In dit deel geven we handvatten voor jou om werknemers fysiek en mentaal gezond te laten werken. Je vindt hier informatie over hoe je gezond werken stimuleert en hoe je als leidinggevende zicht houdt op gezond hybride werken.
Alles in één pdf om rustig na te lezen? Download de Arbocatalogus | Handreiking Hybride Werken 2022. Hierin vind je alle informatie over hybride werken voor de arboprofessional, medewerker, leidinggevende, directie en ondernemingsraad bij elkaar.
Gezond hybride werken stimuleren
Leiding geven aan werknemers die hybride werken is anders dan aan werknemers die allemaal op kantoor zijn.
Bij op kantoor wordt in deze tekst de plaats bedoeld die de werkgever ter beschikking stelt waar de werknemer zijn werk kan doen. Elders zijn alle plekken waar gewerkt kan worden buiten kantoor.
Om gezond hybride te kunnen werken zijn drie onderwerpen van belang:
- Een goede werkplek thuis en elders
- Voldoende zelfstandigheid en regelmogelijkheden
- Contact met collega’s en verbinding met het team en de organisatie
Een goede werkplek thuis en elders
Bij een goede werkplek gaat het erom dat de werkplek ergonomisch in orde is en de werknemer zijn/haar taak optimaal kan uitvoeren. Een beeldschermwerkplek die meer dan 2 uur op een dag gebruikt wordt, moet voldoen aan ergonomische eisen, zodat de kans op klachten lager is.
Daarbij maakt het niet waar die plek is, op kantoor, thuis of elders. Het maakt daarbij ook niet uit of de werknemer dit vrijwillig doet of dat hij dat afgesproken heeft met de werkgever. De werkgever is verantwoordelijk voor een gezonde werkplek. De werknemer zelf is verantwoordelijk dat hij deze plek ook gezond gebruikt. Als een werknemer meer dan 2 uur beeldschermwerk doet op een dag moet hij/zij
- een goed passende stoel hebben,
- een bureau dat op de juiste hoogte staat en groot genoeg is voor zijn werkzaamheden,
- een beeldscherm hebben dat verstelbaar is in hoogte en diepte,
- een los toetsenbord en losse muis gebruiken. Een laptop zonder extra hulpmiddelen mag een werknemer dus niet langer dan 2 uur per dag gebruiken, maar wel met een los toetsenbord, losse muis en de laptop op een standaard geplaatst.
Deze regels zijn opgenomen in de arbowet.
Optimaal uitvoeren
Met optimaal uitvoeren bedoelen we dat dat de werknemer een werkplek heeft waar hij zijn werk zo mogelijk zonder onnodige afleidingen en verstoringen kan doen. Dus werk dat om concentratie verdient een plek waar dat met zo min mogelijk afleiding kan. Soms is dat thuis, soms in een aparte ruimte op kantoor. En zo min mogelijk in een rumoerige kantoor of rumoerige thuisomgeving.
Voldoende zelfstandigheid en regelmogelijkheden
Geef werknemers waar mogelijk voldoende zelfstandigheid en zeggenschap bij het bepalen van de werkvolgorde, de werkmethode, het werktempo en de mogelijkheden om vanuit huis te werken. Regelmogelijkheden en autonomie motiveren werknemers en vergroten hun zelfstandigheid. Tevens ervaren werknemers hierdoor significant minder werkdruk. Dit geldt uiteraard niet voor iedereen.
Belangrijk is dat de regelmogelijkheden in samenspraak gaan tussen de werknemer en leidinggevende. Individuele behoeftes kunnen hierbij worden besproken. De werkgever heeft daarbij wel een zorgplicht waarbij hij een veilige en gezonde werksituatie moet creëren voor de werknemers.
Hoe zelfstandiger werknemers hoe minder je deze als leidinggevende hoeft bij te sturen en te controleren. Het kan wel noodzakelijk zijn indien de samenwerking dit vereist om afspraken te maken over bereikbaarheid en beschikbaarheid.
