Margriet de Zoete is Clustermanager Inwoners & Veiligheid bij gemeente Maassluis. Ze is altijd op zoek naar manieren om zichzelf en haar team verder te ontwikkelen. Toen de aankondiging van de workshop ‘Systemisch kijken naar je team’ voorbijkwam, twijfelde ze geen moment. "Ik ben altijd aan het kijken waar ik me in kan ontwikkelen. A&O fonds Gemeenten biedt een mooie variatie aan workshops aan en doet dat op hele fijne, laagdrempelige manieren."
Voor Margriet was de workshop niet alleen een kans om haar eigen leiderschap te versterken, maar ook om een methode te leren die ze breder in haar organisatie kon inzetten. "Het is een olievlek," vertelt ze. "Je volgt de workshop, je krijgt inzichten, en dat kun je ook weer aan anderen overbrengen."
De drie principes van systemisch werken
Tijdens de workshop leerde Margriet de basis van systemisch werken. “Bij systemisch kijken beschouw je een team als een geheel waarin mensen, rollen, geschiedenis en onderlinge verhoudingen elkaar beïnvloeden. Je onderzoekt niet alleen het gedrag van één persoon, maar ook de patronen die binnen het team zijn ontstaan. Daarvoor gelden drie principes* van de systemisch werken. Als die aanwezig zijn, dan klopt de balans in het team of in de organisatie. Dit gaat om binding & erkenning, ordening en geven & nemen.”
De drie kernprincipes van systemisch denken:
- Binding en erkenning: Heeft iedereen een plek? Wordt iedereen erkend? Wordt iedereen binnengesloten, of is er sprake van uitsluiting, pesten of discrimineren?
- Ordening: Klopt de ordening? In een gezin zorgen ouders voor de kinderen, niet andersom. In een organisatie is dat ook zo: is de leidinggevende de leidinggevende, of staat die alles zelf uit te voeren? Dat hoort niet.
- Geven en nemen: Is het systeem van geven en nemen op orde? Is er voldoende uitwisseling, is daar balans?
Van abstract naar concreet
“De workshopleider maakt deze abstracte principes concreet door te werken met poppetjesopstellingen”, legt Margriet uit. "Je stelt je team of je situatie op met fysieke poppetjes op een tafel of in de ruimte. Door gerichte vragen te stellen over die drie principes, worden onderliggende patronen en dynamieken zichtbaar. Het geeft inzichten die je niet ziet als je er middenin zit. Je hangt als het ware in een helikopter boven de situatie."
Elke deelnemer nam zelf een casus mee naar de workshop. Margriet haar vraag ging over haar eigen team. “Ik had voor mezelf een casus meegenomen over de ontwikkeling van een van mijn medewerkers. Wat is nodig en wat kan ik als leidinggevende voor hem of haar betekenen? Hiernaar kijken met een systemische bril werkte heel verhelderend voor me.”
Systemisch denken geeft je inzichten die niet ziet als je er middenin zit. Je hangt als het ware in een helikopter boven de situatie
De methode in de praktijk
Margriet bracht deze methode binnen de gemeente Maassluis in de praktijk samen met Martijn Schoemans, coördinator van de boa’s. Na een periode van teamontwikkeling wilde hij samen met zijn team verder bouwen aan onderling vertrouwen en samenwerking. Martijn vertelt: "Ik ben relatief jong, maar beschik wel over de nodige ervaring. Ik ben leergierig en wil mezelf blijven ontwikkelen in mijn rol als coördinator. Daarnaast wil ik mijn team verder versterken. Met deze methode heeft Margriet mij echt geholpen om op een andere manier naar mezelf en mijn team te kijken."
Ik wilde graag mijn positie in mijn team helderder hebben. Als coördinator heb je een specifieke rol, maar tegelijkertijd ben ik ook wie ik ben: ik vind het fijn om met collega’s te sparren die ik in vertrouwen heb genomen. De teamopstelling met de poppetjes maakte me duidelijk dat ik de vertrouwelingen fysiek dichter bij me plaatste dan anderen. Dat gaf mij wel een inzicht van: oké, wacht eens even. Ik heb een bepaalde positie, maar door bepaalde mensen dichter bij me te plaatsen, straal ik indirect iets uit waardoor anderen zich niet gezien voelen."
