Niet meer een training hier en een cursus daar, maar vanuit een meerjarige visie op leren en ontwikkelen aan de slag; dat is de inzet van de adviseurs leren en ontwikkelen Monique Noya en Lorraine de Ploeg om de gemeente-organisatie in Rijswijk de weg te wijzen naar de toekomst van overheidsdienstverlening. Daarbij is de opnieuw geformuleerde organisatievisie het vertrekpunt en de inspiratie voor hun plan.
Betrokken, deskundig, toegewijd en betrouwbaar
Er was werk aan de winkel bij de gemeente Rijswijk als het ging om houding en gedrag. Iedereen was overal verantwoordelijk voor en dus voelde niemand zich dat. Men hanteerde wel kerncompetenties maar een actuele visie op de gemeentelijke organisatie ontbrak tot voor kort.
Lorraine: "Er was dus behoefte aan een duidelijke organisatievisie. Wat willen we van onze medewerkers en hoe moet je werken? Om daar invulling aan te geven is een proces gestart met meetings en de inzet van technieken als storytelling en serious gaming.
Het hele proces leverde uiteindelijk vier kernwaarden op voor de gemeentelijke organisatie: betrokken, deskundig, toegewijd en betrouwbaar.’ Monique haakt aan: ‘Wij zagen vervolgens mooie aanknopingspunten om vanuit die organisatievisie ons plan voor leren en ontwikkelen vorm te geven en uit te kunnen voeren. Het gaat erom dat alles met elkaar verbonden is. Dat mensen niet hier wat horen over het ene en op een heel andere plek weer een ander verhaal. Zaken bij elkaar brengen en met elkaar in verbinding brengen, dat is wat wij hebben gedaan.’
Rijswijk wil een ontwikkelgemeente worden. Wij maakten een ontwikkelkalender met centrale thema’s voor de hele organisatie die aansluit op die wens. Zo wordt leren en ontwikkelen een activiteit op strategisch niveau.
Ontwikkelkalender
Monique vertelt hoe ze het aanpakken om hun idee tot realiteit te brengen: "Met de organisatievisie als uitgangspunt stelden wij de visie op leren en ontwikkelen vast, want ook die was er nog niet. Die visie werd ingegeven door het GMT (gemeentelijk management team) dat stelde dat hun droom is om een ontwikkelgemeente te worden. Dat maakt het werk interessanter voor jonge professionals, maar ook voor zittende medewerkers die zich voortdurend moeten blijven ontwikkelen.
Zo wordt leren en ontwikkelen een activiteit op strategisch niveau en er ontstond een momentum waar alles bij elkaar kwam: de nieuwe organisatievisie, de visie op leren en ontwikkelen, de juiste tijd ervoor en ook middelen die het mogelijk maken. Wij maakten vervolgens een ontwikkelkalender met centrale thema’s voor de hele organisatie."
Lorraine gaat dieper in op de andere aanpak voor leren en ontwikkelen: "Voorheen was het persoonlijke of vakinhoudelijke ontwikkeling, maar niet vanuit centrale thema’s die je met elkaar had afgesproken. Dat doen we nu wel. Denk aan de Omgevingswet, de digitale dienstverlening of participatie. Allemaal zaken die op ons afkomen als gemeente waarvoor de medewerkers behoorlijk veel moeten leren en zich verder moeten ontwikkelen. Hoe mooi is het dan dat je met elkaar centrale thema’s kunt vaststellen en die in een agenda kunt plaatsen zodat niet alles tegelijk komt. En dat het over een periode van drie jaar een collectieve agenda wordt, dus van iedereen".
Ambassadeurs in de organisatie
Monique benadrukt het belang van de voorbeeldfunctie die de managers in de organisatie hebben. "Juist daarom wilden wij leren en ontwikkelen op het hoogste niveau in de organisatie, want ook bij de managers moeten we het goed tussen de oren krijgen. Dat zij laten zien hoe zij zelf bezig zijn met hun ontwikkeling, in gesprek gaan met de medewerkers om te weten waar iemand hulp nodig heeft en ook om erachter te komen wat de afgelopen maanden is geleerd. Mensen zijn zeer gericht op de uitvoering, maar tegenwoordig kom je er als medewerker echt niet meer mee weg als je blijft doen wat je altijd deed".
