Het traineeprogramma

Daarnaast volgen zij gezamenlijk een opleidingsprogramma gericht op persoonlijke ontwikkeling en inhoudelijke kennis en vaardigheden. Trainees bouwen snel een (intern) netwerk op en verwerven zo een plek binnen de organisatie waardoor de kans groter is dat zij bij de organisatie blijven.

Frisse blik en vernieuwende inzichten

Elke twee jaar start bij de gemeente Utrecht een groep van zo’n 25 trainees. Zij beginnen direct in een passende functie. Daar werken en leren ze 90 procent van de tijd, 10 procent van de tijd besteden ze aan het ontwikkelprogramma voor trainees. Meer over het traineeprogramma van de gemeente Utrecht vertelt strategisch adviseur HRM, Wietske Le Feber.

28 trainees

“Elke twee jaar selecteren we uit ruim 300 aanmeldingen een groep van maximaal 28 trainees. Het precieze aantal plekken wordt medebepaald door het aantal beschikbare functies. Dit jaar waren dit er 26, waaronder beleidsadviseur energietransitie, adviseur duurzame mobiliteit, juridisch adviseur en junior projectleider circulaire economie. De trainees solliciteren gericht op een functie en starten ook direct op deze plek. Ze blijven hier gedurende het hele traineeship werken.

De leidinggevende en een mentor zorgen voor voldoende afwisseling in de werkzaamheden en leiden de trainee op. Eén dag in de week, namelijk op woensdag, nemen alle trainees deel aan het gezamenlijk ontwikkelprogramma. Een uitdagend en gevarieerd programma waarin zij drie leerlijnen volgen: persoonlijk leiderschap, Utrechtkunde en werken aan gemeente brede projecten.

Langer bij de organisatie

De hechte groep, het opbouwen van een netwerk, de extra ruimte om je te ontwikkelen en het snel kennismaken met de hele organisatie noemen de meeste trainees als voordeel van ons traineeprogramma. Voor ons als gemeente is een groot voordeel van trainees hun inbreng en frisse blik. Vooral bij de gemeente brede projecten hebben we veel profijt van hun vernieuwende inzichten.

Een bijkomend voordeel is dat trainees gemiddeld langer bij de organisatie blijven. Zeker sinds we een baangarantie bieden. En ook dan zien we dat trainees gemiddeld langer werkzaam zijn bij of voor de gemeente. Natuurlijk vergt een goed traineeprogramma het nodige van de organisatie. We investeren veel tijd en energie in het neerzetten van een stevig opleidingsprogramma alsook in de begeleiding op de werkvloer.

Volwaardige medewerker

Het is belangrijk dat iedereen in de organisatie beseft dat een trainee een volwaardige medewerker is en geen stagiaire. We hechten dan ook veel waarde aan de feedback van de trainees en spreken hen tijdens het traineeprogramma een aantal keer samen met hun mentor, leidinggevende en een HR-adviseur. Zij vertellen ons dan wat er goed en minder goed gaat en wat er nog beter kan. Over één ding zijn alle trainees het eens: de gemeente Utrecht heeft ontzettend veel te bieden.”

Tips

1. Investeer in de begeleiding van mentoren
2. Zorg voor een stevig opleidingsprogramma
3. Ontwikkel het traineeprogramma met de tijd mee
   

Samenwerken in regionaal verband is de kracht van Talentenregio

In 2012 begon een eerste groep trainees aan het traineeprogramma van Talentenregio, een samenwerkingsverband van 25 overheidsorganisaties in Overijssel, Drenthe, Gelderland en Flevoland. Van één traineegroep per twee jaar is het programma nu uitgegroeid naar maar liefst twee startmomenten per jaar. Mirthe Kreuning, Coördinator traineeprogramma Talentenregio, vertelt over hun traineeprogramma en samenwerken in regionaal verband.

“Als Talentenregio staan wij voor talent, ontwikkeling en werkplezier voor alle medewerkers van de 25 aangesloten organisaties. We organiseren inspirerende evenementen, webinars en trainingen. En dat niet alleen, we hebben ook een eigen traineeprogramma waarin we jong talent laten zien hoe leuk het is om bij de overheid te werken! Ons traineeprogramma is gericht op hbo-/wo-afgestudeerden met maximaal twee jaar werkervaring. Trainees kunnen bij ons kiezen tussen een vaste tweejarige plek bij één organisatie of een roulatieplek waarbij zij drie periodes van acht maanden werken bij verschillende organisaties.

Daarnaast volgen zij samen als groep een opleidingsprogramma met gave masterclasses, zoals VR en ChatGPT, en trainingen gericht op persoonlijke ontwikkeling. Ook organiseren zij samen een politieke excursie naar het buitenland en zijn er regelmatig borrels met alle traineegroepen. Op dit moment zijn er 58 trainees werkzaam in de hele regio, verdeeld over zes groepen. Ons alumni-netwerk telt 140 oud-trainees waarvan het merendeel nog altijd werkzaam is in de regio in uiteenlopende functies en vakgebieden.

