HR-manager Jacqueline Orsel van gemeente Dijk en Waard gebruikt het onderzoek 'Strategische HR-functie in de Gemeentelijke Organisaties' als leidraad voor het voeren van gesprekken met haar team. Samen met Annet Doesburg, voormalig gemeentesecretaris en voorzitter van het bestuur van A&O fonds Gemeenten, vertelt ze over hun kijk op de HR-functie.
HR-functionarissen zijn belangrijke schakels om de ontwikkeling van gemeenten verder te brengen. Maar er blijkt verschillend te worden gekeken naar het niveau en de invulling van deze rol. A&O heeft daarom onderzoek laten doen naar de invulling van de strategische HR-functie in gemeentelijke organisaties. Dit resulteerde in het rapport ‘De route naar een strategische HR-functie bij gemeenten’.
Verschillende opgaven, verschillende rollen
Annet: “Alle gemeenten hebben dezelfde taken en bevoegdheden, maar ze verschillen van opgave, grootte en complexiteit. Dat heeft invloed op hoe je verschillende rollen invult. Dat geldt ook voor een HR-functionaris. Daarnaast hebben leidinggevenden verschillende beelden bij HR. Wat mag je van iemand verwachten? Zoek je iemand voor praktische regelzaken, of wil je iemand die meedenkt met de directie over organisatieontwikkeling?
Dit is bij elke gemeente anders, het is goed dat hier expliciet onderzoek naar is gedaan, dat maakt de verschillen inzichtelijk. Ik vond de herkenning fijn. Ik dacht zelf vaak ‘ben ik nou zo kritisch, of heb ik te hoge verwachtingen?’ Het is mooi om te zien dat het op meer plekken nog zoeken is naar de juiste invulling. En dat we daarin niet de enige zijn.”
Dit is bij elke gemeente anders, het is goed dat hier expliciet onderzoek naar is gedaan, dat maakt de verschillen inzichtelijk.
Taakvolwassenheid
Jacqueline vult aan: “Ook de taakvolwassenheid van de organisatie speelt een rol. Wanneer je in de organisatie veel leidinggevenden hebt met minder ervaring, dan richt je je als HR meer op het bijstaan van deze leidinggevenden. Dan heb je een andere rol dan wanneer je samen gaat bomen over de organisatie.
De term HR wordt nu veel gebruikt, maar het vroegere P&O dekt in dat geval eigenlijk meer de lading. Binnen personeel zorg je samen met de leidinggevende dat alles voor de medewerker goed geregeld is. De organisatiekant richt zich meer op organisatie- en inrichtingsvraagstukken, de strategie. Wij werken ook nog te vaak vraaggericht, de strategische rol staat bij ons nog in de kinderschoenen.”
Tweerichtingsverkeer
Annet: “Het rapport toont duidelijk de verschillen tussen hoe de HR-afdeling naar zichzelf kijkt en hoe managers naar hen kijken. Sommigen missen de strategische kant bij hun HR-medewerkers. Ik merkte dat ook bij mezelf. Maar een strategisch gesprekspartner zijn, vraagt ook wat van de ander. Hoe ben je zelf als manager? Dat vinden sommige managers nog best lastig, dat het gesprek van twee kanten wordt gevoerd.”
Jacqueline: “Precies. Daarnaast kon je vroeger in je strategische personeelsplanning met gemak 5-7 jaar vooruitkijken. Dat kan nu niet meer. De veranderingen in de wereld en de technische ontwikkelingen gaan zo hard, het is ook lastiger om ver vooruit te kijken. Dat gesprek voeren, met alle onzekerheden die erin zitten, vraagt ook wat van beide gesprekspartners. Daar kunnen wij nog in groeien.”
De veranderingen in de wereld en de technische ontwikkelingen gaan zo hard, het is ook lastiger om ver vooruit te kijken.
