Onboarden is booming en de cijfers liegen er niet om... Wist je dat 5% van de nieuwe medewerkers direct stopt na een eerste rampzalige dag? Maar liefst 20% van het verloop vindt plaats binnen de eerste 45 dagen en bijna 1 op de 3 nieuwe medewerkers verlaat de organisatie voor het einde van het jaar. In deze krappe arbeidsmarkt is daarom belangrijker dan ooit om nieuwe medewerkers een warm welkom te heten. Hoog tijd om alle mooie voorbeelden op het gebied van onboarding in gemeenteland te bundelen.
1. Gemeente Opsterland
Nieuwe medewerkersreis met onder andere een bustour
Het is een mooie combinatie in gemeente Opsterland; naast een pre- en onboardingsapp (Appical) organiseren ze voor nieuwe medewerkers ook een speciale dag voor het afleggen van de eed/belofte en gaan ze op bustoer door de omgeving. Het is allemaal onderdeel van de medewerkersreis.
De onboarding app is een sterke basis van de medewerkersreis. In deze app staan naast praktische informatie ook leuke weetjes. Een pre-onboardingsonderdeel waar veel positieve reacties over worden ontvangen. De bustoer sluit mooi aan bij het onderdeel ‘onboarden’: “Bij alle hoogtepunten in de gemeente wordt voor een collega de historie verteld, maar ook de huidige stand van zaken. Een tour dat voor verbinding met de gemeente zorgt, en ook voor verbinding tussen de nieuwe medewerkers onderling”.
De medewerkersreis wordt in 2023 door Aukje Boutsma en haar collega’s verder ingevuld; begin dit jaar ontwikkelden zij een nieuwe arbeidsmarktstrategie, waarbij een nieuwe EVP van de gemeente Opsterland is opgeleverd. Dit geeft veel inzicht voor het herzien van de huidige arbeidsmarktcommunicatiestrategie. Ook zijn ze druk bezig met het inrichten van een ontwikkeltraject voor alle nieuwe medewerkers.
Doel van dit traject is dat de medewerker de organisatie en hun manier van werken leert kennen. Hierdoor kan de medewerker met de juiste bagage (samen met andere nieuwe collega’s) aan zijn of haar avontuur binnen de gemeente Opsterland beginnen.
Meer weten? Stel jouw vraag aan Aukje Boutsma in de community Arbeidsmarktstrategie.
2. Gemeente Rotterdam
Een introductie-app speciaal voor het cluster Werk en Inkomen
Uniek in zijn soort! Gemeente Rotterdam heeft een gemeentebreed introductieprogramma voor nieuwe medewerkers, maar door de behoefte aan extra informatie vanuit medewerkers in het cluster Werk en Inkomen is er een app speciaal voor deze afdeling ontwikkeld: Instroom'R W&I app. Wanneer de handtekening op het arbeidscontract is gezet, heeft de nieuwe medewerker direct toegang tot de app die hem helpt, op een eenvoudige en overzichtelijke manier, snel operationeel te zijn.
Door de inhoud gefaseerd en in kleine stukjes aan te bieden, raakt de medewerker niet overweldigd met nieuwe informatie. Hij kan de informatie daarnaast eenvoudig terug lezen en op iedere device bekijken. Dit alles voor een effectieve start. Met verschillende interactieve werkvormen maken nieuwe medewerkers kennis met de missie en visie en het dienstenaanbod aan de Rotterdammers.
Alle afdelingen en teams zijn belangrijke schakels in onze dienstverlening. De medewerker beleeft de klantreis en volgt het hele proces, waarbij alle loketten voorbij komen. Op een laagdrempelige manier helpt deze app bekend te raken met het (grote) cluster waarbinnen de nieuwe collega’s zijn gestart. De app geeft een warm welkom aan nieuwe medewerkers in het cluster, maar is er ook voor medewerkers die meer willen weten over Werk en Inkomen. De app is halverwege 2022 als pilotfase gestart en nu aangenomen in het programma. Op dit moment zijn er nog wat technische obstakels waar aan gewerkt worden, zoals bijvoorbeeld het automatisch toesturen van de uitnodiging voor het gebruik van de app.
Meer weten? Stel jouw vraag in de community aan Joke van der Maarel, Strategisch adviseur leren&ontwikkelen in gemeente Rotterdam.
