De afdeling P&O van Gooise Meren houdt op te bestaan. De reden? De afdeling heeft een nieuwe toekomstbestendige HR-visie geformuleerd. Eentje die antwoord geeft op de vraag: hoe worden we van een intern gericht team een faciliterende organisatie? De visie is ontwikkeld met hulp van het Team Perron 2020 van het A+O fonds Gemeenten. Resultaat: een nieuwe afdeling die gericht is op organiseren en ondersteunen. Organisatieadviseur Carly Banas, P&O-adviseur Jan van Riet en loopbaancoach Melanieke Steenman vertellen erover.

Hartstikke druk waren ze, de HR-adviseurs en loopbaancoaches van de gemeenten Naarden, Bussum en Muiden vanaf 2016. Toen gingen hun organisaties op in de nieuwe gemeente Gooise Meren. Organisatieadviseur Carly Banas: “Toen de basis van de nieuwe gemeente stond, hadden we tijd om ons te herbezinnen. We wilden een nieuwe visie ontwikkelen, die ook echt zou leiden tot andere, toekomstbestendige manier van werken.”

Na de fusie was tijd én ruimte voor het formuleren van de nieuwe visie. P&O-adviseur Jan van Riet: “We hadden geen ballast, in die zin dat er niet van alles was dat we al jaren op dezelfde manier deden.”

Carly Banas: “Er komt steeds meer ruimte voor eigen initiatief, verantwoordelijkheden komen lager in de organisatie.”

Wat verwachten anderen?

Banas: “We kwamen in de zomer in contact met Team Perron 2020. En in oktober schoven twee trainers aan bij de visiedag die we organiseerden met OR, MT en directie. We vroegen op die visiedag wat mensen eigenlijk van HR verwachtten, in de nieuwe, veranderende organisatie. En de antwoorden verschilden nogal. De een wilde graag dat we ons vooral strategisch op zouden stellen, de ander zat daar helemaal niet op te wachten. Sommige mensen wilden dat HR vooral uitvoerend werk zou blijven doen en weer anderen wilden de nadruk op maatwerk. Maar óók dat we zouden vasthouden aan gelijke behandeling van alles en iedereen.”

Zulke tegenstrijdige verwachtingen lijken lastig, maar waren eigenlijk best gunstig, omdat van meet af aan duidelijk was dat niet alle wensen ingewilligd konden worden. Het maakte dat het team P&O de vrijheid voelde om zijn rol zelf vorm te geven. En dat past precies bij wat P&O ook van de rest van de organisatie vraagt. Banas: “Er komt steeds meer ruimte voor eigen initiatief, verantwoordelijkheden komen lager in de organisatie. We verwachten dat mensen steeds meer hun eigen rol vormgeven. En dan heb je daar als HR natuurlijk ook wel een voorbeeldrol in.”

Meteen aan de slag

Het was mooi dat de trainers van Team perron 2020 al bij de visiedag waren. Zo hadden ze al voordat ze begonnen met hun eigenlijke werk een helder beeld van de organisatie. Van Riet: “Ze konden de rest van het programma echt op maat vormgeven. Dat programma bestond uit vier sessies – sommige met de hele afdeling, sommige met alleen de adviseurs. Tijdens die sessies gaven de trainers ons veel opdrachten. We moesten op verrassende manieren nadenken over wat we doen en wat we wilden bereiken.” Behalve verrassend, waren de opdrachten ook reëel. “Het krachtenveld dat we in beeld hadden dankzij de visiedag, vormde de basis voor de rest van de ontwikkeling.”