Het opzetten van een traineeprogramma kost best wat voorbereiding en mankracht. En ook het begeleiden van een traineegroep en het doorontwikkelen van het programma kost tijd, maar is tegelijkertijd heel gaaf om te doen. Voor ons als Talentenregio is het samenwerken in regionaal verband onze grootste kracht. Bij ons komt alles samen en wij coördineren alles; een groot voordeel voor de aangesloten organisaties én voor de trainee die via ons de kans krijgt om echt te ontdekken waar zijn of haar talent ligt.

Naast het vaste aanspreekpunt bij Talentenregio, is er bij elke organisatie op de werkvloer een vaste werkbegeleider die de trainee op weg helpt. Daarnaast krijgt elke traineegroep een vaste trainer die de groep gedurende twee jaar begeleidt in hun persoonlijke ontwikkeling en die fungeert als sparringpartner voor de groep. Tot slot matchen we alle trainees aan een onafhankelijke coach uit de regio die hen in 1-op-1-sessies helpt met persoonlijke en werk gerelateerde vraagstukken. In de afgelopen twaalf jaar hebben we gezien dat het traineeprogramma een mooie manier is om jong talent aan te trekken. Trainees zorgen voor een frisse blik en brengen nieuwe inzichten mee. Aan de andere kant is het voor trainees de ideale combinatie van werken en leren en zo een waardevolle start van hun loopbaan. Kortom, een win-winsituatie!”

Tips

1. Denk van tevoren het traineeprogramma helemaal uit. Als het aan de voorkant goed staat, scheelt dit later veel tijd.
2. Begin klein en waarborg de kwaliteit, het programma zal vanzelf organisch groeien.
3. Een trainee is een high potential, geen stagiaire. Zorg dat de opdrachten op niveau zijn en de trainee voldoende wordt uitgedaagd.

Starters ontdekken het Ruimtelijk Domein in Gelderland

Woningbouwversnelling, energietransitie en verduurzaming zorgen voor enorme druk op het Ruimtelijk Domein. De professionals die nodig zijn om met deze opgaven aan de slag te gaan, zijn helaas schaars. Reden voor de Gelderse overheden om gezamenlijk een thematisch traineeprogramma op te zetten om nieuwe medewerkers aan te trekken, op te leiden en te behouden. Yvonne Neven, manager Werken in Gelderland, vertelt meer over hun uitgebreide traineeprogramma ‘Starters in Gelderland - Ontdek het Ruimtelijk Domein’.

“Met ons programma ‘Starters in Gelderland- Ontdek het Ruimtelijk Domein’ hebben we een uitgebreid leer-/werkprogramma ontwikkeld om specifiek collega’s te werven voor het Ruimtelijk Domein. De tekorten zijn nu al enorm en worden komende jaren alleen nog maar groter. Uit onderzoek naar het imago van de gemeente als werkgever weten we dat starters vaak liever werken bij een ‘hip adviesbureau’ dan bij de ‘stoffige gemeente’. We moeten dus van goede huizen komen om starters aan te trekken én te behouden. We richten ons op starters omdat ervaren professionals op de huidige arbeidsmarkt zeer schaars zijn en niet actief zoeken naar een andere baan. De term starter is daarbij overigens een breed begrip want we richten ons niet alleen op pas afgestudeerden (mbo t/m wo-niveau) maar ook op zij-instromers en interne junior-collega’s.

Het startersprogramma duurt een jaar en wordt grotendeels georganiseerd door Werken bij Gelderland, een samenwerkingsverband van Gelderse overheidsorganisaties. Wij verzorgen het opleidingsprogramma dat bestaat uit 25 opleidingsdagen, coaching en werkbezoeken. Ook bieden we ondersteuning bij de begeleiding op de werkvloer en nemen we de werving en selectie uit handen. Van de deelnemende organisaties vragen wij draagvlak, betrokkenheid van de manager, interne begeleiding van de starter en een financiële bijdrage. Afgelopen jaar is de tweede groep begonnen (max. 30 deelnemers) en wat opvalt is dat de samenstelling steeds diverser wordt. We zien een mooie mix van mensen mét en zonder ruimtelijke of bestuurlijke achtergrond. Onze organisaties staan steeds meer open voor competentiegericht werven en zelf mensen opleiden.

Dit is een programma van, voor en door de regio. Het programma wordt mede mogelijk gemaakt door provincie Gelderland, die subsidie verstrekt en zo de deelnemersbijdrage aanzienlijk verlaagt. Daarnaast betrekken we zowel hogescholen en universiteiten uit de regio als onze Gelderse overheden om het opleidingsprogramma vorm te geven.”

