Hybride werken gaat over werken op de plek en het moment die het beste bij het werk past. Dit kan op kantoor, thuis of elders zijn. Met op kantoor wordt de plaats bedoeld die de werkgever ter beschikking stelt waar de werknemer zijn werk kan doen. Elders zijn alle plekken waar gewerkt kan worden buiten kantoor.
Alles in één pdf om rustig na te lezen? Download de Arbocatalogus | Handreiking Hybride Werken 2022. Hierin vind je alle informatie over hybride werken voor de arboprofessional, medewerker, leidinggevende, directie en ondernemingsraad bij elkaar.
Hybride werken en de Arbowet
De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) gebruikt de term ‘plaats onafhankelijk werken’. Hiermee wordt bedoeld het werken in een woning of een ander gekozen werkplek anders dan de arbeidsplaats van de werkgever. Het moet daarbij wel gaan om werk dat in opdracht van de werkgever gedaan wordt.
Over plaats en tijdsonafhankelijk werken staat het volgende in de Arbowet:
De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek, of dat nu thuis, op kantoor of elders is. Bij thuis en elders werken hoeft de werkplek niet te voldoen aan de eisen uit hoofdstuk 3 van het arbobesluit. Die gaan over vluchtwegen, nooduitgangen, brandbestrijding en valgevaar.
Eisen
Alle andere eisen gelden wel. Daarbij gaat het om het uitvoeren van een RI&E, het geven van voorlichting, psychosociale arbeidsbelasting (Werkdruk en agressie), regels voor werktijden en pauzes, ergonomische eisen van de beeldschermwerkplek en de zorgplicht van de werkgever.
Werkt een werknemer meer dan twee uur per dag thuis of elders met een beeldscherm, dan moet de werkplek voldoen aan ergonomische eisen voor beeldschermwerk inclusief de verlichting.
Stoel
Dit betekent dat de stoel bijvoorbeeld moet passen bij de lichaamsmaten zodat de zitdiepte, zithoogte, rugleuning en armsteunen goed aansluiten. De werktafel dient eventueel met gebruik van een voetenplank een hoogte te hebben die gelijk is met de onderzijde van de ellebogen.
Verlichting
De werknemer dient voldoende verlichting te hebben om zijn werk goed te kunnen doen. Tegenlicht achter het scherm door buitenlicht en weerspiegelingen in het scherm dienen te worden vermeden of afgeschermd. Het beeldscherm is vrij te plaatsen, in hoogte verstelbaar en kantelbaar. De werknemer heeft een los toetsenbord en een losse muis. Een kale laptop voldoet dus niet om langer dan twee uur aan te werken.
Werktijden en pauzes
De werknemer heeft ook verantwoordelijkheid. En wel door zich te houden aan de regels over werktijden en pauzes. En op de juiste manier gebruik te maken van de werkplek en de voorlichting die hij daarover gehad heeft toe te passen.
Gezond werken checklist
Vanuit privacy mag de werkgever niet de thuiswerkplek bezoeken, tenzij de werknemer daar toestemming voor geeft. De werkgever dient vanuit de RI&E wel na te gaan of de werknemer gezond thuis of elders kan werken. Dat kan bijvoorbeeld op de volgende manieren:
- De werknemer vult een vragenlijst of checklist in en als daar aanleiding voor is bespreekt hij deze met zijn leidinggevenden of een arbodeskundige. Dit kan vervolgens vastgelegd worden in bijvoorbeeld het personeelsdossier.
- De werknemer maakt één of enkele foto’s of video van zijn thuiswerkplek en bespreekt hij deze met zijn leidinggevenden of een arbodeskundige.
- Met expliciete toestemming van de werknemer komt een deskundige langs bij de thuiswerkplek.
Elders en ook niet thuis
Verricht de werknemer elders dan op kantoor en in de eigen woning plaatsonafhankelijke arbeid, dan is de werkgever niet rechtstreeks verantwoordelijk voor de werkplek op die locatie. Wel dient hij de werknemers voor te lichten.
In de regel zal de eigenaar/beheerder verantwoordelijk zijn voor de inrichting van de werkplek elders (meeting-office, flex-kantoren). Dit ontslaat de werkgever niet van de verplichting de werknemer adequaat te informeren en voor te lichten over veilig werken ter plekke. Het is uiteindelijk een kwestie van maatwerk en goede onderlinge afspraken.
Onder download vind je de artikelen die betrekking hebben op plaats onafhankelijk werken uit de Arbowet.
Wetten in voorbereiding
Wet op het recht op onbereikbaarheid
In dit initiatief wetsvoorstel staat dat werknemers zich kunnen beroepen op het wettelijke recht on buiten afgesproken werkuren onbereikbaar te zijn. Die wet regelt dat werkgevers en werknemers afspraken moeten maken over bereikbaarheid buiten werktijd. Dat er met elkaar gesproken wordt over wanneer de werkgever niet meer van je mag verlangen dat je reageert op e-mails, telefoontjes of berichtjes. Dat je ook het recht hebt om even onbereikbaar te zijn.
Wet werken waar je wil
Dit wetsvoorstel wijzigt de wet flexibel werken. Door de beoogde wijzigingen kan een werkgever een verzoek van de werknemer tot aanpassing van de werkplek alleen nog maar afwijzen als er sprake is van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen.
Een visie op hybride werken gaat over een manier van werken van de werknemers van de gemeentelijke organisatie. In de visie beschrijft de gemeentelijke organisatie het waarom van hybride werken, wat het inhoudt, wat de gemeentelijke organisatie hiervan vindt en waar het naar toe wil. Ook het gewenste gedrag van werknemers en leidinggevenden is onderdeel van de visie. Een visie is zo het vertrekpunt voor het beleid en versterkt de acceptatie.
virtueel waar mogelijk en fysiek waar wenselijk
In het arbobeleid gaat het erom dat vanuit die visie hybride werken op een gezonde en veilige manier gebeurt. Als arboprofessional kan je vanuit dit oogpunt input geven aan de visie en het beleid over hybride werken in jouw gemeentelijke organisatie.