Een groot belang hechten Monique en Lorraine daarbij aan de zogeheten ambassadeurs in de organisatie. Monique: "Mensen die vooroplopen en een talent hebben naar voren halen en als ambassadeurs inzetten in ons programma".
Een goed voorbeeld hiervan geeft Lorraine als zij vertelt van een collega die een bijeenkomst opzette over (digitalisering van) de postbehandeling. "Daar was veel belangstelling voor en collega’s stelden hun vragen over hoe dingen werken. Dat maakt duidelijk dat de kennis van ambassadeurs onmisbaar is. Het gaat ook steeds meer om leren van elkaar."
Digitale academie
Om de ontwikkelkalender straks goed gevuld te krijgen, gaan Monique en Lorraine langs alle teams bij de gemeentelijke organisatie. Daar presenteren zij hun visie en gaan ze in gesprek met de managers en medewerkers om de onderwerpen op te halen die aansluiten bij - de toekomst van - de praktijk. En natuurlijk lichten ze in dit gesprek ook de centrale thema’s toe.
Lorraine: "We zetten ook vol in op ons digitale portal, de Rijswijk Academie. Daar vindt men een groot aantal cursussen en trainingen. En zelfs op termijn ook meer externe trainingen. Een goed leermanagementsysteem is daarbij van cruciaal belang. Er moet data uit komen voor de managers zodat deze beter kunnen inspelen op wat nodig is voor hun team.
Rijswijk is een informele organisatie met weinig verplichtingen en veel vrijheden. Dat geeft ruimte om te experimenteren en te leren. Dat kan leiden tot vrijblijvendheid en daarom gaan we in de toekomst werken met een soort puntensysteem. De gedachte is dat een medewerker binnen een jaar een aantal punten moet verzamelen door het volgen van trainingen of cursussen. Daar willen we naartoe".
We zetten vol in op ons digitale portal, de Rijswijk Academie, met daarop een groot aantal cursussen en trainingen. In de toekomst gaan we werken met een puntensysteem. Medewerkers moeten dan binnen een jaar aantal punten verzamelen door het volgen van trainingen of cursussen.
Geen lege opdracht
Dat Monique en Lorraine de ruimte krijgen om zo vorm te geven aan leren en ontwikkelen is een uitkomst van het proces dat zij doorliepen met het hoogste niveau in de gemeentelijke organisatie. Monique: "Voor ons was de ambitie van het GMT een voorwaarde. Zij gaven de opdracht en zijn ook eigenaar van het belang van de onderwerpen. Zij vonden dit heel belangrijk en dat merken we ook in de gesprekken die we met hen voeren.
Door hun support zijn we nu op weg en het is geen lege opdracht. Voor ons geldt in dat proces lef tonen, stand houden en ‘tegenwind mag’ maar doorgaan met een goed verhaal. Je merkt dan dat ze jou serieus nemen en zo word je ook een strategische gesprekspartner die de doelen van de organisatie ondersteunt en de middelen aanreikt om die te bereiken".
Neem contact op
Zou je een keer willen spreken met Monique of Lorraine? Dan staan ze daar open voor. Neem contact op met Monique via MNOYA@rijswijk.nl.
Ook je verhaal delen?
Gemeente Rijswijk reageerde op onze oproep Deel je verhaal. Dan doen wij de rest. We zijn altijd op zoek naar de beste ideeën en projecten bij gemeenten om te kunnen delen. Heb jij een gemeenteproject, nieuwe gemeentelijke toekomstvisie of leiderschapsstijl die je erg graag wilt laten zien? A&O voor een uitgebreid interview, eventueel fotograaf en het platform. Mee doen? Stuur je verhaal op dan maken wij een selectie. Stuur je inspirerende verhaal naar redactie@aeno.nl.
