Gezond en veilig werken is een belangrijk onderwerp. Werknemers willen graag gezond hun pensioen halen. En ongezonde arbeidsomstandigheden zijn belangrijke veroorzakers van verzuim. Als OR kun je een goede bijdrage leveren aan het stimuleren van gezond en veilig werken bij hybride werken.

Alles in één pdf om rustig na te lezen? Download de Arbocatalogus | Handreiking Hybride Werken 2022. Hierin vind je alle informatie over hybride werken voor de arboprofessional, medewerker, leidinggevende, directie en ondernemingsraad bij elkaar.

Algemene aandachtspunten

1. Zorg dat je verstand van zaken hebt!

In de arbocatalogus voor arboprofessionals is veel informatie te vinden over het ontwikkelen van beleid, herkennen van de risico’s, aanpakken van de risico’s en gezond houden van de risico’s. Deze informatie is ook voor de ondernemingsraad relevant. Bijvoorbeeld om initiatiefvoorstellen te maken of op concept-beleidsstukken gedegen feedback te geven. Gun jezelf dus leestijd en doe je voordeel met deze informatie!

2. Zorg dat je weet waar je recht op hebt

Vanuit de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad een belangrijke taak rondom arbeidsomstandigheden en verzuim. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op alle personele regelingen op het gebied van veiligheid, gezondheid, psychosociale arbeidsbelasting en verzuim. Daarnaast heb je recht op informatie hierover en het recht om zelf initiatief te nemen als de werkgever onvoldoende aandacht hiervoor heeft. Je hoeft dus niet te wachten tot de werkgever ergens mee komt.

Verder lezen:

170 bb hardenberg kees winkelman 961

3. Kies een productieve manier van samenwerken

Hoe meer de manier van overleggen van de ondernemingsraad en de werkgever bij elkaar passen, hoe groter de kans op succesvolle samenwerking. Als je als ondernemingsraad vindt dat de huidige overlegcultuur beter kan, bespreek dat dan met de bestuurder. Vooral als er een nieuwe bestuurder komt, of vernieuwing of verandering in de ondernemingsraad is het belangrijk hiernaar te kijken. En ook op het moment dat het overleg stroef loopt. Je kunt als ondernemingsraad bijvoorbeeld enthousiast proactief mee willen denken over de beleidsontwikkeling, terwijl de bestuurder liever je feedback op ontwikkelde stukken vraagt. Ook kan dit precies andersom zijn. In beide gevallen kan het de samenwerking bemoeilijken en kan het verstandig zijn om elkaars rollen en verwachtingen te bespreken.

Verder lezen:

  • Met de checklist overlegcultuur (in ontwikkeling), kan je bepalen welke rol je momenteel als ondernemingsraad hebt. Daarna kan je dat ook vragen aan je overlegpartner.
  • Wil je als ondernemingsraad je rol ontwikkelen naar een ander niveau, dan staat dat uitvoerig beschreven in hoofdstuk 3 van samenwerken aan gezond werken (in ontwikkeling)

4. Bedenk goed wat je wilt bereiken

Als je het werk gezonder en veiliger wilt maken is het goed daar een doelstelling over te formuleren. Het is belangrijk dat deze doelstelling aansluit bij de beleving van de medewerkers en de visie van de werkgever. Doelstellingen die je positief formuleert werken bovendien motiverend om naar toe te werken: wat je aandacht geeft groeit.

Een paar voorbeelden ter illustratie:

  • Met een goed arbobeleid willen we bereiken dat medewerkers gezond en vitaal oud kunnen worden.
  • Werkdruk: We willen bereiken dat medewerkers met plezier hun resultaten behalen.
  • Fysieke belasting: We willen bereiken dat medewerkers met een gezond lichaam hun pensioenleeftijd halen.
  • Beeldschermwerk: Medewerkers weten hoe zij gezond kunnen werken aan een beeldscherm.
  • Agressie en geweld: We willen bereiken dat medewerkers zo weinig mogelijk geconfronteerd worden met agressie en dat ze áls ze het toch meemaken er zo goed mogelijk mee kunnen omgaan, gesteund door de organisatie

Daarnaast kan het verstandig zijn om te benoemen wat het bereiken van de doelstelling betekent ten aanzien van aspecten als daling van verzuim, minder fouten, verhogen productiviteit en kwaliteit van dienstverlening. Dit zijn immers aspecten die voor de bestuurder belangrijk zijn.

5. Expert-aanpak of participatief aan de slag?

Verbeteren van arbeidsomstandigheden kan grofweg op twee manieren. De eerste manier is door het inschakelen van een deskundige die oorzaken onderzoekt en oplossingen bedenkt. Bij de tweede manier bedenken medewerkers zelf de oplossingen, al dan niet onder begeleiding van een leidinggevende, coach of facilitator. Dit heet een participatieve aanpak.

