Eigen regie over je dromen en toekomst

Na een aantal jaar kwam er uit de organisatie de vraag om een slag te slaan in persoonlijke ontwikkeling. Organisatieadviseur Femke Timmermans is vanuit HR betrokken bij de pilot en de uitrol van het project dat daarvoor werd vormgegeven: Samen verder, regie op je ontwikkeling en inzetbaarheid. Ze vertelt er, samen met directeur Helga Hermans en business analist Sandra Verhezen, graag over.

Femke: “Toen we autonomer gingen werken was iedereen blij dat de gesprekscyclus, die soms ervaren werd als een soort rituele dans, kwam te vervallen. Toch kwam er na een tijdje een roep uit de organisatie om met persoonlijke ontwikkeling aan de slag te gaan. We raakten hierover in gesprek met A&O fonds Gemeenten. Zij ondersteunen pilots (met subsidie en begeleiding, red.) over regie op de eigen ontwikkeling. Uiteindelijk zijn daar voor ons twee dingen uitgekomen. We organiseren ontwikkelcafé’s en we hebben een cyclus gemaakt voor eigen regie op persoonlijke ontwikkeling. Een soort gesprekscyclus, maar dan binnen je eigen groep. Begeleid door een groepsontwikkelaar (vergelijkbaar met een teamcoach, red.).”

Opzet van het project

De gemeente riep collega’s op om mee te denken over persoonlijke ontwikkeling en hoe dat binnen de gemeente zou kunnen worden geborgd. De sessies die volgden, gaven een duidelijke behoefte aan ontwikkelgesprekken aan. Femke: “We zijn als P&O, samen met groepsontwikkelaars, gaan nadenken over hoe we dit konden organiseren. Daar is een plan uit gerold. Dat we hebben getest in twee groepen. Deze pilot werd begeleid door één van de groepsontwikkelaars. De behoefte aan ontwikkelcafé’s kwam ook uit de sessies. Dit zijn bijeenkomsten met inspirerende sprekers die je aan het denken zetten over je ontwikkeling.

De cyclus begint bij zelf nadenken over hoe je je wilt ontwikkelen in de toekomst. Een andere functie misschien, en is dat dan intern of buiten de organisatie? Of zie je jezelf als mentor van een jonge collega? Of wil je nog beter worden in het werk wat je nu al doet? Vervolgens ga je feedback ophalen bij je collega’s. Heel laagdrempelig. Als je dat bij elkaar brengt, ga je met een deel van je groep in gesprek, je wisselt uit wat je hebt opgehaald en toetst of anderen dat herkennen. Met al deze inzichten leg je je persoonlijk ontwikkelplan vast. Deze kun je daarna zelf uploaden in je personeelsdossier, zodat je er na een tijdje ook nog eens op kunt terugkijken en voortbouwen.

Uit je plan komen ontwikkeldoelen. Wil je een opleiding? Of wil je je oriënteren op een andere functie? Iedere collega heeft een persoonlijk ontwikkelbudget van 3000 euro per vijf jaar. Binnen je groep stem je je plannen af. Daarnaast hebben we een organisatiebreed ontwikkelaanbod. We kopen trainingen in company in, dat wordt vanuit de organisatie gefinancierd. En we bieden goede doorstroommogelijkheden, vorig jaar zijn 33 collega’s doorgestroomd.”

Feedback geven aan collega’s

Helga: Als ik aansluit bij het introductieprogramma voor nieuwe collega’s en hun verwonderingen hoor, wordt vaak gezegd dat collega’s lief zijn voor elkaar. Misschien wel té lief. Dat herken ik wel. Mensen vinden het lastig om onderscheid te maken tussen persoonlijk en inhoudelijk. Je kunt een leuk mens zijn en toch je werk niet goed doen bijvoorbeeld. Daarom maken we feedback nu onderdeel van het gewone proces, dan gaat het meer wennen.”