Visie is randvoorwaarde
Hybride werken is een mix van werken op kantoor, thuis of elders. Daarnaast kunnen ook werktijden en manier van werken flexibel zijn. Bij hybride werken wordt de keuze niet bepaald door het beschikbare gebouw of de gewoontes, maar door andere factoren. Hierbij kan je denken aan het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de behoefte elkaar te ontmoeten, de effectiviteit en efficiency van de communicatie, de mogelijkheid tot concentratie en de persoonlijke voorkeuren van werknemers.
Een heldere visie is een belangrijke randvoorwaarde voor hybride werken. Iedereen in de gemeentelijke organisatie weet dan waar hybride werken voor staat. Belangrijke elementen van een visie zijn:
- een definitie
- een intentieverklaring
- een vertrekpunt
- een koers met lange termijn keuzes
Uiteraard moet deze visie passen in de overall visie van de gemeentelijke organisatie.
Community Hybride Werken
Een veel gebruikt uitgangspunt bij een visie over hybride werken is ‘virtueel waar mogelijk en fysiek waar wenselijk’. Voorbeelden van visies van gemeentelijke organisaties zijn te vinden op onze community Hybride werken. Dit is een besloten community waarin direct betrokkenen van gemeenten met elkaar in gesprek kunnen gaan. Als je werkzaam bent bij een gemeentelijke organisatie kun je hier lid van worden.
Beleid
Een beleidsmatige aanpak bouwt voort op een eerder genoemde visie. Arbobeleid werkt systematisch toe naar een gezonde en veilige manier van hybride werken. De basis van het arbobeleid is daarbij de RI&E en het plan van aanpak. Deze zijn als verplichting vastgelegd in de Arbeidsomstandighedenwet. Blijkt uit de RI&E dat er functies en/of groepen zijn die thuis of elders werken, dan moet de werkgever na gaan of de werknemer gezond thuis of elders kunnen werken, in het Plan van Aanpak maatregelen benoemen, invoeren en evalueren.
Hybride werken en RI&E
Bij het uitvoeren van de RI&E dient het hybride werken dus ook een plek te krijgen. De volgende onderwerpen dienen daarbij aan de orde te komen:
- Psychosociale arbeidsbelasting
- Werk en rusttijden
- Fysieke belasting
- Beeldschermwerk
- Werkplekverlichting
- Arbeidsmiddelen
- Toezicht houden
- Beschikbaarheid gegevens van werknemer die thuis werken
En indien van toepassing:
- Persoonlijke beschermingsmiddelen.
- Gevaarlijke stoffen
Voorlichting
Daarnaast is het geven van voorlichting over de risico’s van hybride werken en hoe die risico’s vermindert kunnen worden een onderdeel van het beleid. In de Arbocatalogus wordt nader ingegaan op deze risico’s.
Evaluatie
Beleid is pas geborgd als het ook geëvalueerd wordt. De wetgever verlangt dan ook dat de werkgever zijn/haar beleid evalueert. Daarbij kijkt de werkgever naar de volgende punten:
- Zijn de afspraken in het plan van aanpak uitgevoerd zoals afgesproken?
- Hebben de afspraken het beoogde effect gehad? Dit kan kan beoordeeld worden door in een nieuwe cyclus de RI&E te herhalen.
Criteria om thuis en elders te werken
Onderdeel van het beleid is ook dat criteria voor thuiswerken en elders werken worden afgesproken en vastgesteld. Zo is het voor iedereen duidelijk wanneer het wel en niet mogelijk (en toegestaan) is om thuis en elders te werken. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de volgende criteria:
- Zijn er taken, werkzaamheden of functies die alleen op kantoor plaats vinden, zoals bijv. paspoort uitgifte aan de balie?
- Is er een minimale hoeveelheid tijd dat werknemers op kantoor moeten zijn? Is er een maximale hoeveelheid tijd dat werknemers thuis mogen werken?
- Is de thuissituatie of kantoor elders geschikt om te werken? Bij meer dan twee uur per dag beeldschermwerk gaat het om een ergonomisch verantwoorde werkplek. Bij geconcentreerd werken gaat het erom dat er beperkte afleiding is.
Spelregels, thuiswerkregeling en overeenkomst
Om visie en beleid te communiceren kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van spelregels, een (thuiswerk)regeling en/of thuiswerkovereenkomst.
De spelregels worden opgesteld om houvast te geven. Vaak zie je dat de spelregels worden opgesteld en bijgesteld na evaluatie. De volgende onderwerpen zie je erin terugkomen:
- De dienstverlening aan de inwoners, ondernemers of samenwerkingspartner staat voorop
- Reserveer je werkplek of ruimte
- Kies de werkplek die het beste bij je werk past
- Zorg dat je bereikbaar en vindbaar bent
- Kom circa de helft van je werktijd naar kantoor
- Samenwerken en ontmoeten doen we op kantoor
In veel organisaties wordt het (algemeen) thuiswerkbeleid vastgelegd in een regeling of in een personeelshandboek. Onderwerpen die daarbij aan de orde komen zijn bijvoorbeeld:
- Algemene criteria inrichting werkplek en de wijze van ‘controle’ daarop
- Beveiliging van data en voorzieningen daarvoor
- Reiskostenvergoeding
- Afspraken tussen werknemer en leidinggevende.
