Dit gesprek wordt gevoerd als Westvoorne nog niet begonnen is met ‘Grip op Loslaten’, een echte nulmeting dus. De start is in januari en daarom gaat het over verwachtingen en nog niet over ervaringen. Maar de gemeente is bij voorbaat al erg enthousiast.

Deelnemer Caroline van Hilten (communicatieadviseur): “’Grip op Loslaten’ heeft heel veel te maken met participatie. Participatie is de nieuwe manier van communiceren, dus in die zin vind ik het een super interessant project.” Miranda van Pelt (teamhoofd Bestuur, Communicatie en Organisatie): “Je gaat een probleem gezamenlijk aanvliegen. Als je met elkaar naar een oplossing toewerkt, dan is het ook meer gedragen.”

Denktank

Miranda zat in de denktank om het leerprogramma te ontwikkelen, samen met een heleboel andere gemeenten: “Geleidelijk ontstond de situatie dat Westvoorne deel ging nemen aan de pilot. Dat viel mooi samen met de organisatieontwikkeling waar we nu mee bezig zijn. Daar zetten we in op persoonlijk leiderschap en willen we mensen zo duurzaam mogelijk inzetbaar maken en houden door talenten te ontdekken en te benutten. Eigenlijk zouden we in januari 2019 ambtelijk fuseren met buurgemeenten Brielle en Hellevoetsluis. Dat is uiteindelijk niet doorgegaan en toen hebben we besloten te gaan investeren in onze eigen organisatie en in onze eigen mensen.”

Caroline: Het organisatie ontwikkel traject duurt tot 2023. Daar hebben we een aansprekend beeldmerk voor gemaakt, MOOV. Dat staat voor Mens, Organisatie, Ontwikkeling en Versterken. Daar vallen weer een paar deeltrajecten onder zoals vitaliteit, onze cultuur, talentontwikkeling en ook ‘Grip op Loslaten’. Dit project is niet weer iets nieuws of een los iets, maar het past in het lopende traject. Dat is belangrijk, want mensen zijn toch ook wel een beetje verandering moe.”

Buitenwereld

De werkdruk is hoog, de arbeidsmarkt is overspannen, iedereen zit in dezelfde vijver te vissen. Daarom moeten, volgens Miranda, de talenten die er zijn binnen de organisatie optimaal benut worden: “Deze methodiek van ‘Grip op Loslaten’ is denk ik een stapje in de goede richting. De deelnemers vormen een mooi gemêleerd gezelschap, we komen uit alle geledingen van de organisatie en zijn leidinggevende of medewerker. We benaderen elkaar in dit traject gelijkwaardig: als leidinggevende ben je ook gewoon medewerker. Juist met elkaar kun je het proces versterken door net even met een andere kijk het probleem aan te vliegen. Leden van het college van B en W zijn geen deelnemers, maar zijn wel betrokken bij het hele organisatie ontwikkel traject.”

Caroline: “Of je nu een grote of kleine gemeente bent, er liggen grote opgaven. Zoals de energietransitie, de Omgevingswet en het sociaal domein waarvan steeds meer uitvoering richting ons komt. Als gemeente kun je het niet meer alleen, we hebben de buitenwereld nodig om die opdrachten voor elkaar te krijgen. En dan ga je nadenken over de rol die we nu hebben. Die is natuurlijk altijd best wel stellend geweest, moeten we in de toekomst niet veel meer faciliterend worden? En welke rol geven we dan onze doelgroepen? Hoe definieer je doelgroepen? En wat laat je ze doen? Meebeslissen of echt meedoen? Met andere woorden: wat laat je los als gemeente en wat niet? Dat is denk ik waarom het een heel interessant project is.”

AO Kees Winkelman Westvoorne 1000

Experiment

De opdrachten voor de pilot zijn nog niet geformuleerd, maar het idee is wel om een intern- en extern gerichte opdracht uit te gaan voeren. Miranda: “Ik denk dat we de probleemstelling niet te groot moeten maken. We moeten gewoon laaghangend fruit oprapen. Het is een experiment, we gaan leren en het vraagt toch ook om een cultuuromslag, ook van de buitenwereld. Als je kleine successen boekt, dan kun je grote winst behalen. Als deze pilot voor ons succes gaat hebben, dan gaan we het zeker verder brengen in de organisatie. Als we hier met elkaar de meerwaarde onderkennen, dan zeker.”

