Veelgestelde vragen data-uitwisselingsovereenkomst

Waarom vragen wij jullie om een nieuwe data-uitwisselingsovereenkomst te ondertekenen?

Voor de nieuwe Personeelsmonitor werkt A&O fonds Gemeenten samen met een nieuw onderzoeksbureau. We hebben dit moment ook aangegrepen om alle afspraken over de gegevensuitwisseling voor de Personeelsmonitor opnieuw juridisch te laten beoordelen. Uit deze beoordeling bleek dat de afspraken op meerdere punten moesten worden geactualiseerd. Daarom leggen we de afspraken over de uitwisseling van gegevens opnieuw vast in een data-uitwisselingsovereenkomst met iedere deelnemende gemeente.

Waarom is dit een data-uitwisselingsovereenkomst en geen verwerkersovereenkomst?

De gemeente en A&O fonds Gemeenten zijn ieder zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. De gemeente is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij verwerkt in haar personeelsadministratie. A&O fonds Gemeenten is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die worden verwerkt voor de Personeelsmonitor. A&O fonds Gemeenten voert de Personeelsmonitor niet uit in opdracht van de gemeente, maar vanuit een taak die via de cao aan A&O fonds Gemeenten is toegekend. Daarom zijn zowel de gemeente als A&O fonds Gemeenten zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke volgens de AVG. Een verwerkersovereenkomst tussen de gemeente en A&O fonds Gemeenten is dan ook niet nodig. 

De afspraken over het uitwisselen van persoonsgegevens leggen we vast in een data-uitwisselingsovereenkomst. Voor de uitvoering van de Personeelsmonitor werkt A&O fonds Gemeenten op dit moment samen met onderzoeksbureau Dialogic. Dialogic verwerkt de persoonsgegevens in opdracht van A&O fonds Gemeenten en is daarmee volgens de AVG een verwerker. Daarom sluiten we met Dialogic wél een verwerkersovereenkomst. Als we in de toekomst met een ander onderzoeksbureau gaan samenwerken, sluiten we ook met dat bureau een verwerkersovereenkomst.

Wat gebeurt er als A&O fonds Gemeenten in de toekomst opnieuw van onderzoeksbureau wisselt?

In de data-uitwisselingsovereenkomst geeft de gemeente A&O fonds Gemeenten toestemming om een onderzoeksbureau als verwerker in te schakelen voor de uitvoering van de Personeelsmonitor. Deze toestemming is algemeen en geldt dus ook voor andere onderzoeksbureaus die we in de toekomst inschakelen. Daarnaast geeft de gemeente A&O toestemming om gegevens uit te wisselen met zowel het huidige als eventuele toekomstige onderzoeksbureaus. Hierdoor hoeven we bij een wisseling van onderzoeksbureau niet opnieuw met iedere gemeente een data-uitwisselingsovereenkomst af te sluiten. 

Op basis van welke AVG-grondslag worden de gegevens verwerkt?

A&O fonds Gemeenten verwerkt de gegevens voor de Personeelsmonitor op basis van het gerechtvaardigd belang (artikel 6, eerste lid, onder f, AVG). De Personeelsmonitor geeft gemeenten en sociale partners inzicht in de samenstelling en ontwikkeling van het personeelsbestand en ontwikkelingen op de gemeentelijke arbeidsmarkt. Daarbij is afgewogen of de verwerking noodzakelijk is voor dit doel en of het belang van de Personeelsmonitor opweegt tegen de privacybelangen van medewerkers. Om de privacy van medewerkers te beschermen, werken we daarom met gepseudonimiseerde salarisgegevens en nemen we passende maatregelen voor de beveiliging en toegang tot de gegevens.

Waarvoor worden de gegevens gebruikt?

De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het opstellen, analyseren en publiceren van de Personeelsmonitor Gemeenten. Hiermee brengen we ontwikkelingen op de gemeentelijke arbeidsmarkt in beeld, bieden we gemeenten benchmarkinformatie en ondersteunen we beleidsontwikkeling rond gemeentelijk werkgeverschap.

Welke gegevens worden door salarisverwerker gedeeld?

Het gaat om gepseudonimiseerde salarisgegevens, zoals geboortejaar, geslacht, deeltijdfactor, datum in- en uitdiensttreding, salarisschaal, loonkosten en contractvorm. Er wordt ook een volgnummer op persoonsniveau gebruikt dat volgens de overeenkomst niet herleidbaar is tot een persoon. De volledige gegevensset staat in Bijlage I van de overeenkomst. 

