Samen Optimaal Werken; zo heet het programma waarin medewerkers van de gemeente Rheden samen zorgen dat het prettig werken is in de organisatie. In het multidisciplinaire projectteam weten ze met weinig middelen veel te bereiken en dagen ze elkaar flink uit. De verschillende tools van A&O fonds gemeenten zijn daarbij een uitkomst. We spreken Hendrien Prummel, adviseur Veiligheid en Gezondheid en Wanda Groeneveld, projectleider Samen Optimaal Werken.
Samen Optimaal Werken gaat over praktische zaken zoals een goede werkplek, maar ook over vitaliteit en organisatiecultuur. Het kernteam komt elke maandag een uurtje bijeen. Wat speelt er in de organisatie? Welke activiteiten staan er op stapel?
Het doel is vitaliteit, loopbaan en leren en ontwikkelen continu top of mind te houden, vertellen Hendrien Prummel en Wanda Groeneveld.
Standaard helft tijd thuis
De aanleiding voor Samen optimaal werken is een verhuizing. Het oude gemeentehuis in het dorp De Steeg voldoet niet meer aan de eisen van nu. Op de oude locatie komt nieuwbouw en tijdens de bouw verhuist de organisatie naar tijdelijke huisvesting.
Het nieuwe gebouw wordt erop berekend dat medewerkers voor ongeveer de helft (0,6) van hun werktijd op kantoor aan de slag zijn. Het idee van thuiswerken werd – zoals overal – in één klap werkelijkheid door corona.
Resultaatgericht werken
De gemeente Rheden zette het kernteam op om de veranderingen door het thuiswerken in goede banen te leiden, vertelt Prummel. ‘Flexwerken vraagt een andere werkomgeving, andere ICT-voorzieningen en werkprocessen. Ook de organisatiecultuur verandert erdoor; we gaan meer resultaatgericht en planmatig werken. Dit vraagt een coachende en op vertrouwen gerichte stijl van leidinggeven.’
Bij resultaatgericht werken gaat het om wat je presteert en niet over altijd bereikbaar zijn.
Week van de Vitaliteit
Vitaliteit is één van de springende punten van de aanpak. ’Juist omdat je vitaliteit goed in de peiling moet houden bij het thuiswerken,’ zegt Prummel. ‘We horen van collega’s dat ze het lastiger vinden om werk en privé in balans te houden. Ze vinden het bijvoorbeeld moeilijk om hun telefoon uit te zetten of om pauze te nemen. Bij resultaatgericht werken gaat het om wat je presteert en niet over altijd bereikbaar zijn.’
Het kernteam zette de Week van de Vitaliteit op met digitale activiteiten zoals yogalessen, bootcamps en een workshop over vitaal thuis (beeldscherm) werken. In het thema vitaliteit past ook de regeling dat medewerkers vanuit het Individueel Keuzebudget hun sportabonnementen deels vergoed kunnen krijgen. ‘Het staat iedereen vrij om van het aanbod gebruik te maken, maar we zien dat collega’s het prettig vinden dat er op het werk aandacht is voor vitaliteit. Bij de medewerkers van Buurtbeheer die buiten zwaar werk doen, is er aandacht voor afwisseling van werkzaamheden en aandacht voor tiltechnieken’.
Collega’s vinden het prettig dat er op het werk aandacht is voor vitaliteit.
Leiderschap, werkstijl en teamontwikkeling
Ze zijn in het kernteam met z’n zevenen, allemaal uit verschillende hoeken: ICT, HR, Communicatie, huisvesting, teamontwikkeling, werkstijl en arbo en vitaliteit. Aan de hand van de jaaragenda werken de teamleden aan de diverse inhoudelijke thema’s, vertelt projectleider Groeneveld. Dat betreft bij ICT bijvoorbeeld thuiswerkvoorzieningen en het optimaliseren van Teams en One Drive.
De mensen van huisvesting zijn druk met de organisatie van de tijdelijke huisvesting. In de wekelijkse vergadering bespreken ze de acties en activiteiten, vertelt Groeneveld. ‘We willen aansluiten aan op wat er leeft in de organisatie, daarom hebben we de afgelopen anderhalf jaar drie keer een Monitor Thuiswerken uitgezet. De resultaten verwerken we in het aanbod. Zo was een goede thuiswerkplek vorig jaar nog een issue, nu is hier budget voor beschikbaar en volgend jaar hebben we weer andere speerpunten.’
