Controllers van de vier grote steden gaan elkaar versterken in de leergang Toekomstbestendige G4 Controller. Dit gebeurt op initiatief van gemeente Den Haag. Chris van Wamelen, initiatiefnemer van de leergang, Annelies Pascha, business controller Utrecht en Mathijs Dik, doorontwikkeling Financiën en Control Den Haag, vertellen waarom deze leergang juist nu zo belangrijk is.
Financiën zijn niet de exclusieve verantwoordelijkheid van de controller, het is een integraal onderdeel van de inhoud.
Advies
De controlfunctie bij de gemeenten verandert. De toekomstige rol van business controllers is meer gericht op advies over hoe de organisatie de bestuurlijke doelstellingen kan waarmaken. Wat betekent dit voor het werk van de deelnemers? ‘In de leergang gaan we aan de slag met theorie van de Erasmus Universiteit en casuïstiek van de G4 gemeenten,’ vertelt Chris van Wamelen.
Annelies Pascha, business controller in Utrecht, weet uit ervaring hoe het niet meer zou moeten gaan. ‘Dan houdt de manager in een overleg met de bestuurder een prima inhoudelijk verhaal, en bij vragen over geld moet ik opeens het woord doen. Maar financiën zijn niet de exclusieve verantwoordelijkheid van de controller, het is een integraal onderdeel van de inhoud.’
Ze vertelt het aan de lunchtafel van een Haags café. Met ruim 30 controllers uit de G4 zijn ze daar vandaag bijeen voor de start van de leergang, een initiatief van de gemeente Den Haag. ‘Zoals we nu werken, is niet de manier voor de toekomst,’ zegt Ad van Loon, Directeur Financiën en Inkoop bij gemeente Den Haag. ‘De behoefte van het management is dat control bijdraagt aan de prestaties van het primair proces van de gemeente. Natuurlijk met een begroting en een jaarrekening, maar ook vooraf door mee te denken over strategische doelen, risico’s en geldstromen.’
Control moet bijdragen aan het primaire proces van de gemeente.
Opleidingstraject business controllers G4
Hoe ziet de toekomstbestendige business controller eruit? Met die vraag in het achterhoofd raakte de gemeente Den Haag in gesprek met de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) en met collega’s uit Amsterdam, Rotterdam en Utrecht waar de vraagstukken vergelijkbaar zijn. Zo ontstond het idee van een leergang voor de G4 controllers.
Het traject bestaat uit een serie masterclasses met hoogleraren van de Register Controllers opleiding van de Erasmus Universiteit en praktijkdocenten vanuit de G4 gemeenten. Maar de ambitie reikt verder; er zijn ideeën om elkaar blijvend te versterken. Door het uitwisselen van kennis en ervaring middels intervisie of mogelijk door het uitwisselen van collega’s in een ontwikkelpool.
Een valkuil voor controllers is dat ze te veel in de rapportages blijven hangen en te weinig tijd en aandacht besteden aan [...] adviseren van het management.
De toekomstbestendige G4 controller
Aan de lunchtafel met Annelies en Chris gaat het gesprek over de praktijk van nu en straks. Chris zegt dat soft skills belangrijk zijn. Luisteren, samenwerken met afdelingen en collega's voor je ideeën weten te winnen, bijvoorbeeld met risicodialogen waarin werkprocessen tegen het licht worden gehouden.
Besteed aandacht aan je relatie met je manager
‘Een valkuil voor controllers is dat ze te veel in de rapportages blijven hangen en te weinig tijd en aandacht besteden aan het gevraagd en ongevraagd adviseren van het management. Je moet sommige taken durven los te laten en zeggen: ik adviseer de business met het realiseren van strategische doelstellingen en besteed aandacht aan de relatie met mijn manager.
De business controllers moeten het werk rond het opstellen van rapportages niet zelf doen, maar beleggen bij de bedrijfsvoering. Er zijn veel mogelijkheden om rapportages te standaardiseren en te automatiseren. Zo wordt er binnen gemeente Den Haag een Management Dashboard ontwikkeld. Hiermee krijgt de manager in één oogopslag (digitaal) inzicht in de belangrijkste financiële en personele informatie en is dan niet meer afhankelijk van de controller.
