Aanpakken
De start van de aanpak na een incident van ongewenste omgangsvormen begint meestal bij de werknemer die het incident heeft ervaren. Daarbij is belangrijk om op te merken dat de beleving van de ‘ontvanger’ leidend is, niet de intentie van de ‘zender’.
De werknemer (ontvanger) kan verschillende stappen zetten.
Stap 1: Zelf aan de slag
Zelf aan de slag: de werknemer die ongewenste omgangsvormen ervaart, gaat zelf aan de slag, bijvoorbeeld door feedback te geven aan een collega. Een veilige en respectvolle werkomgeving is de verantwoordelijkheid van iedereen. Feedback geven en ontvangen dienen dan ook onderdeel te zijn van de basiscompetentie van alle werknemers. Iedere werknemer heeft de verantwoordelijkheid om het aan te geven als gedrag van een collega hem/haar raakt én om het eigen functioneren en gedrag te onderzoeken als feedback aan hem/haar wordt gegeven. Dat draagt bij aan een cultuur van openheid, respect en wederzijds begrip en maakt het mogelijk om dat gedrag laagdrempelig te corrigeren of bij te stellen.
Stap 2: Hulp vragen aan collega of leidinggevende
Hulp vragen aan collega of leidinggevende: de werknemer die ongewenste omgangsvormen ervaart, roept de hulp in van een collega of van de leidinggevende. Ook als een leidinggevende de veroorzaker is moet een veilige voorziening voorhanden zijn om hulp in te kunnen schakelen.
Stap 3: Vertrouwenspersoon
Vertrouwenspersoon: de werknemer neemt contact op met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, verstrekt informatie, helpt een werknemer om een eigen afweging en keuze te maken, kan aanwezig zijn bij gesprekken en verwijst eventueel door. De werknemer houdt zelf de regie.
Stap 4: Bemiddeling
Bemiddeling (niet juridisch): de melder en degene op wie de melding betrekking heeft, gaan samen in gesprek. Daarbij is een bemiddelaar aanwezig. Dit is alleen succesvol als partijen bereid zijn om samen over de situatie te praten. Essentieel is dat de bemiddelaar geen partij is in het incident en objectiviteit kan bewaren. Bemiddeling is uiteraard niet altijd geschikt. Als bijv. sprake is van een (mogelijk) strafbaar feit is bemiddeling niet aan de orde.
Stap 4: Mediation (juridisch)
Mediation (juridisch): de melder en degene op wie de melding betrekking heeft, gaan samen in gesprek en maken bindende juridische afspraken. Daarbij is een mediator en jurist aanwezig die kan bemiddelen. De zaken die juridisch worden afgesproken kunnen later niet worden gebruikt in een eventuele rechtzaak.
Stap 5: Klacht indienen
Klacht indienen: de werknemer dient een formele klacht in. Eerst wordt bepaald of de klacht ontvankelijk is om in behandeling te worden genomen. Als dat zo is wordt onderzoek gedaan, waarin hoor en wederhoor een belangrijke plaats innemen. Afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek kan de organisatie vervolgens eventuele sancties of maatregelen nemen. Onderzoek naar en afhandeling van de klacht vindt plaats op basis van de vastgelegde klachtenprocedure.
De beschreven stappen kunnen worden gezien als fasen in een escalatieladder. Maar de verschillende stappen worden niet per definitie in de beschreven volgorde doorlopen. Zo kan bijvoorbeeld een klachtencommissie voorstellen om met een mediator aan tafel te gaan als dat nog niet is gebeurd. Ook kan een werknemer bij een heftige situatie direct een klacht indienen. Ten slotte kan een werknemer ervoor kiezen om direct aangifte te doen bij de politie wanneer sprake is van een strafbaar feit.