Soms is er vooral expertkennis van de inhoud nodig, zoals bij de keuze van nieuwe brandblussers. Soms is draagvlak en maatwerk bij een oplossing cruciaal, bijvoorbeeld bij het afstemmen van de roosters op eisen vanuit het werk en wensen vanuit de medewerkers of het werken met een organisatienorm als het gaat over de confrontatie met publieksagressie. In het eerste geval werkt een expert-aanpak beter, in het tweede geval ligt een participatieve aanpak voor de hand.

Maak vanuit de ondernemingsraad dus een bewuste keuze tot welke aanpak je de bestuurder wilt stimuleren. Dat kan per onderwerp verschillen.

6. Juiste timing helpt structureel aanpakken

Bij een structurele aanpak voorkom je dat knelpunten in de toekomst opnieuw gebeuren. Knelpunten ontstaan vaak als bij veranderingen niet goed met de arbeidsomstandigheden rekening wordt gehouden. De kunst is dan ook om als ondernemingsraad die veranderingen aan te zien komen en daar in een vroeg stadium invloed op uit te oefenen. Grote veranderingen zijn ook een reden om op relevante onderdelen de RI&E opnieuw te doen.

Bij hybride werken krijgt het kantoor een andere functie in vergelijking met de situatie dat werknemers bijna alleen op kantoor werken. Een verbouwing of verhuizing is een uitgelezen moment om rekening te houden met de functie van het kantoor in relatie tot hybride werken. Functies van werkplekken zijn bijvoorbeeld: concentratieplekken, overlegplekken, plekken om te beeldbellen, aanvliegplekken voor kortdurend ongeconcentreerd werk en ontmoetingsplekken.

7. Zorg er in ieder geval voor dat je gemeentelijke organisatie de wettelijke verplichtingen nakomt.

Volgens de Arbowet moet de werkgever beleid voeren op het gebied van arbeidsomstandigheden. Dit betekent dat de werkgever regelmatig in een risico-inventarisatie en evaluatie aandacht moet besteden aan alle risico’s. In het plan van aanpak moeten vervolgens maatregelen staan om de knelpunten te verminderen. Ook voorlichting aan medewerkers en leidinggevenden en samenwerken met de ondernemingsraad, preventiemedewerker en arbodienstverleners zijn belangrijke verplichtingen.

Deze wetgeving is bedoeld om de arbeidsomstandigheden van medewerkers gezond te maken en te houden. Als je vanuit de ondernemingsraad met gezond en veilig werken aan de slag gaat, is het dus belangrijk om deze wetgeving te benutten en je voor naleving ervan in te zetten.

Verder lezen:

  • Kijk ook eens naar www.zelfinspectie.nl, waarmee je eens naar je eigen gemeentelijke organisatie kunt kijken zoals de Inspectie SZW dat doet.
  • Wat zegt de arbowet over werkdruk, fysieke belasting, beeldschermwerk en agressie en geweld.

8. Let ook op andere arborisico’s

Naast deze prioritaire risico’s komen ook andere risico’s voor in gemeentelijke organisaties. In de RI&E dienen alle relevante risico’s aan de orde te komen. Sommige specifieke risico’s zijn uitgewerkt in de arbocatalogus van een andere sector, zoals de Arbocatalogus klimaat zwembaden of Arbocatalogus ambulancezorg.

Gezond en veilig werken is een belangrijk onderwerp. Werknemers willen graag gezond hun pensioen halen. En ongezonde arbeidsomstandigheden zijn belangrijke veroorzakers van verzuim. Als OR kun je een goede bijdrage leveren aan het stimuleren van gezond en veilig werken bij hybride werken.

Specifieke aandachtspunten over hybride werken voor de OR:

1. Een heldere visie helpt

Een heldere visie beschrijft het waarom van hybride werken, wat het inhoudt en waar jouw gemeentelijke organisatie naar toe wil. Tevens zijn het gewenst gedrag van werknemers en leidinggevenden onderdeel van die visie. De visie is zo vertrekpunt voor beleid en versterkt acceptatie bij de werknemers. Vraag de bestuurder om rondom hybride werken een visie te ontwikkelen of neem zelf het initiatief om deze samen met het bestuur te formuleren.

2. Ga in gesprek over afspraken of spelregels voor thuis en elders werken

Om visie en beleid te communiceren kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van spelregels, een (thuiswerk)regeling en/of thuiswerkovereenkomst.

De spelregels worden opgesteld om houvast te geven voor de organisatie. Vaak zie je dat de spelregels worden opgesteld en bijgesteld na evaluatie. De volgende onderwerpen kunnen hierin worden opgenomen:

  • De dienstverlening aan de inwoners, ondernemers of partner staat voorop
  • Reserveer je werkplek of ruimte
  • Kies de werkplek die het beste bij je werk past
  • Zorg dat je bereikbaar en vindbaar bent
  • Kom circa de helft van je werktijd naar kantoor
  • Samenwerken en ontmoeten doen we op kantoor

In veel organisaties wordt het (algemeen) thuiswerkbeleid vastgelegd in een regeling of in een personeelshandboek. Onderwerpen die daarbij aan de orde komen zijn bijvoorbeeld:

  • Algemene criteria inrichting werkplek en de wijze van ‘controle’ daarop
  • Beveiliging van data en voorzieningen daarvoor
  • Afspraken tussen werknemer en leidinggevende.