Zo ontstaat er meer tijd om de business te adviseren. Annelies herkent het. ‘Ik zou meer willen meedenken met het management, maar ik zit nog veel in de financiële rapportages. Dit is complex, diensten doen allemaal verschillende dingen en er is geen standaard methode om rapportages vast te leggen. Business control dicht de gaten, maar je houdt dan minder tijd over om strategisch naar ontwikkelingen te kijken. Welke geldstromen heb je voor je meerjarenprogramma? Hoe kunnen we in de samenwerking met andere afdelingen geld vrijspelen om ambities te verwezenlijken?’
Control denkt mee over het zo goed mogelijk inzetten van de beschikbare middelen en met de huidige financiële positie van gemeenten is dat nog van groter belang dan voorheen.
Gemeentelijke tekorten en de rol van control
De financiële positie van gemeenten is zorgelijk. Gemeenten hebben te maken met oplopende kosten in het sociaal domein en tekorten in hun exploitatie. Ze moeten alle zeilen bijzetten om deze op te lossen. Ze zijn minder gaan investeren, hebben belastingen verhoogd en teren in op de reserves. ‘Control denkt mee over het zo goed mogelijk inzetten van de beschikbare middelen en met de huidige financiële positie van gemeenten is dat nog van groter belang dan voorheen,’ zegt Mathijs Dik, programmamanager doorontwikkeling Financiën en Control bij Den Haag. ‘Met integrale informatie en gezamenlijk advies vanuit de bedrijfsvoering stel je het lijnmanagement beter in staat om te sturen en beslissingen te nemen. De business controller heeft daarbij als spin in het web een belangrijke rol.’
Snelkookpan
Gemeenten werken in een maatschappelijke snelkookpan; ze moeten klaarstaan in tijden van crisis, zoals corona of de toestroom van vluchtelingen uit Oekraïne. Dit vraagt van control een mindset van meedenken en flexibiliteit, zegt Ad. ‘De collega’s van de crisisorganisatie Oekraïne willen mensen snel helpen, de rechtmatigheid kan onder druk komen. Als controller moet je begrip hebben voor de situatie, maar ook het team helpen om binnen de kaders te gaan werken. In de leergang ondersteunen we deze nieuwe manier van werken’
Je bent meestal solist, het is leuk om in deze leergang vakgenoten te spreken.
Het is een geanimeerd lunchgesprek, het ene onderwerp lokt het andere uit. ‘Je bent in een organisatie meestal solist, het is daarom leuk om vakgenoten te spreken. Je loopt allemaal tegen dezelfde dingen aan.’ Dat maakt collegiale uitwisseling waardevol, je leert van elkaar.’ Mathijs droomt van een ontwikkelpool als vervolg op het leernetwerk. Controllers uit de ene stad kunnen dan een klus doen in de andere stad, of ze kunnen elkaar helpen met intervisie. ‘We hebben dezelfde vraagstukken, wat de ene stad al heeft verzonnen kan de andere enorm helpen. Dat willen we veel meer gaan gebruiken.’
Voor meer informatie over de leergang, neem contact op met:
Chris van Wamelen
Programmamanager De Toekomstige Controller, Gemeente Den Haag
chris.vanwamelen@denhaag.nl
Ook aandacht vanuit A&O fonds voor ontwikkelingen in financiële functie
De Toekomst van Financiën
Dit initiatief van de gemeente Den Haag sluit naadloos aan op de A&O publicatie De Toekomst van Financiën (2020). Uit dit rapport blijkt dat de invulling van de financiële functie veel meer strategisch van karakter wordt en dat innovatieve technologie daarbij een belangrijke rol speelt.
Verandering in Control
Het rapport De Toekomst van Financiën is ook de basis van het A&O-leernetwerk: Verandering in Control. Leidinggevenden in het financieel domein gaan tijdens het leernetwerk samen aan de slag met een veranderaanpak voor hun eigen gemeente. In oktober 2022 start het derde leernetwerk.
Opleiden in een krappe arbeidsmarkt
Het initiatief van Den Haag is een mooi voorbeeld van onze verkenning: Opleiden en Ontwikkelen in een krappe arbeidsmarkt. De publicatie biedt 10 tips voor de aanpak van leren en ontwikkelen in een krappe arbeidsmarkt en beschrijft tien inspirerende cases van binnen en buiten de gemeentelijke sector. Dit initiatief van Den Haag is een goed voorbeeld van upskillen; opleiden om je eigen, veranderende werk goed te blijven uitvoeren.