Contact met collega’s en verbinding met het team en de organisatie
De meeste werknemers werken samen in een team. Contacten zijn voor de meeste werknemers een belangrijk aspect om plezier in hun werk te hebben. Als iedereen op kantoor werkt gaan die contacten meestal vanzelf. In de wandelgangen, bij de koffie, tussen overleggen door, tijdens een lunchwandeling etc. etc. Bij hybride werken komt dat minder vaak voor en loop je het risico dat taakgerichte werknemers er niet meer bij horen, geïsoleerd raken en het teamgevoel onder druk komt te staan. Daarom is het belangrijk om bij hybride werken als leidinggevende contact en verbinding te stimuleren en faciliteren.
Ook online zijn er verschillende manieren op dit te doen. Klik hieronder verder voor 8 manieren om online contact te houden.
Hoe hou je zicht op gezond hybride werken? Omdat werknemers die niet op kantoor werken buiten jouw zicht werken, kan je niet direct beoordelen of werknemers gezond werken. Het belangrijkste is om met je werknemers in gesprek te blijven of in gesprek te gaan naar aanleiding van signalen.
Daarnaast is de werkgever verantwoordelijk dat de werknemer thuis en elders een goede werkplek heeft. Om daar een goed beeld van te hebben, zijn er meerdere mogelijkheden:
- Laat de werknemer een checklist invullen over zijn thuiswerkplek en bespreek de resultaten met hem. Kijk samen hoe het beter kan en in het uiterste geval: spreek af dat de werknemer niet thuis werkt of thuis niet langer dan 2 uur beeldschermwerk doet, omdat hij daar geen gezonde situatie voor heeft. Ga in gesprek met de werknemer over een oplossing hiervoor, mogelijk is dat op kantoor werken.
- Op een vergelijkbare manier kan de werknemer foto’s maken van zijn thuiswerkplek en deze met jou bespreken.
- Bespreek ook de verhouding tussen werk en ontspanning zoals pauzes nemen, werkdruk, los komen van het werk en werk-privé balans.
- Heb je enige twijfel, laat dan een arboprofessional mee te kijken en te adviseren.
Signalen ongezond werken herkennen
Als werknemers ongezond werken kunnen ze klachten krijgen. Als die klachten te lang duren of verergeren kunnen werknemers uitvallen. Te vaak komt het voor dat klachten pas besproken worden als werknemers uitgevallen zijn. Bij hybride werken is het nog lastiger signalen op te vangen, omdat je als leidinggevende je werknemers niet regelmatig ziet. Wees daarom extra alert op signalen.
Tips om signalen te herkennen
Signalen van te hoge werkdruk en stress bij werknemers zijn bijvoorbeeld:
- Anders dan je gewend bent. De ene persoon doet drukker, de ander juist stiller etc;
- Minder energie. Te vaak te moe;
- Doorgaan op de automatische piloot;
- Doorgaan omdat het moet, omdat er (bijna) niets te kiezen is;
- Pauzes overslaan;
- Fouten maken, achterstand oplopen;
- Minder ontspannen, minder lachen;
- Sneller en meer emoties. Bijvoorbeeld sneller geïrriteerd, angstig of verdrietig;
- Meer en meer op problemen focussen. Tegen een heuvel als een berg opzien.
Lees hier over stressklachten door ongezonde werkdruk klachten, zowel bij individuele werknemers als in het team.
Op het gebied van werk-privé balans kan je door vroegtijdig te signaleren voorkomen dat een werknemer uitvalt. Bij privézaken als bijvoorbeeld een scheiding, mantelzorg, kinderen (krijgen) en financiële problemen komt de werk-privé balans vaak extra onder druk te staan. En kan je als werkgever toch het een en ander betekenen. Op internet zijn verschillende sites beschikbaar waar aanvullende informatie hierover is te vinden. Enkele voorbeelden van sites zijn de site van CNV of FNV over geldzorgen of de site over mantelzorg.
Signalen van lichamelijke overbelasting zijn: pijn en vermoeidheid aan de vingers, handen, polsen, armen, schouders of nek. Lees hier over “zicht op overbelasting” bij KANS of RSI klachten.
In gesprek naar aanleiding van signalen
Ga met je werknemer in gesprek bij signalen. Wacht niet tot het te laat is.
