Hoe zorg je dat je als gemeente niet alleen kijkt naar de mensen en functies die je vandaag hebt, maar naar wat de organisatie morgen nodig heeft? Gemeente Breda ontwikkelde daarvoor een nieuwe aanpak voor Strategische Personeelsontwikkeling (SPO).
Daarbij gaat het nadrukkelijk niet om het beoordelen van individuele medewerkers. De vraag is veel breder: welk werk komt er op ons af, welke kwaliteiten hebben we daarvoor als team nodig en waar zit het verschil met wat we nu in huis hebben?
Breda combineert daarvoor eigen HR-data met inzichten uit gesprekken, externe ontwikkelingen en sectorinformatie, waaronder de Personeelsmonitor van A&O fonds Gemeenten. Zo ontstaat een onderbouwd beeld waarop het management keuzes kan maken over bijvoorbeeld ontwikkeling, werving of een andere organisatie van het werk.
Voor Jannet Koster, projectleider Strategische Personeelsontwikkeling, zit daar de essentie van de aanpak. “We weten allemaal niet hoe overmorgen eruitziet, maar samen weten we wel heel veel. SPO is voor mij een instrument om van ‘ik’ naar ‘wij’ te gaan.”
Wat levert SPO op voor Breda?
De nieuwe werkwijze helpt Breda om:
- verder vooruit te kijken: ontwikkelingen als AI, arbeidsmarktkrapte, uitstroom en veranderende maatschappelijke opgaven worden vertaald naar wat afdelingen straks nodig hebben;
- gerichter keuzes te maken: eigen HR-data en externe informatie maken zichtbaar waar mogelijke risico’s en ontwikkelopgaven liggen;
- het gesprek van individu naar team te brengen: niet één medewerker of functie staat centraal, maar de vraag of het team als geheel klaar is voor het werk van morgen;
- personeelsontwikkeling en organisatiedoelen beter te verbinden: SPO wordt gekoppeld aan de trendverkenning, het coalitieakkoord en de afdelingsjaarplannen;
- eerder te handelen: als duidelijk wordt waar capaciteit, kennis of vaardigheden straks ontbreken, kan een afdeling nu al kiezen voor bijvoorbeeld scholing, werving of een andere inzet van mensen.
Data geeft ons ongelooflijk veel inzicht. Als je weet dat over tien jaar een derde van je organisatie met pensioen gaat, of dat werkzaamheden door AI veranderen, ga je vandaag andere keuzes maken. Het helpt managers om vooruit te kijken in plaats van alleen in de waan van de dag te leven.
Kijken naar de toekomst van het team
Een belangrijk uitgangspunt is dat SPO geen individueel beoordelingsinstrument is.
“SPO is expliciet niet bedoeld voor individuele medewerkers”, zegt HR-adviseur Judith Quirijnen. “Het is een managementtool. Het gaat over de ontwikkeling van het werk en de organisatie. Het goede gesprek tussen leidinggevende en medewerker is de plek waar het individu centraal staat; SPO is de plek waar we kijken naar de koers van het team.”
Breda begint daarom niet bij de vraag hoe een individuele medewerker functioneert, maar bij wat er op de organisatie afkomt. Welke werkzaamheden veranderen of verdwijnen? Welke nieuwe opgaven ontstaan? Welke kennis en kwaliteiten zijn daarvoor nodig? En hoe verhoudt het huidige team zich tot dat toekomstbeeld?
Jannet: “Als het werk verandert, kijk je misschien wel met de verkeerde bril naar de mensen. We moeten ons afvragen: hoe moeten we het werk gaan organiseren? Waar gaan we mee stoppen, waar starten we mee en waar kan technologie ons ondersteunen?”
Data als kompas
Om die vragen te beantwoorden combineert Breda verschillende soorten informatie. Data-analist Bowie van den Broek brengt gegevens uit het HR-systeem, zoals leeftijd, in- en uitstroom en verzuim, samen met kwalitatieve inzichten uit de SPO-sessies.
Daarnaast kijkt Breda nadrukkelijk naar buiten. De gemeente gebruikt een jaarlijkse trendverkenning rond onderwerpen als brede welvaart, technologie en arbeidsmarkt. Ook het coalitieakkoord, arbeidsmarktanalyses en sectorgegevens worden meegenomen.
Daarbij gebruikt Breda ook de Personeelsmonitor van A&O fonds Gemeenten. Die helpt om de eigen cijfers te vergelijken met ontwikkelingen bij andere gemeenten.
“We kijken hoe Breda het doet ten opzichte van andere gemeenten”, zegt Bowie. “Dat helpt ons om onze eigen data in perspectief te plaatsen.”
Als we een jaar verder zijn kunnen we ook zien of er vooruitgang is geboekt op de interventies die we gepleegd hebben.
Die combinatie levert soms inzichten op die niet direct zichtbaar waren. Bij een van de pilotafdelingen bleek bijvoorbeeld dat er relatief veel jonge medewerkers werkten, terwijl tegelijkertijd sprake was van hoogfrequent verzuim.
“Met deze data kun je inzoomen en kijken wat er nodig is”, zegt Jannet. “Moeten medewerkers te veel ballen hooghouden? Is er meer scholing nodig? Het is een signaal waar je mee aan de slag kunt.”