3. Gemeente Rijswijk
Kennismaken tijdens de lunch
Het is een klein onderdeel van het onboardingsprogramma van gemeente Rijswijk, maar zeker het noemen waard. “Zeer succesvol en altijd bomvol, waarschijnlijk omdat het zo enorm laagdrempelig is ingestoken”, vertelt Senior Beleidsadviseur HRM Inge van der Steen over de lunchbijeenkomsten. Elk kwartaal wordt er een nieuwe lunchsessie georganiseerd voor nieuwkomers, welke gericht is op de ontmoeting tussen elkaar en het leren kennen van collega’s buiten het eigen team. In een aantal ronden wordt met behulp van een aantal prikkelende vragen op een leuke manier kennisgemaakt.
Meer weten? Inge van der Steen vind je ook terug in de community.
4. Gemeente Moerdijk
Onboarding op interactieve wijze
Gemeente Moerdijk heeft hun online onboardingstool op een visuele en interactieve manier vormgegeven, waarbij nieuwe medewerkers de omgeving, de organisatie, de collega’s en zichzelf leren kennen. Via de onderstaande afbeeldingen zie je hoe de tool eruit ziet. Daarnaast is er ook een fysieke onboarding in vorm van een introductiedag met bustour, een toolkit ‘Werken in Moerdijk’ met alle belangrijke trainingen, een bijeenkomst waarbij de eed/belofte wordt afgelegd én gaat P&O in gesprek met nieuwe medewerkers over hun ervaringen.
Heb je vragen hierover? Stel ze aan HR-adviseur Debby Sulkers via de community.
5. Gemeente Montferland
Digitaal Introductie Magazine Montferland
Het digitale magazine van gemeente Montferland vol met video's en foto's, is een aantal jaren geleden gemaakt, maar ontvangt nog steeds vele positieve reacties. Zodra het arbeidsvoorwaardengesprek afgerond is, wordt de arbeidsovereenkomst opgemaakt en samen met een welkomstbrief en het magazine verzonden naar de toekomstige medewerker.
Het magazine kan hier ingezien worden. Let op alle ‘gevoelige’ informatie is aangepast, waardoor foto’s en
interne links niet te zien zijn.
Nieuwsgierig? Vraag meer hierover aan Miranda Legters-Luijmes op de community.
6. Gemeente Utrecht
Startersfestival van 3,5 dag
Gemeente Utrecht heeft sinds enkele maanden een nieuw onboardingsprogramma en aanpak opgezet, dat haar vruchten afwerpt. Uit de evaluatie blijkt namelijk dat medewerkers de onboarding hoog beoordelen. Het wordt het startersfestival genoemd en duurt zo’n 3,5 dag. Meer weten? Over dit onderdeel vertellen we binnenkort meer.
7. Gemeente Zeist
Aan boord bij Zeist - een programma van 100 dagen
Begin 2023 startte gemeente Zeist met het introductieprogramma ‘Aan boord bij Zeist’ dat ontwikkeld is door een projectgroep icm een klankbordgroep van medewerkers. Vervolgens is het gepresenteerd aan het management. Benieuwd wat de uitgangspunten van het programma zijn?
Lees de uitgangspunten van het programma
- Onboarden doe je samen, er is niet één afdeling verantwoordelijk voor; P&O heeft de regie bij het ontwikkelen en onderhouden van het algemene onboardingsprogramma.
- Een onboardingsprogramma start al vanaf het arbeidsvoorwaardengesprek en gaat verder dan enkele dagen inwerken;
- Leidinggevende omarmt het onboardingsprogramma en stimuleert nieuwe medewerkers om dit goed te doorlopen.
- Basis-onboardingsprogramma moet binnen 100 dagen (3 maanden) afgrond zijn;
- Nieuwe medewerker is samen met zijn/haar Leidinggevende/ buddy verantwoordelijk voor het volgen en slagen van het onboardingsprogramma;
- Het basisonboardingsprogramma is voor alle medewerkers. Is generiek;
- Onboarding gaat voor andere gerelateerde werkafspraken;
- Indien nieuwe medewerker programma niet op eigen werkdagen kan volgen dan kan bij wijze van uitzondering digitaal programma gevolgd worden;
- Alles moet automatisch gaan, dat heeft gevolgen voor aanbod van het programma.
Het programma start vanaf het arbeidsvoorwaardengesprek en duurt 100 dagen vanaf de in dienstdatum. Het programma is voor alle nieuwe medewerkers, wanneer ze een contract/opdracht hebben die 6 maanden of langer duurt én meer is dan 24 uur per week. Wijkt de opdrachtduur hiervan af dan volgen zij de verkorte versie van het programma.
Tijdens de eerste werkweek worden de nieuwe collega's vrijgesteld van werk en volgen ze vier introductiedagen. Tijdens deze dagen volgen ze vaste modules, zoals meekijken bij het KCC, kennismaking met het directieteam en het college en het afnemen van de integriteitsbelofte. Het programma is elke dag van 8.30- 17.00 uur.