Een goed moment om te signaleren en signalen te bespreken is het 1 op 1 overleg dat je als leidinggevende hebt met je werknemer. De grootste valkuil is om dat soort overleggen alleen over de taak of het functioneren te laten gaan. Een goede startvraag is:
- Voordat we de inhoud ingaan zou ik ook graag van je horen hoe het met je is?
- En bij gericht doorvragen: Hoe gaat het thuis of elders werken,
- Hoe is het met je werkdruk en
- Lukt het om privé en werk goed in balans met elkaar te houden?
Zie je signalen, bijvoorbeeld van werkdruk, wacht dan niet tot de werknemer ermee komt, maar geef feedback en vraag de werknemer te reflecteren hierop. Geef aan wat je observeert, geef aan dat je je zorgen maakt en vraag de werknemer of hij dit herkent of wat hij daarvan vindt. Wat meer uitgewerkt vind je dit bij de ik-ik-jij techniek, zie hiervoor de downloads.
Zijn er klachten?
Als er klachten zijn, kijk dan samen met de werknemer of de oorzaken zijn weg te nemen of te verminderen. Krachtig is als werknemers zelf oplossingen aandragen.
Is werk-privé niet in balans (bijvoorbeeld door te veel uren werken), bespreek dan hoe dit komt en hoe dit te stoppen. Perfectionisme, overdreven verantwoordelijkheid, onrealistische targets, het gevoel dat wat de werknemer doet nooit genoeg is, zijn aspecten die hierbij vaak een rol spelen.
Verwijs waar nodig tijdig door naar de bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk, vertrouwenspersoon, HR adviseur of arboprofessional naar gelang de klachten.
Voor veel leidinggevenden is leiding geven in hybride situaties anders dan wanneer werknemers altijd op kantoor zijn.
Verbinding houden
Onderzoek uit november 2021 door Motivaction (in opdracht van Zilveren Kruis) laat zien dat de meerderheid van leidinggevenden (60%) aan geeft minder zicht te hebben op het welzijn van werknemers.
Velen van hen (48%) maken zich zorgen of werknemers over hun eigen grenzen gaan. Leidinggevenden erkennen dat leidinggeven op afstand andere vaardigheden vraagt (70%). De helft van de leidinggevenden ervaart op afstand geen echt contact te kunnen maken met mensen in het team. Ook 39% van de werknemers geeft aan het moeilijk te vinden betrokken te blijven bij collega´s of te weten wat er echt speelt in de organisatie.
Maatwerk
Het belangrijkste wat je als leidinggevende kan doen is het gesprek aangaan met de werknemers. Hybride werken biedt ruimte voor maatwerk. Stel de vraag wat zij zelf een wenselijke invulling vinden en geef ruimte hier zelf keuzes in te maken.
Maak heldere afspraken over taken, verantwoordelijkheden en gewenste resultaten maar ook over bereikbaarheid wanneer men thuis werkt. Hierover bestaan soms onuitgesproken verwachtingen, bijvoorbeeld om ook ‘s avonds online te zijn. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid van leidinggevende en werknemer om verwachtingen en wensen kenbaar te maken.
Bij hybride werken gaat het meer om de output, zoals je die hebt afgesproken met elk teamlid en niet zo zeer om aanwezigheid. Ben je ervan bewust dat je manier van leidinggeven per situatie en per werknemer verschillen. Let ook goed op gelijke kansen voor promotie, groei en ontwikkeling voor alle werknemers.
Informeren en betrekken
Houd werknemers die thuis of elders werken op de hoogte. Wie op afstand werkt, is meestal minder goed op de hoogte van de nieuwste plannen en ontwikkelingen. De wandelgangen, waarin je het meeste hoort, ontbreekt. Prik daarom bijvoorbeeld een vaste dag en tijd, elke week of maand, waarin je als leidinggevende zo veel mogelijk details over de laatste ontwikkelingen deelt. Werknemers zijn dan beter op de hoogte van de koers, richting en strategie en het versterkt het gevoel van ‘erbij horen’.