Tips

1. Investeer in begeleiding op de werkvloer, zeker bij schaarste-functies is de werkdruk bij collega’s hoog en schiet dit er vaak bij in.
2. Zorg voor goede opdrachten/taakomschrijvingen zodat het voor starters helder is waarmee ze aan de slag gaan. Laat ruimte voor verkenning.
3. Zoek regionale samenwerking, met elkaar als overheden maar ook met onderwijsinstellingen.
4. Zet voor echte schaarste-functies een recruiter in die actief kan zoeken. Onze recruiter zorgt voor een heldere vacature-intake die gericht ingaat op competenties en gedragsindicatoren.
5. Wees creatief in je werving en zoek de samenwerking op met interessante studieverenigingen. Zo kan je heel gericht in contact komen met studenten met relevante opleidingen.

Gemeente Amsterdam biedt mbo’ers eigen traineeprogramma

De gemeente Amsterdam ziet graag dat haar personeelsbestand een afspiegeling is van de Amsterdamse beroepsbevolking. Om meer mbo-talent aan zich te binden is de gemeente afgelopen jaar gestart met een traineeprogramma specifiek voor afgestudeerde mbo-studenten. Anne Eikenboom, adviseur arbeidscommunicatie, en Wendy Rijnaard, projectleider mbo-traineeprogramma, geven een kijkje in de keuken van dit specifieke traineeprogramma.

Wendy: “Traineeprogramma’s zijn meestal gericht op hbo-/wo-afgestudeerden, zelden op mbo’ers. En dat terwijl we mbo-talent zo hard nodig hebben en zij de extra begeleiding van een traineeship ook goed kunnen gebruiken. Startende mbo’ers hebben dezelfde behoeften als starters met een hbo- of wo-diploma.”

Anne: De collega’s uit ons projectteam hebben allemaal een mbo-achtergrond, waardoor wij goed weten welke uitdagingen een mbo’er heeft binnen een organisatie.

Anne: “Het mbo-traineeship is een programma van 22 maanden waarin de trainees werkervaring opdoen, zich persoonlijk en vakinhoudelijk ontwikkelen. Ze leren bijvoorbeeld hoe de overheid werkt, hoe je moet netwerken en onderhandelen, en hoe je feedback geeft en ontvangt.”

“Een traineeprogramma is ook voor mbo’ers de perfecte manier om hun talenten te ontwikkelen.” 

Wendy: “De gemeente Amsterdam heeft al sinds 2015 een eigen mbo-agenda. Samen met scholen investeren we in sterk middelbaar beroepsonderwijs. Onderdeel hiervan is ook de voorbereiding op de arbeidsmarkt en samenwerking met werkgevers. We hebben open dagen georganiseerd en zijn met een roadshow langs scholen en banenmarkten gegaan om ons traineeprogramma onder de aandacht te brengen. Opvallend was dat veel studenten geen idee hadden wat een traineeship is, laat staan dat zij ervoor in aanmerking zouden komen.”

Anne: “Dat stelde ons meteen voor de uitdaging hoe we mbo-trainees gingen werven. Omdat het mbo-traineeprogramma nog een pilot is mochten we ook experimenteren met nieuwe vormen van solliciteren.”

Wendy: “Het mbo-traineeprogramma biedt werkplekken bij ICT, techniek, administratie/secretariaat en financiën. Een passende achtergrond is mooi meegenomen, maar we wilden toch vooral werven op competenties. We wilden dan ook geen sollicitatiebrieven en cv’s ontvangen. We wilden een manier vinden om direct vaardigheden en skills per vakgebied te testen en iedereen gelijke kansen heeft.” Anne: “En dus lieten we een sollicitatiegame ontwikkelen. In 8 spellen testen we onder meer het geheugen, de reactiesnelheid en vaardigheden in planning. De scores laten hun motivatie zien en waar hun talenten liggen en daar zijn soms verrassende resultaten uitgekomen.”

Wendy: “Zo’n 300 jongeren hebben onze game gespeeld en 185 daarvan hebben zich daadwerkelijk aangemeld voor het traineeprogramma. Voor hen volgde nog een selectieronde waarna uiteindelijk 14 trainees zijn gekozen. Een score waar we ongelooflijk trots op zijn.” Anne: “Het is mooi om te zien hoe blij deze trainees zijn met hun plek bij de gemeente, maar wij zijn minstens net zo blij. Onze organisatie kan nieuw, jong talent goed gebruiken.”

Tips

1. Zorg voor betrokkenheid van mensen met een mbo-achtergrond, als begeleiders of in het projectteam.
2. Staar je niet blind op een diploma maar kijk naar vaardigheden, competenties en potentie.
3. Gun alle trainees dezelfde kansen.

Meer weten? Kijk op Werken bij Amsterdam en kom donderdag 30 mei naar de Dag van de Arbeidsmarkt waar Wendy Rijnaard meer vertelt over dit mooie programma!