Een thuiswerkovereenkomst is (vaak) een overeenkomst tussen werknemer en werkgever. Hier kunnen individuele afspraken worden vastgelegd over bijvoorbeeld:
- Werktijden en bereikbaarheid
- Individuele inrichting van de werkplek en eventuele bruikleen afspraken van spullen
- Beveiliging van bedrijfsinformatie
Voordelen van een thuiswerkovereenkomst zijn dat het duidelijkheid geeft over de gemaakte afspraken en formele vastlegging daarvan (zoals bruikleen van spullen en inrichting van werkplek). Er zijn ook organisaties die juist niet kiezen voor een thuiswerkovereenkomst omdat uitgegaan wordt van vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid. Ook willen deze organisaties flexibiliteit houden en administratief ‘gedoe’ voorkomen.
Voorbeelden van spelregels, regelingen en overeenkomsten van gemeentelijke organisaties zijn te vinden in community Hybride Werken.
Van visie naar uitvoering met focus op gedrag en cultuur
Het vormgeven van hybride werken in je organisatie gaat natuurlijk niet zomaar. Duidelijk is dat het niet kan blijven bij een thuiswerkbeleid en het faciliteren van een goede thuiswerkplek. Aandacht voor de werknemers en hun individuele behoeftes en gedrag is van belang.
Een goede ICT omgeving (werkende techniek) is daarbij een voorwaarde. Ook de inrichting van het kantoor en de rol en gebruik van deze fysieke werkomgeving is belangrijk. Aandacht voor deze drie aspecten zijn onoverkoombaar:
- Bytes (ICT omgeving)
- Bricks (fysieke werkomgeving, kantoor en thuiswerkplekken)
- Behaviour (gedrag en ook cultuur)
Deze zijn mogelijk al bekend bij diverse organisaties die al enige tijd geleden onder de noemer van Het Nieuwe Werken aan de slag zijn gegaan met plaats en tijd onafhankelijk werken. De aandacht daarvoor is mogelijk ook weer weggezakt.
Daar waar Het Nieuwe Werken vooral gericht was op de interne organisatie (denk aan het verhogen van interne productiviteit, het aantrekken van talent of de kostenbesparing op de eigen vierkante meters) is er bij het vormgeven van hybride werken ook veel ruimte om te focussen op aspecten als slimmer en/of breder samenwerken in multidisciplinaire teams van zowel interne als externe contacten.
De manier van werken daarbij wordt voor een groot deel beïnvloed door de digitale mogelijkheden en de werking daarvan. Ook leert de praktijk dat de focus voornamelijk ligt op de fysieke omgeving, omdat deze makkelijker te concretiseren is. Echter het nieuwe normaal zal niets zijn zonder de menselijke factor en zijn gedrag daarin. Het succes van hybride werken zal voor een zeer groot deel bepaald worden door focus op gedrag en cultuur. Zorg dat je aandacht hebt voor de mens, in ieder geval voor zijn / haar fysieke en mentale gezondheid.
Bij fysieke gezondheid gaat het erom dat de ergonomische eisen voor de werkplek in orde zijn en dat de werknemer gestimuleerd wordt tot gezonde beweging, voeding en slaap. Vind hier alle voorwaarden voor de fysieke gezondheid van de medewerker.
Werkplekinrichting
Werkplek
Een beeldschermwerkplek die meer dan 2 uur op een dag gebruikt wordt, moet voldoen aan ergonomische eisen voor beeldschermwerk (art 5.4 arbobesluit).
Het maakt daarbij niet uit waar die werkplek is, op kantoor, thuis of elders.
Rusttijd
Ook is voorgeschreven dat op gezette tijden beeldschermwerk wordt afgewisseld met andersoortige arbeid of rusttijd (art 5.10 arbobesluit). Bovendien blijkt uit onderzoek dat het vanuit ergonomisch oogpunt niet verantwoord is meer dan 5 à 6 uur arbeid aan een beeldscherm te verrichten. Het betreft hier arbeid waarbij geen afwisseling met andersoortige arbeid in de functie van de werknemer is opgenomen.
In functies waarin naast de arbeid aan het beeldscherm ook andere taken zijn opgenomen (bijvoorbeeld een secretaresse waarbij de functie, naast de arbeid aan het beeldscherm, ook bestaat uit telefoneren, kopiëren, archiveren, afspraken maken en dergelijke) wordt de arbeid al op natuurlijke wijze regelmatig onderbroken. Bij dit soort functies is voornoemde indicatieve grens van 5 à 6 uur vanzelfsprekend niet van toepassing.
Thuis
Indien een werknemer gewoonlijk meer dan twee uur per etmaal op een thuiswerkplek met een beeldscherm werkt, dient deze werkplek ook te voldoen aan de ergonomische eisen voor een beeldschermwerkplek.
- Ten aanzien van de stoel dient deze passend te zijn voor zijn lichaamsmaten, waarbij zitdiepte, zithoogte, rugleuning en armsteunen van belang zijn.
- De werktafel dient eventueel met gebruik van een voetenplank een hoogte te hebben die gelijk is met de onderzijde van de ellebogen.
- De werknemer dient voldoende verlichting te hebben om zijn werk goed te kunnen doen. Tegenlicht achter het scherm door buitenlicht en weerspiegelingen in het scherm dienen te worden vermeden of afgeschermd.
- Het beeldscherm is vrij te plaatsen, in hoogte verstelbaar en kantelbaar.
- De werknemer heeft een los toetsenbord en een losse muis.
- Een kale laptop voldoet dus niet om langer dan twee uur aan te werken.
Specifiek voor thuiswerken kan je gebruik maken van:
- Checklist thuiswerkplek door werknemers in te vullen.
- Tips voor inrichting van je thuiswerkplek zonder bureaustoel en instelbare tafel
Elders
Als werknemers elders werken is dat op een andere kantoorlocatie of ergens anders in bijvoorbeeld een horecagelegenheid. Net zoals bij thuis geldt dat als een werknemer meer dan twee uur per dag met een beeldscherm werkt, de werkplek moet voldoen aan ergonomische eisen voor beeldschermwerk inclusief de verlichting.