Aan de slag
Jacqueline: “We hebben het onderzoek gelezen als afdeling en we herkennen ons er wel in. We zijn er binnen de afdeling over in gesprek: wat vinden we ervan, wat willen we ermee? Dit is allemaal in voorbereiding op het gesprek dat we willen voeren met de directie. We kunnen zelf reflecteren op onze wensen, maar het is ook belangrijk wat de organisatie wil en hoe dit zich tot elkaar verhoudt.”
Annet: “Wat we te leren hebben met elkaar, is om meer vanuit een plan of analyse te vertrekken. Welke beweging willen we nou eigenlijk maken met z’n allen? Los van de waan van de dag. Daar mag iedereen nog in groeien in onze organisatie. Dit gesprek gaat daar zeker bij helpen.”
We hebben het onderzoek gelezen als afdeling en we herkennen ons er wel in. Dit is allemaal in voorbereiding op het gesprek dat we willen voeren met de directie.
Strategisch vermogen versterken
Annet: “De gemeente Dijk en Waard is gevormd uit twee gemeenten. Een van de opdrachten in het herindelingsdocument is het strategisch vermogen versterken.
Eerder keken we bij grotere maatschappelijk opgaven, net als andere kleinere gemeenten, vaak naar het initiatief dat grotere gemeenten namen. Zij hebben meer budget, meer functionarissen. Na de fusie kijken kleinere gemeenten eerder naar óns. Er wordt dus strategisch ook meer van ons gevraagd.
Wat we dus moeten doen is ons strategisch vermogen vergroten (breder dan alleen HR) dan krijg je meer functionarissen die hun antennes hebben aanstaan. Wat gebeurt er in de regio of het land, wat betekent dat voor ons of voor het bestuur, waar zal ik het bestuur op uitnodigen of over aan het denken zetten? Dat is heel anders dan voorheen, waar er meer werd uitgevoerd op verzoek. We zijn nu drie jaar na de fusie, tijd om de functies met ‘strategie’ in de naam ook inhoudelijk te gaan laden.”
Expertise en nieuwsgierigheid
Annet vervolgt: “Van strategisch HR-adviseurs verwachten we als organisatie bijvoorbeeld dat ze expertise hebben op hun vakgebied, dat ze weten waar andere gemeenten mee bezig zijn en wat er speelt op arbeidsmarktvraagstukken bij A&O fonds Gemeenten en VNG. Ik zoek mensen die nieuwsgierig zijn.
Neem nou het oppikken van signalen uit de organisatie. Wat doe je voor jonge mensen die bij ons komen werken? Of hoe anticipeer je op een grijze golf? Maar het gaat ook om nieuwsgierig zijn naar de buitenwereld. Publicaties en vakliteratuur lezen, media als Binnenlands Bestuur in de gaten houden. En dat samenbrengen.” Jacqueline vult aan: “Een strategisch HR-adviseur is in mijn ogen de businesspartner van de leidinggevenden. Daar zou ik wel naar toe willen.”
We hebben in gemeenteland nog veel functies die al decennia hetzelfde zijn. Maar nu, met vraagstukken over AI, energietransitie, of arbeidsmarktkrapte wil je dat mensen ook zelf initiatief nemen om te kijken wat dat voor ons betekent.
Vooruitkijken
Annet: “We hebben in gemeenteland nog veel functies die al decennia hetzelfde zijn. Maar nu, met vraagstukken over AI, energietransitie, of arbeidsmarktkrapte wil je dat mensen ook zelf initiatief nemen om te kijken wat dat voor ons betekent. Breder dan de waan van de dag. We willen de flexibiliteit van de organisatie vergroten, zodat je antwoord kunt geven op de complexe vraagstukken die voorliggen. Hebben we bepaalde functies over een paar jaar nog wel nodig? Hoe anticipeer je daarop? Dit zou, met data-analyse, ook bij een strategisch HR-adviseur vandaan komen.”