In de download Introductieprogramma | Aan boord bij Zeist staan alle onderdelen van het programma uitgeschreven.
Challenges
Tijdens de kennismakingsweek krijgen de collega's challenges mee die ze binnen 100 dagen succesvol moeten afronden. Het behalen van 16 van de in totaal 20 challenges is genoeg voor de prijs.
50 dagen en 100 dagen bijeenkomsten
Als onderdeel van het introductieprogramma zijn er ook de 50 en 100 dagen bijeenkomsten. De 50 dagen bijeenkomst is een mooi moment midden in de introductieperiode om met nieuwe collega's stil te staan bij hun eerste 50 dagen bij Zeist, het evalueren van de introductieweek en de inwerktijd bij het team.
De 100 dagen bijeenkomst is bedoeld om het introductieprogramma af te sluiten. We kijken terug op de 100 dagen met ieders eigen verhaal van Zeist, halen op wat er nodig is voor de verdere loopbaan bij Zeist, evalueren het programma en vieren het behalen van de 100 dagen challenges.
Benieuwd naar een planning van de introductiedagen? Download er hier één.
Stel je vragen aan Marlous Mol en Liane van der Mispel op de community.
8. Gemeente Helmond
Op reis via een blended onboardingsprogramma inclusief interactief boek
Een onderdeel van het onboardingsprogramma van gemeente Helmond is de 60 dagen ‘reis’ met een fysiek boek dat de nieuwe medewerker op zijn eerste werkdag ontvangt. In deze 60 dagen wordt de medewerker ondergedompeld in de cultuur en werkwijze van de organisatie. In het boek staat een schematisch overzicht van de reis. Men kan op twee manieren reizen. Als er al gemeentelijke ervaring is, dan ga je in principe per intercity.
Deze reis duurt ook 60 dagen, maar slaat een aantal stations over omdat die informatie al in de rugzak zit. Alle overige nieuwe medewerkers reizen per sprinter. Op een intercitystation stopt de sprinter altijd. Daarnaast wordt de medewerker steeds uitgenodigd voor de verdiepende workshops en bijeenkomsten. Een tip is om commitment van de organisatie te hebben. Medewerkers moeten tijd krijgen om een rol te spelen in het proces. Het fysieke boek is zo gemaakt dat het niet snel veranderd hoeft te worden, maar de wens is om over te stappen naar een app.
Meer weten? Ga naar de community en zoek Tom Fletcher op. En klik hier om de visual in groter formaat te zien.
9. Gemeente MijnGemeenteDichtbij
Een onboarding leerroute
Ook een mooi voorbeeld bij MijnGemeenteDichtbij. Daar hebben ze de afgelopen maanden zich beziggehouden met het optimaliseren van het onboardingsproces, wat resulteert in een onboarding leerroute in het Leer en Ontwikkelsysteem voor nieuwe collega's. In deze leerroute doorlopen nieuwe collega's diverse aspecten om de werkzaamheden van MijnGemeenteDichtbij en elkaar te leren kennen, met als resultaat het behalen van een MijnGemeenteDichtbij certificaat.
Activiteiten binnen deze leerroute zijn bijvoorbeeld het voorstellen van zichzelf op het intranet, het doornemen van een welkomstmagazine, een cursus ‘hoe werkt de gemeente’ of het HR systeem en een introductiemiddag met speeddates/presentaties/het volbrengen van een ambtseed onder applaus en het afsluiten met een borrel.
Meer weten? Recruitment Adviseur Claire Pijnenburg zit ook in de community.
10. Gemeente Woensdrecht
Deelproject coach/mentorprogramma
Begin 2023 is het project Onboardingsprogramma bij gemeente Woensdrecht gestart met als onderdeel het deelproject Coach/mentorprogramma. Iedere nieuwe medewerker wordt gekoppeld aan een coach/mentor en heeft iedere maand een gesprek met die persoon. Daarnaast houden we 1 keer per kwartaal intervisiebijeenkomsten met de nieuwe medewerkers. Deze worden begeleidt door een P&O adviseur.
Het doel van een onboarding coachingsprogramma is om nieuwe medewerkers te helpen hun prestaties in hun functie te verbeteren door hun kennis, kwaliteiten en vaardigheden te versterken en hen te helpen om hun doelen te bereiken en hun werkplezier te verhogen. Het draagt ook bij aan kennis laten maken met de cultuur, het betekenis geven aan de kernwaarden, wegwijs maken in de organisatie en groei van de organisatie.
De begeleide intervisie is een inspirerende tool die het professioneel leervermogen stimuleert door van en met elkaar te leren en collectief te werken aan een oplossing.