Aan een niet ergonomisch ingerichte werkplek mag dus niet langer dan twee uur beeldschermwerk worden verricht. De werknemer heeft hierbij de verantwoordelijkheid om dit ook te doen. Als arboprofesional kun je werknemers hierop attenderen en aangeven waarom dit van belang is.
Buiten kantoor zijn diverse andere plekken waar werknemers kunnen werken. Dit kan bijvoorbeeld in een horecagelegenheid, zoals een koffietentje. De werknemer heeft direct een tafel, internet, eten en drinken tot zijn beschikking. Hij hoeft geen huur te betalen, moet alleen af en toe een kop koffie bestellen. In alle rust werken zit er niet in, maar als hij op zoek is naar wat aanspraak of reuring? is dit een goede optie. Een rustige oplossing is de stilteruimte in een bibliotheek.
Flexwerkplekken
Ook worden op steeds meer plaatsen flexwerkplekken te huur aangeboden. Deze plekken zijn vaak (betaalde) volwaardige beeldschermwerkplekken. Dit kunnen werkplekken zijn in een open ruimte waar de werknemer in contact is met andere werkenden. Of het is een werkplek apart in een één persoonsruimte waar hij juist geconcentreerd kan werken.
Ook worden er vaak vergaderruimtes verhuurd en zijn de catering faciliteiten vaak goed geregeld. Degene die de locatie ter beschikking stelt is verantwoordelijk dat deze voldoet aan de ergonomische criteria. Dit soort werkplekken kunnen dichtbij huis helpen om geconcentreerd productief te kunnen werken.
Ook kun je uitzoeken of er met gemeentelijke organisaties of ondernemers in de regio afspraken zijn te maken dat werknemers ook welkom zijn op het kantoor van de andere organisatie.
Kantoor
Meubilair
Op kantoor komt het steeds vaker voor dat werkplekken door verschillende werknemers gebruikt worden. Daarom zijn op kantoor eisen aan instelbaarheid van meubilair nodig, zodat ook verschillende maten van mensen passen. Als werknemers geen eigen werkplek hebben (flexplekken) is eenvoudige instelbaarheid extra belangrijk om als arboprofessional in overleg met degenen die meubilair aanschaffen rekening mee te houden.
Die ergonomische eisen voor beeldschermwerk op kantoor zijn:
- Een stoel die passend is voor de lichaamsmaten van de gebruiker. Daarbij zijn instelbaarheid van de zithoogte, zitdiepte, rugleuning en armsteunen van belang.
- Een werktafel, groot genoeg voor de werkzaamheden, op de juiste hoogte in te stellen (eventueel met behulp van een voetenplank). Daarbij is onder het werkblad voldoende beenruimte aanwezig.
- Een (los) beeldscherm dat kantelbaar, draaibaar en in hoogte en diepte verstelbaar is.
- Een (los) toetsenbord en muis voor interactie met de computer.
- Voldoende zit en bewegingsruimte om de werkplek heen.
- Voldoende verlichting op en om het werkvlak en vermijden van verblinding en spiegeling van verlichting en daglicht via ramen
In de Arbocatalogus Beeldschermwerk is aandacht voor de inrichting van de werkplek. Hierin is een stappenplan optimale instelling werkplek, informatie over gangbare invoermiddelen, accessoires bij beeldschermwerk, eisen aan meubilair en verlichting te vinden. In het document met eisen aan meubilair staan eisen voor kantoorstoel, kantoortafel en zit-statafel.
Ruimte om werkplekken
Zit en beweegruimtes in kantoren moeten voldoen aan NEN 1824. Deze norm beschrijft hoeveel ruimte onderdelen van een werkplek minimaal in moeten nemen. Als arboprofessional kun je van deze criteria gebruik maken bij verhuizing, verbouwing of herinrichting.
Om te weten of een kantoorruimte niet te vol is gezet, kan de rekensheet kantoorruimte (link) hiervoor gebruikt worden.
Daarnaast moet er ook rekening worden gehouden met afstanden tussen verschillende onderdelen, zodat werknemers zich veilig en prettig kunnen bewegen.
De volgende minimale oppervlaktes staan in NEN 1824. Daarbij wordt voor ieder onderdeel wat van toepassing is een toeslag toegekend aan de benodigde oppervlakte:
Benodigde oppervlakte
- 4 m² : basiswerkplek (stoel en circulatie)
- + 1m² : werkvlak met flatscreen
- + 1m² : lees- en schrijfvlak
- + 1m² : vrijstaande kast
- + 1 m² : deur in ruimte
- + 0,5 m² : vrijstaande ladeblok
- + 1,5 m² : overlegruimte per persoon (=< 6 personen)
- + 2m² : vergaderruimte per persoon (> 6 personen)
- + 2m² : ruimte voor uitleg van tekeningen
Doorgangen in kantoorruimtes
- 90 cm: standaard doorgang
- 90 cm: ruimte achter bureau tot muur/kast/obstakel
- 120 cm: doorgang als looproute zonder passagemogelijkheid
- 120 cm: ruimte achter bureau met passagemogelijkheid
- 180 cm: zitten rug aan rug
Meer hierover op de ergonomie site over doorgangen in kantoorruimtes.
Inrichting ontmoetingsruimtes
De functie van het kantoor is anders bij hybride werken ten opzichte van het traditionele kantoor, waarbij vrijwel iedereen de hele dag op kantoor is. Een goede combinatie van de volgende aanpassingen is de uitdaging bij hybride werken:
- ontmoetingsruimtes
- samenwerkingsruimtes/brainstormruimtes
- overlegruimtes waar ook hybride vergadert kan worden
- video-belplekken
- aanlandplekken voor kortdurend werk
- concentratieplekken
Bij dit alles rekening houdend met de momenten dat op sommige dagdelen er relatief veel werknemers op kantoor zijn met verschillende behoeftes aan werkruimte. Een goede analyse vooraf is hierin noodzakelijk. Daarbij gaat het zowel over aanwezigheid als behoefte aan soort werkruimte.
