Afspraken voorkomen
- Elke werkgever doet regelmatig onderzoek naar werkdruk. Dat kan als onderdeel van een RI&E, of als onderdeel van een medewerkersonderzoek.
- Op basis van de resultaten van het onderzoek wordt een plan van aanpak gemaakt waarin maatregelen zijn opgenomen die erop gericht zijn te zorgen voor een gezonde balans tussen werkdrukbronnen en energiebronnen. Uiteraard is een dergelijk plan van aanpak maatwerk dat tot stand komt in overleg tussen werkgever en werknemers.
Veel geziene ingrediënten in het plan van aanpak zijn bijvoorbeeld:
Gericht op het terugdringen van werkdrukbronnen
Interventies gericht op de hoeveelheid werk en verstoringen in het werk
- Zorgen voor een goed evenwicht tussen het takenpakket en beschikbare formatie (door aanpassing van het takenpakket en/of het sturen op voldoende formatie)
- Strategische personeelsplanning, zodat de organisatie tijdig over de juiste mensen met de juiste competenties blijft beschikken om doelen te realiseren en wendbaar te blijven bij veranderingen.
- Prioriteren van werk in relatie tot gestelde doelen
- Multi-inzetbaarheid van werknemers bevorderen zodat taken gemakkelijker worden overgenomen of verdeeld
- Zorgen voor een duidelijke taakafbakening tussen afdelingen, zodat helder is welke werkzaamheden waar worden uitgevoerd
- Goede samenwerkingsafspraken tussen afdelingen
- Zorgen voor een rustige werkomgeving waarin werknemers niet onnodig worden gestoord.
Interventies gericht op het verminderen van problemen door onduidelijke of veranderende taken
- Zorgen voor duidelijke rolomschrijvingen, waarin de focus minder ligt op specifieke taken en meer op te concretiseren resultaten
- Anticiperen op veranderingen in taken door werknemers tijdig op te leiden
- Zorgen voor een duidelijke delegatie van taken en helder zijn over de verwachtingen t.a.v. de inhoud en planning van te bereiken resultaten
- Ook nieuwe medewerkers goed voorbereiden op hun huidige en toekomstige takenpakket.
Interventies gericht op het omgaan met de emotionele belasting in het werk
- Duidelijkheid scheppen over (on)gewenst gedrag zowel in de communicatie tussen werknemers onderling en tussen werknemers en leidinggevenden, als in de communicatie tussen burgers en werknemers
- Leiderschapsstijl: actieve aandacht voor het welzijn van werknemers, actief luisteren, stimuleren dat hulp wordt gevraagd en dat grenzen tijdig worden aangegeven
- Protocollen t.a.v. ongewenst gedrag en agressie en geweld opstellen en communiceren met werknemers
- Voorlichting en training geven gericht op het omgaan met emotionele belasting
- Duidelijke informatie geven over hulp- en ondersteuningskanalen (denk bijv. aan vertrouwenspersoon, bedrijfsmaatschappelijk werk)
Gericht op het versterken van energiebronnen
Interventies gericht op het versterken van autonomie
- Werken met outputsturing waardoor de werknemer meer invloed kan pakken op werkwijze, werkvolgorde en werkplanning. Hiermee krijgt de werknemer meer eigenaarschap
- Plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk maken
- Sturen op afwisseling in het werk; hierdoor ervaren werknemers meer zeggenschap, is er ruimte voor initiatief en voor het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden
Interventies gericht op ontplooiingsmogelijkheden
- Mogelijkheden voor groei en ontwikkeling organiseren door talentmanagement
- Ontplooiingsmogelijkheden standaard meenemen in de gesprekkencyclus zodat ontwikkeling een vast onderdeel van de dialoog tussen medewerker en leidinggevende wordt
Interventies gericht op het versterken van werkrelaties
- Functionele ondersteuning stimuleren door samenwerking tussen werknemers structureel te maken, waardoor collega’s elkaar beter kunnen helpen. Kennisdeling en onderlinge uitwisseling stimuleren
- Leiderschapsstijl: coachend leiderschap en sturen op gemeenschapsgevoel en gelijkwaardigheid in het team
- Teamontwikkeling waarin wordt gewerkt aan onderling vertrouwen, samenwerking, communicatie, gezamenlijke doelen en onderlinge afstemming
- Sociale ondersteuning: de voorwaarden creëren waarin collega’s elkaar emotioneel steunen, waarderen en zich met elkaar verbonden voelen, bijv. door sociale steun actief te bespreken in een werkoverleg (“Hoe zorgen we ervoor dat we er voor elkaar zijn”), door het inplannen van intervisie of werken met buddy-systemen, en door het plannen van informele momenten als lunchwandelingen, koffiemomenten en teamuitjes
Interventies gericht op informatie en besluitvorming
- Heldere organisatiedoelen en -resultaten formuleren en de voortgang hiervan communiceren
- Werken met afdelingsdoelen en ook hiervan de voortgang met regelmaat bespreken
- Inspraak van medewerkers organiseren. Dit vergroot betrokkenheid en eigenaarschap, verbetert de kwaliteit van besluiten en vergroot vertrouwen
- Het plan van aanpak dat concreet tot stand komt, wordt ter instemming aan de OR voorgelegd.
- Leidinggevenden worden getraind in het herkennen van vroege signalen van werkdruk bij werknemers en het bespreekbaar maken ervan.
- Elke werkgever investeert in een sociaal veilige cultuur waarin het normaal is om grenzen aan te geven en waar ruimte is voor feedback en verbetering.
- Het thema werkdruk wordt regelmatig geagendeerd op het werk-/teamoverleg met als doel inzicht te krijgen in werkvoorraad en planning van iedere individuele werknemer zodat er mogelijkheid ontstaat om als team bij te sturen en/of elkaar te helpen of ontlasten.
- Het thema werkdruk is onderdeel van de gesprekkencyclus en leidt waar nodig tot gezamenlijke afspraken tussen werknemer en leidinggevende gericht op het verminderen van werkdrukbronnen en het versterken van energiebronnen en persoonlijke hulpbronnen.
Bekijk de arbocatalogus agressie en geweld en arbocatalogus ongewenste omgangsvormen voor meer informatie.
