inspiratiesessie, waarbij we vooral van de ervaringen van elkaar leren. Ook brainstormen we over onze rol, welke nieuwe thema’s spelen en hoe we die kunnen oppakken.

Alles aan de voorkant doen om uitval te voorkomen. Duidelijk communiceren waar de verantwoordelijkheden liggen, daarbij steeds communiceren (via intranet, teamleiders, HR) over:

* Preventie: gesprekken over vroeg signaleren, ocwevroeg actie ondernemen, helder zijn over mogelijke interventies, frequent verzuim gesprekken: hoe voorkom jij dat je weer uitvalt, wie/wat heb je daarbij nodig? Altijd benoemen dat je dit doet om uitval te voorkomen.

* Vitaliteit/amplitie: gezonde levensstijl stimuleren en behouden, zodat mensen veerkrachtiger worden. Daar noemen dat kans op uitval kleiner is.

Bij begeleiding van zieke medewerkers (door leidinggevenden, arbodienst) ook altijd bespreken: Wat ga je anders doen zodat een volgende uitval wordt voorkomen.

Preventief spreekuur en 1e gesprek met een zieke doet de bedrijfsverpleegkundige (BVK). Daarna gaat iemand pas naar de bedrijfsarts voor de probleemanalyse. Als het nodig is of als iemand dat perse wil wordt de arts eerder ingezet.

Leidinggevende wordt gestimuleerd om vooraf vraagstelling voor gesprek met de bedrijfsarts/BVK in te leveren. Ook is mogelijkheid voor leidinggevenden om op de dag dat de BVK er is, haar te spreken en in te praten. Ook vinden regelmatig 3-gesprekken plaats tussen leidinggevende, medewerker en BVK. Daarnaast 2x per jaar een SMO, sociaal medisch overleg, waarbij leidinggevenden, BVK, bedrijfsarts en evt. HR aanwezig is om alle langdurig zieken en mensen die ‘wankelen’ door te nemen.

Wachttijden zijn niet heel lang. Bij spoed is het vaak mogelijk om bijv. online al de bedrijfsarts of BVK te spreken.

Interventies starten bijna altijd max. een week na aanmelding, via vaste coaches via onze vaste provider via IZA Mijnbedrijfszorg.

In re-integratiefase is contact leidinggevende met zieke het belangrijkste. Ze kunnen vaak samen bepalen of re-integratie sneller of langzamer moet. BVK is in deze fase vaak meer op de achtergrond. De bedrijfsarts maakt meestal globaal opbouwschema.

Vooral via de arbodienst die sterk op thema inzetbaarheid zit. Belangrijk is om ze goed te voeden met informatie via contact met de leidinggevende. Bij re-integratie vragen we de medewerker welke taken hij/zij het liefst als eerste oppakt. Natuurlijk is dat ook samenspel met de leidinggevende. Verder standaard na 1 jaar AD-onderzoek en mogelijk inzet 2e spoor. Ook daar meestal via een vaste provider.

Als duidelijk is dat iemand minder inzetbaarheid is, of als iemand regelmatig verzuimt, mag je gewoon de vraag stellen: wat doe jij om inzetbaar te blijven, wie of wat heb je daarbij nodig. Als iemand meer dan 2/3 x verzuimt is er vaak meer aan de hand. Ga dan het gesprek aan, desnoods met de arbodienst erbij.

Als iemand door privéproblematiek ziek wordt, ga daar dan over in gesprek. Je mag er natuurlijk niet inhoudelijk naar vragen, maar je kunt wel het gesprek aangaan, hulp aanbieden. Soms zijn er andere oplossingen mogelijk, bijv. qua mantelzorgondersteuning, rouwverwerking.

Als iemand ongezond leeft maar wel prima functioneert is het lastiger. Dan kun je alleen maar inzetten op voorlichting (bijv. over overgewicht, leefstijl), zet in op leuke beweegactiviteiten, stimuleren pauzeren etc. Maar dan heb je minder handvaten om iemand te benaderen.

Wat helpt is dat in onze visie staat dat medewerker zelf verantwoordelijk is voor de eigen vitaliteit. Dat legitimeert om daarover in gesprek te gaan, het liefst als iemand nog helemaal fit is.

We doen dat snel, voordeel van eigen coaches is dat we weten wie er ingezet wordt. Het is ook makkelijker om driegsprekken aan te gaan (medewerker, coach, leidinggevende), het gaat tenslotte om inzetbaarheid in werk.

Onze partner IZA Mijnbedrijfszorg kijkt ook of ontdubbeling mogelijk is (verzekeraar van de medewerker die een deel betaalt).

We stellen vaak wel een limiet aan het aantal sessies. Advies is om niet af te wachten maar snel iemand inzetten.

Privé/blessuren: Ook hier begint het met wijzen op onze visie: je bent zelf verantwoordelijk voor je vitaliteit, hoe geef je dat vorm? Je bent geblesseerd, wat is je plan, hoe werk je aan snelle terugkomst?

Hoge werkdruk is een veelkoppig monster, je kunt daar insteken op individueel niveau (workshop regie op je werk, een coach die helpt werk anders te organiseren), maar ook op teamniveau: wat is cultuur in een team, werkt iedereen ’s avonds door, hoe is verbinding met elkaar en met het werk. Is het werk slim georganiseerd. Soms moet er gewoon capaciteit bij. Heb je een leidinggevende die dit durft af te dwingen bij een meerdere.

• Laag verzuim
• meer een cultuur van eigen regie en openheid over vitaliteit
• inzichtelijk: via nieuwe verzuimanalyse, MTO, PMO etc.

Smart aantonen is lastig. En: niet alles gaat goed, werkdruk blijft hoog. Uitdaging is om ook in tijden van drukte juist te letten op inzetbaarheid en vitaliteit. Dat begint altijd in het team, word je gezien, krijg je erkenning en waardering.