Geluidshinder
Extra aandacht voor het voorkomen van geluidshinder (zie download) bij de inrichting is een belangrijke succesfactor om gefocussed te kunnen werken en daarbij minimaal hinder te hebben van geluid. Het moment om hierin mee te denken als arboprofessional is het opstellen van programma's van eisen bij verbouwing.
Vergaderen
Een onderdeel van hybride werken is ook hybride vergaderen. Hierbij zit een deel van de deelnemers thuis en een deel op kantoor of elders. Binnen het Rijksprogramma hybride werken worden hierover interessante inzichten en tips gegeven. Lees hiervoor de inzichten van programmamanager Gert-Jan de Maagd die collega’s bij IenW helpt met gedragsinzichten over hybride werken.
Oogbelasting
Bij thuiswerken gaat vergaderen ook via het beeldscherm. Daarmee is de oogbelasting in uren bij thuiswerken en veel vergaderen een stuk groter dan bij fysieke vergaderingen. Bij vergaderen via beeldscherm kijken werknemers naar een scherm op ongeveer 50 cm afstand, bij fysiek vergaderen kijken werknemers in de ruimte. Dichtbij kijken vraagt inspanning van de oogspieren om scherp te kijken.
Extra inspanning
Bij een vergaderdag op kantoor verplaatsen deelnemers zich regelmatig van de ene zaal naar de andere, eventueel met een praatje onderweg met een collega. Bij thuiswerken is het mogelijk om met een enkele klik van de ene vergadering in de andere te vallen.
Kortom: Een hele dag thuis aaneengesloten beeldschermwerk en beeldscherm-vergaderen is topsport voor de oogspieren zonder regelmatig herstel.
Verbaal en non-verbaal
Daarnaast speelt een rol dat vergaderen via een scherm een andere dynamiek heeft. De beeldschermwerker mist bewegingen in de periferie van het blikveld waar op gereageerd kan worden. In beeldbellen zien en horen de deelnemers alleen de ander die zijn camera en microfoon aan heeft staan. Wel zo rustig, maar het is raden hoe de ander reageert. Verbaal en non-verbaal (lichaamstaal) wordt gemist.
Interrumperen
Interrumperen is lastiger. De verbinding is minder. Dat alles vraagt extra inspanning om mee te doen. Niet bij een webinar, waarbij alleen een spreker aan het woord is, maar vooral bij vergaderingen en andere interactieve meetings met meerdere mensen.
Grotere alertheid
Die extra inspanning doen we grotendeels met onze ogen en een grotere alertheid. Soms leunen we daarbij ook meer naar voren en trekken de schouders iets op.
Oplossing
Organisatorisch is hier een en ander aan te doen. Als arboprofessional kun je bijvoorbeeld het volgende agenderen in de organisatie of meenemen in je communicatie of voorlichting:
- Zorg voor een gezonde afwisseling tussen online en offline vergaderen.
- Voorkom een cultuur van naadloos online vergaderen,
- Laat afspraken maken dat minimaal eens per uur een vergadering onderbroken wordt door 10 minuten een andersoortige belasting
- Geef voorlichting over de extra oogbelasting door online vergaderen.
Ook werknemers zelf kunnen hun oogbelasting verminderen, via de link hieronder.
Beweging, voeding en slaap
Naast de werkplek spelen beweging, voeding en slaap een belangrijke rol in de fysieke gezondheid. Het gaat daarbij om goede slaap, gezonde voeding en bewegen als belangrijke tegenhanger van zittend werk. Werk is inspannend, daarom zijn we soms moe aan het eind van een werkdag en hebben we regels over de maximale duur van een werkdag. Bewegen, gezonde voeding en goede slaap zorgen dat een werknemer minder moe is en helpen werknemers sneller te herstellen na een dag werken. Als arboprofessional kan je werknemers stimuleren hier aandacht aan te besteden.
In de download Voeding, beweging en slaap staan hierover allerlei suggesties die je als arboprofessional kan gebruiken in je communicatie.
Beweging
Meer dan 9 uur zitten per dag
In 2019 brengen Nederlandse volwassenen van 18 t/m 64 jaar gemiddeld 9,3 uur per dag zittend door (*). Op een doordeweekse dag zit men langer (9,8 uur) dan in het weekend (8,2 uur). Werknemers zitten iets langer, vooral als zij full time (32 uur of meer) werken: gemiddeld 9,7 uur en op een doordeweekse dag zelfs 10,3 uur. Bij parttimers is dat gemiddeld 9,2 uur en doordeweeks 9,5 uur. Thuiswerkers in COVID-tijd zitten relatief lang: 7,1 uur tijdens werk en 4,2 uur in vrije tijd. Dezelfde groep zat in 2019 nog 6,6 uur tijdens werk en 3,3 uur in vrije tijd.
Langdurig zitten en te weinig bewegen is ongezond. Meer bewegen vermindert de kans op vroegtijdig overlijden en verzuim door bijvoorbeeld diabetes 2, lage rugklachten, RSI/KANS, hart en vaatziekten, depressie en sommige vormen van kanker. Werknemers die meer bewegen, en zitten vaker afwisselen met lopen en staan voelen zich fitter en energieker en zijn productiever.
Experts adviseren iedere 20-30 min even opstaan of lopen. Beperk het staan echter tot 1 uur aaneengesloten of 4 uur totaal per dag om klachten door lang staan te voorkomen.
De gezondheidsraad beveelt minimaal 2,5 uur per week matig, intensief bewegen aan. Bijvoorbeeld tuinieren, klussen, fietsen, zwemmen en wandelen. Zwaar intensief (bijv. hardlopen, aerobics, squash, voetbal en wielrennen) kan ook, maar is dus niet perse nodig. Meer bewegen is een gezonde gedragsverandering, maar gaat niet vanzelf.
