Professionals in de gemeentelijke uitvoering weten als geen ander wat er komt kijken bij het contact met inwoners en partners. Het A&O fonds Gemeenten brengt uitvoerders om tafel om kennis te delen en inspiratie op te doen. Hierbij presenteren wij de uitkomsten van de werkateliers in de vorm van praktische adviezen voor collega uitvoerders én voor hun leidinggevenden en bestuurders.
Vijf adviezen voor uitvoerders
Praten met inwoners
1. Begin bij de inwoner – en zijn omgeving
De inwoner heeft een reden voor zijn initiatief. Hij heeft bijvoorbeeld een probleem dat hij wil oplossen of hij ziet een kans voor een mooi project. Zoek uit wat zijn motivatie is en wat zijn directe omgeving ervan vindt. Je wilt niet een project op poten zetten als later blijkt dat de rest van de wijk er helemaal niet op zit te wachten. Ga naar de inwoners toe, wees aanwezig in de wijk en kijk en vraag daar rond. Dan kom je vaak meer te weten dan wanneer je de initiatiefnemers uitnodigt op het gemeentehuis.
2. Bouw aan vertrouwen – en communiceer duidelijk
Om een initiatief te laten slagen, moet het vooral een initiatief van de inwoner zijn. Geef hem daar ook de credits voor. Bespreek duidelijk welke rol jij als uitvoerder hebt, wat de inwoner van de gemeente mag verwachten en wat jij van de inwoner verwacht. Luister aandachtig en wees geïnteresseerd. Dat kost tijd, maar zo bouw je wel een goede band op en werk je aan het vertrouwen dat de inwoner heeft in jou én in de gemeente. Handig voor als jullie samen aan de slag gaan, maar ook erg nuttig voor als je ‘nee’ moet verkopen. Dat roept namelijk minder frustratie op als je naast de inwoner staat, dan wanneer je tegenover elkaar staat.
Draagvlak creëren
3. Betrek collega’s bij het initiatief – en doe dat zo snel mogelijk
Als je aan de slag gaat met een burgerinitiatief ben je als uitvoerder al overtuigd van het idee. Je collega’s zijn dat (nog) niet. Nog lastiger wordt het als die collega’s op een andere afdeling werken. Dat komt omdat ze vaak pas worden ingeschakeld op het moment van de uitvoering. Betrek ze daarom vroegtijdig, zodat ze niet alleen meewérken, maar ook kunnen meedénken. Dan zijn ze later gemotiveerder om te helpen, als je ze nodig hebt bij de uitvoering van het initiatief.
4. Maak je huiswerk – zet de feiten op een rij
Zorg dat je alle feiten op een rij hebt en in ieder geval de volgende vragen kan beantwoorden: wat kost het? Wat levert het op? Hoe lang gaat het duren? Welke partijen zijn betrokken? En, wat doet de gemeente? Zo laat je zien dat het niet zómaar een idee is en je een goed beeld hebt bij de praktische uitvoering ervan.
5. Maak collega’s enthousiast – neem ze mee
Een eenvoudige manier om collega’s enthousiast te krijgen, is door ze letterlijk mee te nemen. Dat geldt voor je directe collega’s, maar ook voor bijvoorbeeld de wethouder. Het voordeel van zo’n bezoekje is dat zij zo een goed beeld krijgen van het initiatief en het effect daarvan op de inwoners.
En krijg je de wethouder niet mee? Dan kan je altijd voor- stellen om inwoners te laten presenteren in de gemeenteraad. Dat is helemaal een goed idee als het initiatief past in het coalitieprogramma. Zo organiseer je meteen politieke steun.
Vier adviezen voor leidinggevenden en bestuurders
1. Bedenk wat je wilt met burgerinitiatieven – schrijf een visie en missie
Voor veel uitvoerders is het onduidelijk hoe ze een burgerinitiatief het beste kunnen oppakken. Stel daarom een visie en missie op. Dan weten uitvoerders hoe de organisatie denkt over burgerinitiatieven en wat ze ermee wil bereiken. Dat kunnen ze gebruiken om collega’s te motiveren om mee te werken. En wordt er meer gezamenlijk gedacht over initiatieven in het algemeen.
2. Bepaal de rolverdeling – en creëer begrip
Bij initiatieven spelen veel partijen een rol: inwoners, uitvoerders, wethouders en de gemeenteraad. En dat levert soms spanning op. Uitvoerders hebben bijvoorbeeld de steun van de gemeenteraad nodig om nieuwe initiatieven van de grond te krijgen, maar zijn ook bang dat die te veel willen micro-managen. Waardoor er dan weer mindere bewegingsruimte is. Daarnaast beloven wethouders soms dingen aan inwoners die niet waar te maken zijn. Maak daarom duidelijk afspraken over de rolverdeling en zorg dat de verschillende groepen met elkaar in gesprek gaan. Dan weten ze wat van hen verwacht wordt en wat ze aan elkaar hebben.
3. Organiseer ontmoetingsmomenten – en laat de successen zien
Inwoners en collega’s moeten elkaar kunnen vinden en elkaar begrijpen. Maar dan moeten ze wel eerst de tijd en ruimte krijgen om elkaar te ontmoeten. Organiseer ontmoetingen voor professionals in het sociaal domein en inwoners waarin ze elkaar kunnen leren kennen en ervaringen kunnen delen. En laat daar succesvolle initiatieven zien, zodat collega’s enthousiast worden.
4. Zorg voor één aanspreekpunt – en een helder kort proces
Waar komen initiatieven binnen en wie gaat er mee aan de slag? Zorg dat er één aanspreekpunt is en één centraal punt in de organisatie waar alle aanvragen beginnen. Regel dat het proces daarachter helder en kort is. Zeker kleine initiatieven kunnen snel verwerkt worden. Dat kan door bijvoorbeeld een wijkregisseur handelingsvrijheid te geven voor budget en toetsing. Niet álles hoeft immers langs het college.