Een thuiswerkovereenkomst is (vaak) een overeenkomst tussen werknemer en werkgever. Hier kunnen individuele afspraken worden vastgelegd over bijvoorbeeld:

  • Werktijden en bereikbaarheid tijdens werkuren
  • Individuele inrichting van de werkplek en eventuele bruikleen afspraken van spullen
  • Beveiliging van bedrijfsinformatie

Voordelen van een thuiswerkovereenkomst zijn dat het duidelijkheid geeft over de gemaakte afspraken en formele vastlegging daarvan (zoals bruikleen van spullen en inrichting van werkplek). Er zijn ook organisaties die juist niet kiezen voor een thuiswerkovereenkomst omdat uitgegaan wordt van vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid. Ook willen deze organisaties flexibiliteit houden en administratief ‘gedoe’ voorkomen

klankbordgroep

3. Instemmingsplichtige regelingen

Hybride werken geeft invulling aan plaats onafhankelijk werken, zoals dat in de arbowet genoemd is. Daarmee zijn alle (aanpassingen van) regelingen die gaan over arbo en arbeidstijden en gerelateerd aan hybride werken instemmingsplichtig. Hierbij gaat het bijvoorbeeld over de RI&E en het plan van aanpak over hybride werken, arbo-aspecten in thuiswerkregelingen, afspraken over werktijden thuis en elders, de wijze waarop voorlichting over hybride werken gegeven wordt.

4. Laat Hybride werken ook onderdeel zijn van de RI&E

Zorg dat in de RI&E hybride werken ook meegenomen wordt. Daarbij gaat het minimaal om de volgende onderdelen:

  • Psychosociale arbeidsbelasting
  • Werk en rusttijden
  • Fysieke belasting
  • Beeldschermwerk
  • Werkplekverlichting
  • Arbeidsmiddelen
  • Toezicht houden
  • Beschikbaarheid gegevens van werknemer die thuis werken

Voor het uitvoeren van de RI&E is een branche instrument beschikbaar. Meer informatie hierover is te vinden op RI&E.

5. Wees attent op fysieke omgeving en denk ook om mentale aspecten

In de fysieke omgeving gaat het om de werkplekinrichting.

Over plaats en tijdsonafhankelijk werken staat het volgende in de arbowet: De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek, of dat nu thuis, op kantoor of elders is. Bij thuis en elders werken hoeft de werkplek niet te voldoen aan de eisen uit hoofdstuk 3 van het arbobesluit. Die gaan over vluchtwegen, nooduitgangen, brandbestrijding en valgevaar.

Alle andere eisen gelden wel. Daarbij gaat het om het uitvoeren van een RI&E, het geven van voorlichting, psychosociale arbeidsbelasting (Werkdruk en agressie), regels voor werktijden en pauzes, ergonomische eisen van de beeldschermwerkplek (link naar ergonomie en werkplekinrichting) en de zorgplicht van de werkgever.

Werkt een werknemer meer dan twee uur per dag thuis of elders met een beeldscherm, dan moet de werkplek voldoen aan ergonomische eisen voor beeldschermwerk inclusief de verlichting. Dit betekent ten aanzien van de stoel dat deze passend dient te zijn voor zijn lichaamsmaten, waarbij zitdiepte, zithoogte, rugleuning en armsteunen van belang zijn. De werktafel dient eventueel met gebruik van een voetenplank een hoogte te hebben die gelijk is met de onderzijde van de ellebogen. De werknemer dient voldoende verlichting te hebben om zijn werk goed te kunnen doen. Tegenlicht achter het scherm door buitenlicht en weerspiegelingen in het scherm dienen te worden vermeden of afgeschermd. Het beeldscherm is vrij te plaatsen, in hoogte verstelbaar en kantelbaar. De werknemer heeft een los toetsenbord en een losse muis. Een kale laptop voldoet dus niet om langer dan twee uur aan te werken.

De werknemer heeft ook verantwoordelijkheid. En wel door zich te houden aan de regels over werktijden en pauzes. En op de juiste manier gebruik te maken van de werkplek en de voorlichting die hij daarover gehad heeft toe te passen.

Bespreek met de bestuurder hoe die deze zaken communiceert, faciliteert en bespreekt met de werknemer.

Bij de mentale aspecten gaat het om concentratie, sociale steun, eenzaamheid, werkdruk, werktijden, pauzes en werk-privé balans. Ook het voorkomen dat werknemers van huis uit een groot deel van de dag naadloos vergaderen is daarbij belangrijk om op te letten. Deze mentale punten hebben ook een grote invloed op gezond functioneren en productiviteit van werknemers.

Wil je nog meer informatie kijk dan ook eens bij de doelgroep arboprofessional.

Misschien vind je dit ook interessant