Ideeën
Een actief beleid om werknemers bewust te maken van de voordelen van bewegen en risico’s van te weinig bewegen is een goed startpunt. Door bewegen daalt de hoeveelheid cortisol (een van de stresshormomen) en komen antistress hormonen als dopamine, serotonine en endorfine vrij.
Daarnaast kunnen allerlei stimulansen geboden worden beweging bij werknemers te stimuleren. Laat je inspireren door de volgende tips en voorbeelden:
1) Maak daarbij gebruik van deze Zo Blijf Je in Beweging-tips van het A&O fonds gemeenten.
2) Lees hier hoe Dordrecht gesprekskaarten maakt voor tijdens een wandeling.
3) Gebruik de ommetjes app met je team of organisatie en ga de strijd aan wie de meeste stappen zet.
*bron: LSM-A Bewegen en Ongevallen/Leefstijlmonitor, RIVM, VeiligheidNL in samenwerking met CBS, 2019
Voeding
Voeding heeft ook een belangrijke invloed op onze fysieke gezondheid. Ongezonde voeding kan ook leiden tot vroegtijdig overlijden en verzuim. Als je thuiswerkt kan je dagritme anders zijn, wat van invloed kan zijn op je eetpatroon. Stimuleer werknemers zoveel mogelijk hun normale eetpatroon vol te houden. Zoals:
- Neem je op werk ook geen koek bij de koffie? Doe dit dan thuis ook niet.
- Eet je 3 boterhammen met de lunch en drink je een glas melk? Doe dit thuis ook.
- Zorg er in ieder geval voor dat je een lunchmoment inplant. Zo ben je weg van de computer en kan je weer opladen voor de middag.
- Werk niet door tijdens de lunch. We weten dat als je eet terwijl je afgeleid wordt, dit ervoor kan zorgen dat je meer eet. Niet alleen tijdens het maaltijdmoment, maar ook daarna.
Door in het bedrijfsrestaurant gezonde voeding te promoten kan de werknemer verleid worden hier mee aandacht aan te besteden. Rondom voeding, beweging en slaap is veel informatie beschikbaar op internet.
Slaap
Een goede slaap is voor de meeste mensen een belangrijke basis om een werkdag productief te zijn. Het gaat daarbij niet alleen om de lengte van de nachtrust, maar ook de kwaliteit van de slaap. Wie goed en lekker slaapt, wordt uitgerust wakker, voelt zich fitter en is productiever. Slapen is ook een goede manier om te herstellen van stress. Op internet zijn veel tips te vinden over een goede slaap.
Tip: Doe ook je voordeel met BRUIS!
Om de vitaliteit te bevorderen heeft het A&O fonds Gemeenten de campagne BRUIS ontwikkeld. BRUIS heeft als doel iedereen die bij een gemeentelijke organisatie werkt te stimuleren om na te denken over hoe je zelf en met elkaar vitaal kan blijven werken. BRUIS staat voor Blij - plezier in mijn werk, Relax - op tijd opladen, Uitzicht - leren en mij ontwikkelen, Ik - me energiek voelen, Samen - prettig samenwerken.
De campagne stimuleert de dialoog en interactie over vitaal werken en leven en bevat waardevolle middelen om het thema onder de aandacht te brengen. Zin om als arboprofessional de energiegevers bij de werknemers bruisend te vergroten? Kijk dan eens hier:
Je bent mentaal gezond als: je lekker in je vel zit, minder last hebt van stress, je kan genieten van het leven, goed om kan gaan met veranderingen en tegenslagen beter aan kunt. Daarbij zijn allerlei mentale factoren belangrijk zoals: regelmogelijkheden, sociale steun, concentratie, binding en verbinding.
Veel mentale factoren zijn meestal niet zichtbaar. Daarom is het belangrijk om ook hierover in gesprek te zijn en te blijven met elkaar en gezond werken stimuleert. Dat gaat meestal niet vanzelf. Als arboprofessional is het de kunst om vanuit jou rol hierin op een constructieve manier invloed uit te oefenen. Via beleid, beïnvloeden van leidinggevenden en voorlichting en training.
En met de volgende 10 tips voor mentale gezondheid bij thuiswerken kun je als arboprofessional collega’s helpen om aandacht te hebben voor hun mentale gezondheid. Specifiek bij thuiswerken is mentale gezondheid belangrijk.
Regelmogelijkheden
Onder regelmogelijkheden verstaan we de speelruimte en bevoegdheden die een werknemer heeft om het werk zelf in te delen en problemen op te lossen, zoals:
- het inschakelen van hulp;
- de keuze voor een eigen werkmethode;
- de keuze voor een eigen werkvolgorde;
- het bepalen van eigen werk- en rusttijden;
- de keuze om vanuit huis of een andere plek te werken.
Bij hybride werken gaat het met name om het zelf kunnen bepalen van werk en rusttijden en de keuze van de werkplek. Meer regelmogelijkheden leiden tot minder stress en daarmee een betere mentale gezondheid. Regelmogelijkheden moeten wel passen bij de regelcapaciteit van de werknemer. Een grote regelcapaciteit betekent dat een werknemer goed in staat is de juiste keuzes te maken. Bij een kleine regelcapaciteit heeft een werknemer hier meer moeite mee en is het nodig hier hem meer op te sturen en/of coachen.
Bij regelmogelijkheden zijn heldere randvoorwaarden belangrijk, zoals het minimum aantal dagen dat een werknemer op kantoor moet zijn en het maximaal aantal dagen dat een werknemer thuis of elders mag werken. Hoe helderder de randvoorwaarden, hoe makkelijker het is om werknemers daarbinnen de ruimte te geven om hun regelmogelijkheden maximaal te benutten.