Let op: in Bijlage I staan daarnaast wel voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer genoemd als contactgegevens van de contactpersoon ten behoeve van de dataverzameling. Dat zijn dus geen salarisgegevens van medewerkers. 

Hoe worden de salarisgegevens aangeleverd?

De gegevens worden in principe namens de gemeente door de salarisverwerker rechtstreeks aangeleverd bij het onderzoeksbureau. Een gemeente kan er ook voor kiezen om de gegevens zelf aan het onderzoeksbureau aan te leveren. De gegevens worden altijd via passende beveiligde kanalen uitgewisseld. Alleen medewerkers en andere betrokkenen die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van de Personeelsmonitor krijgen toegang. Zij zijn verplicht tot geheimhouding.

Hoe lang geldt de data-uitwisselingsovereenkomst?

De overeenkomst geldt zolang de gemeente meewerkt aan de Personeelsmonitor. De toestemming geldt tot wederopzegging. Een gemeente kan de toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar [email protected]. 

Hoe lang worden de gegevens bewaard?

In de overeenkomst geeft jouw gemeente toestemming om de gegevens gedurende vijf jaar na het einde van de overeenkomst te bewaren, voor zover deze noodzakelijk zijn voor toekomstige versies van de Personeelsmonitor. Daarna worden de gegevens vernietigd of geretourneerd en worden overige kopieën permanent verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Welke beveiligingsmaatregelen neemt Dialogic bij de verwerking van onze gegevens?

Onze onderzoekspartner Dialogic werkt volgens de internationale informatiebeveiligingsnorm ISO 27001. Dit betekent dat Dialogic uitgebreide organisatorische en technische maatregelen heeft getroffen om persoonsgegevens veilig te ontvangen, op te slaan en te verwerken. Jaarlijks wordt door een onafhankelijke auditor gecontroleerd of Dialogic aan deze norm voldoet. De laatste audit vond plaats op 30 september 2026. Concreet neemt Dialogic onder andere de volgende maatregelen:

• Beveiligde gegevensoverdracht: gegevens worden uitgewisseld via een beveiligde gedeelde omgeving waarvoor veilig moet worden ingelogd. Een andere mogelijkheid is het versleuteld versturen van bestanden, waarbij het wachtwoord afzonderlijk via een ander kanaal wordt gedeeld. Bij gegevensaanlevering via het dashboard of surveysysteem wordt gebruikgemaakt van een beveiligde HTTPS-verbinding.
• Beperkte toegang: alleen geautoriseerde medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang. Hierbij wordt gebruikgemaakt van rolgebaseerde toegangsrechten en multifactorauthenticatie (MFA).
• Veilige opslag en verwerking: systemen worden beschermd met onder andere versleuteling, firewalls, netwerkbeveiliging en bescherming tegen malware. Ook worden back-ups gemaakt en beveiligingsupdates uitgevoerd.
• Controle en monitoring: Dialogic monitort systemen, registreert relevante activiteiten en heeft procedures voor het signaleren en afhandelen van beveiligingsincidenten.
• Privacy en geheimhouding: medewerkers zijn gebonden aan geheimhoudingsverplichtingen. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de afgesproken doeleinden en verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn of wanneer dit volgens de gemaakte afspraken moet gebeuren.

Met deze maatregelen beschermt Dialogic de gegevens tijdens de overdracht, opslag en verwerking. A&O fonds Gemeenten heeft hierover aanvullende afspraken met Dialogic vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Wie moet de overeenkomst namens onze gemeente ondertekenen?

De overeenkomst moet worden ondertekend door iemand die bevoegd is om de gemeente op dit onderwerp rechtsgeldig te vertegenwoordigen. Wie dat binnen jouw gemeente is, kan verschillen. Dit kan bijvoorbeeld de gemeentesecretaris zijn, maar ook iemand anders die hiervoor binnen de gemeente bevoegd is, zoals het hoofd P&O.

Ik ben niet de juiste contactpersoon voor de Personeelsmonitor. Wat moet ik doen?

Mail dan zo snel mogelijk de naam en gegevens van de nieuwe contactpersoon naar [email protected] zodat wij de juiste contactpersoon in onze administratie kunnen opnemen.

Onze privacy officer, functionaris gegevensbescherming, jurist heeft inhoudelijke vragen. Waar kunnen die worden gesteld?

Stuur inhoudelijke vragen over de overeenkomst naar [email protected]. Wij zorgen ervoor dat de vraag bij de juiste collega of juridisch deskundige terechtkomt.