Maand van het hybride werken
Onlangs hield het kernteam de Maand van het Hybride Werken met een breed aanbod van workshops: onder andere van werkdruk naar werkenergie, e-learnings en themabijeenkomsten over de vraag: wat betekent hybride werken voor jou? ‘Dat ging met name over leiderschap, werkstijl en teamontwikkeling,’ zegt Groeneveld.
‘De teams moeten allerlei afspraken maken, bijvoorbeeld over optimale dienstverlening. Het gaat om praktische zaken als bereikbaarheid en welke dagen je werkt, maar ook over hoe je als team in verbinding blijft en over leiding geven en krijgen vanuit vertrouwen. We hebben de workshops zo neergezet dat mensen zelf verantwoordelijkheid nemen voor het werk. We bieden een denkkader voor hoe je het kunt aanpakken, maar we nemen het niet over.’
Het is niet de bedoeling om overal regels voor te maken, maar om een cultuur te scheppen waarin dilemma’s en regels voor het thuiswerken bespreekbaar zijn.
Dilemmaspel thuiswerken
Naar aanleiding van de Thuiswerk Monitor organiseerde het kernteam een medewerkersbijeenkomst met een quiz en een ‘dilemmaspel’ over de worstelingen die het hybride werken met zich meebrengen.
- Moet je de telefoon opnemen als je chef om kwart over zes nog belt en jij al in de keuken staat?
- Wat te doen als de manager steeds vraagt of je naar kantoor komt?
- Of als je collega altijd de beschikbare werkplek op kantoor bezet houdt?
‘Het is niet de bedoeling om overal regels voor te maken, maar wel om een cultuur te scheppen waarin dilemma’s en regels voor het thuiswerken bespreekbaar zijn,’ vertelt Prummel.
Het aanbod van Samen optimaal werken wordt goed gebruikt en gewaardeerd; er is veel animo voor workshops en bijeenkomsten. Het kernteam overlegt regelmatig met het managementteam en met de ondernemingsraad. ‘Zo weten we wat er speelt. We werken met een jaaragenda, maar we houden in de gaten of het landt, als het te veel wordt, dan stellen we activiteiten uit. Straks komt er een tijd aan dat alle aandacht uitgaat naar de tijdelijke huisvesting, dat is dan wel even genoeg,’ zegt Groeneveld.
Succesfactor
Wat is de succesfactor van Samen optimaal werken? ‘Dat het multidisciplinair is en alle invalshoeken op één tafel aan bod komen’, zegt Prummel. ‘In de groep zit veel energie, we dagen elkaar uit en we brengen elkaar op andere ideeën.’ Zo maakte Prummel – totaal buiten haar comfort zone – een vlog over vitaliteit die goed werd opgemerkt in de organisatie. In de workshops zoeken ze naar werkvormen die net even anders zijn en waarbij medewerkers actief meedenken.
Het is een uitkomst dat we niet alles zelf hoeven uit te vinden en het is inspirerend om in de community van andere gemeenten te horen hoe zij omgaan met hybride werken.
Hulp van A&O fonds Gemeenten
Het kernteam van Samen optimaal werken moet sober en doelmatig werken; het budget is beperkt. ‘A&O fonds Gemeenten is daarbij een enorme hulp,’ zegt Prummel. ‘We gebruiken heel veel van de beschikbare tools. In de workshops en ook op onze Intranetpagina Vitaal Werken.’
Zo gebruiken loopbaancoaches de Talentspiegel en werkt Prummel zelf met de Toolkit Gezond en Veilig werken met handige checklists voor energiegevers en energievreters. Ze gebruikt ook de A&O checklist voor de werkplek thuis, ze doet mee aan de A&O-community voor hybride werken en ze volgt de leergang Vitaliteit. ‘Het is een uitkomst dat we niet alles zelf hoeven uit te vinden en het is inspirerend om in de community van andere gemeenten te horen hoe zij omgaan met hybride werken.’
Community
Ben jij actief op het gebied van hybride werken bij een gemeente of gemeentelijke organisatie? In deze groep kun je vragen stellen, antwoorden geven en informatie delen over hybride werken. Leren, kennis delen en inspireren staan centraal in deze groep. Je vindt er inspirerende projectdocumenten van gemeenten, zoals: visiedocumenten, plan van aanpak, scenario’s en nog meer.
Neem gerust contact op
Meer weten? Stuur ons dan een email via gezondwerk@aeno.nl. Onze projectleiders nemen direct contact met je op.