Bespreek met leidinggevenden, directie en/of OR als je vanuit je rol als arboprofessional vindt dat werknemers onvoldoende regelmogelijkheden hebben.
Stimuleer door voorlichting en training dan werknemers hun regelmogelijkheden optimaal inzetten.
Sociale steun
Door thuiswerken is het minder vanzelfsprekend dat collega's elkaar op vaste tijden en op vaste plekken treffen. Bij veel thuiswerken bestaat voor sommige werknemers het risico op gebrek aan sociale steun van collega’s of hun leidinggevende. Het gaat daarbij om het hebben van een luisterend oor, complimenten krijgen, geholpen worden om problemen te verhelderen, gerust stellen, maar ook gezelligheid met elkaar. Daarom is het belangrijk om als tegenhanger van individueel thuis werken elkaar ook sociaal te ontmoeten op kantoor.
Organiseer daarbij feedback en ontmoetingen tussen collega’s en maak eventueel op teamniveau afspraken over hoe vaak en wanneer men elkaar ziet en overlegt (fysiek en online). Of maak gebruik van deze 8 werkvormen waarmee je op een leuke en laagdrempelige manier in contact blijft met je collega’s en leer je over elkaar, van elkaar én met elkaar.
Concentratie
Bij goed geconcentreerd werken zonder afleiding werkt een werknemer maximaal gefocust en in flow. Als de concentratie hoger is, neemt de kwaliteit en productiviteit toe. Hybride werken biedt werknemers de mogelijkheid om voor werk dat concentratie vereist de juiste omstandigheden op te zoeken.
Houd rekening met de volgende zaken:
- Bij geconcentreerd werken op kantoor is geluidshinder van anderen de grootste uitdaging. Dit speelt met name in ruimtes waar meerdere werknemers door elkaar kunnen praten. Onder download is meer informatie te vinden over voorkomen van geluidshinder. Zorg bij problemen dat deze aangepakt worden. En grijp verbouwingen en verhuizingen aan om hier voldoende aandacht aan te laten besteden.
- Bij geconcentreerd thuis werken kan de afleiding door privé zaken en huisgenoten een hinderlijke rol spelen. Een afgesloten werkkamer, goede afspraken met huisgenoten en het kiezen van de juiste momenten om thuis te werken zijn hierbij een belangrijke factor als geconcentreerd werken nodig is. Stimuleer leidinggevenden dit mee te laten nemen in hun gesprekken met werknemers.
Ontmoetingsruimtes
Fysiek contact is nodig om elkaar in de wandelgangen te ontmoeten, een spontaan kletspraatje bij de koffie, de brainstorm met de voeten op tafel. Een gedeelte van ons werk bestaat uit persoonlijke productiviteit en een ander gedeelte ontstaat door elkaar te ontmoeten en in gesprek te zijn.
Als we minder op kantoor zijn is het belangrijk dat de kantoorwerkplek of elders die ontmoeting faciliteert. Zo ontstaat een mengeling van ontmoetingsruimtes, ruimtes om met elkaar in gesprek te gaan, brainstormruimtes, enzovoort. Lees hierover meer bij werkplekinrichting bovenaan deze pagina.
Binding
Uit onderzoek blijkt dat werknemers graag in contact willen blijven met collega’s en de organisatie (bij voorkeur fysiek), onder andere om voldoening uit hun werk te kunnen halen en om eenzaamheid te voorkomen. Binding bestaat uit (aandacht voor) binding binnen het team en (aandacht voor) binding binnen de organisatie. Beiden zijn belangrijk. Hieronder voorbeelden van beiden:
- Regelmatig (live) samen met het team/ directe collega’s
- Sociale activiteit verbinden aan werk gerelateerde bijeenkomst of activiteit
- Personeelsdag
- Zomerborrel, eindejaaractiviteit (iedereen)
- Personeelsvereniging (leden)
Binding speelt voor leidinggeven op afstand ook een rol; de rol van leidinggevenden is veranderd door hybride werken. Bij werken op kantoor zijn er formele en informele ontmoetingen. Bij thuis werken vallen de informele ontmoetingen weg, terwijl die van wezenlijk belang zijn voor binding en verbinding. Stimuleer als arboprofessional leidinggevende afspraken te maken in zijn team over binding en verbinding.
Leiding geven op afstand
Leiding geven bij hybride werken is anders dan leiding geven in een team dat alleen op kantoor is. Hybride werken vraagt meer zelfsturing, verantwoordelijkheid en zelforganisatie van werknemers. Werknemers die thuis werken managen waar mogelijk hun eigen tijd vanuit wat het werk vraagt. Van leidinggevenden vraagt hybride werken vertrouwen en loslaten. Bij hybride werken faciliteren leidinggevenden, zijn ze helder in verwachtingen, zijn ze verbindend sturend vanuit gemeenschappelijke waarden en kaders op resultaat én ontwikkeling. Leidinggevenden stimuleren actief op verbondenheid en interactie.
Hoe houdt de leidinggevende de boel bij elkaar, als iedereen voortdurend op verschillende plekken en in wisselende samenstellingen aan verschillende zaken werkt en andere mensen ontmoet? Het komt vooral neer op contact houden. En zo veel mogelijk rekening houden met ieders wensen en verlangens. Waarbij de hybride leidinggevende vooral de contacten bevordert tussen de teamleden onderling.
Vanuit arbo-oogpunt heeft de manier van leidinggeven vooral invloed op het ontstaan of juist verminderen van stress. Daarbij gaat het om:
- de regelmogelijkheden die de werknemer krijgt
- elkaar al dan niet kunnen bereiken
- misverstanden die kunnen ontstaan voorkomen
- onzekerheid voorkomen door niet op de hoogte zijn
Goed leiding geven bij hybride werken gaat niet vanzelf. De rol van de arboprofessional is daarbij beperkt. Het is vooral een belangrijk aandachtspunt voor de directie. Als arboprofessional kan je wel aan de directie aangeven of met de directie bespreken dat dit een belangrijk punt is en dat het een wezenlijk onderdeel is van hybride werken.