Aandacht voor ontmoeten
Als mensen samenwerken zonder elkaar elke dag fysiek te ontmoeten krijg je sneller misverstanden. Stimuleer dus dat werknemers contact hebben met elkaar. Ook over informele zaken, zoals hobby en vakantie. Regelmatig contact tussen teamleden op manieren die zij het prettigst vinden kan veel misverstanden voorkomen. Als hybride leidinggevende kan je deze contacten tussen je teamleden stimuleren.
Voorbeelden van dingen die je kan organiseren zijn:
- Wandelend vergaderen één op één of met het team,
- (live) samenkomen voor vergaderen met het team/ directe collega’s
- Aan een werk activiteit ook een sociale activiteit koppelen
- Online weekstart van 15 min voor de hele organisatie, of online koffiekwartiertje aan begin werkdag
- Babbel What’s App groepen
- Behaalde resultaten of bijzondere momenten aangrijpen om samen te vieren
- Ommetje app met een challenge zoals wandelen naar Rome
Teamafspraken
Afhankelijk van je organisatie zijn er kaders / spelregels over hybride werken. Deze kaders geven de grenzen aan, waarbinnen werknemers ruimte hebben. Wat is er nodig om het werk (samen) goed te doen en welke ruimte is er daarbij voor individuele behoeftes? Het is goed in je team afspraken te maken over onderstaande punten en evalueer de afspraken periodiek:
- Hoeveel dagen (of een deel daarvan) wil en mogen werknemers gemiddeld per week thuiswerken en hoeveel op kantoor? Dit hoeft niet voor iedere week hetzelfde te zijn, sommige weken werkt een werknemer twee dagen thuis, andere drie en soms is hij de hele week op kantoor.
- Welke dagen hebben werknemers voorkeur om naar kantoor te gaan, zijn er vaste dagen waarop werknemers niet aanwezig kunnen zijn of juist moeten zijn omdat de bezetting dat vraagt?
- Welke soort werkzaamheden willen werknemers straks vooral thuis of op kantoor doen en pas dit bij wat er nodig is voor de organisatie?
- Wat worden over het algemeen de werktijden en op welke momenten is een werknemer wel/niet bereikbaar? Maak afspraken met elkaar over wanneer werknemers werken, wanneer ze wel/niet bereikbaar zijn en laat zet dit in hun agenda zetten. Sommige collega’s starten vroeg, andere juist wat later. Weten werknemers dit van elkaar en houden ze rekening met elkaar?
- Bij welke (terugkerende) vergaderingen/ bijeenkomsten/werkzaamheden is het belangrijk dat het hele team fysiek aanwezig is? Hoe vaak zijn deze bijeenkomsten? Op welke dagen plannen jullie deze? Jonge werknemers en/of nieuwe collega’s zijn over het algemeen vaker op kantoor en leren graag van ervaren collega’s. En juist om het leren van elkaar mogelijk te maken, is het belangrijk om er op sommige momenten allemaal te zijn.
- Het spreiden van aanwezigheid / bezetting van de afdeling over alle werkdagen van de week. Bespreek dit met elkaar. Hoe zorgen jullie als team voor een goede verdeling?
- In de ochtend blijken we het beste te zijn in geconcentreerd werk. Aan het begin en einde van de dag zitten de meeste files en drukte in de treinen; houd daar in de planning van overleggen rekening mee.
Voorbeelden van gesprektools die helpen bij het maken van teamafspraken zijn te vinden op community Hybride Werken van A&O. Dit is een besloten community waarin direct betrokkenen van gemeenten met elkaar in gesprek kunnen gaan. Als je werkzaam bent bij een gemeentelijke organisatie kun je hier lid van worden.
Onder downloads en link vind je de volgende voorbeelden:
- Handreiking van gemeente Amsterdam: Hierin vind je informatie die je kunt gebruiken om het gesprek over hybride werken te voeren en samen een Teamplan op te stellen.
- Checklist en gespreksleidraad slimmer samenwerken van Gemeente Amersfoort.
- Teamcanvas Hybride werken bij het Rijk.