Caroline: “Ik weet niet of alle opdrachten die er liggen voor deze aanpak geschikt zijn. Maar het zouden wel de eerste vragen moeten zijn zodra we een opdracht hebben: hoe pakken we het aan en is ‘Grip op Loslaten’ de methodiek die we hier kunnen toepassen? “

Miranda: “We gaan denk ik sowieso eerst kijken of de methodiek slaagt en bij ons past. Hoe we daar zelf ons voordeel mee kunnen doen als gemeente breed, dus dat is nog afwachten.”

Intensief project

Bij een pilot weet je nog niet wat de uitkomsten zijn. En daar zitten wel risico’s aan, vindt Caroline: “Je schept bepaalde verwachtingen richting de buitenwereld als je zo’n pilot doet. Misschien kun je die daarna niet meer waarmaken, omdat de methodiek toch niet zo goed blijkt te passen of dat het misschien toch te veel vergt van de organisatie. Hoe ga je dan een volgend participatietraject met burgers in? Dat is wel een van de gevaren. En daarom zal het ook heel duidelijk moeten zijn dat dit een pilot is”.

Een andere uitdaging is dat er voldoende tijd wordt gemaakt. Miranda: “Het is een heel intensief project van negen maanden, dat vraagt om een bepaalde investering van mensen. En de werkdruk is al groot. Dus hoe past dat binnen de bestaande capaciteit? Daar hebben we het nu ook over met het management, zodat ervoor gezorgd kan worden dat mensen de tijd ook hebben om deel te nemen aan die groep.”

Meerwaarde

Caroline: “Overheidscommunicatie is enorm in ontwikkeling, participatie wordt steeds belangrijker. ‘Grip op Loslaten’ is een van de methodieken die daar aandacht aan besteedt en hoe leuk is het om dat te gaan ervaren en daar aan de wieg van te staan. De meerwaarde kan zijn dat je gezamenlijke verantwoordelijkheid gaat dragen voor een probleem. Het zou mooi zijn als je daardoor een beter resultaat krijgt, waarmee iedereen tevreden is. Misschien kun je ook wel wat van de werkdruk weghalen bij de gemeente zelf, als je gebruik maakt van mensen van buiten de organisatie die in een werkgroep zitten. Je krijgt veel meer een coproductie. Dat zijn grote voordelen. Als je het samen doet en samen tot een conclusie komt dat het beter anders kan, dan gaan mensen het ook inzien en dan snappen ze de afwegingen. Dan krijg je meer draagvlak”.

Voor de interne organisatie kan er ook een meerwaarde ontstaan door deelname aan ‘Grip op Loslaten.

Miranda: “Gemeenteland is vanuit een bepaalde hiërarchie georganiseerd, maar de tijd van ego’s en baasjes is voorbij. Tot nu toe is het erg gekaderd: je hebt functies en functiewaardering. Maar je zou veel meer in rollen moeten denken. Je bent verantwoordelijk voor een groot takenpakket, maar twee taken liggen je niet helemaal lekker, waarom zou je dat ook nog moeten doen en waarom kan niet iemand anders dat doen die daar veel beter in is? Hoe gaan we dat regelen met elkaar? We moeten toe naar minder regels en kaders. Dit is een uitdaging”

Caroline: “Denk in talenten, kennis en kunde in plaats vanuit een functie".

Feiten

Inwoners:
ongeveer 14,5 duizend
Medewerkers:
130 fte, 160 mensen
Deelnemers:
16
Soort:
leidinggevenden, werknemers

Grip op Loslaten

Meer over het leerprogramma Grip op Loslaten en het project Wij Werken? Klik hieronder om meer te lezen.

Misschien vind je dit ook interessant