De eigenaar zit niet bij HR, maar bij het management
Een belangrijke voorwaarde in Breda is dat SPO geen HR-project wordt. HR brengt expertise in en begeleidt het proces, maar directie en management zijn eigenaar van de keuzes die eruit voortkomen.
Directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening Joost Veuger: “We sturen als directie op dingen waarvan we vinden dat ze belangrijk zijn voor de organisatie. SPO hoort daarbij.”
Volgens Jannet is dat commitment cruciaal. “Als de directie er niet achter gaat staan, dan is het kansloos. Dan gaat HR weer lopen ‘leuren’ en belandt het in een la. Het moet een verplichting zijn, net als het afdelingsjaarplan.”
SPO wordt daarom onderdeel van de reguliere managementcyclus en gekoppeld aan onder meer de trendverkenning, het coalitieakkoord en de afdelingsjaarplannen.
We sturen als directie op dingen waarvan we vinden dat ze belangrijk zijn voor de organisatie. SPO hoort daarbij.
Zo ontwikkelde Breda de aanpak
Breda begon in 2025 met een kernteam van een veranderkundige, HR-adviseurs en een data-analist. Daarnaast werd een bredere ontwikkelgroep samengesteld met onder meer strategen, afdelingshoofden, teamleiders en de OR.
Die groep keek eerst naar de bestaande Strategische Personeelsplanning: wat werkte, wat niet en wat had Breda werkelijk nodig? Op basis daarvan werd gezamenlijk een basiswerkwijze ontwikkeld.
“We hebben in het begin bewust vertraagd”, vertelt Jannet. “Er zit zoveel kennis in de organisatie. Die wilden we echt benutten.”
Vervolgens werd de aanpak getest bij de afdelingen Sociaal Beleid en Stadsingenieurs Breda. Voor Fabiola Dap, afdelingshoofd Sociaal Beleid, begon dat met goed kijken naar de eigen organisatie en de vraag waar die naartoe moet.
Het begint natuurlijk met verkennen wat voor organisatie we zijn, wat gaat goed, wat gaat niet goed en waar willen we naartoe.
Tijdens de pilot kijkt het management naar het toekomstige werk, de kennis en kwaliteiten binnen het team en wat er in de toekomst nodig is. Individuele medewerkers kunnen daarbij onderdeel zijn van het beeld dat wordt opgebouwd, maar SPO is geen individuele beoordeling. De informatie wordt gezamenlijk besproken om uiteindelijk tot een zo goed mogelijk beeld van het team als geheel te komen.
De werkwijze lag niet vooraf helemaal vast, maar werd gaandeweg aangescherpt. “We bouwen een brug terwijl we eroverheen lopen”, zegt Jannet.
HR begeleidt de afdelingen bij dit proces. Voor de verdere uitrol ontwikkelt Breda een toolkit en worden HR-adviseurs getraind om afdelingen in duo’s te ondersteunen. Fabiola ziet daar duidelijke meerwaarde in: “Als teamleider heb je zoveel dingen aan je hoofd en dit is toch weer een andere manier van denken en schakelen.”
Wat kunnen andere gemeenten hiervan meenemen?
Maak het een managementvraagstuk.
SPO werkt alleen als directie en management eigenaar zijn en de uitkomsten daadwerkelijk gebruiken om keuzes te maken.
Begin bij het toekomstige werk.
Kijk niet alleen naar de mensen en functies van vandaag, maar naar maatschappelijke ontwikkelingen, technologie, arbeidsmarkt en bestuurlijke ambities. Wat betekenen die voor het werk van morgen?
Combineer cijfers met het gesprek.
Eigen HR-data, sectorinformatie en trends geven richting. Het gesprek met management en HR geeft betekenis aan die cijfers.
Kijk naar het team, niet naar individuele beoordelingen.
SPO gaat over de kwaliteiten en ontwikkelopgaven van een team. Het individuele gesprek tussen medewerker en leidinggevende staat daar los van.
Veranker het in de bestaande cyclus.
Koppel SPO aan trendverkenningen, coalitieakkoorden, begrotingen en afdelingsjaarplannen. Zo wordt het onderdeel van de manier waarop de organisatie stuurt.
Neem de tijd om het goed neer te zetten.
Breda koos bewust voor co-creatie en testen in de praktijk. Daardoor ontstond niet alleen een werkwijze, maar ook draagvlak.
Over de gemeente Breda
In Breda wonen ruim 190.000 inwoners. Bij de gemeente werken ruim 3.000 collega’s, verdeeld over 22 afdelingen.
Meer weten over de aanpak?
De pilot met SPO startte in 2025 en wordt na de eerste pilots verder uitgerold binnen de gemeente Breda. In de aanpak combineert Breda onder meer data-analyse, gesprekken over het toekomstige werk en de benodigde kwaliteiten, scenariodenken en mogelijke interventies op het gebied van ontwikkeling, inzet en werving.
Wil je meer weten over de werkwijze, de ervaringen uit de pilot of hoe Breda SPO heeft ingericht? Neem dan contact op met A&O fonds Gemeenten via arbeidsmarkt@aeno.nl.
