We zijn massaal aan het thuiswerken. De meesten leren daar al goed mee om gaan. De werkplekken zijn steeds beter ingericht en we worden steeds slimmer in het thuis- of hybride-werken. Onderzoeken laten zien dat thuis werken zorgt voor meer focus en efficiëntie, maar dat creatieve nieuwe ideeën bedenken moeizamer gaat. Ook is er grote behoefte aan contact met elkaar.

Accepteer onze cookies om deze inhoud te kunnen bekijken.

Terugkeren, maar hoe?

Terugkeerplannen? Nu de coronamaatregelen lijken te versoepelen hebben gemeenten dezelfde vraag. Blijven we thuiswerken, gaan we terug naar kantoor of wordt het een mix van beide? En wat betekent dat voor de locaties?

Tijdens de online sessie gaan we hierover met jou in gesprek. Een van onze gastgemeentes, verderbrengers op het gebied van hybride werken, is dan aanwezig om met je te praten over jouw ervaringen en om vragen te beantwoorden. Meld je hieronder aan!

Bb aeno kees winkelman nissewaard 6688

Nu is de kans

Op dit moment bepaalt het coronavirus vaak nog de keuze waar je werkt maar uit onderzoek blijkt dat mensen ook in de toekomst thuis willen blijven werken. De verschuiving naar hybride werken is onvermijdelijk en je kan je hier als organisatie goed op voorbereiden.

Nu is de kans om hybride werken vorm te geven in jouw organisatie. Hierdoor verbetert de organisatie omdat je medewerkers flexibiliteit en een keuze biedt, werken leuker wordt en medewerkers meer tot hun recht komen en daardoor productiever zijn.

Talentspiegel tijdens loopbaangesprekken

Wat is hybride werken?

Hybride werken staat voor het flexibel kiezen van de tijd, locatie en de wijze waarop het werk plaatsvindt. De keuze wordt niet bepaald door het beschikbare gebouw (of de gewoonte om naar kantoor te gaan) maar het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiëntie van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en klanten.

Veel werkzaamheden blijken we overal te kunnen doen: thuis, onderweg, op kantoor en in online werkomgevingen zoals Zoom en Teams. Maar dat geldt niet voor alles. Sommige activiteiten vereisen juist live contact met mensen. We hebben allemaal ervaren dat contact in de wandelgangen, het kletspraatje bij de koffie of de brainstorm met de voeten op tafel ook belangrijk zijn. Dat we alleen een team en organisatie kunnen zijn als we elkaar ook fysiek ontmoeten. Dat we helemaal niet alleen maar thuis achter ons schermpje willen werken, maar dat juist een combinatie het aller effectiefst en prettigst lijkt.

Projectleider A&O fonds Gemeente, Fieke Horsten, gaat in gesprek met de gemeenten Amstelveen en Deventer over hun aanpak om hybride werken tot een succes te maken.

Accepteer onze cookies om deze inhoud te kunnen bekijken.

Wordt jouw organisatie al aangepast om in de toekomst hybride te kunnen werken?

Je kunt stemmen tot 30-09-2021 00:00:00

Focus op gedrag en cultuur

Het vormgeven van hybride werken in je organisatie gaat natuurlijk niet zomaar. Duidelijk is dat het niet kan blijven bij een thuiswerkbeleid en het faciliteren van een goede thuiswerkplek. Je moet je als organisatie gaan focussen op de medewerkers en hun individuele behoeftes en gedrag.

Het inrichtingen van een goede ICT omgeving (werkende techniek) is daarbij een voorwaarde. Veel organisaties hebben hier al enorme stappen in gezet. Ook de inrichting van het gemeentehuis en de rol en gebruik van deze fysieke werkomgeving moet opnieuw bepaald worden.

Aandacht voor deze drie aspecten zijn onoverkoombaar:

  • Bites (ICT omgeving)
  • Bricks (fysieke werkomgeving, kantoor en thuiswerkplekken)
  • Behaviour (gedrag en ook cultuur)
Bb aeno kees winkelman etten leur 2228

Deze zijn mogelijk al bekend bij diverse organisaties die al enige tijd geleden onder de noemer van Het Nieuwe Werken aan de slag zijn gegaan met plaats en tijd onafhankelijk werken. De aandacht daarvoor is mogelijk ook weer weggezakt.