Hybride vergaderen / overleg
De ene soort vergadering leent zich meer voor online vergaderen dan de ander. Coördinerende agendapunten of besluitvormende agendapunten kunnen prima online. Als creativiteit of emotie een rol speelt of bij complexe zaken is fysiek vergaderen beter. Het belangrijkste startpunt is dus goed stil staan bij het doel van je vergadering. Afhankelijk van het doel kun je vervolgens beslissen of een vergadering online, fysiek of hybride of helemaal niet plaatsvindt.
Hybride vergaderen is een oplossing wanneer een aantal werknemers vanuit huis of elders werken, maar toch bij een belangrijk overleg aanwezig willen of moeten zijn. Daarnaast kunnen werknemers die wel op kantoor aanwezig zijn samenkomen in een vergaderruimte. Hier maken zij vervolgens verbinding met de online deelnemers. Hybride vergaderen brengt meer uitdagingen met zich mee dan een meeting die volledig online plaatsvindt. Het is erg vervelend als de microfoon in de vergaderruimte bijvoorbeeld niet alle stemmen ontvangt, of als de camera niet alle fysieke deelnemers laat zien aan de online deelnemers. Het is daarom belangrijk om een vergaderruimte zo in te richten dat er op een goede manier hybride vergaderd kan worden.
Bekijk hier de tips
- De techniek. Zorg dat de benodigde techniek aanwezig is en dat je weet hoe het werkt. Denk hierbij aan goed geluid en een breedbeeld camera, zodat alle fysieke deelnemers te zien zijn voor de online deelnemers.
- Nodig alleen deelnemers uit voor de hybride vergadering die daadwerkelijk iets toe te voegen hebben.
- Bevorder interactie door vragen te stellen of deelnemers beurten te geven.
- Las pauzes in wanneer dit nodig is, spreek duidelijk af hoe laat de vergadering hervat wordt.
- Zorg voor verbinding tussen fysieke deelnemers en online deelnemers met smalltalk vooraf. Wat ook goed kan werken is dat iedere online werknemer een buddy heeft die fysiek in aanwezig is.
- Maak duidelijke afspraken voorafgaand aan de vergadering en breng alle deelnemers hiervan op de hoogte. Denk bijvoorbeeld aan het inschakelen van de microfoon en het beperken van achtergrondgeluiden.
Verder is het goed om in de beginfase elke vergadering kort te evalueren. Werkte alle apparatuur naar zoals gewenst? Heeft iedereen zijn/haar ideeën kunnen inbrengen? Wat zou er beter, leuker of efficiënter kunnen? Door deze vragen te beantwoorden, zal het hybride vergaderen binnen je organisatie steeds makkelijker en beter verlopen.
Bij hybride werken is door de afwisseling van thuis werken en op kantoor werken minder kans om iedereen te spreken. En voor je het weet zijn sommige werknemers alleen nog met hun eigen ding bezig. Des te belangrijker om met het team en individuele werknemers in gesprek te blijven.
Een aantal tips voor leidinggevenden die nog belangrijker zijn als een team hybride werkt:
- Wanneer in gesprek: Met een goede afwisseling tussen individuele gesprekken en teambijeenkomsten voor alle werknemers kan je balanceren tussen individu en team. Denk na over hoe vaak je een werknemer wil spreken en hoe vaak je wil dat het hele team bij elkaar is.
- Duidelijke verwachtingen uitspreken: De hybride leidinggevende maakt vanaf het begin aan iedereen duidelijk welk resultaat hij van elk teamlid verwacht, en wanneer dat af is. Houd ook regelmatig een vergadering met het hele team, bespreek de vooruitgang op relevante activiteiten zodat iedereen goed op de hoogte is. Breng mensen, bij voorkeur zonder op te dringen met elkaar in contact.
- Ga met je werknemer in gesprek bij signalen. Wacht niet tot het te laat is.
- Evalueer periodiek de teamafspraken die je hebt gemaakt en stuur bij.
- Maak zo nodig individuele afspraken wanneer doelen niet behaald dreigen te worden en laat een werknemer zo nodig weer op kantoor werken als de situatie thuis of elders niet optimaal is.
Mogelijk kunnen de volgende werkvormen je nog helpen om het gesprek te blijven voeren:
- BRUISend contact - werkvormen om online in contact te blijven
- BRUISgesprek - een overzicht met vragen die je helpen te reflecteren
