Iedereen gezond en gelukkig aan het werk

Het duurzame inzetbaarheidsbeleid krijgt in Borsele mede vorm dankzij de inzet van Muriël de Putter en Martijn Priem. Muriël is in 2019 gestart bij de gemeente Borsele. Ze combineert haar baan van communicatieadviseur met de functie van HR-beleidsmedewerker.

Martijn werkt sinds 2005 bij de gemeente. Na verschillende functies te hebben bekleed, is hij sinds een reorganisatie in 2019 werkzaam als Domeinmanager Ruimte. Martijn en Muriel hebben dit project samen opgepakt omdat Martijn vanuit zijn rol als domeinmanager en MT-lid verantwoordelijk is voor het HR-beleid.

Na de reorganisatie heeft het MT van de gemeente Borsele zijn visie op HR bepaald, legt Martijn uit. “Daarbij hadden we iets van 38 actiepunten geformuleerd. Dat waren punten op het gebied van onder andere personeel, cultuur, werkbelasting, vitaliteit en de rol van het management.” Rond die tijd werden ook de resultaten bekend van een onder medewerkers gehouden inzetbaarheidsscan. Daar vloeiden actiepunten uit voort die voor een behoorlijk deel overlapten met de lijst van het MT. Bij elkaar opgeteld ligt daar de oorsprong van het beleid op het gebied van duurzame inzetbaarheid.

Veel wensen

In de praktijk geldt Muriël als trekker van het project. Er werd een projectgroep geformeerd met deelname van een collega van HRM, iemand uit de OR, de gemeentesecretaris en Martijn en Muriël. De laatste zorgt er bijvoorbeeld voor dat er werkgroepen worden opgezet en dat er bijeenkomsten komen. “We bedenken het samen en ik zorg voor de uitvoering”, zegt Muriël er zelf over.

In eerste instantie maakte Borsele ook nog gebruik van de diensten van een extern adviseur duurzame inzetbaarheid. “Zij heeft ons geholpen met het opstellen van een projectplan”, legt Muriël uit. “Daarin hebben we verschillende thema’s benoemd, zoals leiderschap, strategische personeelsplanning, talentmanagement en vitaliteit.” Die thema’s waren voor een groot deel gebaseerd op de resultaten van de hiervoor genoemde inzetbaarheidsscan.

Daaruit kwam naar voren dat een deel van de medewerkers vitaliteitsissues had en werkdruk en werkstress ervaarde. Er was nog een andere belangrijke uitkomst van de scan, merkt Muriël op. “Veel medewerkers misten de gezamenlijke stip op de horizon. Er heerste een gevoel van: we zijn wel aan het werk, maar waar doen we het voor en waarom?” Daarover later meer.

Concrete KPI’s

Martijn wijst erop dat aan het beleid op het gebied van duurzame inzetbaarheid concrete KPI’s zijn gekoppeld. “We werken naar een bepaald doel toe: waar staan we nu en waar willen we over drie jaar staan? De KPI’s zijn bijvoorbeeld gebaseerd op de uitkomsten van onze inzetbaarheidsscan en harde personeelsdata, zoals ziekteverzuim en uitstroom. Daar sturen we heel gericht op.”

De diverse thematische onderdelen van duurzame inzetbaarheid zijn in de tijd uitgezet. Vorige jaar was talentmanagement het centrale thema. Naar het voorbeeld van de gemeente Rijswijk heeft Borsele in dat kader een Ontwikkelkalender gemaakt. Die kalender bevat het complete jaaraanbod van trainingen dat binnen de gemeente beschikbaar is.

“Om medewerkers te motiveren om van dat aanbod gebruik te maken, hadden we bedacht om hen na het volgen van drie trainingen een presentje aan te bieden. Dat extraatje kunnen wij beschikbaar stellen dankzij een subsidie die we hebben ontvangen van A&O fonds Gemeenten”, aldus Muriël.

Vitaliteit, coaches en stoelmassages

Voor dit jaar staat het thema vitaliteit op de planning. Dat gaat waarschijnlijk leiden tot de ontwikkeling van een vitaliteitsbrochure. Muriël: “We willen in kaart brengen wat we op dat gebied al in huis hebben. Dat is heel wat, maar lang niet iedereen weet dat.”

Wel genoegzaam bekend is de workshop vitaliteit die de gemeente samen met een externe partner aanbiedt. Deze workshop van een dagdeel kwam tot stand na een interne poll waarin medewerkers konden aangeven wat zij een belangrijk onderwerp vonden. Bijvoorbeeld over werkdruk, bewegen, voeding of stoppen met roken.