Nú iemand nodig

De trainers hadden tijdens de bijeenkomsten een ingetogen rol. Steenman: “Ze bewaakten het proces en lieten de inhoud aan ons. Maar ze zorgden wél dat we het concreet maakten. Om een voorbeeld te geven: wij vinden dat we meer dan voorheen vroeg moeten aanschuiven in besluitvormingsprocessen. Zodat we niet te horen krijgen: ‘we hebben iemand nodig met die en die ervaring, regelen jullie dat voor die en die datum’, maar actief mee kunnen denken over wat de organisatie nou echt nodig heeft. Dan is onze toegevoegde waarde groter. Maar hoe regel je dat? Hoe schuif je echt op tijd aan? Daar hebben we zoveel mogelijk concrete acties voor bedacht. En daarbij was het heel fijn dat de trainers zelf ook uit gemeenteland kwamen. Daardoor snappen ze hoe dingen werken en waar je tegenaan loopt.”

Jan van Riet: “Het krachtenveld dat we in beeld hadden dankzij de visiedag, vormde de basis voor de rest van de ontwikkeling.”

Een eigen missie

Uit de sessies kwam naar voren dat de wensen van HR precies aansloten bij het nieuwe uitgangspunt van de gemeentelijke organisatie van Gooise Meren. Dat houdt in: meer faciliteren, meer samen dingen mogelijk maken en minder controleren. Banas: “Voor ons betekent dat minder ad hoc en uitvoerend werken. En meer op strategisch niveau adviseren en faciliteren.”

Inmiddels ligt er een concrete missie voor het team P&O. Die gaat onder meer over het ruimte geven aan keuzes, reflectie en verbetering, en over het aandacht geven aan flexibele inzetbaarheid en persoonlijke en teamontwikkeling. Maar ook: over het samen bouwen aan een organisatie die soepel loopt en wendbaar is. En waar mensen met plezier en energie werken en hun talenten optimaal kunnen en willen inzetten.

Steenman: “Dat betekent ook dat we nog actiever de boer op moeten in de organisatie. En dat we mensen in de organisatie steeds meer dingen zélf laten doen.” Van Riet: “Bij werving en selectie leggen we bijvoorbeeld steeds meer verantwoordelijkheden bij de betreffende afdeling. Zij moeten met iemand samenwerken en zij hebben het beste beeld van wat ze zoeken. Natuurlijk ondersteunen we daarbij, het liefst al vroeg in het proces. Want het sentiment dat ‘HR het wel oplost’ blijft een valkuil. Voor ons en voor de organisatie.”

Melanieke Steenman: “We wilden af van de papieren tijger die er was.”

Samen bouwen

Een ander punt is dat HR-onderwerpen soms gevoelig liggen. Steenman: “We zijn bezig om de gesprekkencyclus te veranderen. We wilden af van de papieren tijger die er was, en mensen echt faciliteren om te ontdekken waar hun kracht ligt. Met de inhoud voorop, in plaats van de vinkjes in het systeem. Dat roept ook vragen op, want bijvoorbeeld de OR wil wél graag iets van een systeem. Dat is soms lastig. Maar dat gaan we samen oplossen.”

Wat helpt, is dat HR kleine stapjes tegelijk zet én dat ze een visie heeft om op terug te vallen. Van Riet: “Het scheelt enorm dat we weten waar we naartoe willen. Dat helpt koers te houden.” Bovendien is HR niet de enige afdeling in ontwikkeling. “Allerlei beleidsvelden vloeien in elkaar over, er wordt steeds meer gewerkt vanuit de bedoeling. Met vallen en opstaan en uitzoeken hoe iets het beste werkt”.

Het samen bouwen aan een organisatie die soepel en wendbaar is, krijgt al concreet vorm. Steenman: “We werken samen met een club mensen die onder de naam ‘Continu verbeteren’ alle processen tegen het licht houdt. Zij hebben bijvoorbeeld verstand van Lean, wij meer van de zachte kant van verandering. Dat gaat erg goed samen. En omdat het zo belangrijk is, hebben we gezegd: we gaan ook écht met hen samen. In de nieuwe afdeling Organiseren & Ontwikkelen. Geen P&O meer, maar O&O. En dat past perfect bij de nieuwe visie.”

Misschien vind je dit ook interessant