Femke: ”In de pilot zelf hebben we niet terug gehoord dat elkaar negatieve feedback geven een struikelblok is. We gaan nu ervaren - en dat is het spannende – in hoeverre directe collega’s feedback durven geven die niet positief is. Dat deze gesprekken in groepsverband plaatsvinden hadden we overigens niet voorzien. In onze plannen hadden we een buddy-structuur uitgedacht, ga samen het gesprek aan. We dachten dat feedback in een groep te kwetsbaar zou zijn, maar het uitdrukkelijke advies van de pilotgroepen was om dit júist in groepsverband te doen. Dat was verrassend!”

Sandra vult aan: “Het komt voor dat je soms wat negatievere feedback moet teruggeven aan iemand in je groep. Dan voel je wel wat in de groep gebeuren. Inhoudelijke feedback geven we dagelijks, maar over de wijze hoe je je rol uitvoert (resultaten haalt) of hoe je in het team zit, dat spreek je vaak minder makkelijk uit. Dat is spannend.

Er is altijd een groepsontwikkelaar of P&O adviseur betrokken. Als er echt iets niet goed loopt in een groep, of mensen passen niet in een autonomer werkende organisatie, dan helpen zij. Als je er uiteindelijk niet uit komt, neemt je directeur een besluit. Dat vind ik fijn. Want er zit een grens aan wat je kunt doen in een groep.”

Doorontwikkeling

Femke: “De pilots zijn nu afgerond. We gaan nu deze manier werken stapsgewijs uitrollen in de organisatie. Daarbij kijken we goed wat het juiste moment is om bij een groep aan te kloppen. Iedereen heeft het druk, er speelt van alles. We willen in een jaar de hele organisatie meenemen, maar kan dat wel? We kijken naar de flow van de groepen, we rollen niet zomaar uit om het vinkje te kunnen zetten. Een belangrijk uitgangspunt is: niet alles is vrijblijvend, ook niet in autonomere teams, deze gesprekkencyclus is dat dus ook niet. We vinden het bijvoorbeeld ook normaal om tweemaandelijks resultaten te delen met je directeur. Zo normaal moet deze cyclus ook worden. Overigens is de cyclus niet in beton gegoten. We monitoren continu en verbeteren waar nodig.”

Het team van Sandra is nog niet op de cyclus aangesloten. Sandra: “Het lijkt me fijn als we hiermee aan de slag kunnen. We zijn een jong team met mensen die zich graag ontwikkelen. Dat moet ook wel in ons vakgebied. In onze organisatie is veel ruimte voor ontwikkeling en dit project draagt daar alleen maar aan bij.”

Helga: “Mensen zijn vaak geneigd om voorrang te geven aan het dagelijks werk. We moeten echt benadrukken hoe belangrijk het is om aandacht te houden voor ontwikkeling, van jezelf en van je team. Dat merk je ook aan de belangstelling voor de inspiratiesessies in de ontwikkelcafé’s. Die loopt toch wat terug. Maar dan blijf ik zeggen: je moet investeren voor het kan opleveren. We zijn doeners, geen praters. Maar dat het goed is voor onze organisatie, daar geloof ik echt in!”

Cirkel van DI (model): Autonomie en Leren en Ontwikkelen

Duurzame inzetbaarheid is een begrip dat veel omvat. Van abstract en divers tot klein en tastbaar. A&O fonds Gemeenten heeft dit thema gevat in een eigen model van duurzame inzetbaarheid, de Cirkel van DI (zie afbeelding). Binnen dit model gaat het in het bovenstaande verhaal (vooral) om Autonomie (organisatiekant), Leren en Ontwikkelen (medewerkerskant) en de Dialoog hierover om dit samen mogelijk te maken. Wil je meer weten over dit DI-model en hoe zelf met duurzame inzetbaarheid aan de slag te gaan in jouw organisatie? Neem dan een kijkje op de onderstaande pagina op onze website.

Meer informatie over dit verhaal

Community Duurzame Inzetbaarheid