Kwetsbaar opstellen
Margriet valt hem bij: “Het was een confronterend moment, want een aantal van zijn collega’s zaten erbij. De methode valt of staat met vertrouwen en openheid. En niet over elkaar oordelen. Iedereen heeft zich echt heel kwetsbaar opgesteld en dat heeft mooie inzichten gebracht.”
Martijn: "Dat is ontzettend fijn, want ik wil echt leren. Ik werk hier nu vijf jaar en dit is de eerste organisatie waar ik mezelf kan zijn, waar ik de kans heb gekregen om te groeien."
Concrete verandering in het team
De inzichten uit de sessie met Martijn bleven niet bij theorie. Hij vertaalde ze direct naar zijn dagelijkse praktijk. "Door deze interventie zorg ik er nu voor dat iedereen gezien wordt. Ook al ligt de ene persoon misschien meer onder een vergrootglas dan de ander, iedereen heeft aandacht nodig."
Ook de fysieke inrichting van de werkplek is door Martijn aangepakt. "We hebben de kantooropstelling aangepast. Zo hebben we stagebegeleiders niet meer naast ervaren Boa’s gezet, maar naast studenten, zodat de coaching en begeleiding effectiever is. En ik leerde om mijn rol als coördinator zuiverder te bewaken. De mensen die meer aandacht nodig hebben, houd ik dichterbij me. Verder leerde ik loslaten. Ik nam het aapje vaak zelf op mijn schouder. Nu adviseer ik beleidsmedewerkers, zodat zij hun rol kunnen pakken. Tegelijkertijd creëer ik meer tijd voor mijn team. Het resultaat? Ik ben meer zichtbaar en ervaar meer autoriteit, zonder autoritair te worden."
Het resultaat? Ik ben meer zichtbaar. Ik ervaar meer autoriteit, zonder autoritair te worden
Workshop is een aanrader
Margriet zet de methode nu vaker in binnen de organisatie. Soms om met haar eigen team ergens aan te werken, de andere keer om zelf vanuit een ander perspectief naar een situatie te kunnen kijken. Margriet: “Het is een heel fijne methode die je snel in de vingers hebt, al is het wel goed om te weten dat je voor het begeleiden van complexe opstellingen natuurlijk wel meer ervaring op moet doen. Alle lof voor de trainer, zij is ontzettend goed. Het is best een heel verhaal met die principes en thema's, maar iedereen kon er tijdens de training gelijk mee aan de slag.
Tips
- Kijk buiten de bekende kaders en durf je kwetsbaar op te stellen
- Begin klein, het hoeven niet altijd grote vraagstukken te zijn die je hiermee behandelt
- Je hoeft niet met poppetjes te werken, je kunt het ook tekenen, of met briefjes visueel maken
- Ga vooral naar een van de workshops die A&O fonds Gemeenten aanbiedt, je komt er altijd rijker uit
Zaadjes planten
Margriet benadrukt dat je de methode ook kunt inzetten binnen je eigen organisatie, zonder dat daar een organisatiebreed plan voor nodig is.
Lachend: “We hadden het over ordening. Ik zit niet in de positie om dit breed in de organisatie uit te rollen. Maar ik werk binnen mijn cluster wel met deze methode, ik zie het als zaadjes planten. In het klein kun je al het verschil maken." Martijn sluit zich daarbij aan. "Het zijn kleine stapjes of veranderingen die veel kunnen doen. Stap even uit de situatie waarin je zit, kijk met die helikopterview, en verfijn de kleine dingen in je team."
Voor Margriet en Martijn is het duidelijk: systemisch werken is geen trucje, maar een manier van kijken die de mentale kracht van de organisatie versterkt. "Het is echt goud," besluit Margriet. "En als je het eenmaal ziet, kun je niet meer terug."