Jacqueline: “Je mag als strateeg toegevoegde waarde leveren, zodat je een voller of mooier vraagstuk krijgt. Om er vervolgens een mooier antwoord op te vinden. Meedenken, expertise meenemen. Ik ga dat gesprek graag aan.”
Als medewerkers op de goede plek zitten, krijgen ze vleugels.
Aanleiding tot gesprek
Jacqueline: “We hebben de afgelopen drie jaar veel verandering doorgemaakt op onze afdeling. Zowel in functiehuis als in zoeken naar onze opdracht. Ik voel nu de ruimte om te kijken wat een jonge organisatie als de onze echt nodig heeft. Dit rapport geeft een mooie aanleiding om dit gesprek te voeren binnen onze afdeling en organisatie, zodat we hier samen met de directie stappen in kunnen maken. We zijn hierover trouwens ook met collega-gemeenten in gesprek. Het leeft.”
Annet: “Ik heb het onderzoek nog niet in de directie gebracht. De regie ligt nu bij de afdeling HR, zij zijn hier nu mee aan de slag. We gaan als directie aansluitend graag in gesprek over hoe zij tegen strategisch HR aankijken en hoe dat zich verhoudt tot onze wensen.
Het is een mooi moment. We zijn nu drie jaar na de fusie en het duurt altijd even voor iedereen op zijn plek zit, in een functie die aansluit bij zijn of haar talenten en competenties. Als dat goed zit, voelen mensen zich ook vrij om omgevraagd adviezen te geven. Dat heb je nodig voor strategische functies. Als medewerkers op de goede plek zitten, krijgen ze vleugels. Ik betrek nu in gesprekken vaak Jacqueline, maar ik heb er dan ook alle vertrouwen in dat ze straks niet meer de enige is.”
Over de gemeente Dijk en Waard
De gemeente Dijk en Waard is in 2022 ontstaan uit een fusie tussen de gemeenten Langedijk en Heerhugowaard. De gemeente is de één na grootste gemeente van Noord-Holland-Noord en kent 90.000 inwoners. Bij de gemeentelijke organisatie werken zo’n 800 mensen in drie hoofddomeinen; ‘Mens en Samenleving’, ‘Ruimte’ en ‘Bedrijfsvoering’.
De afdeling HR wordt aangestuurd door Jacqueline Orsel. De afdeling bestaat uit 22 medewerkers, waaronder 5 HR-adviseurs, specialisten op het gebied van arbo, juridische zaken, leren en ontwikkelen, organisatieadvies, recruitment en beleidsontwikkeling. Daarnaast bestaat de afdeling uit een personeels- en salarisadministratie. De HR-adviseurs zijn de gesprekspartners van de leidinggevenden.
Over het rapport
HR-professionals en management binnen gemeenten blijken verschillend te kijken naar de strategische functie van HR. Dat is de conclusie die Universiteit Utrecht (USBO) en A&O fonds Gemeenten trokken na onderzoek onder honderden HR-professionals en middenmanagers.
Het rapport ‘De route naar een strategische HR-functie bij gemeenten’ biedt handelingsperspectieven voor een gezamenlijke aanpak door HR en management om zo HR beter te positioneren als strategische partner binnen gemeenten.
Tips
- Bedenk goed wat je verwacht, van de strategische HR-functies, maar ook van elkaar. Gesprekken vragen tweerichtingsverkeer.
- Ga intern en extern met elkaar in gesprek over dit onderwerp en het rapport.
- A&O fonds Gemeenten is als een bibliotheek. Leergangen en bijeenkomsten zijn heel waardevol. Maak er gebruik van en vertaal dit naar je eigen praktijk.
Lessons learned
- Maak opvattingen over en weer explicieter. Ze lopen niet altijd gelijk op.
- We verwachten van leidinggevenden vaardigheden en visie op ontwikkeling, maar we hebben ook veel dagelijkse handelingen en systemen bij hen belegd. Het kan niet allemaal tegelijk.