Onboardingcoach
De onboarding coach is een medewerker van gemeente Woensdrecht ‘buiten de lijn’. Het is een ‘senior’ die de nieuwe medewerker in het vak zijn of haar weg helpt te vinden. Ook is het gericht op het ontwikkelen van competenties. Wij zijn op dit moment interne coaches/mentors aan het werven voor deze rol (geen functie). Omdat we het belangrijk vinden dat ze vol vertrouwen de coach/mentor rol kunnen uitvoeren, bieden we ze een praktische incompany training aan op het gebied van coachtechnieken.
Waarom gemeente Woensdrecht zelf zo enthousiast hierover is?
- Omdat ze nieuwe medewerkers op deze manier een warme ‘landing’ geven binnen de gemeente Woensdrecht;
- Omdat ze bestaande medewerkers de mogelijkheid geven om hun coachkwaliteiten te ontwikkelen en een leuke extra rol kunnen bieden (onderdeel Talentmanagement, maar ook een vorm van waarderen en belonen);
- Omdat het past bij de behoefte van de nieuwe generatie (Z); uit meerdere onderzoeken blijkt dat ongeveer 80% bij indiensttreding aan een coach gekoppeld wil worden. In deze arbeidsmarkt krapte kan dit ook zeker een positieve uitwerking hebben op het werven van nieuwe medewerkers, aangezien we goede ambassadeurs kweken.
Ben jij geïnspireerd en wil je meer weten? Vraag het aan Natasja van Mourik, P&O Adviseur bij gemeente Woensdrecht.
De top 10 wordt uitgebreid
Gemeente Westland
We breiden deze 'top 10' uit met meerdere onboardingsvoorbeelden. Waaronder deze van gemeente Westland. Bij deze gemeente heeft iedereen, van de bode die een medewerker bij de balie
ontvangt tot de burgemeester, een rol in het programma. Het onboardingsprogramma is van iedereen en heeft diverse bijeenkomsten en onderdelen en duurt 3 maanden. Bekijk hier hun onboardingsvideo, gemaakt met Vormats. Gemeente Westland heeft 3 tips voor je onder elkaar gezet. Bekijk ze in de uitklapper hieronder.
Heb je vragen hierover? Stel ze aan HR-medewerker mobiliteit en ontwikkeling Manon Albers via de community.
De top 3 onboardingstips van gemeente Westland
Je kan maar 1 keer een goede eerste indruk maken
Daarom organiseren wij elke eerste werkdag van de maand een welkomstbijeenkomst voor nieuwe collega’s. Tijdens deze bijeenkomst geven wij:
- Mensen een hartelijk welkom en warm bad (persoonlijke aandacht), de buddy’s zijn aanwezig bij ontvangst.
- We zorgen dat collega’s start klaar worden gemaakt (uitgifte bedrijfseigendommen, ict komt, diverse sprekers met info die je op de eerste dag moet weten, eed/belofte met gemeentesecretaris en burgemeester, lunch met directielid)
Besteed ook aandacht aan de omgeving waarin de medewerker werkt
We zien dat, ook door de hybride vorm van werken, collega’s niet altijd uit de buurt komen. De omgeving Westland is niet altijd bekend bij nieuwe collega’s. Daarom besteden wij ook aandacht aan het leren kennen van de omgeving, zodat de medewerker bekend raakt met waar het Westland om bekend staat, wat we doen, welke ontwikkelingen er zijn en een stukje cultuur. Zo bezoeken we regelmatig Westlandse bedrijven, gaan we ‘’bakkie fietsen’’ langs de kassen en verzorgt onze collega van het historisch archief een rondleiding door het centrum om historie te vertellen.
Nieuw onderdeel – Plukkie al
Sinds kort hebben we een nieuw onderdeel in het onboardingsprogramma ‘’Plukkie al’’, vertaald vanuit het Westlands, betekent: Hoe gaat het met je? Na 3 maanden ontvangt de medewerker een uitnodiging om met de andere collega’s die in diezelfde maand waren begonnen weer bij elkaar te komen. We blikken terug op de afgelopen periode met verschillende werkvormen, hoe gaat het? Wat gaat goed, waar ben je trots op? Waar wil je je zelf verder in ontwikkelen, wie of wat heb je daarbij nodig? We bereiden de medewerker in deze bijeenkomst voor op het ontwikkelgesprek die zij daarna voeren met hun teammanager. En uiteraard is er voldoende ruimte om gezellig bij te kletsen onder het genot van een drankje. Daarmee sluiten het onboardingsprogramma af.
Hoort (een onderdeel) van het onboardingsprogramma van jouw organisatie thuis in dit artikel? De 'top 10' breiden we graag uit. Mail naar arbeidsmarkt@aeno.nl.