Daar waar Het Nieuwe Werken vooral gericht was op de interne organisatie (denk aan het verhogen van interne productiviteit, het aantrekken van talent of de kostenbesparing op de eigen vierkante meters) is er bij het vormgeven van hybride werken ook veel ruimte om te focussen op aspecten als slimmer en/of breder samenwerken in multidisciplinaire teams van zowel interne als externe contacten.

De manier van werken daarbij wordt voor een groot deel beïnvloed door de digitale mogelijkheden en de werking daarvan. Ook leert de praktijk dat de focus voornamelijk ligt op de fysieke omgeving, omdat deze makkelijker te concretiseren is. Echter het nieuwe normaal zal niets zijn zonder de menselijke factor en zijn gedrag daarin. Het succes van hybride werken zal voor een zeer groot deel bepaald worden door focus op gedrag en cultuur.

Laat ons weten waar jij mee bezig bent. Deel je goede voorbeelden of ervaringen zodat we van elkaar kunnen leren. Mail deze naar gezondwerk@aeno.nl.

Word lid van de community

Ben jij actief op het gebied van hybride werken bij een gemeente of gemeentelijke organisatie? In deze groep kun je vragen stellen, antwoorden geven en informatie delen over hybride werken. Leren, kennis delen en inspireren staan centraal in deze groep. Je vindt er inspirerende projectdocumenten van gemeenten, zoals: visiedocumenten, plan van aanpak, scenario’s en nog meer.

Het succes van hybride werken zal voor een zeer groot deel bepaald worden door focus op gedrag en cultuur. Aan welke thema’s binnen gedrag en cultuur kun je denken? Een mogelijk indeling van thema’s en onderliggende vragen wordt onderstaand gegeven.

Vergaderen zoom staande man 1400

1. (nieuwe) Organisatiecultuur

  • Welke ‘waarom’, missie en visie gebruiken we als leidraad?
  • Wat is ‘ons nieuwe normaal’? En hoe zorgen we dat dat geaccepteerd wordt door iedereen?
  • Wat heeft het huidige (gedwongen) thuiswerken ons gebracht? Wat zijn de successen en missers? Wat wil je behouden en waar wil je mee stoppen?
  • Hoe ga je hierover in gesprek met elkaar?
  • Wat zijn onze grenzen van hybride werken? Hoe spreken we elkaar daar op aan, met respect voor ieders invulling van flexibel werken?
  • Hoe kijken we aan tegen het idee dat niet iedereen op hetzelfde moment moet werken?
  • Hoe zorgen we voor trots en betrokkenheid bij de organisatie als geheel?

2. Samenwerken

  • Hoe werken we samen in ons team maar ook richting andere teams?
  • Hoe laten we elkaar duidelijk weten waar we inhoudelijk mee bezig zijn?
  • Wat voor afspraken maken we over onder andere bereikbaarheid, aanwezigheid, gebruik van communicatiemiddelen?
  • Afspraken over collegiale contacten, offline of online. Wanneer zijn we aanwezig?

3. Mentale gezondheid en vitaliteit

  • Hoe zorgen we voor sociale binding en persoonlijk contact met elkaar?
  • Hoe gaat het met iedereen? Hoe houdt je goed contact?
  • Wat heeft iemand nodig om lekker in zijn vel te zitten?
  • Hoe voeren wij frequent genoeg het gesprek met elkaar hierover?
  • Gaat het goed met de werk-privé balans?
  • Krijg je voldoende energie van je werk?

4. Online werken

  • Welke activiteiten blijven we online doen en welke moeten fysiek?
  • Hoe benutten we de huidige technische mogelijkheden om online te werken?
  • Kan iedereen mee met online werken? Is iedereen digitaal vaardig genoeg? En zijn er mogelijkheden om hierover te leren?
  • Hoe houden we de ontwikkelingen en mogelijkheden bij?

