Een klein zilveren belletje op tafel tijdens het directieteam van de gemeente Diemen: het lijkt een luchtig detail, maar het heeft een serieuze functie. Het belletje staat symbool voor de rol van advocaat van de duivel. Degene die het belletje in handen krijgt, heeft tijdens dat overleg de belangrijke taak: kritische vragen stellen en zo bijdragen aan betere besluitvorming.
Verschilmakers in Organisaties
Dit verhaal hoort bij onze verhalenseries over de verschilmakers bij gemeentelijke organisaties. A&O fonds helpt gemeenten bij de ontwikkeling en professionalisering als werkgever en bij de ontwikkeling en groei van medewerkers. A&O fonds is er voor de verschilmakers.
Tegenspraak
Het idee voor het belletje kwam van een directieadviseur die met zwangerschapsverlof ging. In haar rol is het faciliteren van tegenspraak belangrijk, en zij wilde dat dit tijdens haar verlof ook door zou blijven gaan. Daarom deed zij het ‘advocaat van de duivel’belletje cadeau aan de directie. Daarbij zat een kaartje met voorbeeldvragen: Is het doel van dit voorstel helder? Wie is verantwoordelijk? Is er budget? Wat gebeurt er als we niets doen? Daarmee werd het een praktisch hulpmiddel én een reminder dat tegenspraak expliciet een plek verdient.
“Het is een klein haakje dat helpt om elkaar scherp te houden,” zegt gemeentesecretaris Geeske Wildeman. “Door de rol bewust toe te wijzen, maak je het makkelijker om ook echt kritisch te zijn. Je zegt niet tegen een collega: jouw voorstel klopt niet, maar: ik heb het belletje, dus ik stel de vragen.”
Het belletje zelf heeft bewust een subtiele klank – helder genoeg om op te vallen, maar niet zo luid dat het een vergadering verstoort. “Het is geen buzzer of alarmbel, maar een vriendelijk signaal,” zegt Wildeman. “Precies passend bij de rol: scherp, maar niet overdonderend.”
Kritische vragen laagdrempelig gemaakt
Het belletje zorgt ervoor dat vragen die soms ongemakkelijk voelen, toch gesteld worden. Suzanne Felix, bestuursadviseur en projectleider vluchtelingenopvang: “Omdat het iets speels heeft, wordt het makkelijker. Je voelt je gelegitimeerd om te vragen: waarom moeten we dit nu doen? of is het besluit wel goed belegd? Het maakt het veilig en luchtig.”
Het kaartje met voorbeeldvragen ondersteunt degene die de rol heeft, zodat de tegenspraak niet afhangt van persoonlijke stijl of ervaring. Felix: “Het geeft structuur. Je weet dat je die vragen mág stellen, en dat iedereen begrijpt waarom. Daarmee borg je dat het proces zorgvuldig verloopt.”
Langzaam maar zeker wordt het belletje minder vaak nodig. Wildeman: “We merken dat collega’s de rol nu ook spontaan oppakken. Dan zegt iemand gewoon: ik ben nu even advocaat van de duivel. Dat is precies het doel – dat kritische reflectie onderdeel wordt van de cultuur.”
Omdat het iets speels heeft, wordt het makkelijker om elkaar aan te spreken.
Onderdeel van een bredere beweging
Het belletje is niet het enige instrument dat de gemeente inzet om te zorgen dat professionele tegenspraak ‘gewoon’ wordt. Het directieteam zelf heeft sinds kort een nieuwe overlegstructuur, waarbij, naast de directieleden, ook teamleiders en adviseurs aanschuiven wanneer dat relevant is. Dat zorgt voor verschillende perspectieven en maakt de genomen besluiten breder gefundeerd.
Ik voel me geen doorgeefluik van besluiten, maar onderdeel van een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Daarnaast is er een wekelijkse terugkoppeling vanuit het college en tweewekelijks vanuit het directieteam naar de teams, zodat medewerkers weten welke besluiten zijn genomen en waarom. Dat helpt bij de transparantie, al zien de geïnterviewden dat hier nog verbetering mogelijk is. Wildeman: “De informatie moet beter aansluiten bij wat teams nodig hebben. Soms geven we daarom al een toelichting vóór de officiele tweewekelijkse terugkoppeling, zodat mensen hierdoor niet overvallen worden, of nodigen we een teamleider uit voor een extra toelichting.”
Ook teamleiders zien de meerwaarde van deze aanpak. Ben Schroevers, teamleider Beleid en Samenleving, benadrukt dat professionele tegenspraak verder gaat dan het belletje alleen. Ook de nieuwe directieteamstructuur waarbij de inhoudelijke adviseurs en teamleiders aanschuiven zorgt voor een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid. “Ik voel me richting het team geen doorgeefluik van besluiten, maar onderdeel van een gezamenlijke verantwoordelijkheid. In het directieteam kijken we samen wat een vraagstuk nodig heeft. Dat maakt dat kritische vragen ook echt ruimte krijgen.”
Door de rol bewust toe te wijzen, is het voor mensen makkelijker om ook echt kritisch te zijn.
Effect: betere besluiten, minder reparatie
De inzet van het belletje en de andere structuur van het directieteamoverleg levert concreet resultaat op. Besluiten zijn beter doordacht, verwachtingen zijn duidelijker en er hoeft minder achteraf gerepareerd te worden. “Voorheen namen we wel eens besluiten die eigenlijk nog niet rijp waren,” vertelt Felix. “Nu is de discussie vooraf veel scherper en daarmee de besluiten beter.”
Wildeman ziet dat het werkt: “Het bewijst zichzelf doordat we zien dat de kwaliteit van besluitvorming verbetert. Uiteindelijk profiteren inwoners daarvan.”
Het belletje van Diemen
- Wat is het? Een tafelbelletje dat symbool staat voor de rol van advocaat van de duivel in het directieteam.
- Hoe werkt het? Iedere vergadering krijgt één lid van het directieteam bij toerbeurt de rol van kritische vragensteller. Als het directieteamlid met het belletje belt, mag hij een kritische vraag stellen. Op een kaartje dat bij het belletje hoort staan voorbeeldvragen ter inspiratie, zoals: Is het doel helder? Wie is verantwoordelijk? Wanneer volgt terugkoppeling?
- Waarom? Het maakt tegenspraak vanzelfsprekend en laagdrempelig. Het belletje borgt dat er altijd iemand kritisch meekijkt, zonder dat het persoonlijk wordt.
- Effect: Betere besluitvorming. Dat is goed voor de inwoner. En het zorgt voor meer structuur en uiteindelijk minder reparatie achteraf.
