Venray bouwt aan digitale vaardigheden

Youri: “Digitale ontwikkelingen gaan heel hard op dit moment. Op de langere termijn wordt verwacht dat het werk van veel medewerkers er anders uit gaat zien. Kunstmatige intelligentie (AI) kan bijvoorbeeld randzaken oppakken, wat de medewerker de kans geeft om vanuit zijn of haar kracht puur met het eigen vakgebied bezig te zijn. 

Daarnaast hebben gemeenten vaak meer op hun bord dan het huidige ambtenarenapparaat aankan. Slimme digitalisering kan de werkdruk merkbaar verlagen en precies die gewonnen ruimte kunnen we gebruiken voor leren en ontwikkelen.”

Blik op sterk

Marleen: “Die mens centraal vinden we belangrijk. Vaak wordt verandering aangevlogen vanuit technologie. Dat wilden we bewust niet. Als je het aanvliegt vanuit de mens, haken de collega’s beter of makkelijker aan en ontstaat er in veel gevallen enthousiasme om dingen uit te proberen. 

Om onze mensen mee te nemen in digitalisering zijn we eenvoudig begonnen. We kiezen elk kwartaal een thema. We zijn begonnen met Word, Excel, Outlook en PowerPoint. Elk thema starten we met een meting per medewerker. Die meting bekijken we positief, dus waar je wél goed in bent en waar je naartoe kunt groeien. We noemen dit ‘de blik op sterk’.”

Youri: “We maken gebruik van korte meetmomenten. Dit is een bewuste keuze, op basis daarvan krijgen we veel inzichten. Medewerkers zijn druk en onze dienstverlening gaat altijd voor. We kunnen met een externe partij wel twee uur per persoon toetsen en veel lange trainingen gaan inkopen, maar dat is veel te zwaar. We gaan nu voor korte cycli: inzicht krijgen en passende leermiddelen aanbieden.”

Grote respons

“De respons van onze eerste meting was echt heel hoog”, vertelt Youri enthousiast. “We hebben 364 medewerkers uitgenodigd en 93% heeft gereageerd. We hebben bewust ook de managers vooraf betrokken. We hebben ze gevraagd hun teams te motiveren en voegden daar ook een kant en klare email aan toe die ze konden gebruiken. Dat werkt goed. Je ziet dat de respons het hoogst is in de teams met enthousiaste teammanagers. 

De persoonlijke resultaten van ons onderzoek delen we vanwege privacy niet met deze managers. Wel delen we het als mensen helemaal niet meedoen, de manager kan dan het gesprek aangaan. We vinden deelname belangrijk. Het gaat immers ook met regelmaat om de veiligheid van onze digitale organisatie, zoals bij ons tweede thema ‘online veiligheid’.”

Marleen: “We hebben de OR en communicatie ook nauw betrokken, voor draagvlak en de juiste toon. Ook maken we gebruik van expertise van vakspecialisten intern, zoals onze privacy officer of chief information officer. Wat we doen is ván de organisatie, vóór de organisatie.”

Leermateriaal aanbieden

“Voor elke functiegroep hebben we gekeken hoe ze zouden moeten scoren”, vervolgt Marleen. “Wat we vragen is voor iedereen relevant, maar het gewenste niveau kan verschillen per functie. Zodra de meting eruit gaat, staat ons aansluitende leeraanbod open. Dit was de eerste keer niet zo, en toen merkten we al snel dat we het moment misten.”

Youri vervolgt: “Het gaat erom hoe de technologie de mens kan ondersteunen, niet andersom. We kijken dan ook heel goed naar welke doelgroepen we voor ons hebben, iedereen heeft andere behoeftes aan technologie en leermiddelen. We bieden bijvoorbeeld oefeningen en microlearning filmpjes. Dat zijn korte filmpjes, geen trainingen van drie uur. Of er komt een spreker wat vertellen. We trainen niks dat niet nodig is.”

I in het hart

Youri: “Vroeger wilde de mens van alles, maar de technologie kon het nog niet. Nu is de techniek er, maar de mens kan het niet bijbenen. Het is daarom belangrijker dan ooit om de mens mee te nemen in je verandering, alleen dan kun je groeien als organisatie. We gebruiken waar mogelijk de methode van I in het hart. We nemen kleine thema’s, we meten, ontwikkelen en herhalen. We ronden nu het AI-thema af en dat gaan we volgend jaar opnieuw oppakken; wat is de impact geweest en hoe kunnen we verdiepen?”

Marleen: “En het mooie is, we kunnen nieuwe medewerkers meteen laten aanhaken. We gaan ook een basistraining ontwikkelen, die wordt onderdeel van de onboarding en het leer- en ontwikkelaanbod.”

Van weerstand naar ontdekken en doen

Dat niet iedereen van nature makkelijk mee kan in de ontwikkelingen, merkte ook teammanager Openbare Ruimte Lonneke Koenen. “Ik heb zelf jarenlang gewerkt als manager in een commerciële organisatie in de zorg. Ik was daar gewend mijn cijfers digitaal te hebben en met dashboards te werken. Het geeft inzichten, dat miste ik hier soms. 

Ik merk dat het tijd kost om mensen mee te krijgen in de digitale veranderingen. Door de stortvloed aan digitale veranderingen in korte tijd raken mensen moe van de introductie van nieuwe programma’s en reageren ze soms met weerstand, daarom is het extra belangrijk dat dingen die veranderen ook echt iets opleveren. Je moet het dus echt goed doen en niet half. Als je het goed doet gaat de adoptie ook veel makkelijker. 

En soms is het gewoon dóen. Zo heb ik een toezichthouder die bijna niks met de computer kon. Hij had bij zijn vorige baan geen computer nodig en thuis liet hij de computerzaken aan zijn vrouw over. Nu hij in de organisatie hiermee geholpen wordt, pakt hij thuis ook dingen op samen met zijn vrouw. Zo bijzonder!”

Begin gewoon

Marleen: “Ik vind dit zo’n mooi voorbeeld, van weerstand naar ontdekken en doen. Dit kan andere gemeenten ook enthousiasmeren, zo laagdrempelig is het dus. Voor ons is dit geen project meer, het is een doorlopend cyclische aanpak geworden. Een thema kiezen, meten, trainen en evalueren. De veranderingen gaan snel, dus we blijven onze mensen uitdagen en meenemen in het versterken aan hun digitale vaardigheden. Elk half jaar brengen we in beeld waar we op willen focussen, in samenwerking met de OR. 

Ik zou dan ook zeggen, mocht je twijfelen: begin gewoon! We zijn als gemeenten geen concurrenten van elkaar, we helpen je graag op weg.”