5. Fysieke gezondheid en vitaliteit

  • Hoe blijf je voldoende in beweging?
  • Hoe zorg je voor goede slaap?
  • Heb je aandacht voor gezonde voeding?
  • Ervaar je lichamelijke beperkingen in het uitvoeren van je werk?
  • Wat zijn de mogelijkheden om iets te doen aan je fysieke gezondheid?
  • Krijg je ruimte om bijvoorbeeld te wandelen tijdens het werk of wandeloverleggen?

6. Verantwoordelijkheid en resultaatafspraken

  • Wat zijn de verantwoordelijkheden van het team en de medewerkers?
  • Welke afspraken maken we over resultaten van medewerkers en ieders bijdrage aan het team? Daaronder vallen ook individuele afspraken over flexibel werken tussen medewerker en leidinggevende.
  • Zijn we als team, en is ieder voor zich, in staat het werk zodanig te plannen en in te richten dat collega’s niet onverwacht hoeven in te springen?
Aenows21 6

7. Informatie en kennis delen

  • Welke informatie is essentieel en dient overal beschikbaar te zijn?
  • Welke technologie hebben wij nodig om ons werk goed te kunnen doen?
  • Hoe krijgen we de benodigde informatie van andere teams?
  • Hoe delen wij onze kennis met andere teams?

8. Leiderschap

  • Hoe stuur je op output, niet op afzonderlijke activiteiten? En geef je mensen helder kaders en daarbinnen de vrijheid te handelen.
  • Hoe zorg je voor goede balans tussen helder en daadkrachtig zijn, maar ook empathisch en liefdevol?
  • Hoe zorg je voor genoeg ontwikkel en leermogelijkheden?
  • Hoe vieren we successen en bespreken we mislukkingen?
  • Hoe heten we nieuwe mensen welkom en nemen we afscheid van mensen?

De fysieke en mentale gezondheid van collega’s vraagt aandacht. Een ergonomische thuiswerkplek en bewegen maar ook slaap en gezonde voeding zorgen ervoor dat je je lichamelijk goed voelt. Aandacht voor de mentale gezondheid zoals sociaal contact, omgaan met werkdruk, stellen van grenzen tussen werk en privé. En dan natuurlijk het contact houden met elkaar. Duidelijk wordt aangegeven dat er behoefte is aan elkaar ‘live’ te zien, voor de spontane ontmoeting, plezier maken en horen waar je collega’s mee bezig zijn.

Top 10 aan uitdagingen

1. Fysieke gezondheid

  • Medewerkers nemen te weinig pauzes (en voelen zich soms zelfs schuldig)
  • Medewerkers bewegen te weinig
  • Medewerkers hebben een slechte werkhouding en krijgen mogelijk schouder- en nekklachten

2. Mentale gezondheid

  • Herkennen van signalen van werkdruk bij collega's (voorkomen klachten)
  • Werk-privé balans behouden

3. Met elkaar contact houden

  • Op de hoogte blijven van elkaar om hulp te aanbieden
  • Weten waar je collega’s mee bezig zijn

4. Met elkaar informeel contact houden

  • Spontane ontmoetingen
  • Ontdekken wat je nog niet weet
  • Andere gesprekken dan over de inhoud

5. Werkplezier

  • Samen plezier maken
  • Het leuk houden terwijl iedere dag hetzelfde lijkt

6. Nieuwe/andere werkvormen in overleggen (met kleine en grote groepen)

  • Digitaal samenwerken en de mogelijkheden benutten
  • Hybride overleggen (deel thuis/deel op kantoor)

7. Digivaardigheid

  • Medewerkers kunnen niet allemaal meekomen

8. Betrokkenheid

  • Richting de organisatie, met de collega’s onderling en tussen de teams

9. Leidinggeven

  • Weten hoe het met iemand gaat
  • Hoe achterhaal je hoe het echt met iemand gaat.
  • Vertrouwen hebben in medewerkers (geven en krijgen)
  • Verbinding in teams en tussen collega's bewaken en bevorderen

10. Concrete resultaatafspraken

  • Goed formuleren wat een resultaat is, zowel bij medewerkers als de opdrachtgever

Oplossingen

Hoe houd je contact met elkaar?

Verschillende tools om met elkaar in gesprek te blijven vind je bij BRUIS op de ze site, zoals de BRUIS top 5 kaart en de gesprekskaart. Maar ook de BRUISmeter.

Misschien vind je dit ook interessant