De keuze viel op een goede werk-/privébalans en omgaan met stress. Deze workshop is nu één keer gegeven en is goed bevallen. Goede reden om dit nog eens te doen en dan een ander onderwerp aan te stippen. “Die workshop voorziet in een grote behoefte”, legt Martijn uit.

“In het verlengde daarvan gaan we extra inzetten op preventie met behulp van coaches. Bijvoorbeeld om mensen te begeleiden die door de energiecrisis hun huishoudboekje niet meer rondkrijgen. Of voor ondersteuning in situaties waarin sprake is van een scheiding of de combinatie van werk en mantelzorg. Maar we denken ook aan leuke dingen hoor!”

Martijn herinnert zich een personeelsbijeenkomst waar de vraag werd gesteld: waar krijg je energie van? “Iemand riep toen spontaan: stoelmassages! Twee dagen later meldde een andere collega zich met de mededeling dat ze gecertificeerd stoelmasseur was. Weer een andere collega, ook actief als leefstijlcoach, heeft actief meegedacht over de training vitaliteit. Zo zetten we onze eigen medewerkers met tot dan toe onbekende talenten in om te helpen.” Zo snijdt het mes aan twee kanten; ze spelen in op de actuele behoefte en zetten eigen collega’s in op tot dan toe onbekende talenten. Ook dat draagt bij aan hun vitaliteit.

Focus op kansen

In het kader van duurzame inzetbaarheid is ook het systeem van functionerings- en beoordelingsgesprekken onder handen genomen. De nieuwe gesprekscyclus bestaat uit meerdere coachingsgesprekken door het jaar heen en een reflectiegesprek eens in de twee jaar. In de gesprekken wordt veel meer dan in het verleden gekeken naar de individuele behoefte van medewerkers. “Uitgangspunt is dat iedereen op lange termijn gezond en gelukkig aan het werk is, en daarvoor is voor iedereen wat anders nodig”, vat Muriël het samen.

De nieuwe gesprekscyclus werd in 2023 ingevoerd, dus nog niet zo heel veel medewerkers hebben er ervaring mee. Dat ligt anders voor een leidinggevende als Martijn. “Ik heb in een coachingsgesprek een duidelijk ander mindset dan vroeger. Ik focus me veel meer op punten waar kansen liggen of ontwikkeling mogelijk is. Speelt er iets qua werk/privé-balans of is er een behoefte aan aanvullende opleiding? Je kijkt ook samen met medewerkers vooruit naar waar zij over enkele jaren wil staan. In feite is het een veel vrijer gesprek, ook qua vorm. Als het mooi weer is kun je het gesprek prima combineren met een wandeling. Het is echt veel leuker dan vroeger.”

Corporate story

Omdat medewerkers in de nieuwe opzet zelf worden geacht het initiatief te nemen voor de gesprekken is het voor hen wel een omschakeling, stelt Muriël. “We helpen medewerkers met speciale menukaarten met tips voor gesprekspunten op weg bij de voorbereiding van hun coachings- en reflectiegesprekken. Ook de gesprekskaart van A&O fonds Gemeenten voor Het Goede Gesprek is op het intranet van de gemeente beschikbaar.” Hoe vaak die kaart wordt geraadpleegd is onbekend, maar in de praktijk gebeurt dat volgens Martijn wel degelijk. “Opvallend genoeg weten juist collega’s die al een jaar of twintig in dienst zijn die gesprekskaart goed te vinden. Ze zijn van nature gewend om zulke gesprekken goed voor te bereiden en maken daarbij graag gebruik van zo’n hulpmiddel.”

Inmiddels heeft de gemeente Borsele de eerste stappen gezet op het gebied van interne communicatie rond duurzame inzetbaarheid. Bedoeling is om die activiteiten flink uit te gaan breiden. Martijn verwijst naar de eerdergenoemde stip op de horizon. “Daarvoor heb je een goede corporate story nodig. Je moet iedere keer weer het goede verhaal over de organisatie vertellen. Dat draagt bij aan zingeving en trots. Hetzelfde geldt voor duurzame inzetbaarheid. De vraag die mensen ons stellen is: waarom is duurzame inzetbaarheid belangrijk en goed voor mij? Pas als je dat goed over de bühne weet te brengen, kunnen mensen er echt achter gaan staan. Dat kwartje is inmiddels wel gevallen. Als corporate story en de communicatie over duurzame inzetbaarheid op elkaar aansluiten heb je een win-win situatie, want dan versterkt het elkaar.”

Meer weten? Neem contact op met Muriël de Putter via 06 27 52 97 42 of MdePutter@borsele.nl.