In de arbocatalogus hybride werken voor de leidinggevenden is dit thema verder uitgewerkt vanuit de rol van de leidinggevende.
Bereikbaarheid
Als collega’s elkaar niet kunnen bereiken en ook niet weten wanneer ze wel bereikbaar zijn, kan dat veel onduidelijkheid, extra afstemming en stress opleveren. Heldere afspraken over wanneer je wel en wanneer je niet bereikbaar bent kunnen dan ook de mentale gezondheid verbeteren.. Als je werkzaam bent bij een gemeentelijke organisatie kun je hier lid van worden. hierover kunnen dan ook de mentale gezondheid verbeteren. Stimuleer als arboprofessional dat teams heldere afspraken over bereikbaarheid maken en vraag de directie of die hierover randvoorwaarden willen opstellen. Punten die daarbij aan de orde kunnen komen:
- Moeten werknemers op bepaalde tijden bereikbaar zijn, zijn er vaste contactmomenten of roosters voor de bereikbaarheid van klanten?
- Hoe snel verwacht je op werkdagen dat er gereageerd wordt bij whatsapp, voicemail en mail als werknemers thuis of elders werken?
- Hoe weet je dat een collega al dan niet bereikbaar is door vrije tijd, geconcentreerd werken of andere taken? Houd iedereen zijn agenda daarover bij? Wie kunnen daartoe in agenda’s kijken?
De werkgever is verplicht over risico’s actief te instrueren, dat geldt dus ook bij hybride werken. Het gaat daarbij niet alleen om de werkplek, maar ook om de mentale aspecten die met hybride werken te maken hebben. Voorlichting daarbij helpt als het een geïntegreerd onderdeel is van een totaalaanpak.
Voorlichting
Het doel van de voorlichting is dat werknemers de risico’s herkennen, inzicht krijgen in slimme oplossingen en deze toepassen in de praktijk.
Bij voorlichting die je als arboprofessional organiseert kunnen de volgende punten bij hybride werken aan de orde komen:
- Ergonomisch ingerichte thuiswerkplek (inrichting).
- Gebruik thuiswerkplek (gedrag), waarbij naast het instellen van de werkplek ook het gebruik van pauzes en afwisseling in taken aan de orde kunnen komen.
- Werk en privé in balans: Overgang van werk naar privé, hoe maak je die overstap bewust aan begin en einde werkdag?
- Concentratie thuis, hoe doe je dat met afleidingen e/o kinderen?
- Binding: wat kan je doen om je bij thuiswerken verbonden te blijven voelen met je collega’s?
In gesprek blijven
Het gaat erom dat werknemers en leidinggevenden gezamenlijk naar vermogen er alles aan doen om de zorg voor arbeidsomstandigheden goed in te vullen en veilig en gezond te werken. Dit kun je doen door arbeidsomstandigheden en gezondheid als vast onderdeel in functionerings- en voortgangsgesprekken in de HR-cyclus op te nemen. Het gaat daarbij over hybride werken in de brede zin, dus over de inrichting van de thuiswerkplek tot en met de psychosociale arbeidsbelasting.
Leidinggevenden hebben een belangrijke rol in het herkennen van signalen bij hun werknemers en om ze waar nodig te stimuleren. Als een werknemer vaker thuis of elders werkt is het lastiger die signalen op te vangen. Dan is het de kunst om daar specifiek naar te vragen en over door te vragen als leidinggevende. Individueel en ook in het team.
Voorbeelden van gesprektools zijn te vinden op Community Hybride werken van A&O fonds Gemeenten.
Werkvormen
De volgende werkvormen kunnen helpen om het gesprek aan te gaan:
Inhoud gesprek
Individueel kunnen de volgende zaken besproken worden:
- Ben je nog verbonden met de rest van het team en de organisatie?
- Hoe is je balans tussen werk en privé? Wat gaat daarbij goed en wat kan beter?
- Hoe gaat het met je werkplek? Zowel de ergonomie als het gebruik?
- Hoe gaat het met je werktijden?
In het team kunnen de volgende onderwerpen aan de orde komen
- Zijn we nog verbonden met elkaar?
- Wat is er anders sinds we hybride werken? Wat gaat daarbij goed en wat kan beter?
Werk en privé balans
Bij hybride werken kan het voorkomen dat werk en privé steeds meer in elkaar overlopen. Dat kan positief zijn, omdat werknemers werk en privé beter op elkaar kunnen afstemmen. Het kan ook negatief zijn, omdat werknemers het gevoel kunnen hebben dat ze continu aan het werk zijn. Ook kunnen privé omstandigheden en werkroosters botsen. Dan kan een gesprek met de leidinggevende over meer of minder werken helpen. Hier zijn ook wettelijke regels over.
Als arboprofessional kan je werknemer bewust maken en informeren wat ze kunnen doen voor een gezonde werk-privé balans. Om werknemers bewust te maken van de risico’s kan de arboprofessional ze wijze op de oefening werk-prive balans.
Werknemers nemen wat er in een werkdag gebeurt is mee naar huis en ook andersom. Zo hebben privé zaken indirect invloed op het werk. En in sterkere mate bij hybride werken, omdat de grens steeds vager is. Als werkgever is hier faciliterend in op te treden. Op internet zijn verschillende sites beschikbaar waar aanvullende informatie hierover is te vinden. Je kunt zoeken op de woorden: werk privé balans, werk en scheiding, geld zorgen, mantelzorg, ontspannen, gezond bewegen, gezond eten, minder alcohol etc. Enkele voorbeelden van sites zijn de site van CNV of FNV over geldzorgen of de site over mantelzorg.
