‘Hoe zorgen we ervoor dat we onze opgaven kunnen realiseren in een krimpende arbeidsmarkt?’ Met die vraag begon een groep collega’s van de gemeente Groningen in het voorjaar van 2025 aan het HR-Scenariospel, een instrument ontwikkeld door A&O fonds Gemeenten en de VNG. Strategisch HR-adviseur Dominique Ebbing vertelt hoe de gemeente met dit spel haar personeelsbeleid tegen het licht hield en welke inzichten dat heeft opgeleverd.
Begin 2025 brachten de VNG en A&O fonds Gemeenten het HR-scenariospel uit. De directe aanleiding was de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt, die gemeenten dwingt om anders te kijken naar werving, behoud en ontwikkeling van medewerkers. Het spel biedt daarbij een hulpmiddel. Hoewel het ‘spel’ wordt genoemd, is het feitelijk een brainstormtool: deelnemers onderzoeken een vraagstuk vanuit meerdere invalshoeken en komen zo tot nieuwe oplossingsrichtingen.
Groningse HR-opgaven onder de loep
Voor Groningen lag de uitdaging bij vijf HR-opgaven die de gemeente de komende jaren wil realiseren: arbeidsmarktstrategie, diversiteit en inclusie, duurzame inzetbaarheid, leren en ontwikkelen en organisatieontwikkeling. Ebbing: “We willen allereerst de juiste medewerker op het juiste moment en tegen de juiste kosten werven. Dat is in deze regio een uitdaging, want behalve de stad Groningen zelf is Noord-Nederland een krimpende arbeidsmarktregio. Dat doet natuurlijk iets met je potentieel in de toekomst.”
Daarnaast wil de gemeente medewerkers duurzaam binden, door te investeren in een gezonde, inclusieve en sociaal veilige werkomgeving. Verder wordt er gewerkt aan het versterken van de HR-dienstverlening, onder meer via beter proces- en ketenmanagement. En tot slot wil HR bijdragen aan de noodzakelijke transformatie van gedrag en cultuur binnen de organisatie om een aantrekkelijk werkgever te blijven.
“Maar hoe toekomstbestendig zijn die opgaven?” vervolgt Ebbing. “Dat was voor ons de aanleiding om het HR-scenariospel te gebruiken. We wilden kijken of we onze aanpak nog moesten aanpassen.
Het spel geeft geen kant-en-klare oplossingen, maar het zet je wel op een ander spoor. En dat is precies wat we nodig hebben in een arbeidsmarkt die steeds meer onder druk staat.
Ook interesse om het HR-scenariospel begeleid te spelen in je gemeente? Stuur dan een mailtje naar onderzoek@aeno.nl. VNG en A&O fonds Gemeenten gaan in 2025 bij enkele geïnteresseerde gemeenten langs om het spel te begeleiden als facilitator.
Van strategie naar financiën en technologie
De inzichten sloten goed aan bij bestaande onderzoeken, zoals de Personeelsmonitor en een studie van de gemeente Utrecht naar de strategische positie van HR. Daarbij speelde ook de financiële context een rol. “We hebben bijvoorbeeld veel te maken met incidentele middelen, vooral in het sociaal domein,” legt Ebbing uit. “Dat maakt het lastig om structurele capaciteit in te zetten.
Binnen het financiële denkkader hebben we daarom als eerste stap benoemd dat we een overzicht moeten maken van belemmeringen om geldstromen efficiënt in te zetten.”
In de tweede ronde lag de nadruk onder meer op technologie. Een belangrijk vraagstuk daarbij was de verwachte uitstroom: ruim een kwart van de gemeentelijke medewerkers gaat de komende tien jaar met pensioen. “Onze reflex is vaak: iemand gaat weg, dus we vullen de functie één op één weer in,” aldus Ebbing. “Maar kijk je vanuit technologische ontwikkelingen, dan hoeft dat helemaal niet logisch te zijn. Misschien kun je taken anders organiseren, of bepaalde functies deels vervangen door digitale oplossingen. Dat vraagt wel een andere manier van denken binnen de organisatie.”
Ebbing vindt het persoonlijk een heel interessant vraagstuk. “We zien de komende tien jaar een uitstroom van ruim 25 procent van onze medewerkers. Als je die functies niet vervangt, biedt dat een enorme kans om je werk anders te organiseren. Denk aan meer inzetten op ICT of bepaalde taken uitbesteden. Zonder medewerkers zijn we nergens en het is goed om te onderzoeken hoe we ons werk in de toekomst met mensen en ondersteuning het beste kunnen organiseren.”
Wat ik heel fijn vond aan het HR-scenariospel, is dat je je denken stretcht. Je zit met mensen uit verschillende disciplines aan tafel en verkent samen nieuwe invalshoeken. Dat geeft energie.
Stretch in het denken
Want ook al leverde het spel niet direct concrete maatregelen op, volgens Ebbing zit de kracht juist in het verbreden van perspectieven. “Wat ik heel fijn vond, is dat je je denken stretcht. Je zit met mensen uit verschillende disciplines aan tafel en verkent samen nieuwe invalshoeken. Dat geeft energie.”
De ideeën uit het spel belanden niet in de bekende bureaulade. Op een aantal plekken in de organisatie worden innovaties in de vorm van experimenten opgepakt. Ebbing: “Ik heb binnenkort een afspraak om te kijken welke onderwerpen we uit onze sessie daar gaan uitwerken. Het is nog te vroeg om concrete voorbeelden te noemen, maar waarschijnlijk gaat het vooral over verandermanagement en cultuur: andere manieren van werken. En we nemen de uitkomsten ook mee naar onze HR-strategiedag.”
Samenwerking in de regio
Het spel kan volgens Ebbing ook een rol spelen bij de samenwerking met andere gemeenten in de regio. “We werken al met tien Groningse gemeenten en de provincie aan een gezamenlijke strategie en activiteitenkalender. Het idee is om meer regionaal te organiseren en zo te voorkomen dat we elkaar beconcurreren op de krappe arbeidsmarkt. Kunnen we niet toe naar één interne arbeidsmarkt voor de regio, met gezamenlijke carrièrepaden? Dat is een vraag die je met het HR-scenariospel zou kunnen onderzoeken.”
Ebbing beveelt het HR-scenariospel van harte aan. “Het is een aanrader voor gemeenten die met HR-vraagstukken zitten. Zorg wel dat je vooraf je denkkaders helder hebt. Ook de begeleiding vanuit A&O fonds Gemeenten en de VNG vond ik echt van meerwaarde. Zij schetsen eerst de arbeidsmarktcontext, waardoor je met een scherpe mindset het spel ingaat. En ze begeleiden het gewoon heel leuk. Dat maakt dat je er echt iets uit haalt.”
De kracht zit hem volgens Ebbing in het gezamenlijk verkennen van nieuwe perspectieven en het doorbreken van ingesleten patronen. “Het spel geeft geen kant-en-klare oplossingen, maar het zet je wel op een ander spoor. En dat is precies wat we nodig hebben in een arbeidsmarkt die steeds meer onder druk staat.”
Het HR-scenario spel
A&O fonds Gemeenten en de VNG zijn nog bezig om een nieuwe naam te verzinnen, omdat het HR-scenariospel niet echt een spel is, maar meer een brainstormtool.
