Afspraken beleid

Binnen de sector gemeenten gelden de volgende afspraken t.a.v. werkdrukbeleid.

De werkgever voert een actief beleid rond werkdruk. Dit beleid is, met instemming van de ondernemingsraad, vastgesteld en wordt actief gecommuniceerd naar alle werknemers.

Onderdelen van een beleidsdocument zijn:

Inleiding en doelstelling

Doel van het beleid: waarom het beleid wordt opgesteld (bijv. het bevorderen van duurzame inzetbaarheid, verminderen van ziekteverzuim).
Kaders: aansluiting bij wetgeving zoals de Arbowet en bij het bredere HR- of arbobeleid.

Begripsbepaling

  • Wat wordt verstaan onder werkdruk, werkstress, burn-out etc.
  • Uitleg van relevante termen zoals psychosociale arbeidsbelasting (PSA).

Signalering en inventarisatie

Methoden om werkdruk te meten, zoals:

  • Medewerkerstevredenheidsonderzoeken
  • Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
  • Werkdrukbronnen inventariseren

Gesprekken met medewerkers (bijv. als onderdeel van de gesprekkencyclus)
Wie is verantwoordelijk voor signalering (leidinggevende, HR, preventiemedewerker).

Preventieve maatregelen

Aansluiten bij de geconstateerde werkdrukbronnen 

Organisatorische maatregelen (bijv.)

  • Duidelijke taakverdeling
  • Realistische planning en werktempo
  • Voldoende personeelsbezetting en strategische personeelsplanning

Individuele ondersteuning:

  • Coaching, trainingen in timemanagement, assertiviteit
  • Bevordering van een goede werk-privébalans

Maatregelen gericht op cultuur:

  • Open communicatie
  • Sociaal veilige werkomgeving om werkdruk bespreekbaar te maken

Curatieve maatregelen (bij klachten of uitval)

Beschrijving van stappen bij signalen van overbelasting
Inzet van bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk, vertrouwenspersoon
Re-integratiebegeleiding

Rollen en verantwoordelijkheden

Wie doet wat? (directie, HR, leidinggevenden, medewerkers, preventiemedewerker)
Verantwoordelijkheid van werknemers om signalen bespreekbaar te maken

Evaluatie en bijstelling

Hoe en wanneer het beleid wordt geëvalueerd
Manier van rapporteren en actualiseren van het beleid

Communicatie en implementatie

Hoe wordt het beleid intern gecommuniceerd
Hoe wordt draagvlak gecreëerd
Scholing en voorlichting voor werknemers en leidinggevenden

Elke werkgever draagt zorg voor een actuele RI&E waarin de risico’s rond werkdruk worden geïnventariseerd en geëvalueerd. De werkgever voert een nadere inventarisatie (“verdiepende RI&E”) uit voor tenminste de organisatieonderdelen waar te hoge werkdruk een reëel risico vormt. Deze nadere inventarisatie kan gelijktijdig met, of na afloop van de (algemene) RI&E worden uitgevoerd. 

Een nadere inventarisatie moet worden uitgevoerd als:

  • De bronnen van werkdruk niet helder zijn
  • Uit het plan van aanpak van de (algemene) RI&E niet kan worden geconcludeerd dat geformuleerde beheersmaatregelen in het plan van aanpak als effectief worden ingeschat
  • Er interventies zijn geweest, maar deze onvoldoende effect hebben gehad
  • Uit een werkbelevingsonderzoek of MTO op werkdrukitems hoog gescoord wordt
  • Als er signalen zijn van overbelasting
  • Als knelpunten naar voren komen bij het bespreken van werkdruk in de gesprekkencyclus

De nadere inventarisatie brengt de werkdrukbronnen en energiebronnen in kaart. Bij het onderzoek zijn werknemers betrokken, hetzij middels het invullen van vragenlijsten, dan wel via interviews of andere onderzoeksmethoden. Het verdiepende onderzoek kan bestaan uit een specifiek werkdrukonderzoek, maar kan ook onderdeel zijn van een (breder) medewerkersonderzoek.

Voorafgaand aan het onderzoek wordt bepaald hoe en wanneer de resultaten op de verschillende niveaus worden teruggekoppeld. In ieder geval worden de resultaten besproken in het werkoverleg met de werknemers.

Bij het benoemen van maatregelen schenkt de werkgever aandacht aan het voorkomen, herkennen en aanpakken van een disbalans tussen werkdrukbronnen en energiebronnen en tevens aan voorlichting en instructie. De maatregelen worden in het plan van aanpak van de RI&E opgenomen, inclusief wie per maatregel verantwoordelijk is en per wanneer de maatregel ingevoerd wordt.

De maatregelen die in het plan van aanpak zijn opgenomen worden minimaal jaarlijks geëvalueerd tussen werkgever en ondernemingsraad. Het is daarbij belangrijk om niet alleen na te gaan wat er goed ging en beter kon in het proces, maar ook of het beoogde doel is bereikt. Het plan van aanpak en de evaluatie ervan worden bekend gemaakt aan alle werknemers.