Algemene aandachtspunten

Zorg dat je verstand van zaken hebt

In deze arbocatalogus die specifiek gericht is op sociale veiligheid – ongewenste omgangsvormen, is veel informatie te vinden over het ontwikkelen van beleid, het voorkomen, herkennen en aanpakken van de risico’s met betrekking tot ongewenste omgangsvormen. Deze informatie is ook voor de ondernemingsraad relevant. Je kunt deze bijv. gebruiken om initiatiefvoorstellen te maken of concept-beleidsstukken feedback te geven. 

Houd goed contact met de achterban 

Als ondernemingsraad vertegenwoordig je alle medewerkers en heb je de taak te weten wat er speelt op de werkvloer. Dit vraagt om zichtbaar en aanspreekbaar zijn, opvangen van en actief informeren naar signalen, openstaan voor ideeën van collega’s en bespreken van maatregelen. Door goed contact te houden met de achterban kun je als ondernemingsraad draagvlak en invloed vergroten. 

Kies een productieve manier van samenwerken 

Hoe meer de manier van overleggen van de ondernemingsraad en de werkgever bij elkaar passen, hoe groter de kans op succesvolle samenwerking. Als je als ondernemingsraad vindt dat de huidige overlegcultuur beter kan, bespreek dat dan met de bestuurder. Vooral als er een nieuwe bestuurder komt, of vernieuwing of verandering in de ondernemingsraad is het belangrijk hiernaar te kijken. En ook op het moment dat het overleg stroef loopt. Je kunt als ondernemingsraad bijvoorbeeld enthousiast proactief mee willen denken over de beleidsontwikkeling, terwijl de bestuurder liever je feedback op ontwikkelde stukken vraagt. Ook kan dit precies andersom zijn. In beide gevallen kan het de samenwerking bemoeilijken en kan het verstandig zijn om elkaars rollen en verwachtingen te bespreken. 

Bedenk goed wat je wilt bereiken 

Als je ongewenste omgangsvormen wilt voorkomen of terugdringen, dan is het goed daar een doelstelling over te formuleren. Uiteraard is dat als eerste een verantwoordelijkheid van de werkgever, maar als je ondernemingsraad ook een doelstelling formuleert is het makkelijker om je eigen aandacht te richten en om de voortgang te volgen. Het is belangrijk dat deze doelstelling aansluit bij de beleving van de werknemers en de visie van de werkgever. Doelstellingen die je positief formuleert werken bovendien motiverend om naar toe te werken: wat je aandacht geeft groeit. 

Daarnaast kan het verstandig zijn om te benoemen wat het bereiken van de doelstelling betekent ten aanzien van aspecten als daling van verzuim, minder verloop en hogere kwaliteit van dienstverlening. Dit zijn immers ook aspecten die voor de bestuurder belangrijk zijn. 

Expert-aanpak of participatief aan de slag 

Werken aan het voorkomen of terugdringen van ongewenste omgangsvormen kan grofweg op twee manieren. De eerste manier is door het inschakelen van een deskundige die oorzaken onderzoekt en oplossingen bedenkt. Bij de tweede manier bedenken medewerkers zelf de oplossingen, al dan niet onder begeleiding van een leidinggevende, coach of facilitator. Dit heet een participatieve aanpak. Maak vanuit de ondernemingsraad dus een bewuste keuze tot welke aanpak je de bestuurder wilt stimuleren.  

Zorg er in ieder geval voor dat je organisatie de wettelijke verplichtingen nakomt

Volgens de Arbowet moet de werkgever beleid voeren op het gebied van sociale veiligheid – ongewenste omgangsvormen. Dit betekent dat de werkgever regelmatig in een risico-inventarisatie en evaluatie aandacht moet besteden aan de risico’s. In het plan van aanpak moeten vervolgens maatregelen staan om de knelpunten te verminderen. Ook voorlichting aan werknemers en leidinggevenden en samenwerken met de ondernemingsraad, preventiemedewerker en arbodienstverleners zijn belangrijke verplichtingen. 

Als je vanuit de ondernemingsraad met sociale veiligheid – ongewenste omgangsvormen aan de slag gaat, is het dus belangrijk om deze wetgeving te benutten en je voor naleving ervan in te zetten. 

Benut je rol en taak en creëer draagvlak voor de aanpak van ongewenste omgangsvormen 

Ongewenste omgangsvormen kan in de organisatie als een lastig onderwerp worden ervaren. Het gaat immers voor een groot deel over communicatie en gedrag en dat zijn onderwerpen die niet altijd makkelijk te beïnvloeden zijn. 

Voor de ondernemingsraad is een belangrijke taak weggelegd gerelateerd aan het zorgen voor draagvlak. Dat kan bijvoorbeeld op de volgende manieren: 

• Communiceer actief over elementen van het beleid (bijv. de RI&E of de rol van de vertrouwenspersoon) via nieuwsbrieven of intranet.
• Werk actief mee aan de uitvoering van de RI&E en de uitvoering van het plan van aanpak.
• Werk niet alleen samen met de bestuurder, maar ook met de preventiemedewerker en HR. Nodig ook de bedrijfsarts regelmatig uit en vraag om tips en adviezen over de aanpak van ongewenste omgangsvormen op basis van zijn/haar ervaringen in de spreekkamer (uiteraard niet herleidbaar naar personen).
• Maak concrete resultaten van de aanpak van ongewenste omgangsvormen zichtbaar door er met regelmaat over te communiceren.
• Geef zelf het goede voorbeeld door actief en open om te gaan met signalen van ongewenste omgangsvormen binnen de eigen gelederen. Respecteer daarbij uiteraard altijd de privacy!